#51 Finanse wspólnot pod kontrolą. Gość: Łukasz Kuczek z Weles.

A dzisiaj moim gościem jest Łukasz Kuczek z firmy Weles. Zapraszam do obejrzenia tego odcinka. To Strefa Zarządcy, pierwszy podcast dla zarządców nieruchomości w Polsce. Nazywam się Agnieszka Gędłek i jestem zarządcą nieruchomości. Ktoś powie, że problemy to nasza specjalność, a ja dla odmiany poszukuję rozwiązań. Ekspertom zadaję konkretne pytania, a sama dzielę się wiedzą z wieloletniej praktyki i podpowiadam, jak pracować szybciej i efektywniej. Ten podcast może być dla Ciebie, jeśli pracujesz w zarządzaniu nieruchomościami i czujesz niedosyt wiedzy. A może nie masz czasu na szkolenia, a chcesz się rozwijać? Poznajmy się w miejscu przygotowanym specjalnie dla zarządców nieruchomości.

Zapraszam. Cześć Łukasz. Cześć Agnieszka. Fajnie, że udało nam się spotkać w Strefie Zarządcy. Proszę, abyś się przedstawił moim słuchaczom. Tak, witam wszystkich słuchaczy i oglądających, bo tak jak wspomniałeś, prawdopodobnie większość będzie oglądać to na kanale YouTube Strefy Zarządcy. Także nazywam się Łukasz Kuczek i jestem dyrektorem do spraw strategii rozwoju w firmie Weles. Z firmą Weles jestem związany już ładnych parę lat, bo już ponad pięć, także tutaj też przeszedłem taką powiedzmy ścieżkę Od serwisu, przez wdrożenia, oczywiście tutaj do tego etapu, w którym obecnie się znajduję, czyli już tutaj współdziałam przy tworzeniu tego systemu i Państwo zazwyczaj mają ze mną styczność, jeżeli chodzi o zawieranie umów, czy też tutaj prezentację tych naszych systemów.

Czyli Łukasz, usłyszałem, że wszystko co robimy w tym programie, działamy w tym programie jest online, tak? Dokładnie tak. Wszystko jest zapisywane w chmurze. Nie ma tutaj limitu użytkowników u nas, więc w jednym czasie tak naprawdę może działać i 100 osób. Także one też tutaj nie zakłócają swojej pracy. System nie zwalnia. On też tutaj nie ma żadnych takich obostrzeń, że użytkownik może coś wykonać inny, nie? Każdy może wykonywać swoją część pracy. Nie musimy czekać, aż system gdzieś tam się zatrzyma, po coś musi przemyśleć. To wszystko działa bardzo szybko. Słuchaj Łukasz, to muszę dopytać, bo z moich obserwacji takim ważnym elementem oprogramowania księgowego dla wspólnot mieszkaniowych jest to, aby ono było elastyczne.

Łukasz, jestem ciekawa, wiesz, dwa pytania mi się tak nasuwają. Pierwsze to jest tak, czy wszystkie banki, z każdą bankowością się tam można wpiąć, a drugie, jakie są koszty dodatkowe? Kosztów dodatkowych nie ma, od tego zacznę, bo to zazwyczaj wszystkich interesuje. Tak jak powiedziałem, my udostępniamy wszystko w ramach abonamentu. Jeżeli podpisujemy umowę, dostają Państwo tutaj od nas wszystko, absolutnie. Nie ma opcji, która musiałaby być dodatkowo płatna. No dobrze, no może SMS-y, tak? Bo jeżeli chodzi o SMS-y, musimy jakieś pakiety mieć wykupione, więc samą możliwość wysyłania powiadomień push mamy w ramach abonamentu, tak? Ale jeżeli chcemy SMS-y, no to musimy te SMS-y sobie wykupić, bo też no wiemy ile tych SMS-ów, jaka pula jest nam potrzebna.

