#18 KOSZTY 🤑🤑🤑 nieudanych REKRUTACJI

Zatrudnienie nowej osoby do organizacji to jedna z najtrudniejszych rzeczy we wszechświecie. Szczególnie jeśli szukamy właściwego człowieka na właściwe stanowisko. I wszystko co jest związane z obszarem personalnym People Operations narażone jest na popełnianie licznych błędów i doświadczanie wielu porażek. I gdy zapytacie swoje działy HR, ile kosztuje nas rekrutacja jednego człowieka, to pytanie, jak szybko i jak łatwo uzyskacie taką odpowiedź. Bo wydaje się, że nie każda firma jest przygotowana, żeby policzyć tego typu koszty, ale na szczęście w tym przypadku przychodzą do nas ludzie z GAMFI, którzy na swoim blogu opublikowali analizę, z której wynika, ile to nas może kosztować i za chwilę do niej przejdziemy.

Jeżeli zastawimy to jeszcze z twardymi kosztami, które da się uwzględnić względnie łatwo, względnie jest tutaj słowem kluczem, to okazuje się, że na etapie rekrutacji możemy mówić o kosztach np. ogłoszeń o pracę. Dzisiaj jest wiele job boardów, z których firmy mogą korzystać. Jest też wiele różnego rodzaju innych kanałów komunikacyjnych, które organizacje wykorzystują do tego, żeby przyciągać do siebie właściwych ludzi na właściwe stanowiska, ale to wszystko generuje swego rodzaju koszty. Równie dobrze możemy tutaj jeszcze uwzględnić działania employer brandingowe, czyli wszystkie aktywności firmy, które mają przekonać potencjalnych kandydatów do tego, że ta firma jest właściwym miejscem, żeby zaaplikować. No i to już nam buduje pewną skalę kosztów.

I mamy etap rekrutacji. Pojawia się oczywiście jako drugi krok samowdrożenie człowieka do firmy. I tutaj możemy uwzględnić na przykład sprzęt. Jeżeli ta osoba potrzebuje jakiegoś wyjątkowego sprzętu, no to już generuje koszty. Szkolenia. Jeżeli wystarczy, że zaprosimy naszych ludzi do szkoleń online, to prawdopodobnie ten koszt będzie najniższy, ale często organizacje organizują szkolenia w swoich siedzibach albo nawet wysyłają ludzi do różnego rodzaju centrów szkoleniowych, gdzie tam mogą nabywać niezbędne umiejętności, wiedzę i pracować nad postawą. W czasach pandemii wiadomo, że koszt szkoleń przerzucony jest bardziej na szkolenia online, bo to wiele ułatwia.

Niemniej nie pozostawiajmy tego obszaru bez zaopiekowania. Podobnie jak czegoś tak prozaicznego jak badania lekarskie, czy innego rodzaju koszty takie administracyjne niezbędne do tego, żeby w świetle prawa zatrudnić osobę do naszej firmy. Dodatkowo, znowu oczywisty koszt, czyli pensje ludzi, którzy obsługują proces, A także czas ludzi zaangażowanych w proces. To nie muszą być te same osoby, bo to może być np. ktoś z naszego zespołu, kto niekoniecznie zajmuje się rekrutacją, ale wraz z przyjściem nowej osoby do firmy Odpowiedzialnością tej osoby, która wdraża, jest zadbanie o to, żebyśmy jak najszybciej przyswoili nasz zakres obowiązków, żebyśmy poczuli się komfortowo w organizacji.

Jak wejdziecie na dowolny jobboard, nie brakuje tam ogłoszeń o pracę. Jak zajrzycie do dowolnej organizacji, ludzie zawsze wam powiedzą, że jesteśmy zarobieni po uszy. I nieważne jak mocno, dobrze i efektywnie wprowadzamy różnego rodzaju automatyzacje, tej pracy jest po prostu bardzo dużo. Pracodawcy ciągle szukają i nawet jeżeli są różnego rodzaju prognozy, że sztuczna inteligencja zastąpi jakieś zawody, to w przyszłości pojawią się nowe, które też będą wymagały ludzi do tego, żeby wykonywać konkretne zadania. I to jest pierwsze, według mnie najważniejsze wyzwanie. Drugie, które mocno się z tym łączy, to jest mało rąk do pracy.

