Dolina HRowa: Automatyzacja procesów, czyli klucz do skutecznego HR.

Dzień dobry, nazywam się Justyna Nowakowska i witam w kolejnej rozmowie z cyklu eRecruiter Dolina HRowa. W cyklu tym, odnosząc się do jasnej analogii z Doliną Krzemową, rozmawiamy o potencjale i innowacjach, jakie drzemią w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi. Chcemy pokazywać, jak nowoczesne rozwiązania i inwestycje w HR Tech wzmacniają biznes, pracowników i kulturę organizacji. Moim gościem dzisiaj jest Konrad Szczygieł, Head of HR Marketplace. Konrad ma też doświadczenie pracy w startupie, pewnie za chwilę nam o tym opowie i to doświadczenie jest bardzo wartościowe przy codziennej pracy nad rozwojem HR Marketplace'u. I właśnie marketplace to jest temat dzisiejszej rozmowy. Będziemy rozmawiać o tym, czym są marketplaces, jakie i czy w ogóle jest dla nich miejsce w HR-ach, w jaki sposób przyczyniają się do zwiększania efektywności procesów HR-owych, nie tylko rekrutacyjnych.

Cześć Konrad. Bardzo miło się z Tobą spotkać dzisiaj w trochę niecodziennych okolicznościach, bo możemy zdradzić naszym słuchaczom, że na co dzień pracujemy razem właśnie w zespole rozwijającym HR Marketplace. Powiedz może na początku parę słów, czym się na co dzień zajmujesz? Cześć, dzień dobry. Faktycznie to dosyć niecodzienna sytuacja, bo na co dzień ze sobą pracujemy. Ja na co dzień zajmuję się przede wszystkim rozwojem Marketplace'u, czyli odpowiadam za całość strategii biznesowej oraz za wszystkie kwestie produktowe związane właśnie z Marketplace'em. Oprócz tego, tak jak na początku wspomniałaś, mam doświadczenie startupowe, to znaczy, że byłem założycielem własnego biznesu przez praktycznie 7 lat i dostarczaliśmy oprogramowanie dla obiektów sportowych, squash i tenis, które

Obsługiwało rezerwacje internetowe i zarządzało całym obiektem. Moja przygoda startupowa trwała ponad 7 lat, gdzie praktycznie uczyłem się jak robi się biznes, jak powstają produkty, szczególnie internetowe. Pierwszy kontakt z klientami, kwestie sprzedażowe, więc byłem tam odpowiedzialny dosłownie za wszystko. Myślę, że to jest taki obszar w moim życiu, który faktycznie dużo mnie nauczył. I doświadczenie startupowe i taką zwinność w tworzeniu czy kwestie związane z wizją i strategią starałem się tutaj przenosić na ten nasz marketplace. No dobrze, to na początku może wyjaśnijmy czym w ogóle jest marketplace. Więc jeżeli mówimy o marketplace to Taką najprostszą definicją to marketplace jest miejscem, które łączy stronę podażową z popytową, czyli łączymy dwie strony rynku ze sobą.

I marketplacy tak naprawdę towarzyszą nam od początku powstania internetu. Pierwszym marketplacem była giełda komputerowa na Uniwersytecie w Bostonie, gdzie praktycznie były tam ogłoszenia dotyczące zakupu i sprzedaży sprzętu. I jednym z takich wyróżniających się marketplace'ów był Craigslist. On powstał w latach bodajże w 1995 roku i był taką kolebką marketplace'ów, gdzie praktycznie można było kupić wszystko, od samochodu poprzez wynajem mieszkania. I te marketplacy towarzyszą nam cały czas, tak jak już wspomniałem, od początku internetu i one cały czas ewoluują. One ewoluują w postaci prostych listingów, takich jak Craigslist, gdzie muszę wejść, znaleźć coś, skontaktować się z drugą stroną, która tę usługę oferuje.

