58. Lead Time I inne trudne pojęcia

I od tego wychodzę z dzisiejszym odcinkiem, ponieważ terminem, o którym notorycznie są pytania i na szkoleniach, i na meetupach, i przy różnych innych okazjach, jest termin bardzo kluczowo związany z metrykami przepływu, z metrykami w metodzie Kanban, a więc czas realizacji. Z angielskiego Lead Time. No i teraz, żebyście wiedzieli, to powiem Wam, że o tych definicjach Lead Time'u w ostatnich miesiącach w środowisku Kanban University Było sporo niezgody, było sporo potrzeby wyjaśnień, ponieważ to jest tak, że również nie zawsze trenerzy, nie zawsze osoby, które tą metodą się na co dzień posługują, będą W pełni, powiedziałbym, jednogłośne, jak te czasy realizować.

Stąd w trochę ukryty sposób w ostatnim czasie w materiałach Kanban University, a pewnie już konsekwentnie w przyszłości, pojawi się właśnie pewnego rodzaju klaryfikacja, znowu termin angielskiego, objaśnienie, wyprostowanie, o tak byśmy pewnie powiedzieli po polsku, tej terminologii. I jest jeszcze druga sprawa z tym związana, że to, co ja jako reprezentant, można powiedzieć, obozu Kanban University nazywam Lead Timem, czasem realizacji w literaturze, w materiałach, w szkoleniach innych organizacji będzie inaczej nazywane. Będą ludzie, którzy będą przychodzili i pytali Radek, a jak to jest z tym Cycle Timem? A jak to jest z tym Time to Market? I tak dalej, i tak dalej. I chciałbym dzisiaj

Poświęcić ten odcinek właśnie pojęciu Lead Time, żeby te rzeczy wyprostować, żeby te rzeczy wyjaśnić, ale przy okazji zaprosić Was do czegoś, co od kilku miesięcy właśnie funkcjonuje na stronach Kanban University, a więc tak zwanego glosariusza. No masz ci los znowu. Trudne pojęcie. Ja sobie musiałem sprawdzić w wikipedii co znaczy glosariusz. Glosariusz to jest słownik trudnych pojęć. Więc mamy trochę, powiedziałbym, taką ironię, bo mówimy o trudnych pojęciach i znowu używamy pewnie niezbyt intuicyjnego słowa w języku polskim. Jak ktoś powie słownik, dla mnie też jest okej. Jak ktoś powie glosariusz, też jest okej. O co chodzi? Otóż ze wszystkich materiałów, których używamy, Kanban University wyekstrahowało, kolejne trudne słowo, ale ja jestem z wykształcenia po wydziale chemicznym, Wyekstrahowało te terminy, które są trudne, które nie zawsze jednoznacznie rozumiemy i taki krótki dokumencik właśnie w postaci takiego słowniczka, tak jak czasami w niektórych książkach znajdujemy, opublikował.

Ten materiał jest dostępny oryginalnie w języku angielskim, ale uwaga, uwaga, będzie również, a może już nawet będzie, jak to będziecie tłuchali, dostępny w języku polskim. Stąd naturalnie zapraszam Was do pobrania tego W tej wersji językowej, która Wam odpowiada i oczywiście pozieleniem się feedbackiem, informacją zwrotną na temat tego, jak te terminy rozumiecie, jak odnajdujecie ich tłumaczenia na język polski. Zaczniemy więc od tego lead time'u, a zanim ten lead time, drodzy, sobie opowiemy, to krótka przerwa reklamowa. Mam nadzieję, że teraz na odtwarzaczach podcastów nie nacisnęliście tam plus 30 sekund, bo przerwa reklamowa nie jest oczywiście komercyjną reklamą, tylko raczej informacyjną.

Ja te wszystkie pytania dostaję, notyfikacje mailem, że ktoś takie pytanie zadał i oczywiście będę te komentarze przeglądał, na pytania odpowiadał. Także zapraszam do nowej formy interakcji. Czas realizacji, czyli lead time. Co to właściwie znaczy? Żebyśmy sobie powiedzieli o jakimś czasie, musimy sobie powiedzieć o przepływie jakiejś jednostki pracy, jakiegoś zapytania, jakiejś prośby przez nasz system Kanban. A więc zaczniemy od tego, Taką dobrą sprawę musimy przede wszystkim wiedzieć, co to jest z angielskiego workflow, a więc przepływ. Na taki przepływ pracy na workflow składają się zwykle aktywności, które zwykle w powtarzalny, często w liniowy, a czasami w urównoleglony sposób wykonujemy, żeby zrealizować czyjeś zapotrzebowanie, czyjąś prośbę, czyjś wniosek i tego typu rzeczy.

