#51 Finanse wspólnot pod kontrolą. Gość: Łukasz Kuczek z Weles.

W kolejnym odcinku serii Narzędziownik Zarządcy biorę na warsztat temat, który potrafi skutecznie pochłonąć nerwy i czas, a jest niebywale wrażliwym obszarem w zarządzaniu nieruchomościami. Bo przecież wszystko musi zgadzać się co do grosza. Tak. Dzisiaj porozmawiamy o prowadzeniu księgowości i przyjrzymy się jednemu z dostępnych na rynku narzędzi. Nie będzie to tylko rozmowa, będzie można też zobaczyć na ekranie konkretne funkcje i możliwości tego narzędzia, żebyście mogli od razu ocenić jego przydatność pod kątem waszych potrzeb. Rekomenduję dlatego tę rozmowę obejrzeć na kanale YouTube Strefy Zarządcy.

A dzisiaj moim gościem jest Łukasz Kuczek z firmy Weles. Zapraszam do obejrzenia tego odcinka. To Strefa Zarządcy, pierwszy podcast dla zarządców nieruchomości w Polsce. Nazywam się Agnieszka Gędłek i jestem zarządcą nieruchomości. Ktoś powie, że problemy to nasza specjalność, a ja dla odmiany poszukuję rozwiązań. Ekspertom zadaję konkretne pytania, a sama dzielę się wiedzą z wieloletniej praktyki i podpowiadam, jak pracować szybciej i efektywniej. Ten podcast może być dla Ciebie, jeśli pracujesz w zarządzaniu nieruchomościami i czujesz niedosyt wiedzy. A może nie masz czasu na szkolenia, a chcesz się rozwijać? Poznajmy się w miejscu przygotowanym specjalnie dla zarządców nieruchomości.

Zapraszam. Cześć Łukasz. Cześć Agnieszka. Fajnie, że udało nam się spotkać w Strefie Zarządcy. Proszę, abyś się przedstawił moim słuchaczom. Tak, witam wszystkich słuchaczy i oglądających, bo tak jak wspomniałeś, prawdopodobnie większość będzie oglądać to na kanale YouTube Strefy Zarządcy. Także nazywam się Łukasz Kuczek i jestem dyrektorem do spraw strategii rozwoju w firmie Weles. Z firmą Weles jestem związany już ładnych parę lat, bo już ponad pięć, także tutaj też przeszedłem taką powiedzmy ścieżkę Od serwisu, przez wdrożenia, oczywiście tutaj do tego etapu, w którym obecnie się znajduję, czyli już tutaj współdziałam przy tworzeniu tego systemu i Państwo zazwyczaj mają ze mną styczność, jeżeli chodzi o zawieranie umów, czy też tutaj prezentację tych naszych systemów.

No i tak pokrótce może o Weles, bo pewnie część z Państwa wie, czym się zajmujemy, część może nie. Więc to my jesteśmy firmą, która już od przeszło 30 lat zajmuje się tworzeniem oprogramowania dla zarządców nieruchomości, księgowych, administratorów. Także nasz system też w takiej formule stricte online, bo to też jest taki nasz wyróżnik, jeżeli chodzi o ten segment rynku. Jesteśmy już 17 lat, tak, więc 17 lat ponad już działamy online w pełni, bez żadnych instalacji, bez żadnych serwerów i tak dalej. Więc myślę, że to jest takie dość duże ułatwienie dla zarządcy, że już jednak nie jesteśmy uwiązani z tą infrastrukturą i tak jak ja to zawsze mówię, no nie stoi nam to pudełko, o które trzeba dbać i o którym trzeba pamiętać, bo generalnie o tym wszystkim myślimy my i my się tym zajmujemy.

Z każdego miejsca możemy się zalogować, mamy swoje dane, mamy swoje hasło i tutaj też sprawdzić, co się w tym systemie dzieje. Tak jak już kiedyś, nawet też było oczywiście ze Strefą Zarządcy jestem na bieżąco, rozmawiałam z poprzednikami, gdzie ktoś na przykład idzie na urlop albo powiedzmy zwolnienie chorobowe, a potrzebujemy coś od niego, że tak powiem, uzyskać. To tutaj już tego problemu nie mamy, bo tak naprawdę wszystko co zostało wykonane widzimy w jednym miejscu. Także to też znacząco wspiera taką produktywność mimo braków kadrowych, czy tam powiedzmy, bo ktoś właśnie zachorował i tak dalej. A jakbyś nas tak przeprowadził tutaj, właśnie jestem bardzo ciekawa.

