Od 5 do 50 pracowników, zero chaosu - jak Justyna Reil to zrobiła?

Dziewczyny mają recepcję, akurat dostaje pracę tygodniową, menadżerowie dostają pracę miesięczną, więc to już w zależności od stanowiska. A jeśli chodzi o trenerów, to z trenerami najlepiej nam się sprawdza jednak forma komunikacji Messenger, bo każdy z trenerów chce szybko załatwić. Oni nie mają czasu, próbowaliśmy z nimi robić komunikator na Trello, na nie wiem, jakichś innych aplikacjach, ale im się nie chce tego robić. Trener działa tu i teraz, ma bardzo dużo godzin jeszcze, jak ma treningi personalne, rozpisuje plany, diety i tak dalej, to nie chce mu się wchodzić na żadne inne powiadomienia, tylko on chce szybko odczytać swoją wiadomość i uciekać, ale my raczej nie spamujemy na tych grupach, to są tylko ważne rzeczy, które są o życiu studia, co się dzieje, co musi wykonać trener albo co musimy zrobić wspólnie jako zespół, żeby pociągnąć jakby dalej, na przykład nie wiem, marketing albo rzucamy hasło, w tym tygodniu robimy to,

A przychodzi jutro zupełnie inny pracownik, to my musimy słuchać tego klienta i musimy wykonywać te zadania, żeby faktycznie mieć ręce i nogi, musimy mieć szybki dostęp do tego, więc ja sobie w ogóle nie wyobrażam, żeby nie mieć. No dobra, powiedziałeś o zadaniach, bo CRM myślę tutaj o zarządzaniu klientem, ale zadania dla pracowników, to też jest w tym jednym systemie? Nie, zadania dla naszych pracowników mamy w Trello. Ja kocham Trello. Wiem, że to jest stara aplikacja, ale ja uważam, że to jest aplikacja, która naprawdę nam się bardzo dobrze sprawdza, bo ja będąc właśnie w każdym miejscu na ziemi, jestem w stanie wiedzieć, jestem zainteresowana tym faktem, że jeśli my mamy zadania, to dziewczyny mają zadania Recepcjonistki mają tygodniowe, tak jak powiedziałam, menadżerowie miesięczne, no to ja wchodząc na przykład w danym momencie, to ja wiem, że na przykład, nie wiem, Ola robi teraz to i to zadanie, to zadanie jest w trakcie i kiedy je skończyła, ile czasu zajęło to zadanie.

Czyli ja mogę robić sobie analizę. Aha, dlaczego tak długo to zajęło, to zadanie? Czy może coś lepiej usprawnić? No, nie powinno tyle to zadanie zajmować, tak? Czyli to zadanie zajęło 6 godzin albo 4 godziny. Hmm, to są już duże koszta. No, trzeba to zmniejszyć. Dlaczego? Analizuję i tak dalej. Więc my, ja, koordynatorka, manager, jesteśmy w stanie przez to wiedzieć, kiedy ktoś zaczął, kiedy jest w trakcie, kiedy zakończył zadanie i my wiemy dokładnie, Zadanie X trwało np. 3 godziny 26 minut. I wtedy jesteśmy w stanie wyciągnąć wnioski, czy to jest dużo, mało, średnio. I Trello bierze ten czas. Tak. Można sobie sprawdzić po prostu. A czy Trello jest łączone z CRM? To jest takie pytanie, które nam teraz sens powie. Mamy połączone z naszym CRM, bo to jest system zewnętrzny i to jest niestety osobne.

