Czym jest i jak działa Interim Managment [Iwona Borawska]

Cześć, witam Was po raz kolejny na naszym kanale i dzisiaj mam ponownie przyjemność rozmawiać z Iwoną Borawską. Cześć, dzień dobry. Cześć, Iwona. Od razu płynnie przechodzę do meritum naszego dzisiejszego spotkania. Co to jest Interim Management? Rozszyfruj to. Właśnie, dzisiaj porozmawiamy o interim managemencie, czyli o usłudze, która na rynku jest dostępna od już wielu lat, natomiast do tej pory korzystały z niej najczęściej duże korporacje. Interim management to jest czasowe wejście eksperta od zarządzania do zarządzania konkretnym obszarem, to może być interim manager do spraw HR, interim manager do spraw sprzedaży, do tego, żeby przeprowadzić zmiany w organizacji. On był bardzo mocno popularny w firmach większych, w korporacje, gdzie rzeczywiście te projekty czy też zmiany były bardzo duże i bardzo zaawansowane.

Czy z jakimkolwiek innym konsultantem. I trochę jest tak, że przyglądając się temu, w jaki sposób funkcjonują firmy, w jaki sposób funkcjonują ich zespoły, doszłam do wniosku, że trzeba zrobić krok dalej, czyli nie tylko rysować klientom, co należy wdrożyć i jak należy działać, ale też wejść do środka i wziąć odpowiedzialność za to, żeby to faktycznie zostało wdrożone. Interim adresuje co? Sprzedaż, marketing, HR, produkcja, co jeszcze? Tak naprawdę wszystko. Każdy obszar wewnątrz organizacji może być zaadresowany. To jest trochę tak, że ponieważ my mówimy o MŚP i o naszym wsparciu do tego, żeby je rozwijać, to najczęściej wchodzimy w rolę dyrektora zarządzającego kogoś na poziomie C level. Jesteśmy tuż pod właścicielem albo jesteśmy bardzo blisko zarządu po to, żeby zarządzić całą organizacją.

Zajmujemy się i produkcją, i logistyką, i działem sprzedaży. Dokładnie tak, jak zajmuje się dyrektor zarządzający, który wchodzi do organizacji, żeby porządnie przeprowadzić całą zmianę i wdrożyć procesy. Tacy interimowie, to jaki oni mają background? Bo tutaj jest szereg spektrum kompetencji, które trzeba mieć. Kim oni generalnie realnie są i skąd mają taki background kompetencyjny? Wiesz co, najczęściej to są byli dyrektorzy poszczególnych zespołów, czy to dział sprzedaży, czy to dział marketingu, czy to dział produkcji, logistyki. Natomiast najczęściej oni bardzo mocno rozwijali swoje kompetencje wewnątrz różnych organizacji. Zyskując wiedzę z tych poszczególnych obszarów. Wiesz, to trochę tak jak ja. Ja nie ustawię Ci żadnej reklamy, ale wiem jak zbudować strategię marketingowo i wiem jakie KPI mówią o tym, czy marketing jest dobrze prowadzony, czy źle.

Ale fizycznie nie muszę być ekspertką od tego, żeby ustawić reklamę. Dokładnie tak samo, gdy wchodzimy na produkcję. To nie jest tak, że interim manager musi potrafić przezbroić maszynę. Ale musi wiedzieć, jak wyglądają procesy, musi znać się na tych procesach, musi umieć oszacować KPI-e, musi wiedzieć, w jaki sposób przygotować pracę na tej produkcji i uwaga, jeżeli widzi, że na tej produkcji są jakiekolwiek trudności, to musi powiedzieć w zarządzie czy do właściciela, hej, tutaj potrzebujemy naprawdę większego wsparcia i nazywa jakiegoś. To jest osoba, która ma bardzo szeroką wiedzę o zarządzaniu różnymi obszarami biznesowymi, dlatego że ma w tym doświadczenie. To są często ludzie, którzy są, powiem, To są często ludzie, którzy bardzo fajnie kształcili swoje kompetencje w przeróżnych działach.