To tak naprawdę później organizujemy webinar, dosłownie 2-3 dni po aktualizacji. Oczywiście przed aktualizacją dajemy takie informacje co się zmieni i pokazujemy. Pokazujemy na żywym organizmie jak to funkcjonuje, jak to działa, jak to można wykorzystać. Oczywiście można nam zadawać pytania. Bo to też z takich ważnych rzeczy jest to, że my nie jesteśmy takim zamkniętym systemem. No wiem, że takich systemów jest dużo na rynku, które mają tą swoją ścieżkę, cały czas nią zmierzają, nie bardzo słuchają swoich użytkowników. My staramy się, żeby ten nasz system był od użytkownika do użytkownika. Więc jeżeli ktoś jest zarządcą, widzi jakiś problem, może chciałby coś usprawnić, może ma jakiś super pomysł, My generalnie się temu zawsze przyglądamy, analizujemy i później dużą część tych pomysłów wdrażamy.

Jak najbardziej można to ustawić. No właśnie, no bo kreatywność, tak jak już tam wspominałam, a Ty tutaj jakby... Usłyszałam też, że z doświadczenia wiesz, że jest bardzo dużo wspólnot mieszkaniowych. No właśnie, jak mamy takie odlotowe naliczenie, to jak do tego tutaj można podejść w Waszym programie? To wygląda w taki sposób, że my też mamy taką filozofię, że chcemy od zarządców odbierać te najtrudniejsze czynności w systemie. Mamy dział serwisu, który jest w ramach abonamentu, nie trzeba za niego dopłacać, nie ma limitu na wiadomości do tego naszego serwisu, więc każdy może wysłać ich codziennie i my na wszystkie odpowiemy. Pytanie o algorytmie.

Dokładnie tak. Właśnie o to chodzi, żeby jak najszybciej wdrożyć nowego użytkownika, bo zarządcy nie mają czasu na to, żeby siedzieć i uczyć się tego systemu przez pół roku. My wychodzimy też naprzeciw temu, więc nasze wdrożenie jest tak przygotowane, żeby każdy z użytkowników... Wiadomo, nie szkolimy każdego osobno, tylko... Taka firma zbiera sobie te grupy tych użytkowników. My tutaj udostępniamy szkoleniowca, który organizuje trzy szkolenia. Pierwsze podstawowe, drugie takie bardziej zaawansowane. I te drugie i trzecie szkolenie to już jest takich tematów, które zarządca chce, żebyśmy zorganizowali. Oczywiście my też możemy podać przykładowe, ale zazwyczaj organizujemy już po pewnym czasie, czyli powiedzmy tydzień, dwa od tego pierwszego szkolenia, gdzie zarządca już był w stanie wychwycić pewne rzeczy, gdzie coś mu sprawia większą trudność.

I chciałby się dopytać, czy ewentualnie może przygotowuje się do rozliczenia liczników i chciałby takie szkolenie też wykonać. I tutaj jakiegoś limitu czasowego nie ma. Zarządcy też działają różnie. Czasami też wszystkie trzy szkolenia odbywają się w przeciągu powiedzmy dwóch, trzech tygodni. Czasami pierwsze jest bardzo szybko, drugie jest powiedzmy po miesiącu, a trzecie po trzech miesiącach. Także takie już uzupełnienie tego, co zauważyli po pewnym czasie. Więc to też wskazuje na to, że generalnie system nie jest zbyt trudny, jeżeli po jednym szkoleniu ktoś pracuje i jest w stanie pracować przez miesiąc czy dwa bez następnego szkolenia. Czyli usłyszałam, że szkolicie do skóry. Czasami się tak zdarza, że po prostu nie poddajemy się, nie składamy broni.

Ale nie poddajemy się, generalnie 99% naszych tutaj wdrożeń zakończone jest sukcesem. Słuchaj, a wspomniałeś jeszcze, bo tutaj właśnie jest temat jeszcze automatyzacji, tak? I bardzo lubimy to słowo. Bo to za tym kryje się oszczędność czasu właśnie księgowych, zarządców nieruchomości. Jakbyś mógł nam pokazać, co tutaj w tym obszarze przygotowaliście dla użytkowników. Więc jak już tak obracamy może w obszarze księgowym, więc od tego też zacznę, żeby te nasze panie księgowe, które wykonują tą wielką część roboty i niejednokrotnie muszą się tłumaczyć, dlaczego jest coś zrobione w taki sposób, a nie inny. Jak ułatwiamy im pracę? No tutaj generalnie u nas w systemie mamy możliwość naliczania zaliczek na wszystkich nieruchomościach w tym samym momencie.