No i... Tak jest trochę właśnie stresujące. Tak. Generalnie mamy zarządcy czy księgowi, cały czas coś się dzieje. Musimy rozmawiać z tym klientem, z tym właścicielem tego lokalu, wyjaśniać, że co chodzi. Tutaj mamy jeszcze w międzyczasie jakieś awarie. Ale jeszcze na głowę dostaliśmy ksef, więc generalnie tak jak mówię, my bierzemy się za to naszej strony, później będziemy informować jak to wszystko wygląda. To wszystko będzie funkcjonować przed datą, która jest wymagana, tak żeby każdy mógł sobie jeszcze to wszystko sprawdzić. I jeżeli później już będzie ta wymagalność, to jak najbardziej to będzie funkcjonować. Tak, żeby się nikt nie musiał zastanawiać, że kurczę, wystawiłem fakturę i co ja mam z nią teraz zrobić. Łukasz, ale zastanawiam się jeszcze nad jednym, no bo wiesz, jak się wdraża nowych pracowników albo samemu po prostu zaczyna się praca z systemem, to tak sobie myślę, że kluczowa jest taka możliwość poćwiczenia sobie.

To już w zależności od tego, co dany zarządca potrzebuje. Łukasz, a jeszcze mam pytanie. A gdyby była taka sytuacja, że chcę powiadomić właścicieli wszystkich o przeglądzie kominiarskim, to jak to mam zrobić? Tak, no oczywiście możemy wysłać wiadomość do wszystkich, bo tutaj system w Weles posiada ten podstawowy moduł zgłoszeń, tak, więc on może być obsłużony w systemie i możemy wysłać też tutaj zarówno z systemu w formie wiadomości, już tutaj pokazuję, mamy zgłoszenia, zakładkę możemy też w wiadomości wysłać do to mój dom, do właścicieli. To jak najbardziej. I jednak tutaj trzeba to też urozmaicić. No jeżeli mamy jakieś przeglądy i tak dalej, no to konieczny jest newsletter, jakaś wysyłka i to najlepiej dwukrotna, no bo wiadomo. Najpierw trzeba poinformować, że coś się będzie działo, a później, że coś się dzieje, więc generalnie tak tutaj wysyłka mailowa, można się wesprzeć SMS-em i tak dalej.

To są operacje, które zajmują dużo czasu. My chcemy odciążyć tego zarządcę, jeżeli on podpisał umowę z nowym klientem, ma tą nową wspólnotę, to żeby on jak najszybciej mógł zacząć tutaj działać. Jeżeli są to systemy, które udostępniają dane w taki sposób, że możemy je rozczytać, to też niekoniecznie muszą Państwo przygotowywać to wszystko w plikach. Bo taką bazę możemy się postarać rozczytać, jeżeli nie jest zabezpieczona i tak naprawdę wyciągnąć te dane i wrzucić. Także działamy szeroko. To zależy też od klienta, zależy od potrzeb. Okej, fajnie. Ja pamiętam, że to potrafi być bardzo dużo pracy, szczególnie im większa nieruchomość, no to w ogóle mówimy tutaj o dużej ilości czasu. Łukasz, ale wisi w powietrzu jeszcze jedno pytanie.

Ja okej, mówił wszystko, mówił, że fajnie, tutaj rzeczywiście szybciej, księgowość, zadowolona, myślę super. No i tak po pewnym czasie sprawdzamy, widzimy, że tutaj pan zaczyna dodawać coraz więcej nieruchomości, rozpędza się, no super. I coś, czego jeszcze nie spodziewałem, po dwóch, trzech miesiącach dzwoni do mnie telefon. I tak, dzień dobry, mówi pani Łukasz, ja chciałem podziękować. A w sumie to żona mi kazała podziękować. Myślę, żona kazała, to rzeczywiście musi być ciekawie. Wie pan co, bo ja pierwszy raz od dawna miałem wolny weekend. No to wiesz, to jest tak... No to fajnie, tak? No to o to w tym chodzi, żeby generalnie maksymalnie zdjąć z siebie te operacje i mieć właśnie chociaż te chwile spokoju dla siebie.

Fajnie, Łukasz. Bardzo dziękuję za tą rozmowę. Również dziękuję, Agnieszka. Pozdrawiam. Drogi słuchaczu, dziękuję serdecznie za wysłuchanie tego odcinka i niezmiennie zachęcam do tego, aby zapisywać się do Klubu Zarządców. Miejsca, które inspiruje, dostarcza wiedzy i jest taką platformą wymiany doświadczeń dla zarządców nieruchomości. Link do zapisów do klubu znajdziesz w opisie do tego odcinka. A także informuję, że Strefę Zarządcy można śledzić w social mediach na Facebooku, Instagramie oraz YouTubie. I ode mnie dla Ciebie dzisiaj tyle. Do usłyszenia w kolejnym odcinku.