Narzędzia facylitacji dla każdego lidera - czyli jak pomóc zespołowi się dogadać?

To jest Nerd Management. Podcast dla liderów IT i nie tylko. Cześć, witamy w Nerd Management. Tutaj Krzysztof Rakowski i Paweł Rekowski. Dziś mamy dla Was kolejny odcinek takiej specjalnej serii, bo mamy gościa, osobę, którą Paweł zaprosił i z którą porozmawia zaraz na temat facylitacji, czyli na temat takich Podstawowych narzędzi dla każdego, nie tylko lidera zespołu, ale również każdej osoby, która pracuje z zespołem i chce, żeby wspólnie z tym zespołem coś osiągnąć. Czyli właśnie taki narzędziownik, facylitatora. No i zobaczymy, czego Paweł się dowiedziałeś. Moim gościem będzie Maria Kołodziejczyk.

Maria jest absolwentką Wydziału Filozoficznego UJ i co ciekawe od wielu, wielu lat, bo od 1998 roku współpracuje jako konsultant z firmą Pathways, gdzie miałem przyjemność robić certyfikację na facylitatora właśnie. Mają szkołę facylitacji, którą prowadzą od 10 lat. Maria realizowała projekty z zakresu rozwoju ludzi, organizacji, komunikacji, impactu osobistego. Prowadzi coachingi indywidualne, grupowe, także to jest kobieta rakieta, która wiele rzeczy przeprowadziła, prowadziła wiele trudnych procesów grupowych, rozmawiając z niejednymi firmami. Ma ogromne doświadczenie w prowadzeniu procesów grupowych i facylitacji, więc naprawdę Wywiad mięsisty i będzie czegoś się dowiedzieć.

Podoba mi się to, co powiedziałaś o informatyku, że informatyk to jest ten, co się zna na komputerach i od razu mi się zdefiniowała na świeżo kolejna definicja facylitacji, którą można na wiele sposobów oczywiście definiować, że facylitator to jest ten, który się zna na grupach. Generalnie jest to forma pracy z grupą, facylitacja, tak jak mówisz, bardzo szeroki parasol. Pod tym się mieszczą różnorodne formy pracy, od fasylitowania konkretnych spotkań na konkretny temat, po fasylitowanie jakichś procesów związanych ze współpracą, z zarządzaniem, czyli można powiedzieć, że facylitacja może mieć formę taką bardzo narzędziową, gdzie grupa opracowuje konkretny temat, Bądź taką formę bardziej rozwojową, gdzie chodzi o jakieś interakcje, relacje między ludźmi i nie są to rozłączne zbiory, tylko raczej continuum, bo bardzo często przy okazji jakiegoś tematu jest też oczywiście ten poziom relacyjny i on gra dużą rolę, ta cała infrastruktura relacji interpersonalnych, które są w grupie, która opracowuje ten poziom.

Na pewno facylitacja jest specyficzna w tym sensie, bo form pracy z grupami też jest wiele i facylitacja jest specyficzna w tym sensie, że ekspertyza do opracowania tematu jest w grupie. Czyli to członkowie grupy, ludzie, którzy ją tworzą, ci, którzy są obecni na danym spotkaniu, na danym warsztacie, Są tymi, którzy załatwiają temat. I to, myślę, jest bardzo ważne w facylitacji, żeby w ten sposób jakoś myśleć potem też o swojej roli jako facylitatora. Dlatego, że z grupami można robić różne rzeczy. Można robić spotkania, na którym ludziom się po prostu coś ogłasza. Można do grup robić prezentacje. Można grup czegoś uczyć. Znowu, jak mówiłeś o tym informatyku, który się zna na komputerach, to pomyślałam sobie, no tak, to tak jak nauczyciel, też szeroki parasol, ale zupełnie czego innego uczy nauczyciel akademicki, zupełnie czego innego uczy nauczyciel, nie wiem, przedszkolny, czego innego uczy polonista i tak dalej.