Natomiast dziewczyny logując się na swoje konto, bo te same konto mają klienci, tylko dziewczyny mają z konta recepcyjnego, to one mają już tam na bieżąco wszystkie CRM i tak dalej, więc też już sobie to widzą. Czyli mamy dedykowane CRM, mamy Trello, mamy Whatsapp wewnętrznie pracownikami i z trenerami mamy Messengera. Co jeszcze jest w staku technologicznym? Co jeszcze jest, co jest bardzo ważne, no to jest taka podstawa, ale ja sobie nie wyobrażam życia bez Google, dysku Google, no bo nawet samo to, że materiały, przechowywanie materiałów, żeby każdy pracownik miał szybki dostęp do materiałów, czyli ja wrzucam Informacje tu i teraz, że jest akcja, każdy dzisiaj promuje nowy sezon, każdy wrzuca jakiś film, zdjęcie, coś tam, no i teraz każdy pracownik w przeciągu godziny wrzuca, no i ja nie muszę mu wysyłać zdjęcia, filmików i tak dalej, materiałów, wszyscy mają dostęp do jednej bazy danych, tak samo jakby dokumenty niektóre, to dziewczyny nie muszą się zastanawiać, pytać gdzie jest ten dokument, a zapisane na tym komputerze i tak dalej, czyli wszystko mamy uporządkowane, czyli mamy materiały, mamy dokumenty, mamy jakieś umowy, które są, wiadomo, mniej ważne,

No dużo jest tego, kurczę, to są takie najbardziej podstawowe, które ja wymieniłam, które na co dzień pracujemy. Wdrożyłaś coś, z czego się wycofałaś? Coś, co było jednak... O Jezu, dużo było takich, ale już nie pamiętam, to było chwilowe, ale było takich kilka aplikacji, które mówię, dobra, wrzucę to, a się okazało, że nie. Co ja jeszcze lubię za aplikację? Mojo do napisów. Ja ją uwielbiam. Dorolek. Tak, Dorolek uważam, że ma najlepsze napisy, więc mam oczywiście Kapkata, ale mam Mojo osobno do napisów. Więc jest multum takich rzeczy, z których my na co dzień tak już korzystamy, że ja sobie nie wyobrażam wręcz nie korzystać z tych aplikacji, a też było pewnie masa takich, które zrobiliśmy i mówię dobra nie nadaje się bez sensu, ale takie jakbym miała powiedzieć trzy moje must have to na pewno jest Trello, bez którego nie wyobrażam sobie życia, CRM właśnie, który nasz wewnętrzny w firmie, który nam bardzo pomaga, dysk i myślę, że to są takie jakby trzy moje najważniejsze.

Z naszej perspektywy fajny stack, żeby automatyzować, żeby już budować jakieś automatyzacje w oparciu o AI albo jakieś inne narzędzia. Bardzo ciekawy stack. A jakbyś miała powiedzieć, co pierwsze wdrożyć w firmie? Ja uważam, że Trello. Trello, nie CRM. Ja uważam, że na początku, w zależności jaka firma. My za Sunny korzystamy. To jest bardzo podobne. To już później kwestia gustów. My korzystaliśmy jakiś czas, ja się przerzuciłam na Trello, mi bardziej przypasowało, ale to jest dokładnie 1 do 1, jakby ktoś sobie przetestował, więc można korzystać z obu aplikacji. Obie są super. Ja zależy na jakiej etapie jest firma, ale ja bym chyba na początku wdrożyła właśnie te Trello, żeby zrobić sobie taki mózg firmy.

Czyli właśnie poukładać wszystko od A do Z w tym Trello, żeby to miało ręce i nogi, czyli moje priorytety, moje cele, misja, wizja, to gdzie chcę kiedyś być, zadania, delegowanie i wtedy dopiero CRM. Bo nawet jeśli stworzymy CRM, to i tak ludzie się będą motać, jaka jest misja tego, wizja, kiedy mam to zacząć, co mam zrobić. Chyba bym bardziej zaczęła ja od tego. Wydaje mi się, że naprawdę w takich mniejszych firmach, z którymi ja współpracuję, to faktycznie jeśli usiądziemy i sobie to wszystko rozpiszemy, to oni nagle otwierają takie oczy, aha, to ma sens i dopiero później wdrażamy te CRM. Można zrobić małego CRM-a w Trello czy w Asanie.