Tak, żeby każdy mógł to przetestować. Oczywiście, jeżeli już ta funkcjonalność pojawi się w systemie, to też organizujemy standardowo webinary, omówimy wszystko, zbierzemy też informacje od użytkowników, czy coś chcieliby, że tak powiem, poprawić, może coś chcieliby zobaczyć innego. A to ważne, bo jakby zauważyłam, że panuje tutaj dość duża nerwowość w tym momencie. Tak właśnie jestem po takiej serii rozmów i jakby do tych atrakcji związanych z zarządzaniem nieruchomościami zostało to dodane, tak?

No i... Tak jest trochę właśnie stresujące. Tak. Generalnie mamy zarządcy czy księgowi, cały czas coś się dzieje. Musimy rozmawiać z tym klientem, z tym właścicielem tego lokalu, wyjaśniać, że co chodzi. Tutaj mamy jeszcze w międzyczasie jakieś awarie. Ale jeszcze na głowę dostaliśmy ksef, więc generalnie tak jak mówię, my bierzemy się za to naszej strony, później będziemy informować jak to wszystko wygląda. To wszystko będzie funkcjonować przed datą, która jest wymagana, tak żeby każdy mógł sobie jeszcze to wszystko sprawdzić. I jeżeli później już będzie ta wymagalność, to jak najbardziej to będzie funkcjonować. Tak, żeby się nikt nie musiał zastanawiać, że kurczę, wystawiłem fakturę i co ja mam z nią teraz zrobić. Łukasz, ale zastanawiam się jeszcze nad jednym, no bo wiesz, jak się wdraża nowych pracowników albo samemu po prostu zaczyna się praca z systemem, to tak sobie myślę, że kluczowa jest taka możliwość poćwiczenia sobie.

Chyba wybrałem miesiąc. Tak, dokładnie tak. Miesiąc nie jest zaksięgowany, więc system od razu nam to wziął i zasygnalizował, że nie zrobimy wydruku, bo nie mamy z czego tego wydruku. Ale wiesz, to też dobrze, że jest czujne. Tak, ale generalnie tutaj mam też wykaz do zapłaty, czyli informacje o rachunkach. I teraz jak już wybrałem sobie miesiąc, który jest zaksięgowany, to dostajemy właśnie taki wydruk. Mogą być w nim dodane loga, dane kontaktowe, zarządcy, wspólnoty. Są tutaj zawiadomienia o wysokości opłat, gdzie mamy generalnie wykazany każdy składnik, ilość, jednostkę, stawkę i wartość. Tak samo też jest bardzo fajne, jeżeli chodzi o samo podsumowanie.

Jeżeli jest adres mailowy to generuje, jeżeli nie to nie generuje. To też pozwala na bardzo szybkie generowanie dokumentów w przypadku gdzie mamy powiedzmy na 100 lokalowej nieruchomości 80 wysyłek mailowych, ale 20 zostaje nam jeszcze jednak w formie papierowej. Więc nie musimy się zastanawiać, tu jednym filtrem załatwiamy sprawę bardzo szybko. Możemy ten adres mailowy też dodać w takim lokalu w inne pole niż ten, który na przykład później służy do wysyłki wiadomości. Możliwości jest bardzo dużo. Tak jak mówię, system jest na tyle przygotowany, żeby Każda sytuacja została rozwiązana, czy też każda potrzeba zarządcy. Wiadomo, czasami są to łatwiejsze sposoby, czasami trudniejsze, ale jednak, żeby można to było zrealizować i żeby on mógł prowadzić w takim schemacie, jak chce, tą swoją nieruchomość.

A powiedz mi jeszcze, bo to wygląda bardzo ciekawie, czyli jakby zobaczyłam dużą elastyczność, więc fajnie, dla mnie jest to czytelne. A powiedz mi jeszcze, jakby wykorzystując cały ten system, no bo tak to jakoś się przyjęło, że Taka platforma księgowa staje się też takim, można powiedzieć, miejscem wymiany informacji też, jeżeli chodzi o takie rzeczy, które dzieją się na nieruchomość, jakieś ogłoszenia dla całej wspólnoty, czasem tylko komunikacja z zarządem. Jestem ciekawa, jak to u Was wygląda. Tutaj jeżeli chodzi o tą komunikację z właścicielem, to tak, jak najbardziej. My posiadamy ten portal ToMójDom, czyli tutaj każdy z właścicieli dostaje swój dostęp, ma dostęp do swoich rozrachunków, SALT i tak dalej.