Pierwsza to inwestycja emocjonalna. Za każdym razem, kiedy ponosimy porażkę w przypadku zatrudnienia osoby i musimy się z nią pożegnać, to jest to kosztowne pod względem wydatku emocjonalnego związanego np. ze zwolnieniem tej osoby albo z poukładaniem KOSZTY nieudanych REKRUTACJI. KOSZTY nieudanych REKRUTACJI. KOSZTY nieudanych REKRUTACJI. KOSZTY nieudanych REKRUTACJI. Ale może mieć wpływ na całą organizację, jeżeli te porażki rekrutacyjne zdarzały się na tyle często, że zaczynają wywierać zbyt duży nacisk na ludzi zaangażowanych w te procesy.

I dodatkowo też pojawia się wątek klientów. Jeżeli zatrudniamy niewłaściwe osoby i po okresie próbnym mówimy im dzięki to jednak nie to, albo ta osoba nam mówi dzięki spodziewałem się lub spodziewałem się czegoś innego po tej organizacji powodzenia w szukaniu kogoś na moje miejsce, to klienci też to zauważą i mogą zadawać pytania. Co się u was dzieje, że tak często zmienia się człowiek, z którym współpracuje od was? Jaki to ma wpływ na to, co mi dostarczacie? Czy powinienem się martwić? Klient zacznie zadawać różnego rodzaju pytania, a nawet jeśli nie zacznie, to jeżeli zobaczy, że ciągle zmienia się osoba kontaktowa, poczuje się niepewnie i może nawet szukać kogoś, kto zagwarantuje większą stabilizację, bo w każdej sytuacji, w której klient decyduje się na współpracę z firmą, np. jeżeli dostarczacie jakieś usługi,

I gdzie popełniamy błąd jako organizacja? Bo w 9 na 10 przypadków, kiedy musimy się rozstać z kimś po okresie próbnym, przed okresem próbnym, względnie szybko po zatrudnieniu, albo ta osoba się z nami żegna, to wina leży według mnie po stronie organizacji. Bo gdzieś nie odrobiliśmy lekcji. Właśnie w budowaniu, określaniu, wdrażaniu strategii rekrutacyjnej. Ale o tym za chwilę. Wróćmy do tych kosztów, bo przed nami są jeszcze stracone szanse. Za każdym razem, gdy zatrudniamy nową osobę do firmy, to na coś liczymy. Liczymy na to, że ta osoba wdroży się szybko w swoje zadania i np. pozwoli nam zbudować nowy dział, wejść na nowy rynek albo umocnić procesy, które realizujemy już w jakimś określonym kawałku naszego biznesu.

I pojawia się może też to pytanie, dobrze by było, żeby ono się wtedy pojawiło, jeżeli to już zaczyna nam doskwierać, że może powinniśmy zmienić strategię rekrutacji. Może powinniśmy w ogóle mieć jakąś strategię i zastanowić się, kogo my szukamy, zbudować jakąś personę, nie jakąś, ale konkretną personę kandydata lub kandydatki na to stanowisko, które chcemy obsadzić. Wracając też do straconych szans, to organizacja nie zarabia. Nie ma nowej osoby w firmie, która generowałaby wartość nawet po tych trzech miesiącach, więc nie jesteśmy w stanie zarabiać, a na przykład musimy utrzymywać jakieś procesy, więc organizacja płaci podwójnie. Klient za to nie płaci za wykonaną pracę, no bo nie ma kto jej wykonać.

Organizacjo muszę się z wami pożegnać, bo nie jesteście w stanie zatrudnić osoby, która by przejęła ode mnie moje tematy i w związku z tym nie mogę realizować się w tych obszarach, w których chciałbym się rozwijać. Być może zdarzyło wam się kiedyś usłyszeć coś takiego od swoich ludzi, gdy nie byliście w stanie skutecznie zrekrutować w takim scenariuszu nowej osoby do firmy. Jeśli mówimy o samej firmie, to za każdym razem, kiedy ponosimy porażkę rekrutacyjną i jesteśmy w tym Chciałem powiedzieć dobrzy, ale to byłby zbyt czarny żart. Kiedy doświadczamy tego zbyt często, to istnieje duże ryzyko, że będzie to bloker dla organizacji i dla jej rozwoju. Bo tak jak już wielokrotnie powiedziałem, ponowna rekrutacja zabiera czas.