Ja staram się też dobierać osoby, które mają doświadczenia z różnych branż, żeby widzieli naprawdę szeroką organizację, żeby widzieli i mniejsze i trochę większe, żeby mogli przyjść i pokazać, jakie były dobre praktyki w organizacjach, które można było wprowadzić u takiego klienta. A ja jako firma, to jaki mam interes w tym, żeby skorzystać z takiego interim managementu, zamiast sobie po prostu zrekrutować takiego dyrektora? Wiesz co, ja bardzo często jak sama pracowałam jako konsultan albo współpracowałam z jakąś firmą jako doradca, nie wiem, trener, to często spotykałam się z tym, że zatrudnieni byli dyrektorzy, dyrektorzy zarządzający, tylko dlatego, że właściciel albo zarząd Nie miał wystarczających kompetencji. I teraz, jeżeli ja nie mam wystarczających kompetencji do tego, żeby zarządzać danym obszarem, to ja też nie mam wystarczających kompetencji do tego, żeby sprawdzić wiedzę i efekty kogoś, kto tym działem ma zarządzać.

U nas jest to tak zorganizowane, że Interim wchodzi do projektu I on oczywiście podlega właścicielowi albo zarządowi u klienta, ale też podlega naszemu zespołowi, który też kontroluje jego pracę. Mamy cotygodniowe spotkania statusowe, analizujemy narzędzia, KPI-e, analizujemy poziom wdrożenia projektów. Jesteśmy bardzo mocno w projekcie, więc to nie jest tak, że to jest takie ryzyko a zatrudnij, zobaczymy co z tego wyjdzie. W przypadku zatrudniania osoby na tak wysokie stanowisko, umówmy się, ryzyko jest gigantyczne, bo jeżeli ta osoba popełni błędy, no to niestety firma może być bardzo stratna, tak naprawdę na wielu poziomach. I myślę, że kolejna rzecz jest taka, że my współpracując ze sobą, u klienta pracuje cały zespół.

To nie jest tak, że jest jeden interim, który jest odpowiedzialny, który działa, który faktycznie zarządza całą firmą, natomiast konsultuje się swoje pomysły i my też dajemy mu dużo wsadu, dlatego że jeżeli np. jakiś obszar, strzelam w tej chwili HR, nie jest jego silną stroną kompetencji, ma trochę pojęcia o tym, ale to nie jest jego mocna kompetencja, to jest w stanie korzystać z interimów, którzy akurat w tym się bardzo mocno specjalizują. Więc jeżeli miałabym odpowiedzieć, co jest tak naprawdę największą wartością To przede wszystkim poczucie bezpieczeństwa, dlatego, że przychodzi do Ciebie człowiek, który jest w jakiś sposób kontrolowany, sprawdzony i ktoś weryfikuje jego pracę. I druga kwestia to zdecydowanie szerszy dostęp do wiedzy, do narzędzi, które ten człowiek będzie wdrażać.

A jaką ja musiałbym być firmą w takim układzie, żeby to rozwiązanie było dla mnie dobre? Tak naprawdę nie postawiliśmy sobie nigdy w zespole takiego progu minimum, nie wiem, przychodowego czy też rynkowego. Generalnie jest tak, że trzeba sobie odpowiedzieć na proste pytanie, czy w ogóle u Ciebie jest takie zarządzanie potrzebne? No bo jeżeli jesteś jednoosobową firmą, masz dwie, trzy osoby, to trochę jeszcze za mało do tego, żeby powiedzieć, że to zarządzanie w takim wymiarze jest potrzebne. Chyba, że jesteś, nie wiem, małą, bo dwu-, trzyosobową firmą, ale na przykład outsourcującą produkcję, marketing, inne działania, I de facto trzeba zarządzić przeróżnymi firmami. Tak naprawdę każda firma, która ma apetyt na rozwój, która ma apetyt na to, żeby zeskalować swój biznes nawet kilkukrotnie, która ma apetyt na to, żeby wejść na rynki zewnętrzne, każda z takich firm może skorzystać z wiedzy i doświadczenia interim managera.

