Dolina HRowa: Automatyzacja procesów, czyli klucz do skutecznego HR.

Wyrażenie chęci uczestnictwa w spotkaniu, zapytać ją o jej dostępność przede wszystkim, następnie tą dostępność połączyć z osobą, która będzie na dalszym etapie rekrutacji, odpowiadała za to właśnie spotkanie, zobaczyć, czy ten termin jej pasuje. Tutaj często też występuje pewnego rodzaju głuchy telefon z umawianiem spotkania, no bo dobór terminu nie jest rzeczą prostą. Druga rzecz, w momencie kiedy już ten termin ustalimy, musimy poinformować managera, czy inną osobę, która w tej rekrutacji uczestniczy o danym terminie, też zapytać ją o tą dostępność. Więc nagle taki proces umawiania spotkania staje się bardzo długi, to też negatywnie wpływa na rekrutację. Druga rzecz i bardzo czasochłonny. Jedną z takich automatyzacji, którą możemy wdrożyć, jest na przykład użycie gotowego narzędzia, które wspomaga omawianie spotkań, na przykład Calendly albo Microsoft Bookings, które automatycznie umówi za nas to spotkanie.

Czyli w momencie, kiedy zaznaczamy, że kandydat jest na przykład na etapie Już po preselekcji, czyli jest gotowy na drugi etap rekrutacji, system automatycznie przez Calendly wyśle zaproszenie, pokaże moje dostępne terminy. Jeżeli kandydat wybierze termin, automatycznie powiadomi nas i menadżera o tym, że to spotkanie jest i przy okazji Wszystkim osobom doda wpis w kalendarzu o tym, że to spotkanie jest. Więc takie drobne rzeczy, które wpływają faktycznie na wdrożenie procesu rekrutacji, możemy mocno zautomatyzować. Dzięki temu oszczędzamy czas. Ten czas, który zaoszczędziliśmy, możemy przeznaczyć na przykład na rozmowę z kandydatem, która też jest bardzo istotna. Drugim takim obszarem, które często korzystają nasi klienci, są testy kompetencji.

Więc w przypadku automatyzacji w grę wchodzą voiceboty, które natychmiast po zaaplikowaniu danego kandydata zadzwonią do niego, zadadzą mu te pytania i przeniosą kandydata na odpowiedni etap. Więc taka ta preselekcja robiona jest automatycznie, z korzyścią dla obu stron, dla kandydatów, bo momentalnie Praktycznie kilka sekund po aplikacji już on jest w procesie, co się dzieje, więc szanse rekrutacji są wyższe i to też odciąża rekruterów czy rekruterki, które się tym zajmują. Jakby ciekawe jest to, co mówiłaś o Calendly, czyli takim przykładzie narzędzia, który nie jest taki typowo HR-owy, ale bardzo, bardzo usprawnia pracę rekruterów, ale też z tej grupy narzędzi moglibyśmy wymienić pewnie Slacka, czy Asany, czy Teamsy, czyli takie narzędzia, powiedziałabym, poboczne, które już usprawniają pracę i to, co mówisz o Calendly, wydaje się takie totalnie proste, prawda?

Że można coś takiego zautomatyzować, no ale właśnie można. I robić to już z poziomu ATS-u, czyli systemu do zarządzania rekrutacjami, który jest właśnie w zasadzie takim narzędziem, sercem przy pracy z kandydatami. Tak, dokładnie tak. To też jest rola Marketplace'u, żeby zasugerować i podpowiedzieć odpowiednie narzędzia. To, że pracujemy w HR-ze, czy zajmujemy się HR-em, nie ogranicza i nie powinna ograniczać tylko narzędzi HR-owych. Ja to tak nazywam takie narzędzia generyczne, tak jak właśnie wspomniałaś Slack, czy Teamsy, czy Calendly mogą zostać użyte w różnych kontekstach i Ciężko jest też, pracując na co dzień, czymś cały czas się zajmując, myśleć o innowacjach, o wprowadzeniu ulepszeń.