I w tym sensie to jest też podobne do facylitacji, że czasami temat, wątek może być specyficzny, zazwyczaj jest specyficzny dla danej grupy, ale różnica jest taka, że w przypadku facylitacji To, co jest potrzebne, wszelkiego rodzaju zasoby wiedzowe, emocjonalne, które są potrzebne do tego, żeby temat opracować, to jest w grupie. To nie jest w nauczycielu, to nie jest w ekspercie, to jest w grupie. A, czyli taką magiczną różdżką facylitatora to nie jest to, że on wie najlepiej i on wie wszystko zrobić, tylko dobry facylitator umie wyciągnąć to z grupy, czyli tak parafrazując, sprawia, żeby ludzie w końcu dogadali się między sobą. Dobrze to rozumiem? Tak, absolutnie, bingo. Ja bym to nawet wzmocniła i powiedziałabym, że on nie musi wiedzieć, tak jak mówisz, może w ogóle nie wiedzieć.

To nie jest łatwe, bo trzeba wtedy wejść na taki teren, że będąc w roli facilitatora, odklejam się od swojej potrzeby wiedzenia, znania tematu, od swojej chęci kontrolowania przepływu treści merytorycznych, które ludzie dyskutują. Ale nie mając pojęcia kompletnie i będąc dyletantem w kwestiach jakichś związanych z programowaniem, mogłabym facylitować spotkanie, na którym ty i twój zespół albo ty i twoi kumple obgadujecie coś, bo nie muszę się wam wtrącać w ten temat. Ja jestem ekspertem od takich zjawisk, które są związane z procesem grupowym, czyli z waszymi interakcjami, z tym jak przebiega między wami komunikacja, Z tym jaka jest dynamika tej komunikacji.

Moja ekspertyza polega na tym, żeby myśleć i proponować Wam takie formy interakcji i komunikacji, które jak najbardziej ułatwią Wam dojście do celu. Jakikolwiek cel sobie postawiliście na to spotkanie. Bo to może być cel po prostu tylko pogadać, coś podsumować z przeszłości. To może być cel zaplanować coś na przyszłość. To może być cel podjąć jakąś decyzję. Więc ja myślę o takich formach waszej współpracy i interakcji, które wam pomogą ten cel jak najsprawniej osiągnąć przy zaangażowaniu maksymalnej części grupy. Mówię maksymalnej, bo pozbyłam się już trochę takiego idealizmu, że zaangażować wszystkich na 100%. To a propos naszej rozmowy też kuluarowej o efektywności, to myślę, że tutaj też warto, żeby facylitator miał takie

Podszewki mojej roli i świadomie pracuję na to, żeby ludzi aktywizować do brania odpowiedzialności, do angażowania się w tematy. Super, to jest świetne przedstawienie tego. Wiesz co, tak mnie naszło takie pytanie, gdybyś mogła powiedzieć z jakimi sytuacjami, z jakimi problemami firmy, klienci najczęściej do Ciebie przychodzą? Czyli kiedy to jest OK poprosić facylitatora z zewnątrz o pomoc? Jakie sytuacje najczęściej masz u siebie? Zdarza się, że jest to coś takiego przyjemnościowego i lekkiego jak jakiś rodzaj, nie wiem, kick-offu, startu jakiegoś projektu, nie? I trzeba zebrać energię i to jakoś odpalić fajnie i wtedy też facylitacja takich spotkań, takich eventów jest czymś przyjemnym, ale częściej i większość, jak zadałeś to pytanie, to pomyślałam sobie, że niestety jest trochę jak z lekarzem, tak?

Ludzie sięgają po zewnętrznego facylitatora, Wtedy, kiedy coś boli albo lidera, albo on czuje, że w zespole tam krążą jakieś boleści i ludzie się z tym za bardzo nie mogą poukładać, a lider, liderka są jakoś zbyt zaangażowani w temat, albo mogą być stroną, albo obawiają się, że w związku z tym, że są w trochę innej roli, to Dublowanie tych ról będzie jakoś trudne czy niewygodne dla tej osoby, która jest w pozycji liderskiej bądź dla zespołu i wtedy zazwyczaj proszą o facilitatora. Ja w ogóle jakoś tak się zastanawiałam, skąd to się w ogóle wzięło, bo to jest takie oczywiste, że teraz ten facilitator przez różne przypadki odmieniany w tych różnych kontekstach występuje i czasami jest zewnętrzny, czasami wewnętrzny w firmie. Ale po co w ogóle facylitator? Takie bardzo bazowe pytanie.

