Mentionsy

I dzisiaj sobie porozmawiamy o tym jak rozwiązywać problemy.

Czegokolwiek ewentualnie magazyn nie dowodzi i chcesz coś poprawić, to ten odcinek jest zdecydowanie dla Ciebie.

Poruszymy sobie tutaj z 2-3 takie ciekawe przykłady, na których postaram się Wam pokazać i opowiedzieć, jak do tego powinniście podejść, żeby te problemy rozwiązać.

Ja oczywiście siedziałem sobie dzisiaj, kończyłem jakieś projekty swoje do pracy, zastanawiałem się o czym nagrać ten odcinek, ale ponieważ mam takie projekty, w których różne turbulencje występują, to oprę się trochę na praktyce, którą właściwie mam w zeszłym tygodniu, będę miał w przyszłym i też na jakichś projektach takich, które

Widzimy, że trochę nam to wszystko schodzi w dół, coraz rzadziej się wyrabiamy na 100%.

Na kierownikach, koordynatorach, liderach, jakiś tam szefach zmiany, jakich u siebie nazywacie, to nie ma znaczenia.

Nie mamy ludzi, albo że ludzie chodzą na urlopy, albo że ludzie biorą urlopy na żądania w takie i takie dni.

Zbieramy sobie tą listę i to jest pierwsza rzecz.

Druga to jest ich subiektywna opinia na temat ich wynagrodzenia, organizacji pracy, tego jak oni się czują i tego jak oni ten magazyn widzą.

Do tej analityki sobie zaraz przejdziemy.

Nie musimy tego robić, nie zawsze jest na to czas, nie zawsze też kultura organizacyjna.

Czwarta, którą my powinniśmy mieć w jakiś sposób wyrobione jako osoba, która zarządza tym procesem, czyli tak naprawdę osoba będąca bezpośrednim przełożonym najczęściej, to my powinniśmy mieć też swoją opinię.

Piąta perspektywa to jest perspektywa, na którą ta osoba może nie mieć wpływu albo o tym nie wie, czyli perspektywa na przykład zmieniającego się rynku, czyli to my jako kierownik powiedzmy całego magazynu, jeżeli sobie czekujemy takiego naszego kierownika strefy albo my jako dyrektor, jeżeli to samo dotyczy w dół naszego kierownika.

Wiemy jak wygląda sytuacja wokół naszego magazynu, wiemy jak się zmienia rynek pracy, analizujemy sobie różne raporty płacowe, mamy kontakt z agencjami pracy tymczasowej, dostajemy pewnie jakieś briefy od prawników albo sami sobie szukamy.

Jak sobie zbierzemy całą taką paczkę danych, o której powiedziałem, to rozkładamy to sobie w Excelu, czy rozkładamy to sobie w Lucidchart, czy Lucid Sparku, czy w czymkolwiek tam.

Pracujecie z mnóstwo narzędzi płatnych i darmowych, żeby sobie porozkładać karteczki.

W każdym bądź razie rozkładacie sobie te wszystkie rzeczy i przypisujecie im jakieś wagi.

Budujemy sobie taką macierz, ustalamy sobie punktację.

Jeżeli ktoś nie potrafi tego zrobić, niech się do mnie odezwie.

Chodzi o to, że jeżeli sobie poklasyfikujemy, że z 60 różnych obserwacji, które mamy z tych 5 różnych katalogów,

Uznamy, że połowa, czyli powiedzmy 30, w jakiś sposób wpływa, czy też może wpływać na pracę tego kierownika, to możemy im później nadać wagę i ustalić sobie priorytety zmian, czyli co najbardziej wpływa na tą pracę, a co nie.

My musimy w ten proces wejść głębiej, bo powinniśmy do takiego procesu rozejrzeć się jeszcze tak.

Po pierwsze, czy są zaangażowane czynniki zewnętrzne, czyli jeżeli byśmy sobie wzięli np.

Cokolwiek innego, plastikowe, czy wykorzystujemy kuwety, czy wykorzystujemy kosze zwrotne i sprawdzić sobie komunikację z podmiotami zewnętrznymi, które funkcjonują w tym naszym łańcuchu dostaw.

Jeżeli tak, to pogłębiamy to i sprawdzamy, czy to, od czego gdzieś my zależymy na zewnątrz, ma wpływ na ten proces, czy też nie ma żadnego wpływu na ten proces.

I pogłębiamy w każdy możliwy sposób.

Na pewno na przyjęciu mamy coś takiego, jak mamy jakieś noże, mamy jakieś rękawiczki, może być folia stretch, jeżeli sobie stretchujemy palety, które przyjeżdżają kontenerami, albo jeżeli mamy rozładowywanie palet jednorodnych, które rozkładamy i później robimy sety, albo przekładamy z wysokich palet na niskie.

Pogłębiamy.

Sprawdzamy sobie te wszystkie rzeczy, które wpływają na proces i znowu klasyfikujemy je, nadajemy im ważność i gradację.