Ponowna rekrutacja zabiera też energię ludzi, którzy są zaangażowani w te procesy, a także są zaangażowani w utrzymanie tych zadań, utrzymanie ciągłości biznesowej w tych obszarach, w których potrzebujemy zatrudnić tę osobę oraz ponowna rekrutacja może generować wspominaną już przeze mnie frustrację. O tego typu aspektach Nie myślimy do momentu, w którym ktoś, kto liczył na tę skuteczną rekrutację, nie przychodzi i nie rzuca papierami, w cudzysłowie, mówiąc, że już ma dość, woli zmienić organizację, bo tam będzie mógł się rozwijać i to, kiedy będziemy ponosić porażkę rekrutacyjną jako firma, To będą zawsze też te momenty, w których ludzie mogą czuć się rozczarowani, że znowu sobie nie poradziliśmy z danym procesem i znowu ci ludzie muszą zadbać o to, żeby zachować ciągłość danych procesów, żeby firma dalej zarabiała, pomimo tego, że ich poziom szczęścia i satysfakcji z pracy, a przede wszystkim tego drugiego, może się drastycznie obniżać.

I to może być bardzo niebezpieczny wizerunek, szczególnie w czasach social mediów, gdzie różne rzeczy mogą się wydarzyć w różnego rodzaju portalach, w których daje się pracodawcom różnego rodzaju recenzje. Pisze się dla pracodawców różnego rodzaju recenzje, opinie. Więc warto mieć to też z tyłu głowy, że im gorzej będziemy zatrudniać, tym gorzej to może wyglądać na zewnątrz, bo ludzie też mogą gadać różnego rodzaju ploteczki, historie. Komunikacja wewnętrzna będzie tutaj na wagę złota. Czyli w jaki sposób będziemy komunikować to, że ktoś odszedł z organizacji i na ile będziemy robić to transparentnie oraz na ile dobry jest nasz proces off-boardingu, czyli wyjścia człowieka z organizacji i na ile po ludzku zostanie to przeprowadzone.

Finalnie negatywne skutki będą zbiegać się do tego ostatniego, o którym chcę teraz porozmawiać, czyli naruszenia dobrostanu psychicznego naszej załogi. W związku z tym, że zatrudniamy i ponosimy porażkę rekrutacyjną, bo okazuje się, że człowiek jest niedopasowany do organizacji albo organizacja do człowieka, To możemy się pozastanawiać nad tym, czy w ogóle ta osoba wniosła jakąś wartość, bo przez ten krótki czas ten człowiek mógł rzeczywiście zrobić coś dobrego dla firmy i ludzie stwierdzą, że pomimo tego, że się nie udało i krótko ze sobą współpracowaliśmy, to miało to swego rodzaju wartość. Ale w większości przypadków

Stanowisko, pracy, opis roli i odpowiadając na pytania np. jakie cele będziemy stawiać przed tą osobą, która będzie zajmować się tym obszarem w naszej organizacji. Im lepiej sparymetryzujemy te zadania i cele, tym łatwiej nam będzie później Ale sama definicja celów Wymaga też tego, żebyśmy określili sami przed sobą jako firmy wskaźniki sukcesu, czyli po czym poznamy, że te cele zostaną osiągnięte w przyszłości.

Na ile dana rekrutacja okazała się skuteczna, a na ile nie, a w zasadzie w momencie, w którym zaczniemy się nad tym zastanawiać, to już ta rekrutacja prawdopodobnie skazana jest na porażkę, to im lepsze zdefiniowanie roli, tym większe prawdopodobieństwo, że w trakcie procesu rekrutacyjnego my, jako organizacja, będziemy jeszcze skuteczniej, bardziej transparentnie komunikować kogo szukamy, I dzięki temu unikniemy różnego rodzaju niedopowiedzeniom, dwuznacznościom, które są wpisane w komunikację międzyludzką i które też leżą u podstaw nieudanych rekrutacji. Bo ktoś przychodzi do nas do firmy z myślą, że będzie robić X, a okazuje się, że robi Y. I może to wynikać ze złego rozumienia przez kandydata opisu stanowiska, na które aplikował, a równie dobrze może to wynikać z tego, że w niektórych firmach jest tak, że szukają firmy na dane stanowiska, a potem okazuje się, że zakres obowiązków jest zupełnie inny, kandydatowi się to nie podoba, osobie, która dołączyła do organizacji i w związku z tym spada motywacja, zaangażowanie, finalnie mamy nieudaną rekrutację.

