58. Lead Time I inne trudne pojęcia

Cześć, nazywam się Radek Orszewski i zapraszam Was na Kanban przy kawie. Podcast o tym, jak zwinnie, sprawnie i efektywnie zarządzać pracą. Cześć, witam Was serdecznie w kolejnym, tym razem wakacyjnym, bo odcinek ukazuje się w sierpniu 2023, odcinku podcastu Kanban przy kawie. Co prawda sierpień to jest termin, kiedy do szkoły wracają dzieci w Niemczech, w Polsce dopiero we wrześniu, tak sobie patrzę na kalendarze szkolne, ale właśnie przy tej jeszcze letniej sierpniowej okazji chciałbym Was zaprosić do takiego odcinka trochę edukacyjnego, Troszkę słownikowego, zanim będzie taki właściwy back to school. O czym mowa? Jeśli ktoś mnie pyta często, czego ja nie lubię w metodzie Kanban, to pierwszą rzeczą, która przychodzi mi na myśl, to jest to, że ta metoda używa bardzo skomplikowanego języka, może niekoniecznie zawsze intuicyjnego, mówimy o języku angielskim, co przekłada się na to, że jeszcze trudniej jest to przełożyć na język polski.

Także, tak jak widzicie, nie jestem tutaj bezkrytyczny, natomiast myślę, że ten temat warto podjąć. I to nie tylko i wyłącznie jeżeli chodzi o metodę Kanban, ale mamy bardzo wiele terminów, których używamy, bardzo wiele pojęć, czy w Scrumie, czy w jakichś podejściach w ogóle związanych z technologią, z tym tak zwanym trochę Ponglishem, a więc można powiedzieć wkradaniem się, czy wprowadzaniem terminów obcojęzycznych do naszego języka. I to oczywiście nie ułatwia sprawy. Jak wiemy, jak mamy jakiś termin, to jeśli mamy kilka osób na callu czy na spotkaniu, to jest pewna niezaniedbywana, jakby powiedzieli matematycy, szansa, że mamy osoby, które różnie rozumieją to samo pojęcie.

I od tego wychodzę z dzisiejszym odcinkiem, ponieważ terminem, o którym notorycznie są pytania i na szkoleniach, i na meetupach, i przy różnych innych okazjach, jest termin bardzo kluczowo związany z metrykami przepływu, z metrykami w metodzie Kanban, a więc czas realizacji. Z angielskiego Lead Time. No i teraz, żebyście wiedzieli, to powiem Wam, że o tych definicjach Lead Time'u w ostatnich miesiącach w środowisku Kanban University Było sporo niezgody, było sporo potrzeby wyjaśnień, ponieważ to jest tak, że również nie zawsze trenerzy, nie zawsze osoby, które tą metodą się na co dzień posługują, będą W pełni, powiedziałbym, jednogłośne, jak te czasy realizować.

Stąd w trochę ukryty sposób w ostatnim czasie w materiałach Kanban University, a pewnie już konsekwentnie w przyszłości, pojawi się właśnie pewnego rodzaju klaryfikacja, znowu termin angielskiego, objaśnienie, wyprostowanie, o tak byśmy pewnie powiedzieli po polsku, tej terminologii. I jest jeszcze druga sprawa z tym związana, że to, co ja jako reprezentant, można powiedzieć, obozu Kanban University nazywam Lead Timem, czasem realizacji w literaturze, w materiałach, w szkoleniach innych organizacji będzie inaczej nazywane. Będą ludzie, którzy będą przychodzili i pytali Radek, a jak to jest z tym Cycle Timem? A jak to jest z tym Time to Market? I tak dalej, i tak dalej. I chciałbym dzisiaj

Poświęcić ten odcinek właśnie pojęciu Lead Time, żeby te rzeczy wyprostować, żeby te rzeczy wyjaśnić, ale przy okazji zaprosić Was do czegoś, co od kilku miesięcy właśnie funkcjonuje na stronach Kanban University, a więc tak zwanego glosariusza. No masz ci los znowu. Trudne pojęcie. Ja sobie musiałem sprawdzić w wikipedii co znaczy glosariusz. Glosariusz to jest słownik trudnych pojęć. Więc mamy trochę, powiedziałbym, taką ironię, bo mówimy o trudnych pojęciach i znowu używamy pewnie niezbyt intuicyjnego słowa w języku polskim. Jak ktoś powie słownik, dla mnie też jest okej. Jak ktoś powie glosariusz, też jest okej. O co chodzi? Otóż ze wszystkich materiałów, których używamy, Kanban University wyekstrahowało, kolejne trudne słowo, ale ja jestem z wykształcenia po wydziale chemicznym, Wyekstrahowało te terminy, które są trudne, które nie zawsze jednoznacznie rozumiemy i taki krótki dokumencik właśnie w postaci takiego słowniczka, tak jak czasami w niektórych książkach znajdujemy, opublikował.