Taka seria aktywności powinna być udokumentowana chociażby w postaci tablicy Kanban czy kolumn konkretnie widniejących na tej tablicy Kanban, po to żebyśmy wiedzieli w którym miejscu w systemie dany element się znajduje. I właśnie wiemy, że taki workflow składa się zwykle z aktywności i stanów pasywnych, ponieważ wiemy, że praca nie odbywa się w sposób ciągły. Nie chcemy dokonywać właśnie tego pchania pracy, wciskania pracy kolejnej osoby, kolejnej kompetencji, kolejnemu specjaliście, a więc będziemy mieli tam stany aktywne i stany pasywne. I teraz to jest bardzo istotne, żebyśmy wiedzieli pomiędzy którymi momentami w tym przepływie pracy my ten lead time definiujemy.

Odpowiedzią jest to, że powinniśmy się dogadać. Zarówno my wewnątrz organizacji, jak i klient czy taką usługę zamawiający. W rzeczywistości te elementy mogą przechodzić przez ten czas w minutach, jeśli są to bardzo małe, krótkie do wykonania zadania. Mogą być liczone w godzinach czy dniach, a może dla jakichś bardzo wielkich elementów wręcz w miesiącach czy kwartałach. Ważne jest, żebyśmy dla wszystkich tych elementów mierzyli ten czas pomiędzy tymi samymi punktami. oraz żebyśmy mierzyli go w ten sam sposób. Co mam na myśli, mówiąc w ten sam sposób? Jeżeli lead time mierzymy na przykład w dniach, no to pytanie, czy to jest formuła koniec minus początek, czy to jest koniec minus początek plus jeden, bo ten pierwszy dzień pracy również w systemie uznajemy.

A więc musimy mieć jasno zdefiniowany przepływ pracy i musimy mieć jasno zdefiniowane, pomiędzy którymi punktami w tym przepływie my ten czas liczymy, a następnie liczyć go w taki sam konsekwentny, jednolity sposób. Jeżeli to nazywamy Lead Timem, to pytanie, czy to już wszystko? No i tu pojawia się specyfika, powiedziałbym, naszej nomenklatury Kanban University, ponieważ mówimy, że bardzo często rozpoznajemy dwa rodzaje czasów realizacji. Pierwszym czasem realizacji, tym powiedziałbym najważniejszym z punktu widzenia klienta, jest czas realizacji klienta. A więc czy z perspektywy klienta, który po angielsku nazywamy Customer Lead Time. Co to znaczy? Moi drodzy, to jest bardzo, bardzo oczywiste, jeżeli jesteście klientem lub zamawiającym jakąkolwiek usługę.

A więc tak jak widzimy w niektórych przypadkach, takich codziennych, to co nazywamy Customer Lead Time, czasem realizacji klienta, jest jakby bardzo oczywiste, bardzo namacalne. Im bardziej ta praca jest właśnie intelektualna, tym może jest o to trudniej. I im więcej osób czy stron jest tu zaangażowanych, tym jest ważniejsze, żebyśmy Ten punkt początku i końca tego czasu rozumieli tożsamo. Bardzo często okazuje się, że Customer Lead Time, czas realizacji liczony z perspektywy klienta, bardzo odbiega od tego, jak postrzegany jest czas przez osoby, które tę pracę realizują. I teraz dochodzimy do tego, że wprowadzamy sobie drugie pojęcie, a więc System Lead Time, czas realizacji systemu, domyślnie tutaj systemu Kanban,

Co to znaczy? Jeżeli rozumiemy, że system Kanban kończy się właśnie w miejscu, w którym tracimy, można powiedzieć, taką przewidywalność i kontrolę nad przepływem, to bardzo często będzie to kolumna, która nie będzie ograniczona jakimś limitem pracy w toku, np. kolumna skończone. Albo kolumna delivered, albo kolumna wysłane, albo kolumna u klienta. A więc mówimy sobie w tym momencie przekazujemy to poza nasz system Kanban np. klientowi do odbioru albo np. innemu departamentowi, z którym to nie jest optymalne, ale w danej chwili np. nie mamy ustalonych takich limitów. Często słyszę tutaj o tym, że po pierwsze w innym momencie to zadanie jest zgłaszane i to jest ten początek Customer Lead Time'u.

Odrobinę później albo dużo później to zadanie jest podejmowane do realizacji. To jest ten Point of Commitment i tutaj mamy pierwszą różnicę Po lewej stronie można powiedzieć systemu pomiędzy Customer i System Lead Timem, czyli czasem realizacji liczonym z perspektywy klienta i systemu. I podobnie różnice możemy mieć po drugiej stronie, a więc np. zespół wykonujący jakąś specjalistyczną pracę przekazuje to do integracji, przekazuje to na jakieś testy akceptacyjne klienta, przekazuje to do zewnętrznego departamentu, nie wiem, prawników albo security. I właściwie traci nad tym kontrolę. Tutaj się kończy ten system Lead Time, natomiast absolutnie nie jest to równoznaczne z osiągnięciem tego punktu, który będzie końcem czasu realizacji liczonego z punktu widzenia klienta.