Ja myślę, że jest kilka takich progów, powiedziałabym na dole, Które może niekoniecznie związane są z przychodem, czy z liczbą ludzi, liczbą osób na pokładzie. Co bardziej takie kryteria w stylu, czy masz odwagę inwestować. No bo umówmy się, interim manager przyjdzie i powie ci, w co należy zainwestować. Jakie środki w marketing, jaki budżet na sprzęt, jaki budżet na stronę internetową, na dział sprzedaży, na cokolwiek. I teraz, jeżeli nie masz i liczysz na to, że ktoś przyjdzie i czarodziejską różdżką zadziała, że to urośnie, to nie my. My nie ściemniamy. My przychodzimy i mówimy, co należy zrobić, żeby rzeczywiście urosło. I to jest chyba jedno z najważniejszych kryteriów. I druga kwestia to jest kwestia zaufania.

Jeżeli ufasz, jeżeli rzeczywiście dajesz nam narzędzia do tego, żebyśmy działali, super, to możemy coś zrealizować fajnego. A jaki mam na przykład w takim układzie ryzyka przy wejściu w taką współpracę jako firma? Wiesz co, ryzyka są. Ryzyka są, natomiast one głównie wynikają z tego, że nie dostaniemy w pełni możliwości. Czyli pojawimy się u jakiegoś klienta i nasze decyzje będą podważane. Albo mimo, że mamy naprawdę dobre pomysły, firma blokuje budżet i nie chce działać. To są takie główne ryzyka, które dotyczą zarządzania. Jeżeli zatrudniasz interim managera, to musisz być przekonany, że faktycznie tego chcesz i bierzesz na siebie to ryzyko. Ono jest częściowo podzielone, no bo my jak wchodzimy, to część naszego wynagrodzenia bierzemy właśnie od wzrostu, czyli nie mówimy, że hej zapłać nam dużo na starcie i potem jeszcze więcej co miesiąc, tylko mówimy wprost, że chcielibyśmy, żeby pokrywać nasze wynagrodzenie z efektów jakie osiągniemy.

Umówmy się, interim manager przychodzi do pracy po to, żeby mówić niewygodną prawdę, żeby powiedzieć o tym, jakie są zagrożenia, żeby powiedzieć o tym, jakie są błędy. Nie po to, żeby strzelać do ludzi, nie po to, żeby komukolwiek zrobić jakąkolwiek krzywdę, tylko po to, żeby nazwać problem i żeby poszukać na niego rozwiązania. Jeżeli w firmie problemy są zamiatane pod dywan, to w takiej firmie nie widzę możliwości przeprowadzenia sensownego projektu interimowego. Mówisz tutaj o ryzykach. Teraz zastanawia mnie, jakie korzyści takie realne jeszcze poza tym bezpieczeństwem mogę uzyskać jako biznes. No i teraz pytanie, kiedy jest sukces? Jak to jest w ogóle rozliczone? Jak to jest zdefiniowane, że ten projekt jest OK? Więc to sukces dla mnie jest wtedy, kiedy coś takiego jak przychody i coś takiego jak zyski równolegle rosną.

Jest masę rzeczy, natomiast one zawsze są wypasowane indywidualnie do tego, co jest u klienta i obserwujemy to właśnie przez ten pierwszy moment, miesiąc współpracy. Mówisz tutaj o dopasowaniu do klienta. No i mnie jako potencjalnego klienta na przykład bardzo by interesowało, w jaki sposób zostanie dobrany Interim do mnie, do mojego projektu, do mojej firmy. Na kilku poziomach jest to dla mnie ważne. Znaczy ja przede wszystkim szukam ludzi, którzy są z podobnej branży. Ja nie wierzę w to, że jeżeli jesteś klientem z branży FMCG, to człowiek, który do tej pory sprzedawał i pracował w branży IT, to też będzie dla ciebie. Nie ma takiego czegoś, że wstawiamy interim managera za próg i udajemy, że on naprawdę będzie najlepszy. To musi być osoba, która się zna, która rozumie specyfikę i ważne, która ma kontakty.