Dwie istotne rzeczy. Przede wszystkim do tego odcinka będzie dedykowany filmik, ale ten filmik będzie w pierwszej kolejności dostępny dla subskrybentów newslettera Kanban przy kawie, a więc jeśli jeszcze tam nie jesteście, jeśli nie należycie do tych, wow, ile to jest już, pewnie z 700 osób albo więcej, Które subskrybują ten newsletter to zapraszam na kanbanprzykawie.pl ukośnik newsletter. Link będzie też w opisie tego odcinka. Tam w momencie kiedy ten newsletter wyjdzie dostaniecie link do materiału na YouTubie, który będzie wizualizował to o czym będziemy mówić dzisiaj. Ten materiał będzie później publicznie dostępny, natomiast w ramach takiego ekskluziwa, znowu angielszczyzm, amerykanizm, będzie dostępny w pierwszej kolejności dla subskrybentów.

Ja te wszystkie pytania dostaję, notyfikacje mailem, że ktoś takie pytanie zadał i oczywiście będę te komentarze przeglądał, na pytania odpowiadał. Także zapraszam do nowej formy interakcji. Czas realizacji, czyli lead time. Co to właściwie znaczy? Żebyśmy sobie powiedzieli o jakimś czasie, musimy sobie powiedzieć o przepływie jakiejś jednostki pracy, jakiegoś zapytania, jakiejś prośby przez nasz system Kanban. A więc zaczniemy od tego, Taką dobrą sprawę musimy przede wszystkim wiedzieć, co to jest z angielskiego workflow, a więc przepływ. Na taki przepływ pracy na workflow składają się zwykle aktywności, które zwykle w powtarzalny, często w liniowy, a czasami w urównoleglony sposób wykonujemy, żeby zrealizować czyjeś zapotrzebowanie, czyjąś prośbę, czyjś wniosek i tego typu rzeczy.

Taka seria aktywności powinna być udokumentowana chociażby w postaci tablicy Kanban czy kolumn konkretnie widniejących na tej tablicy Kanban, po to żebyśmy wiedzieli w którym miejscu w systemie dany element się znajduje. I właśnie wiemy, że taki workflow składa się zwykle z aktywności i stanów pasywnych, ponieważ wiemy, że praca nie odbywa się w sposób ciągły. Nie chcemy dokonywać właśnie tego pchania pracy, wciskania pracy kolejnej osoby, kolejnej kompetencji, kolejnemu specjaliście, a więc będziemy mieli tam stany aktywne i stany pasywne. I teraz to jest bardzo istotne, żebyśmy wiedzieli pomiędzy którymi momentami w tym przepływie pracy my ten lead time definiujemy.

A więc musimy mieć jasno zdefiniowany przepływ pracy i musimy mieć jasno zdefiniowane, pomiędzy którymi punktami w tym przepływie my ten czas liczymy, a następnie liczyć go w taki sam konsekwentny, jednolity sposób. Jeżeli to nazywamy Lead Timem, to pytanie, czy to już wszystko? No i tu pojawia się specyfika, powiedziałbym, naszej nomenklatury Kanban University, ponieważ mówimy, że bardzo często rozpoznajemy dwa rodzaje czasów realizacji. Pierwszym czasem realizacji, tym powiedziałbym najważniejszym z punktu widzenia klienta, jest czas realizacji klienta. A więc czy z perspektywy klienta, który po angielsku nazywamy Customer Lead Time. Co to znaczy? Moi drodzy, to jest bardzo, bardzo oczywiste, jeżeli jesteście klientem lub zamawiającym jakąkolwiek usługę.

A więc tak jak widzimy w niektórych przypadkach, takich codziennych, to co nazywamy Customer Lead Time, czasem realizacji klienta, jest jakby bardzo oczywiste, bardzo namacalne. Im bardziej ta praca jest właśnie intelektualna, tym może jest o to trudniej. I im więcej osób czy stron jest tu zaangażowanych, tym jest ważniejsze, żebyśmy Ten punkt początku i końca tego czasu rozumieli tożsamo. Bardzo często okazuje się, że Customer Lead Time, czas realizacji liczony z perspektywy klienta, bardzo odbiega od tego, jak postrzegany jest czas przez osoby, które tę pracę realizują. I teraz dochodzimy do tego, że wprowadzamy sobie drugie pojęcie, a więc System Lead Time, czas realizacji systemu, domyślnie tutaj systemu Kanban,

Co to znaczy? Jeżeli rozumiemy, że system Kanban kończy się właśnie w miejscu, w którym tracimy, można powiedzieć, taką przewidywalność i kontrolę nad przepływem, to bardzo często będzie to kolumna, która nie będzie ograniczona jakimś limitem pracy w toku, np. kolumna skończone. Albo kolumna delivered, albo kolumna wysłane, albo kolumna u klienta. A więc mówimy sobie w tym momencie przekazujemy to poza nasz system Kanban np. klientowi do odbioru albo np. innemu departamentowi, z którym to nie jest optymalne, ale w danej chwili np. nie mamy ustalonych takich limitów. Często słyszę tutaj o tym, że po pierwsze w innym momencie to zadanie jest zgłaszane i to jest ten początek Customer Lead Time'u.