A więc to nie będzie równe zakończeniu tego czasu Customer Lead Time. I oczywiście znowu metoda Kanban przede wszystkim mówi pokażmy to sobie, a więc wizualizacja różnicy tych czasów, wizualizacja tych punktów, gdzie się zaczyna i gdzie się kończy liczenie jednego i drugiego, czy mierzenie jednego i drugiego czasu. Kolejna rzecz to jest to, że pewnie chcielibyśmy zminimalizować te różnice, a więc na przykład skrócić czas od zgłoszenia do jego podjęcia. Bardzo dobrze. Oraz z drugiej strony chcielibyśmy, aby uzyskać właściwy, ostateczny feedback, skrócić również czas pomiędzy tym, kiedy my tracimy nad czymś kontrolę, kończymy naszą pracę, a tym, kiedy jest to właściwie u klienta. I oczywiście znowu, zacznijmy od tego, co jest obecnie.

Tutaj po cichutku sprzedaję pierwszą zasadę właśnie przeprowadzania czy zarządzania zmianą w systemie Kanban, w metodzie Kanban. A więc przede wszystkim chcę uświadomić, gdzie obecnie byśmy zdefiniowali początek i koniec tych lead time'ów oraz przyjęcie jakiejś drogi, jeżeli jesteśmy niezadowoleni, jeżeli klient jest z tego niezadowolony, to jakiejś ewolucyjnej drogi, jak doprowadzić do tego, żeby te czasy zrównać, zbliżyć do siebie, Albo chociażby opisać przez różne klasy usług różne traktowanie elementów tak, żeby nawet jeżeli ta różnica występuje, ona występowała na przykład dla tylko części elementów, a dla części elementów, nad którymi pracujemy, te czasy były bardziej do siebie zbliżone. I tu moi drodzy stop, jeżeli chodzi o definicję Kanban University, a więc mamy Lead Time, czas realizacji, czas, który upływa pomiędzy dwoma punktami w systemie.

W przepływie mamy Customer Lead Time, a więc ten szeroki czas liczony z perspektywy klienta, Od momentu powstania, zapotrzebowania do momentu jego realizacji, dostarczenia. Wewnątrz tego mamy zwykle zagnieżdżony system Lead Time, a więc czas liczony od momentu, kiedy w systemie następuje zobowiązanie, tak, teraz będziemy nad tym pracować, do momentu, kiedy przekazujemy to do pierwszej, nieograniczonej WIP limitem kolumny, a więc mówimy, nasza praca jest ukończona, co nie jest równoznaczne z dostarczeniem klientowi, ale oczywiście w dobrych przypadkach może być. I tu pojawia się kolejna historia, a więc być może te terminy, które właśnie usłyszeliście, rozumiecie albo rozumieliście albo znacie dotąd pod innym pojęciem.

Ci z Was, którzy mają za sobą chociażby Evidence Based Management ze Scrum.org pewnie znają takie terminy jak Time to Learn czy Time to Market. Pewnie rozumieją sobie, hmm, ten Time to Market to brzmi troszkę jak ten Customer Lead Time, że to nie wystarczy odłożyć na półkę, tylko dostarczyć na rynek. Brawo, ja też tak to rozumiem. Jeżeli mówiliśmy sobie o tym, że wysłanie kampanii mailingowej to jeszcze nie jest koniec, bo może jeszcze nikt nic nie kliknął i nie wiemy czy to działa, To możemy sobie powiedzieć, że pewnie takim odpowiednikiem Time to Learn jest jakaś forma interakcji z tym, co dostarczyliśmy, a więc np. czy paczka nie zostanie zwrócona, bo to, że została dostarczona, to fajnie, ale być może coś w tej paczce uległo zniszczeniu albo został wysłany nie taki produkt i to będzie ten Time to Learn.

Nawet jeśli pracujemy w języku polskim, to też warto, bo po prostu różne Zaplecze, różna właśnie literatura, do której będziemy się odnosić, może spowodować, że różnie te terminy będziemy rozumieć. Link do glosariusza znajdziecie w opisie podcastu. Tak jak powiedziałem, zapraszam Was do subskrypcji newslettera, ponieważ filmik wizualizujący te dwa rodzaje czasów realizacji, o których opowiedzieliśmy System Lead Time i Customer Lead Time, a więc czas realizacji systemu Kanban, czas realizacji postrzegany z perspektywy klienta, będą zwizualizowane na kanale YouTube. Jeśli nie jesteście jeszcze subskrybentami, subskrybentkami, to zapraszam do tego. Bo jest tam sporo materiałów właśnie poświęconych również pojęciom.