Poprzez rozwój technologii. I takim marketplacem, który można tutaj przywołać jest na przykład Uber. Uber jest platformą, która łączy kierowców z osobami, które potrzebują szybkiego przejazdu z punktu A do punktu B, ale ewolucja polega na tym, że wykorzystuje on technologię. Czyli dzięki algorytmowi jesteśmy łączeni przede wszystkim z najbliższym kierowcą. Dzięki temu ta jakość usługi jest lepsza, bo dostarczamy szybciej. Nie musimy sami tych kierowców wyszukiwać, a po trzecie Uber obsługuje też płatności, tak? Więc mamy płatność kartą. Więc ten aspekt technologiczny marketplace jest bardzo ważny, ponieważ generuje wartość dodaną zarówno dla strony popytowej, jak i podażowej. I podobnie też oczywiście dzieje się w HR, no bo marketplacy są ogólną taką definicją biznesową.

HR Marketplace w eRecruiterze rozwijamy teraz od około 2,5 roku. Skąd w ogóle wziął się pomysł na to? Jeżeli spojrzymy na rozwój SaaSów, czyli oprogramowania w murzach i marketplace'ów, to wszystko ewoluuje. Branża HR nie działa w próżni. I to, co możemy teraz zaobserwować na rynku, to jest tzw. zjawisko unbundlingu. Unbundling polega na tym, że mamy do dyspozycji oprogramowanie typu all-in-one, czyli jedno oprogramowanie, które obsługuje, powiedzmy, cały dział HR. Od kadr, po rekrutację, po bycie ATS-em czy poprzez onboarding. Ale teraz na rynku obserwujemy takie zjawisko, które polega na tym, że powstaje bardzo duża ilość specjalistycznego oprogramowania obsługujące jeden obszar. Czyli jeżeli rozłożymy sobie nasz dział HR na czynniki pierwsze, to nagle możemy do onboardingu wykorzystać narzędzie, jedno narzędzie, możemy wykorzystać narzędzie drugie, trzecie, czwarte, podobnie z ATS-ami, tych ATS-ów jest na rynku dużo, i podobnie z kadrami.

Nawet manager o tym nie wie, tak? Po to, żeby ten proces ułatwić i przyspieszyć. I te dwa trendy determinują to, że Jest taka potrzeba odkrycia danych rozwiązań. Czyli marketplace w HR-ze jest takim miejscem, gdzie ja jako rekruter czy rekruterka mam dostęp do najlepszych narzędzi. Ta bariera wejścia jest niska, ponieważ jednym kliknięciem mogę z danych rozwiązań skorzystać. On jest zintegrowany z naszym systemem, a co najważniejsze, współgra z naszym ekosystemem. Czyli to nie jest tak, że wdrażając testy kompetencji, voice-boty czy chat-boty, musimy nagle zmieniać procesy, angażować dział IT, zmieniać praktycznie strukturę działu. Tylko włączamy, korzystamy, testujemy i potem podejmujemy decyzję, czy to rozwiązanie nam pomaga, czy nie.

Więc podsumowując, Marketplace odpowiada właśnie za potrzebę discovery, czyli odkrycia danych narzędzi, ale technologicznie ułatwia ich wdrożenie, niwelując wszystkie bariery wejścia, które 10 czy 15 lat temu występowały. Właśnie powiedziałeś o tym, że marketplace to tak naprawdę ekosystem zintegrowanych narzędzi. Tak też jest w przypadku naszego eRecruiterowego HR Marketplace'u. Niedawno zresztą przygotowaliśmy mapę naszych partnerów, wszystkich tych zintegrowanych narzędzi. Jest ich aż 46 w 8 obszarach. Opiekujących bardzo różne procesy HRowe. Powiedzmy coś więcej na ten temat. Jakie automatyzacje są szczególnie wartościowe? Jakie mogą najbardziej przyspieszyć czy zoptymalizować codzienną pracę działów HR?