I sobie myślę, kurczę, przecież ludzie od zawsze funkcjonowali w grupach. Ewolucyjnie przetrwali dlatego, że funkcjonowali w grupach, tak? Neandertalczyk był silniejszy, ale tworzył mniejsze grupy, bo był silny. I słabsi hominidzi po prostu przetrwali, bo tworzyli większe grupy. Więc grupy są czymś naturalnym dla ludzi. I myślę sobie przecież, nie wiem, 50 lat temu, 100 lat temu nie był potrzebny facylitator, żeby ludzie się mogli dogadywać. I myślę sobie, czy to jest jakiś rodzaj specyfiki naszych czasów, że w tej chwili, nawet ja, jak siadam w grupie, To mi jest trudniej innych słuchać, być na innych uważnym, czyli żeby uruchomić w samej grupie, od razu, w członkach grupy, takie wewnętrzne siły, żeby grupa mogła opracować temat bez fasylitatora.

I to po prostu trzeba wiedzieć, znaczy z tego trzeba sobie zdawać sprawę, na to trzeba być uważnym, warto wtedy to jakoś przeciwważyć, pracując z taką grupą jako facylitator, warto to pomóc grupie uświadomić, żeby to ludzi nie blokowało, ale na pewno iluzją jest to, że hierarchii nie ma, ona zawsze jest. Tylko pytanie, czy my wiemy jaka ta hierarchiczność w nas samych operuje i jaka hierarchiczność jest ważna w tej grupie, która realizuje dany cel. Właśnie, to jest bardzo ważne, co mówisz, bo ten facylitator ma taką perspektywę i to wyciągnie. Powiedz mi taką rzecz, bo to może być trochę takie mylące, może czasem zastanawiające, że ludzie przychodzą do Ciebie jak do lekarza, bo oni mają problem, ale znowu tych lekarzy mają kilku.

Więc powiedz nam, jaka jest różnica między konsultantem, np. mentorem, Może jakimś moderatorem czy szkoleniowcem, bo przecież tych ludzi na rynku jest pełno, ale czym oni tak naprawdę się różnią? Fajnie, że zadajesz to pytanie, bo rzeczywiście te role są nieco inne i warto wiedzieć, czym każda z nich się charakteryzuje. Chyba najbardziej podobna jest rola facylitatora i coacha grupowego. Zwłaszcza tam, gdzie facylitator jest zapraszany do facylitacji tzw. procesów rozwojowych, czyli coś we współpracy było trudnego, coś między ludźmi, coś między liderem a ludźmi, jakiś kryzys, jakaś trudność, którą chcemy razem wspólnie opracować. I tutaj mam wrażenie, że facylitacja i coaching grupowy są blisko siebie,

W tym sensie, że zarówno coach grupowy, jak i facylitator umiejscawia ekspertyzę do rozwiązania i siły takie potrzebne do rozwiązania problemu w grupie. Pracuje w dużym stopniu pytaniami. Oczywiście proponuje różne sposoby interakcji, które umożliwiają ludziom wydobycie się z kłopotu. Coaching indywidualny, wiadomo, jeżeli chodzi o podejście, postawę podobne do facylitacji, też jest to ta otwartość, łatwość odpuszczania swoich założeń, które stawiam pracując z klientem. Jest to nieocenianie, budowanie bezpieczeństwa w relacji po to, żeby osoba w przypadku coachingu indywidualnego, a w przypadku grupy, żeby grupa Mogła w facylitacji czuć się bezpiecznie i swobodnie myśleć, kreatywnie myśleć, generować swobodnie pomysły.