Jeżeli przejdziemy sobie te rzeczy w tym procesie, czyli wiemy, że w procesie przyjęcia mamy iluś tam uczestników, wiemy, kto jest szefem takiej strefy, znamy opinię tego szefa, znamy opinię na temat tego szefa, mamy wyrobioną swoją opinię, mamy sprawdzone wszystkie źródła zewnętrzne i wewnętrzne, które wpływają na ten proces, no to sobie odhaczamy, co działa, co nie działa.

Po zrobieniu tej gradacji idziemy sobie od góry i te rzeczy po kolei załatwiamy.

Tam nam nie odpisują, nie chcą tego zrobić, mówią, że ich system nie drukuje i tak dalej.

Pierwszy argument, którego możemy użyć, jeżeli sobie o czymś takim rozmawiamy, to mówimy, czy wy sobie wyobrażacie, że wypuszczacie od siebie z magazynu tira towaru i nie wiecie, co wyjechało i gdzie wyjechało i o której wyjechało?

Drabinie eskalacji to jest dokładnie to samo.

Ja sobie tutaj wziąłem te awizację i przyjęcie, bo to jest bardzo wdzięczny temat.

100 dostawców, kilkadziesiąt tysięcy metrów, jeszcze jakąś produkcję, pół Polski dla Ciebie pracuje, a Ty wysyłasz dalej na pół Europy i nigdy tego nie robiłeś.

Rozpiszmy to sobie na spokojnie na trzy, jak trzeba to na sześć miesięcy i rozpocznijmy takim listem intencyjnym, czyli informacją, którą my rozsyłamy do dostawców, którzy jeszcze tego nie respektują, w której opisowo, obrazowo przedstawiamy, co my chcemy zrobić.

Tłumaczymy, że nasza logistyka wchodzi na wyższy poziom, że zmieniamy system WMS, że zmieniamy magazyn, że się zmieniło kierownictwo, że będziemy robić jakieś swoje normy wewnętrzne czy zewnętrzne.

Właśnie wtedy ta dyplomacja i przygotowanie samego takiego pisma przewodniego, czyli zarzucenia jakby tej pierwszej wędki, ma duże znaczenie, ponieważ tam też na różnych szczeblach pracują ludzie, którzy lubią wiedzieć, lubią rozumieć po co jakiś tam mały podmiocik, setny czy z drugiej setki ich klientów chciałby, żeby oni zrobili dla Was jakiś ukłon.

No ale w dobie teraz, nie wiem, Antigravity, Cloud Coda, Codexa, czy nawet Google AI Studio, czy czegokolwiek wy jesteście w stanie napisać w domu aplikację, która PDF-y będzie...

Czyli nawet jeżeli nie pracowaliśmy na KPI-ach, to my doraźnie musimy z tych danych co mamy, tutaj może być tak, że to będzie manufaktura i szycie, musimy sobie taki wskaźnik ustalić.

Jeżeli nie zbieracie kompletnie danych, a celem waszym akurat tutaj w tym przypadku niech będzie

Rozmawialiśmy sobie o jednej akcji, którą będziemy wywoływać u naszych dostawców, jeżeli chodzi o awizację.

Przechodzimy sobie dalej do rzeczy praktycznych, czyli sprawdzamy to, co wcześniej mówiłem, wózki, palety.

To nawet taki model, że weźmiecie zutylizowane godziny w ciągu dnia pracy i weźmiecie ilość zrobionych czy przepuszczonych przez tą strefę linii, dokumentów PZ, kilogramów, najlepiej wszystkiego po trochu, dlatego że w zależności od branży patrzymy się na to trochę inaczej.

Możemy to dodatkowo modyfikować czyli robić linie kilogramy linie sztuki itd.

Pojęcia czy my idziemy w dobrą stronę, wystarczyłoby nam podzielić ilość przyjętych linii przez ilość przepracowanych godzin i śledzimy sobie ten wskaźnik.

Czyli bierzemy sobie z jakiegoś WMS czy ERP ile było tych linii, a bierzemy sobie z kadr czy od kierownika ile było godzin razem z nadgodzinami, to jest istotne.

To uwierzcie, mieć w BI czy mieć w Excelu, czy dostawać rano na maila, czy dostawać o północy na maila plik z takimi grafikami, gdzie widzicie, czy idzie w gór, czy konstans, czy też rośnie, to wszystko zmienia.

Bo te rzeczy, które się dzieją w tle, wy sobie prowadzicie notatki, macie do tego jakby foldery.

Teraz mam asystent w AI, możecie sobie te spotkania nagrywać, analizować, robić z nich.

Dlatego, że jeżeli wprowadziliśmy sobie kilka różnych zmian i one na przestrzeni dwóch, trzech, pięciu czy ośmiu tygodni nic nie przynoszą, a wręcz pogarszają sytuację, to to nie jest właściwy kierunek.

To jest też odpowiedź dla Was, że sobie coś zmieniamy.

Poklasyfikować sobie problemy, opinie i obserwacje, które występują dotyczące tego procesu jako osoby, które to analizują, czyli kierownicy, dyrektorzy, bądź być może analitycy biznesowi, czy biznes solution design dział.