Więc w przypadku automatyzacji w grę wchodzą voiceboty, które natychmiast po zaaplikowaniu danego kandydata zadzwonią do niego, zadadzą mu te pytania i przeniosą kandydata na odpowiedni etap. Więc taka ta preselekcja robiona jest automatycznie, z korzyścią dla obu stron, dla kandydatów, bo momentalnie Praktycznie kilka sekund po aplikacji już on jest w procesie, co się dzieje, więc szanse rekrutacji są wyższe i to też odciąża rekruterów czy rekruterki, które się tym zajmują. Jakby ciekawe jest to, co mówiłaś o Calendly, czyli takim przykładzie narzędzia, który nie jest taki typowo HR-owy, ale bardzo, bardzo usprawnia pracę rekruterów, ale też z tej grupy narzędzi moglibyśmy wymienić pewnie Slacka, czy Asany, czy Teamsy, czyli takie narzędzia, powiedziałabym, poboczne, które już usprawniają pracę i to, co mówisz o Calendly, wydaje się takie totalnie proste, prawda?

Że można coś takiego zautomatyzować, no ale właśnie można. I robić to już z poziomu ATS-u, czyli systemu do zarządzania rekrutacjami, który jest właśnie w zasadzie takim narzędziem, sercem przy pracy z kandydatami. Tak, dokładnie tak. To też jest rola Marketplace'u, żeby zasugerować i podpowiedzieć odpowiednie narzędzia. To, że pracujemy w HR-ze, czy zajmujemy się HR-em, nie ogranicza i nie powinna ograniczać tylko narzędzi HR-owych. Ja to tak nazywam takie narzędzia generyczne, tak jak właśnie wspomniałaś Slack, czy Teamsy, czy Calendly mogą zostać użyte w różnych kontekstach i Ciężko jest też, pracując na co dzień, czymś cały czas się zajmując, myśleć o innowacjach, o wprowadzeniu ulepszeń.

Więc marketplace ma być takim miejscem, które powie, hej, zatrzymaj się tutaj na chwilkę, jest pewna czynność, którą uważamy, że możesz zrobić szybciej, z korzyścią dla ciebie i dla kandydata, możesz użyć tego. Zobacz, jak to zadziała. Przykładem tego jest Calendly. Właśnie narzędzie, które jest wykorzystywane dosłownie wszędzie, nawet ja prywatnie korzystam do umawiania spotkań, tak można to zachowanie, tą automatyzację przenieść na grunt rekrutacji. Tak samo Slack może zostać wykorzystywany do odbierania powiadomień z ATS-a. W momencie, kiedy kandydat zaaplikuje, natychmiast ktoś, ktoś właściwie to osoba... Hiring manager na przykład. Tak, dokładnie. Dostanie informację, cześć, masz nowe CV, sprawdź szybko. I ta szybkość szczególnie jest ważna w dzisiejszej sytuacji rynkowej, kiedy ciężko dobre talenty, są też wysokie wymagania.

My też dużo oczekujemy od rekruterów, ale też rekruterzy oczekują dużo sami od siebie, tak? Bo ten wskaźnik time to hire musi być jak najmniejszy, czy ten czas do zatrudnienia. Ale też marketplacy mogą usprawnić pracę nie tylko z kandydatem czy później z pracownikiem, ale tak naprawdę naszą codzienną, nasze codzienne zadania. Bardzo mi się podobał taki przykład od jednego z naszych klientów, który raz w tygodniu musi generować jakiś raport i go przesłać do konkretnej osoby czy do innego działu. Więc tutaj też możemy wprowadzić taką automatyzację. Możemy ustawić workflow, który zamiast nas na przykład w poniedziałek o 10 rano co tydzień będzie generował i wysyłał ten raport, prawda? Tak, dokładnie tak. My to nazywamy takimi automatyzacjami wewnętrznymi, czyli to są często czynności mocno operacyjne, tak jak generowanie raportów, ale do tego obszaru też możemy zaliczyć kwestie kadrowe.

To wszystko, o czym opowiadasz, jest realną odpowiedzią na potrzeby HR-owców. Parę dni temu został opublikowany nasz najnowszy raport, efektywność rekrutacji i z niego jasno wynika, że tak naprawdę dwie trzecie badanych osób uważa, że ich procesy nie są optymalne i mogłyby być krótsze. Ponad 60% ankietowanych uważa, że najbardziej czasochłonnym etapem są spotkania z kandydatami, czyli na przykład takie kalendry nam przychodzi, Z pomocą w usprawnieniu tego procesu. I też wspomniane raporty, no to jest coś, co trzy czwarte badanych uważa, że to jest coś niezbędnego do planowania usprawnień i zmian. Czyli jakby wiemy, że te raporty musimy generować, one są nam niezbędne, no ale możemy sobie to jeszcze bardziej usprawnić. Przy okazji zachęcam wszystkich Państwa do pobrania tego raportu świeżutkiego.