Nieudanej rekrutacji. Efektów związanych z tym właśnie. Również przed zatrudnieniem człowieka do firmy warto sprawdzić albo przynajmniej spróbować, jakimi wartościami kieruje się ta osoba. I na początku przede wszystkim dobrze jest mówić o tym, jakie wartości panują w firmie. I niekoniecznie chodzi mi o te wartości, które są wypisane na drzwiach czy ścianach, ale o te realne, którymi kierują się ludzie we współpracy. Jeżeli w zespole, do którego rekrutujemy, zespół ma wpisaną wartość, na przykład, że przyznajemy się do błędów, warto jest o to zapytać osobę, która stara się dołączyć do nas, do organizacji, ewentualnie tak poprowadzić rozmowę, żeby ten człowiek mógł opowiedzieć o jakiejś sytuacji, w której popełnił błąd i zobaczyć, w jaki sposób o tym opowiada.

Kolejnym aspektem prewencji, zanim zatrudnimy kogoś do pracy, jest zbudowanie, wdrożenie i realizowanie strategii rekrutacyjnej. Jest to niezmiernie istotne, bo to właśnie ona, ta strategia będzie nam pomagać w sytuacjach kryzysowych oraz w odpowiedzi na pytania, kogo my szukamy, w jaki sposób szukamy i po czym zmierzymy to, że osiągamy sukces lub ponosimy porażkę. Z bardzo holistycznego punktu widzenia. Jednocześnie też strategia komunikacyjna pozwoli określić naszą Komunikacje, tzw. tone of voice organizacji, który odpowie nam na pytanie właśnie, kogo szukamy, gdzie szukamy, jaki jest obraz firmy na zewnątrz i pozwoli nam też znaleźć społeczne dowody słuszności tego, że jesteśmy na tyle odpowiednią firmą, żeby przyciągać do nas tych specjalistów, tych ludzi, których chcemy przyciągać.

W ramach strategii rekrutacyjnej będziemy w stanie zdefiniować nasze klucze do rekrutacji, a przez nie rozpoznamy nasze standardy, nasze procesy i nasze mierniki rekrutacyjne. Dodatkowo też będziemy mieć możliwość wypracowania różnego rodzaju zasad, które pozwolą nam zminimalizować ryzyko nieudanych rekrutacji. Moją taką odwieczną zasadą, kiedy biorę udział w różnego rodzaju procesach rekrutacyjnych, jest zasada, która mówi mi, że jeżeli u danej osoby zapala mi się jakaś żółta lampka, a w zasadzie światło ostrzegawcze, to nie powinniśmy zatrudniać tego człowieka, bo może to być brak dopasowania lub my możemy być niewłaściwą organizacją dla tej osoby i będziemy się po prostu ze sobą męczyć.

Im bardziej się nad tym skupimy i poświęcimy więcej czasu, tym będzie to z większą korzyścią dla kandydatów i dla nas jako dla organizacji. Bo będziemy przyciągać tylko te osoby, które są rzeczywiście zainteresowane i które mają podobne rozumienie danej roli jak my. Różnie z tym bywa, z tym opisem stanowiska, tak jak już wspomniałem. Jest to trudne. Wymaga przemyślenia, wymaga też weryfikacji, żeby ująć najważniejsze aspekty danej roli. No i im większe różnice, W tym, co napisaliśmy w ogłoszeniu o pracę, im bardziej nie dowieziemy różnego rodzaju obietnic, tym ryzyko pojawienia się nieudanej rekrutacji wzrasta.

W przypadku opisu stanowiska versus rzeczywistość chodzi o to, żeby dowieźć tę obietnicę, że jeżeli deklarujemy dostęp do najlepszych narzędzi na rynku, Ten dostęp rzeczywiście powinien być, że w każdej chwili, w której człowiek powie sprawdzam, to firma powie proszę bardzo, oto to, na co się umawialiśmy. Proces rekrutacyjny pomiędzy człowiekiem a organizacją jest niczym transakcja. Kandydat chce się sprzedać i firma też chce się sprzedać. Wszyscy chcą się dobrze zaprezentować. I kiedy spotykamy się w procesie rekrutacyjnym, to kandydat kupuje pewną ideę, kupuje firmę, jej obraz, ludzi, którzy są na pierwszej linii frontu, którzy przychodzą na rekrutację.