Jeżeli jesteś osobą, która albo ma swoją firmę, mały zespół i robi to jako właściciel, albo jeżeli jesteś dyrektorem, albo jeżeli jesteś osobą po prostu, która odpowiada za PMO w firmie i dostaje takie rzeczy jako projekty, to zwróć na to uwagę.

Czyli musisz zrobić kółeczko wokół procesu, wszystkie rzeczy z niego wyciągnąć, następnie poklasyfikować i jechać sobie od góry.

Pewne podobieństwo na przykład do teorii ograniczeń.

Ja jeszcze nie znając teorii ograniczeń, nawet nie czytając jakby celu Goldrata, budowałem sobie takie narzędzie właśnie w Excelu, w którym sobie te rzeczy tak klasyfikowałem i sporo projektów w ten sposób domknąłem i sporo popraw zrealizowałem.

Teraz sobie przechodzimy do przykładu, kiedy my już nie nadzorujemy tego procesu ręcznie,

To, o czym sobie teraz powiemy, to jest to, na czym ja się skupiam, czyli jako osoba zarządzająca, konsultująca bądź doradzająca, czyli w jaki sposób, widząc cały wachlarz problemów, bo to nie jest tak, że przede mną stoi jeden problem, o którym wcześniej wspomniałem, na zasadzie nie działa awizacja, to byłoby dość trywialne i dość łatwe do zrobienia, natomiast mamy je porozrzucane, czyli wyobraźmy sobie, że mamy np.

Dostawca WMS-a nie dowiózł rzeczy, na które się umówiliśmy i co prawda pamiętajcie, że wtedy zawsze zabezpiecza Was umowa, więc jeżeli oglądacie moje filmy, to wiecie jak ona jest istotna, bo miałem taki materiał, w którym mówiłem o tym, jak bardzo trzeba pilnować zapisów, które trafią do umowy, ale nawet jeżeli one trafiły i nawet jeżeli dobrze to zrobiliście i nawet jeżeli tam macie kary umowne i nawet jeżeli macie możliwość wycofania, to pamiętajcie, że nie zaimplementujecie innego systemu.

Wtedy po prostu możecie tego nie kontynuować, zrobić krok w tył i się pogodzić z porażką.

Każdy jest ważny, ale to wy musicie wybrać, bo nie ma takich zespołów, nie ma takich firm, że w poniedziałek przyjdą i na wtorek zrobią 40 rzeczy.

Jeżeli ona była zapisana literalnie punkt po punkcie, to się możecie kłócić, czyli sobie sprawdzacie dokładnie, czy to jest tak, jak chcieliście, ale jeżeli ona była zapisana zbyt ogólnie, na zasadzie będziemy mogli przyjmować towar.

Jeżeli bierzemy sobie pierwszy problem z listy, dowolny, niech to będzie

Temat dostawcy WMS-a, jak i odbiorcy WMS-a, bo na przykład mimo iż miał szkolenie, mimo iż miał przekazaną wiedzę, to nie ustawił w jaki sposób lokalizacji, nie ustawił stref, nie ustawił kategorii produktowej i tak dalej i tak dalej.

Trzecia rzecz to jest podział na odpowiedzialności, czyli co robi dostawca, co robi IT, co robi kierownik magazynu, co robi zakupy albo księgowość, jeżeli to dotyczy też dokumentów.

I czwarta, najbardziej istotna, to jest timestamp, czyli ustalenie, do kiedy to będzie zrobione.

I ono zabiera wszystkie zasoby, żeby to naprawiać, a później zadanie numer 2, 3, 4 i tak do 15 razem sumarycznie zajmują tydzień.

Więc pamiętajcie, że jeżeli macie czas, jeżeli macie umiejętności, to oprócz tego, że robicie jako liczbę porządkową ten priorytet rzeczy do zmiany,

Możecie jeszcze sobie to poprzestawiać i z tego zrobić taki plan.

Wtedy oczywiście wstawiacie codzienne spotkania robocze, na których się boksujecie o to, co zostało zrobione, co nie zostało zrobione, w którym miejscu jesteśmy, czy coś przekładamy.

Powiedzmy po tygodniu czy dwóch tygodniach stabilizacji już przechodzimy normalnie na SLI, na kontakt taki jakiś telefoniczno help deskowy.

Oczywiście bypasy w stylu dobra puszczać bez dokumentów bo klienci nas zabiją później się uzupełni.

Rzeczywiście są takie sytuacje, nawet te, które przywołałem, że można by to zrobić, natomiast wtedy musicie dbać o to, żeby mimo wszystko zapisywać to awaryjnie w Excelach czy w jakichkolwiek innych systemach informatycznych, żeby dało się później bazę danych zupgrade'ować i zrobić te zapisy, tak żeby wyrównać stany pomiędzy systemami.

Inaczej tego dobrze nie zrobicie.

Może Wam ktoś obiecał gruszki na wierzbie i umowa co prawda zabezpiecza Was na wszystkie sposoby, ale ta firma fizycznie nie ma możliwości dowieźć Wam produktu, który Wam sprzedała.

Rozsądnie wybierać dostawców.

Trzecia, jak nie mamy know-how, zatrudnić sobie kogoś z zewnątrz, kto ma.