To nie jest tylko mówienie o tym, że zaoszczędzicie czas i w sumie będzie ok. Tylko my idziemy właśnie w tą stronę, żeby jednak ten nasz użytkownik, czyli zarządca, administrator czy księgowy, no mógł mieć ten system jak najtaniej, ale żeby miał wszystkie jego możliwości. No i tutaj właściciel oczywiście widzi swoje dane o lokalu. Mamy też głosowane uchwały, oddane głosy w uchwałach. Możemy dodawać ankiety. Wiadomo, ankieta, forma niezobowiązująca, potrzebujemy się dopytać, czy plac zabaw ma być po prawej stronie ścieżki, czy po lewej stronie ścieżki, bo zwolennicy będą tu i tu, więc zanim zabierzemy się za głosowanie uchwał, po prostu zorganizujemy sobie taką ankietę.

Oczywiście możemy wysyłać zgłoszenia do zarządców. I tutaj system Weles 3 daje taką możliwość odbierania tych zgłoszeń, odpowiadania na nie i oczywiście też daje możliwość na przykład przekierowania wszystkich zgłoszeń z ToMójDom na konkretny adres. Bo wiadomo, struktury w firmach są zbudowane różnie. Czasami zarządca czy tam administrator budynku sam to obsługuje, a czasami jest mail serwisowy, na który to wszystko wpada i później jest to realizowane. Proszę dodawać też materiały ze sobą, czyli coś co widzą generalnie właściciele nieruchomości i mogą sobie pobrać. Ale mamy też na przykład forum. Jest to funkcja, która niekoniecznie jest użytkowana przez zarządców nieruchomości. Jakoś mi to nie dziwi, wiesz?

Tak. Ja też generalnie się nie dziwię, bo tak swoją drogą ja też zarządzają nieruchomościami. Tutaj też nie są takie słowa, ja też jestem praktykiem. Co prawda większość nieruchomości, które obsługiwałem to były nieruchomości komercyjne. Więc jeżeli przygotujemy dobry plan finansowy na rok i tak naprawdę się go trzymamy, no to nie ma z tym problemu. No wiadomo, sprawy windykacyjne, to się trafia wszędzie. Ale generalnie tak, więc tutaj to forum jest głównie wyłączane, tak wracając do tematu, no ale mamy też materiały globalne, czyli coś, co chcemy udostępnić wszystkim naszym klientom każdej nieruchomości, bo powiedzmy obsługujemy klientów tylko w Warszawie, więc wszystkie uchwały Rady Miasta interesują wszystkich, więc to możemy wrzucać jeszcze takiego powiedzmy jednego worka, dzielić to na foldery, podfoldery.

To już w zależności od tego, co dany zarządca potrzebuje. Łukasz, a jeszcze mam pytanie. A gdyby była taka sytuacja, że chcę powiadomić właścicieli wszystkich o przeglądzie kominiarskim, to jak to mam zrobić? Tak, no oczywiście możemy wysłać wiadomość do wszystkich, bo tutaj system w Weles posiada ten podstawowy moduł zgłoszeń, tak, więc on może być obsłużony w systemie i możemy wysłać też tutaj zarówno z systemu w formie wiadomości, już tutaj pokazuję, mamy zgłoszenia, zakładkę możemy też w wiadomości wysłać do to mój dom, do właścicieli. To jak najbardziej. I jednak tutaj trzeba to też urozmaicić. No jeżeli mamy jakieś przeglądy i tak dalej, no to konieczny jest newsletter, jakaś wysyłka i to najlepiej dwukrotna, no bo wiadomo. Najpierw trzeba poinformować, że coś się będzie działo, a później, że coś się dzieje, więc generalnie tak tutaj wysyłka mailowa, można się wesprzeć SMS-em i tak dalej.

Czyli mamy tą obsługę zadań, możemy prowadzić tam awarie, przeglądy, przypomnienia, kontaktować się z kontrahentami. Kontrahenci mogą nam odpisywać tam taki specjalny stworzony adres mailowy i to wszystko pozostaje nam zawsze w jednym zadaniu. Czyli mamy też tu takie... Po układanie tych wszystkich procesów, gdzie mamy kontakt z zewnętrznymi firmami, ale jednak wchodząc w jedno zadanie, my widzimy początek, od czego się zaczęło i widzimy też efekt, więc później też analizując to, możemy też podpierać się tym przy rozmowach z zarządem. Zrealizowaliśmy tyle zgłoszeń. Czy tam było tyle usterek? No już tu widzimy, że generalnie powtarza się jakiś problem i potrzebny jest na przykład remont czy naprawa czegoś i tak dalej. Czyli taki system do zarządzania zadaniami w firmie.