Na przemian połykają wiedzę, a potem ćwiczą różne umiejętności. I to był taki przekładany tort. Warstwa wiedzy, warstwa ćwiczeń, warstwa wiedzy, warstwa ćwiczeń. Nawet jeżeli prowadziłam dialog, to często mój dialog polegał na tym, żeby doprowadzić ludzi do tej odpowiedzi, którą ja miałam w zamyśle. Jako facylitator ja pracuję z grupą i ja zadaję pytania naprawdę nie wiedząc, co oni odpowiedzą. Czyli przyjmuję wszelkie możliwe odpowiedzi, które się podzieją. To jest taka sytuacyjna, konkretna różnica, ale bardzo znacząca. I ciekawe jest to, bo myślę sobie teraz o takich różnych wydarzeniach, w których brałam udział, kiedy pracowałam z zespołem, które się wyraża w takim zapotrzebowaniu, zespół liderów zarządzających.

Którzy mają jakieś kłopoty, w tym konflikty między sobą, a ważne jest, żeby oni się dogadywali, bo jak oni się nie dogadują, to ich działy też się nie dogadują. Jeżeli ja tam wchodzę jako trener, to wchodzę i proponuję jakiś rodzaj wiedzy dla nich użyteczny, związany z tym, z czym oni się zmagają. I potem dyskusje wokół tego, jakieś próby ćwiczenia, różnych form komunikacji między nimi, na przykład, nie wiem, to może być model Leoncioniego, dysfunkcji w zespole, czy nie wiem, model komunikacyjny, non-violent communication, tak? I wtedy pomagam im trenersko. Jeżeli wchodzę tam jako facilitator, to najpierw dobrze definiuje z nimi problem w etapie przygotowania, czyli robię wywiady, próbuję się jak najlepiej zorientować, co tam w trawie piszczy i co im jest potrzebne, jakie oni mają indywidualne patrzenie na ten

Najprostszym, najużyteczniejszym moim zdaniem narzędziem jest zaciekawienie samego facylitatora, czyli założenie, że na pewno coś pójdzie inaczej niż mi się wydaje, że pójdzie, niż ja sobie wyobrażam, że pójdzie i zaciekawienie się tym, czemu się dzieje to, co się dzieje w grupie. Potem drugim, ale to jest z postawy niż z tego, co mogę zastosować, co mogę zrobić. Zastosować mogę komentarz, mogę pytanie. To są kolejne dwa najprostsze narzędzia w facylitacji. Czy ja sobie pozwolę nie cenzurować się w swojej głowie, tylko jak mnie coś zadziwia, odpowiedzieć grupie, zadziwia mnie to słuchajcie, że akurat podchodzicie do tego wątku już trzeci raz, ale jakoś za każdym razem, gdy zbliżacie się do konkluzji, To włączacie w to jakieś nowe treści, znowu oddalając się od tej konkluzji.

Oni mogą pokazać różny ruch albo różny gest i musi być moja otwartość i przyzwolenie na ten ruch czy gest i mogę powiedzieć jak to jest dla Ciebie nie okej to zredukuj to do minimalnego możliwego uczestnictwa w tej aktywności, a jak nie chcesz to poczekaj popatrz jak inni to robią i może Ci się zachce. Czyli jest swoboda, jest przyzwolenie, jest zachęta, ale generalnie ja tam jestem po to też jako facilitator, żeby ludzie trochę funkcjonowali i gadali ze sobą inaczej niż to robią normalnie. Bo jeżeli by mieli to zrobić tak jak normalnie, to po co ja im tam jestem? To by odpękali to co zwykle, jakieś swoje ping-pongi, którymi się zazwyczaj wymieniają i facylitator by im nie był potrzebny. Więc jeżeli chodzi o te narzędzia, to naprawdę je można czerpać zewsząd, a najfajniej jest je czerpać z grupy.

I dosłownie nam to zajęło, nie wiem, 7 minut, a ożywiło całe towarzystwo i pozwoliło się ludziom lepiej poznać i był ruch. Czy ja to wymyśliłam? Nie. Czy ja bym to wymyśliła tak fajnie i tak adekwatnie dla tej grupy? Ale czy sięgnięcie do zasobów ludzi, którzy biorą w czymś udział, a są w stanie złapać swoje potrzeby i je nazwać, jest czymś sensownym? Moim zdaniem zawsze. Więc jako facylitator dążę z grupami do tego, Żeby to ich energia była tym, co płonie, co się wyłania w tym spotkaniu, a ja tylko dostarczam tlen, tak? Trochę mniej, trochę więcej, czasami bardziej do fokusu, a czasami bardziej do rozprzestrzenienia.