On znajduje się na naszej stronie eRecruiter.pl w zakładce Wiedza. Tak, to jest ogólnie ciekawe zagadnienie, bo kiedyś usłyszałem, że sama zmiana jest problemem. I prywatnie, parę lat temu jeszcze, ja również nie automatyzowałem swoich czynności. To znaczy, że robiłem pewne rzeczy manualnie, Z przyzwyczajenia pewnie. Dokładnie. Przede wszystkim to było to przyzwyczajenie, nie było pomysłu jak to zautomatyzować, dopiero jak ktoś powiedział mi, kurczę Konrad, zrób to tak i tak automatycznie, zaoszczędziłem czas. I przykładem takiej w ogóle automatyzacji spoza branży HR jest świetny przykład, uważam, księgowości. Gdzie wysyłamy faktury do księgowości, często księgowi przepisujemy je ręcznie, gdzie praktycznie taką automatyzacją jest odczytanie automatycznie danych z faktury, przerzucanie ich w pewne miejsce i księgowy w niektórych przypadkach musi coś poprawić, zrobić coś ręcznie, ale sam fakt przepisania tych danych i tego, że to się samo odczyta OCR-em, naprawdę robi dużą robotę.

Może być dobrą wskazówką, że też nie musimy od razu porywać się na jakieś bardzo skomplikowane automatyzacje łączące wiele procesów i tak dalej. Czasami są takie proste rzeczy typu właśnie usprawnienie umawiania spotkań. Czyli coś takiego bardzo małego, prostego, co można też bardzo szybko wprowadzić. Czyli też szybko zobaczymy, że rzeczywiście to działa. Tak, dokładnie tak. Dlatego też myślę, że taką najważniejszą rolą jest edukacja i pokazywanie przykładów, czyli pokazywanie case study, jak robią to inne firmy, co automatyzują, w jaki sposób i dlaczego przede wszystkim, z jakimi korzyściami. I też rolą marketplace'u Nie jest pokazanie listy dostępnych rozwiązań, bo same rozwiązania samemu często nic nie mówią. Jeżeli powiem komuś o Calendly, to ok, jest Calendly, ale ja się nie zastawiam, gdzie mogę tego użyć.

Dlatego też rolą HR Market Pace'u jest nie pokazanie dostępnych rozwiązań czy dostawców, ale pokazanie konkretnych przykładów, konkretnych automatyzacji, które wiemy, że są skuteczne i które ja mogę wykorzystać. Przykładem jest automatyzacja właśnie z Calendly, powiadomieniami na Slacka, po to, żeby już uzyskać taką korzyść, w postaci właśnie oszczędności czasu. Rozmawialiśmy już dość dużo o działach HR, o tym jak marketplace, jak pomagają, jakie przenoszą korzyści dla organizacji, przede wszystkim dla pracowników wydziałów HR, ale nie tylko, no bo wiadomo, że w proces rekrutacji jest włączonych więcej osób z innych działów. Teraz chciałabym trochę przejść na drugą stronę i zastanowić się nad tymi narzędziami, dostawcami tych narzędzi w zasadzie, czyli jakie korzyści z bycia w takim marketplace mają startupy czy większe firmy dostarczające rozwiązania technologiczne, co one zyskują?