Dokładnie tak. Oczywiście można połączyć Welesa 3 Pro, czyli ten system zadaniowy z Welesem 3, czyli administracyjno-księgowy. Można z systemu zadaniowego korzystać bez konieczności podpisywania umowy na Weles 3. Także tutaj jest dowolność. Wspomniałaś jeszcze o zarządzie, bo to mnie jeszcze tak ciekawi, czy dla Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej można nadać jakieś takie, wiesz, ekstra poziomy dostępu do pewnych danych? Takich bardziej, powiedzmy, wrażliwych? To zależy od tego, jak generalnie umawiamy się z zarządem, bo do samego Welesa 3 jak najbardziej możemy dodawać przeróżnych administratorów, określać im uprawnienia.

Możemy dzielić ich na jakieś tam grupy. Każdy to robi inaczej, ale generalnie jest tak, że każdy z administratorów może mieć swoje określone uprawnienia, do czego ma dostęp. Jak najbardziej dla zarządu też możemy to zrobić, tylko zarządowi nie nadajemy żadnych uprawnień. Zarząd po prostu ma bierny dostęp do systemu, będzie mógł zobaczyć wszystko, co się dzieje w obrębie tej jego nieruchomości, do której ma dostęp, ale nie będzie mógł nic zmienić. No i dobrze. Także to jest dla takich zarządów, które bardzo chcą wiedzieć wszystko. Ale są takie, wiesz, są takie. Tak, ja wiem. Ja wiem, jak najbardziej. Mówimy takich kont tutaj, jeżeli chodzi o pomoc w tworzeniu, no to realizujemy takich tematów bardzo dużo, bo te zarządy, one się stają teraz takie, że tak powiem, bardziej interesują się tym, co się dzieje.

Nawet środkacz od strony księgowej niekoniecznie to rozumiał, więc to też później napędza też pytania do księgowości, ale tak jak mówię, po to tworzymy ten system, żeby zarówno jedna strona, druga strona była zadowolona. Tak, żeby dało się te informacje w miarę szybko wyciągać, żeby dało się je szybko znaleźć, żeby one były w jednym miejscu. Oddejdźmy już od tej ery, gdzie mamy trochę w Excelu, trochę w notatniku, troszkę mamy tutaj w systemie księgowym. No i później tak siedzimy i tracimy czas, żeby to wszystko zebrać do kupy. I kurczę, jeszcze się rozwijać, bo też nie chodzi o to, żebyśmy stanęli w miejscu, tylko żebyśmy się cały czas rozwijali, bo my musimy być konkurencyjni na rynku. My, zarządcy, księgowość, to musi współgrać. To nie może być tak, że każdy będzie robił co chce i tak po trochę tu, trochę tam, a później finalnie będziemy mieli super efekt.

Ja wiem, że część osób tak myśli, bo niektóre osoby tak po prostu działają, ale to na dłuższą metę później nie wychodzi. Jeszcze takim wrażliwym obszarem, oprócz zarządów wspólnot mieszkaniowych, jest temat ogólnie bezpieczeństwa danych. Tak jak wspomniałam wcześniej, są to dane bardzo wrażliwe. Jakie tutaj dajecie gwarancje? Tak, no tutaj u nas jeżeli chodzi o wszystkie dane, które znajdują się w systemie, one znajdują się na różnych serwerach, zróżnicowanych lokalizacyjnie, czyli no tutaj powiedzmy, jeżeli spłonie serwerownia pod Warszawą, oczywiście odpukać, tak, żeby się to nie wydarzyło. A to my generalnie te wszystkie dane, backupy, przetrzymujemy też w innych miejscach, więc nie ma z tym problemu, że dane nagle znikną, bo my pracowaliśmy 5 lat,

To są operacje, które zajmują dużo czasu. My chcemy odciążyć tego zarządcę, jeżeli on podpisał umowę z nowym klientem, ma tą nową wspólnotę, to żeby on jak najszybciej mógł zacząć tutaj działać. Jeżeli są to systemy, które udostępniają dane w taki sposób, że możemy je rozczytać, to też niekoniecznie muszą Państwo przygotowywać to wszystko w plikach. Bo taką bazę możemy się postarać rozczytać, jeżeli nie jest zabezpieczona i tak naprawdę wyciągnąć te dane i wrzucić. Także działamy szeroko. To zależy też od klienta, zależy od potrzeb. Okej, fajnie. Ja pamiętam, że to potrafi być bardzo dużo pracy, szczególnie im większa nieruchomość, no to w ogóle mówimy tutaj o dużej ilości czasu. Łukasz, ale wisi w powietrzu jeszcze jedno pytanie.