Więc marketplace ma być takim miejscem, które powie, hej, zatrzymaj się tutaj na chwilkę, jest pewna czynność, którą uważamy, że możesz zrobić szybciej, z korzyścią dla ciebie i dla kandydata, możesz użyć tego. Zobacz, jak to zadziała. Przykładem tego jest Calendly. Właśnie narzędzie, które jest wykorzystywane dosłownie wszędzie, nawet ja prywatnie korzystam do umawiania spotkań, tak można to zachowanie, tą automatyzację przenieść na grunt rekrutacji. Tak samo Slack może zostać wykorzystywany do odbierania powiadomień z ATS-a. W momencie, kiedy kandydat zaaplikuje, natychmiast ktoś, ktoś właściwie to osoba... Hiring manager na przykład. Tak, dokładnie. Dostanie informację, cześć, masz nowe CV, sprawdź szybko. I ta szybkość szczególnie jest ważna w dzisiejszej sytuacji rynkowej, kiedy ciężko dobre talenty, są też wysokie wymagania.

To wszystko, o czym opowiadasz, jest realną odpowiedzią na potrzeby HR-owców. Parę dni temu został opublikowany nasz najnowszy raport, efektywność rekrutacji i z niego jasno wynika, że tak naprawdę dwie trzecie badanych osób uważa, że ich procesy nie są optymalne i mogłyby być krótsze. Ponad 60% ankietowanych uważa, że najbardziej czasochłonnym etapem są spotkania z kandydatami, czyli na przykład takie kalendry nam przychodzi, Z pomocą w usprawnieniu tego procesu. I też wspomniane raporty, no to jest coś, co trzy czwarte badanych uważa, że to jest coś niezbędnego do planowania usprawnień i zmian. Czyli jakby wiemy, że te raporty musimy generować, one są nam niezbędne, no ale możemy sobie to jeszcze bardziej usprawnić. Przy okazji zachęcam wszystkich Państwa do pobrania tego raportu świeżutkiego.

Może być dobrą wskazówką, że też nie musimy od razu porywać się na jakieś bardzo skomplikowane automatyzacje łączące wiele procesów i tak dalej. Czasami są takie proste rzeczy typu właśnie usprawnienie umawiania spotkań. Czyli coś takiego bardzo małego, prostego, co można też bardzo szybko wprowadzić. Czyli też szybko zobaczymy, że rzeczywiście to działa. Tak, dokładnie tak. Dlatego też myślę, że taką najważniejszą rolą jest edukacja i pokazywanie przykładów, czyli pokazywanie case study, jak robią to inne firmy, co automatyzują, w jaki sposób i dlaczego przede wszystkim, z jakimi korzyściami. I też rolą marketplace'u Nie jest pokazanie listy dostępnych rozwiązań, bo same rozwiązania samemu często nic nie mówią. Jeżeli powiem komuś o Calendly, to ok, jest Calendly, ale ja się nie zastawiam, gdzie mogę tego użyć.

Dlatego też rolą HR Market Pace'u jest nie pokazanie dostępnych rozwiązań czy dostawców, ale pokazanie konkretnych przykładów, konkretnych automatyzacji, które wiemy, że są skuteczne i które ja mogę wykorzystać. Przykładem jest automatyzacja właśnie z Calendly, powiadomieniami na Slacka, po to, żeby już uzyskać taką korzyść, w postaci właśnie oszczędności czasu. Rozmawialiśmy już dość dużo o działach HR, o tym jak marketplace, jak pomagają, jakie przenoszą korzyści dla organizacji, przede wszystkim dla pracowników wydziałów HR, ale nie tylko, no bo wiadomo, że w proces rekrutacji jest włączonych więcej osób z innych działów. Teraz chciałabym trochę przejść na drugą stronę i zastanowić się nad tymi narzędziami, dostawcami tych narzędzi w zasadzie, czyli jakie korzyści z bycia w takim marketplace mają startupy czy większe firmy dostarczające rozwiązania technologiczne, co one zyskują?