Drugą taką wartością dla naszych partnerów jest to, że mają dostęp do klientów i do kanału dystrybucji. O wiele prościej decyduje się na zakup oprogramowania, które jest z zaufanego źródła, tak, są właśnie takie potrzeby discovery naszych klientów i potrzeba zakupu czegoś sprawdzonego, czegoś co działa, no bo wiadomo, my naszych partnerów walidujemy, zapewniamy odpowiednią jakość integracji pod kątem Czy to user experience, czy jakości obsługi naszych klientów, co jest też bardzo ważna rzecz, więc łatwiej do tych klientów jest dotrzeć. Na rynku również takim przykładem wykorzystania marketplace'u do budowy swojego biznesu jest Shopify. Strategia biznesowa Shopify'a zakłada, że jest jedno bardzo dobrze napisane programowanie, czyli silnik sklepu.

Ale reszta rzeczy, którą mogą wykorzystać klienci, rozbudować funkcję sklepu praktycznie w nieskończoność, dostarczana jest przez zaufanych partnerów. I użytkownicy sklepu wiedzą, że ci panie są zaufani, sprawdzeni, przestrzegają pewnych standardów, więc to programowanie będzie działało, będzie dostarczało wartość w obszarach, w których ma tą wartość dostarczać i mogą je bardzo prosto zainstalować bez potrzeby researchu, chodzenia po rynku, spotykania się z handlowcami i tak dalej, i tak dalej. I ta strategia nazywa się budowa SaaSa, tak zwanego best and breed, czyli najlepszego w swojej dziedzinie. Jeżeli budujemy ATS, czy budujemy program kadrowy, skupiamy się tylko na tym, ale resztę funkcjonalności poza corem naszego produktu dostarczany jest przez zewnętrznych dostawców, właśnie poprzez marketplace.

Więc tak naprawdę ja uważam, jeżeli miałbym wrócić do budowy biznesu, cofnąć się parę lat, czy podjąłby teraz o tym decyzję, to na pewno jednym z kluczowych kanałów dystrybucji byłby marketplace. Bo nie wyobrażam sobie budowy oprogramowania, które powiedzmy w jakiś sposób organizuje pracę programistów, wspiera ich i nie być zintegrowanym w prosty sposób, który dostarcza wartość klientom, na przykład z JIR-om, Czy innego rodzaju oprogramowanie, z którego korzystają już firmy, tak? Ponieważ praktycznie pierwsze pytanie, które ja zadałbym dostawcy, z czym jest integrowany, w jaki sposób? Czy ja mam możliwości rozbudowy? Bo musimy pamiętać również, że rynek tak szybko ewoluuje, te procesy są tak szybko zmieniane, że rolą organizacji czy osób odpowiedzialnych za procesy jest zapewnienie elastyczności.

Za dwa lata będzie coś innego, za cztery będzie coś innego, może być za tydzień coś innego. I my, jako organizacja, czy w ogóle organizacje, muszą mieć na to odpowiedź. Nie jest to oczywiście proste, ale jednym z takich reguł, które możemy zastosować, to jest dobór oprogramowania, które właśnie jest elastyczne pod kątem integracji i wpisuje się w kontekst. I to, myślę, zapewniają właśnie marketplace. Właśnie wspomniałeś o tym, że za dwa, cztery lata, czy nawet za tydzień może być już trochę inna sytuacja. No właśnie, czy możemy coś powiedzieć, jakie są plany naszego Marketplace'u? Tak, myślę, że na pewno naszą misją jest dostarczanie odpowiednich narzędzi dla naszych klientów i cały czas obniżanie tej bariery wejścia naszych partnerów po to, żeby nasi klienci mieli jak najszerszy dostęp do wszystkich usług i tak, żeby te narzędzia spełniały ich oczekiwania i też odpowiadały na bieżące potrzeby rynkowe.

Dziękuję ci, Konrad, bardzo za rozmowę. A naszym słuchaczom dziękujemy bardzo za wysłuchanie naszej rozmowy. Jeszcze raz powiem, że moim gościem dzisiaj był Konrad Szczygieł, czyli Head eRecruiter HR Marketplace. I zachęcam też do wysłuchania innych podcastów eRecrutera oraz śledzenia naszych wydarzeń, raportów, webinarów i wielu innych rzeczy, które organizujemy. Dziękuję bardzo. Dziękuję bardzo, było mi miło podzielić się z Tobą Justyna i z Państwem wiedzą. Dzięki, jeszcze raz do widzenia.