No i firma też kogoś kupuje. Idąc na rozmowę rekrutacyjną, chcemy się jak najlepiej przedstawić, pokazać, że znamy się na temacie, na który będziemy rozmawiać, że jesteśmy kompetentni, rzetelni, a przynajmniej z takiego założenia wychodzę, że jak ktoś idzie na rozmowę rekrutacyjną, to chce się zaprezentować jak najlepiej. Dlatego to jest właśnie transakcja. I w tej transakcji obie strony, kandydat też, składa pewne obietnice. I tutaj warto, żeby zarówno człowiek na rozmowie rekrutacyjnej, jak i rekruterzy mogli te obietnice w jakiś sposób zweryfikować. Ale tu już wchodzimy w zagadnienie procesów rekrutacyjnych i jak je budować i tworzyć, więc dzisiaj nie aż tak głębo. Niezmiernie istotne w tym wszystkim jest też właściwe wdrożenie człowieka do organizacji.

I przede wszystkim, jeżeli skupimy się na procesie onboardingowym, to diametralnie zwiększamy szanse na to, że po właściwie przeprowadzonym onboardingu człowiek będzie miał dużo większe Szansę na to, żeby zostać, chcieć zostać w naszej organizacji i my jako firma dużo lepiej przystosujemy tę osobę do tego, w jaki sposób się u nas pracuje. Jeżeli chcecie dowiedzieć się więcej o tym, jak projektować skuteczne procesy onboardingowe, zapraszam Was do odcinka z Michałem Śmigielskim-Ludwą, również na moim kanale, a w międzyczasie też, jeśli chodzi o sam onboarding. To kiedyś wystarczało, żeby on po prostu był. A dzisiaj sztuką nie jest mieć dobry proces onboardingu. Sztuką jest to, żeby ten onboarding był skrojony na potrzeby naszej organizacji i na potrzeby ludzi, których zatrudniamy.

Onboarding to nie są tylko spotkania, w trakcie których omawiane są poszczególne obszary organizacji, narzędzia. Onboarding to jest świetna szansa na to, żeby zbudować pewną więź i pokazać w jaki sposób my jako firma jesteśmy w stanie dać Tobie, człowieku, to czego potrzebujesz i czego szukałeś na rynku pracy i my jesteśmy właściwą firmą, a Ty jesteś właściwą osobą na właściwym stanowisku. Dlatego procesy onboardingowe, procesy wdrożenia nowych osób do organizacji są tak bardzo kluczowe, szczególnie w kontekście wyzwań, jakie stoją przed pracodawcami, czyli jest dużo pracy do wykonania, a mało osób, które tę pracę chciałoby wykonywać. Dlatego jak już kogoś zatrudnimy, To dołóżmy możliwie dużo starań i dużo energii, żeby zadbać o tę osobę w organizacji, żeby ona chciała z nami zostać, a my żebyśmy byli w stanie tę osobę przygotować do realizacji swoich zadań.

Dodatkowo też z takich mniej oczywistych narzędzi, które mogą pomagać w We wdrożeniu człowieka do organizacji już po zatrudnieniu, kiedy wiemy, że już będziemy ze sobą współpracować, a chcemy sprawić, żeby nasza współpraca była jeszcze efektywniejsza i bardziej komfortowa przede wszystkim dla nowej osoby, ale też dla ludzi z zespołu i dla firmy jako takiej, możemy użyć różnego rodzaju badań psychometrycznych. które pozwalają na przykład określić, w jaki sposób ludzie mogą się ze sobą komunikować. I tego typu badania psychometryczne są w stanie nam pomóc ponazywać pewne aspekty w naszej współpracy, zidentyfikować je, zdefiniować, po to żebyśmy nie musieli tego robić na przykład w trakcie różnego rodzaju sytuacji konfliktowych, które nam wyeskalują, bo nie mieliśmy pojęcia, że one mogą się wydarzyć, a będą wynikać ze stylów komunikacyjnych

Dla organizacji użycie różnego rodzaju badań psychometrycznych może być też swego rodzaju benefitem pozapłacowym. W czasach wyścigu zbrojeń, kiedy firmy prześcigają się na owocowe wtorki i kawiorowe czwartki, tego typu benefit jest czymś, co wyróżnia organizację. I jednocześnie nie jest wydmuszką. Jest czymś bardzo realnym, może być też czymś bardzo pomocnym. Jednocześnie jest też czymś kosztownym, bo jest to dodatkowa inwestycja w relacje z naszymi ludźmi. Użycie tego typu badań wymaga też przeprowadzenia ich i wprowadzania ich do organizacji pod okiem osób, które wiedzą o co chodzi, żeby nie spowodować więcej szkód niż pożytku.