Są takie warsztaty, które bardziej kładą nacisk na narzędzia. Natomiast to, do czego ja jestem bardzo mocno przekonana i o czym też dzisiaj rozmawialiśmy, To jest takie podejście, które uwzględnia uważność na grupę, proces grupowy, ale też i na siebie jako na facilitatora, który też jest jednym z bardzo ważnych narzędzi w facylitacji i co ten facylitator sobą wnosi. I akurat tego podejścia moim zdaniem bardzo efektywnie i ciekawie uczy szkoła facylitacji Pathways, której ty też jesteś absolwentem, więc trochę tu zrobimy teraz taki Reklamę w szkole facylitacji Pathways. Można się też tego nauczyć oczywiście z różnego rodzaju lektur. Znaczna część tych lektur jest w języku angielskim.

Dla mnie bardzo pomocnym dla takich i porządkującym facylitację spotkań przez takich facylitatorów, którzy początkują i zaczynają prowadzić zespoły był Sam Kanner i jego Facilitators Guide to Group Decision Making. Chyba tak ten tytuł brzmi. Zresztą podamy to potem dokładnie. Dobra, podlinkujemy. Tak, podlinkujemy wszystkie rzeczy, o których mówiliśmy w tym odcinku na stronie odcinka w notatkach, więc bijajcie na stronę nerd.management. 153, jak 153 numer tego odcinka. Powiedz Maria, czy jeszcze jest coś konkretnego, co byś chciała dodać na koniec? Żeby mieć oczy i uszy otwarte, ostatnio byłam na konferencji, nie wiem czy to widać. Widać to, co pokazuję? Byłam na konferencji dotyczącej zupełnie innego tematu i innej metodologii, bo prowadzę też grupy taką specyficzną metodą psychodramy.

I tam oczywiście, jak na wielu konferencjach, jakieś stoisko, więc warto mieć też takie anteny, radary czujne, bo chodzę po tym stoisku, przeglądam te książki i znalazłam coś bardzo ciekawego, czyli tą książkę, którą pokazywałam, którą też możemy zawrzeć tam na liście lektur. Natomiast to, co jest na liście propozycji do doczytania, natomiast to, co jest na pewno bardzo fajne, to jest świadome branie udziału w spotkaniach, w których uczestniczę, nawet nie jako facylitator czy prowadzący, ale żeby spróbować sobie patrzeć na ten poziom, który do tej pory był być może omijany Jak ludzie biorą udział w tych spotkaniach? Dlaczego biorą tak, jak biorą udział w tych spotkaniach? Co ja nawet z pozycji uczestnika mogę zrobić, żeby to było bardziej użyteczne dla mnie, ale też dla innych i dla celu spotkania?

I życzymy Wam tego, żebyście stawali się takimi facylitatorami z krwi i kości, nawet jeżeli niekoniecznie od razu certyfikowanymi czy w jakiś sposób specjalistyczny, ale jednak każdy z nas musi mieć troszeczkę w duszy tego Sposoby myślenia facylitatora. Dzięki Paweł jeszcze raz za wywiad, no i oczywiście podziękowania dla naszego gościa, a tymczasem dziękujemy Wam za to, że nas wysłuchaliście i obejrzeliście. I pamiętajcie, że jeżeli potrzebujecie wsparcia w organizacji, my te skille mamy, mamy kompetencje, mamy doświadczenie i pomagamy również firmom się lepiej organizować i funkcjonować, więc jeżeli chcecie naszego wsparcia, My nie mamy za dużo tego czasu i za dużo miejsc, ale może Wam się uda wbić w nasz kalendarz. Wypełnijcie formularz na stronie nerd.management-konsultacje. Napiszcie czego potrzebujecie, w czym możemy Wam pomóc, jak się z Wami skontaktować i indywidualnie dogadamy szczegóły.