A więc to nie będzie równe zakończeniu tego czasu Customer Lead Time. I oczywiście znowu metoda Kanban przede wszystkim mówi pokażmy to sobie, a więc wizualizacja różnicy tych czasów, wizualizacja tych punktów, gdzie się zaczyna i gdzie się kończy liczenie jednego i drugiego, czy mierzenie jednego i drugiego czasu. Kolejna rzecz to jest to, że pewnie chcielibyśmy zminimalizować te różnice, a więc na przykład skrócić czas od zgłoszenia do jego podjęcia. Bardzo dobrze. Oraz z drugiej strony chcielibyśmy, aby uzyskać właściwy, ostateczny feedback, skrócić również czas pomiędzy tym, kiedy my tracimy nad czymś kontrolę, kończymy naszą pracę, a tym, kiedy jest to właściwie u klienta. I oczywiście znowu, zacznijmy od tego, co jest obecnie.

Tutaj po cichutku sprzedaję pierwszą zasadę właśnie przeprowadzania czy zarządzania zmianą w systemie Kanban, w metodzie Kanban. A więc przede wszystkim chcę uświadomić, gdzie obecnie byśmy zdefiniowali początek i koniec tych lead time'ów oraz przyjęcie jakiejś drogi, jeżeli jesteśmy niezadowoleni, jeżeli klient jest z tego niezadowolony, to jakiejś ewolucyjnej drogi, jak doprowadzić do tego, żeby te czasy zrównać, zbliżyć do siebie, Albo chociażby opisać przez różne klasy usług różne traktowanie elementów tak, żeby nawet jeżeli ta różnica występuje, ona występowała na przykład dla tylko części elementów, a dla części elementów, nad którymi pracujemy, te czasy były bardziej do siebie zbliżone. I tu moi drodzy stop, jeżeli chodzi o definicję Kanban University, a więc mamy Lead Time, czas realizacji, czas, który upływa pomiędzy dwoma punktami w systemie.

Być może to będzie tak, że tym Time to Learn będzie np. zmierzenie konwersji z jakiejś kampanii mailingowej, Czy właśnie jakieś potwierdzenie, zweryfikowanie hipotezy, którą dotąd mieliśmy. Zobaczcie proszę, że to jest tylko jeden przykład. Mamy też organizacje, które bardziej stosują, czy częściej stosują termin cycle time. Tu znowu w produkcyjnym linie ten cycle time jest rozumiany trochę inaczej. W organizacjach zajmujących się Kanbanem poza Kanban University, czy to SPSK, czy ProKanban będzie właśnie ten cycle time. Moja odpowiedź na takie rozterki jest po prostu narysujmy, pokażmy sobie i dogadajmy się. Dogadajmy się wewnątrz zespołu, który to realizuje, czy organizacji, jak my ten czas rozumiemy.

Natomiast, moi drodzy, jest to też zaproszenie do tego, żeby zapoznać się z tym glosariuszem, terminem trudnych pojęć związanych z, czy może po prostu nieoczywistych pojęć, albo pojęć wartych uzgodnienia, o tak jeszcze tutaj to rozwinę, związanych z metodą Kanban, które, jak przypominam, jest na stronach Kanban University i również albo już dostępne, albo niedługo, zależy kiedy to słuchacie i kiedy się uda to opublikować, w języku polskim. Co może pomóc nam wszystkim, bo bardzo często jest tak, że mamy w pokoju wirtualnym lub prawdziwym kilka osób mówiących natywnie kilkoma różnymi językami i o dziwo nikt z tych osób nie mówi natywnie w języku angielskim. Więc warto sobie te terminy omówić, warto sobie te terminy przyswoić, ustalić, ujednolicić.

Nawet jeśli pracujemy w języku polskim, to też warto, bo po prostu różne Zaplecze, różna właśnie literatura, do której będziemy się odnosić, może spowodować, że różnie te terminy będziemy rozumieć. Link do glosariusza znajdziecie w opisie podcastu. Tak jak powiedziałem, zapraszam Was do subskrypcji newslettera, ponieważ filmik wizualizujący te dwa rodzaje czasów realizacji, o których opowiedzieliśmy System Lead Time i Customer Lead Time, a więc czas realizacji systemu Kanban, czas realizacji postrzegany z perspektywy klienta, będą zwizualizowane na kanale YouTube. Jeśli nie jesteście jeszcze subskrybentami, subskrybentkami, to zapraszam do tego. Bo jest tam sporo materiałów właśnie poświęconych również pojęciom.