Co to dla mnie oznacza? Dla mnie oznacza to, że jeżeli chcemy wejść do jakiegoś dużego klienta z kanału nowoczesnego, To może osobiście nie znam, ale znam kogoś, kto zna i przynajmniej do pierwszego etapu rozmów doprowadzę. I to jest bardzo ważne, żeby interim manager, który wchodzi do danej organizacji, był osobą, która wie jak to zrobić. I nie na zasadzie konsultingowo ci rozrysuję na tablicy proces, jak się wchodzi, tylko rzeczywiście biorę swoją ofertę i sama tam idę i prowadzę takie rozmowy. Więc to musi być człowiek z branży, to jest raz. Dwa, to musi być osoba dopasowana do specyfiki klienta. Mówię o wielkość, mówię o sposób zarządzania, mówię o to, jakiego rodzaju jest ta organizacja. Ja nie wierzę w to, żeby człowiek, który pochodzi z bardzo dużej korporacji i do tej pory był nauczony, że tam są procesy i ten sposób komunikacji dyplomatycznej w ogóle, nagle zejdzie się na produkcję, gdzie tam K i H po wszystkich kontach i świetnie się w tym odnajdzie.

Bo się nie odnajdzie. Komunikacyjnie nie będzie pasować. Więc szukam osoby, która też osobowościowo jest świetnie dopasowana do takiego klienta. I trzecia kwestia bardzo ważna. Sprawdzamy dopasowanie na poziomie potrzeb. Jeżeli jest tak, że największy bałagan u klienta jest na poziomie produkcji i logistyki, to ja nie będę wrzucała kandydata czy też Interima, który jest ekspertem w dziedzinie HR-ów, bo to no nie taka osoba po prostu. A jeżeli ja jestem właścicielem i jestem zainteresowany, żeby wejść z Tobą w współpracę, bo wspomniałaś tutaj o audycie, który się dzieje na początku, to co ja w ogóle muszę zrobić, żeby wejść z Tobą w kontakt? No i najważniejsze, co ja muszę przygotować, żebyś Ty mnie mogła dobrze zaudytować? Zaczynamy od tego, że jest pierwsza rozmowa z naszym biurem i rozmawiamy o tym, jakie są potrzeby, jakie były intencje, co to jest za firma.

Zbieramy masę takich praktycznych informacji, które Interimowi pozwolą się dobrze przygotować do spotkania. Organizujemy spotkanie, to jest godzinny warsztat z Interimem i Interim Manager ma już zweryfikować pewne problemy, jakiś jeden problem na tyle pogłębić, aby już trochę porozmawiać z klientem o rozwiązaniach. Ja bym chciała, żeby klient, który decyduje się na współpracę, Dyskusja o zakupie audytu Potem klient otrzymuje ankiety. Ankiety, gdzie jego menadżerowie wypełniają informacje przeróżne, dostosowane do działów.

Wraca, coś przepisuje na komputer, drukuje. Wraca i idzie na magazyn, który jest dwa budynki dalej. Tam zostawia to zamówienie. I teraz jak sobie policzyłam ile czasu zajmuje obsługa jednego zamówienia, jest jeszcze papieros po drodze, no to myślę sobie totalnie bez sensu. Nikt w tej firmie tego nie zauważył, że można drukarkę postawić przy biurku tego gościa. Mało tego, że można zrobić tak, że zamówienie wysyła się na drukarkę do magazynu, wcale tam nie trzeba iść. I myślę, że to jest bardzo ważne, żeby był ktoś, kto po prostu stanie i popatrzy. Takie spojrzenie z boku na pewno jest bardzo cenne. Nie jest to w ogóle nasza pierwsza rozmowa na temat Interimu i ty za każdym razem emocjonalnie i z taką ekscytacją się na ten temat wypowiadasz.

Skąd w ogóle się pojawiła koncepcja na takie rozwiązanie, żeby mieć firmę, która zajmuje się interim managementem? Ona się wzięła z tego, że ja widziałam bardzo dużo wad po stronie konsultingu. To znaczy miałam takie poczucie, że nawet najlepsze pomysły były zabijane przez bieżączkę. I kiedy zaczęłam sama świadczyć usługi interim managementu, bo to się od tego zaczęło, opuściłam, wyszłam ze spółki, pomyślałam sobie, że dobra, to ja od dzisiaj będę freelancerem. No tylko jak zaczęłam chodzić i opowiadać o tym właśnie z tą ekscytacją, że jak to jest super, że w ogóle Interim Management, że tak fajnie się to rozwija, to raptem się okazało, że tych klientów zaczęło przychodzić na tyle dużo, że ja nie jestem w stanie ich obsłużyć. I zapytań mam masę. I wtedy powstał pomysł, że chcę zbudować agencję.