Mentionsy

Dzisiaj porozmawiamy o interesariuszach oraz o ich roli w sukcesie projektu.

Dzisiaj porozmawiamy, jak już powiedziałam, o interesariuszach oraz o ich roli w sukcesie projektu.

Powiedz mi proszę, kim w ogóle są interesariusze projektu?

No właśnie, kim są interesariusze projektu?

Ja bardzo lubię to słowo interesariusze, dlatego że to słowo interesariusze tylko pozornie jest takie trudne do zrozumienia, ale jak sobie w tym słowie interesariusze podkreślimy tą pierwszą część, czyli interes,

Także interesariusze to bardzo szerokie pojęcie.

Im większy projekt, im ważniejszy projekt, im wyższe interesy towarzyszą projektowi, tym mamy do czynienia z bardziej istotnymi i wymagającymi interesariuszami.

Nie możemy ignorować interesariuszy.

Co więcej, ja staram się zawsze podkreślać, że nie wyobrażam sobie skutecznego poprowadzenia projektu, jeśli nie przeanalizujemy tego, jakie jest nastawienie interesariuszy.

Interesariusze to nie tylko osoby, instytucje z otoczenia naszej organizacji.

Interesariusze to również osoby, które są wewnątrz naszej organizacji.

To wszystko są interesariusze projektu.

Czasami spotykam się z taką interpretacją, że interesariusze są tylko na zewnątrz, albo że interesariusz to jest tylko ktoś, kto ma taki interes wprost, że na przykład to jest klient, ma wprost interes w tym, żeby projekt się udał.

Dlatego Zuziu, to jest tak trudne też, zarządzanie interesariuszami.

Natomiast wracając do definicji samego interesariusza, warto pamiętać o tym, że

Interesariuszem projektu jest także kierownik projektu, kierowniczka projektu.

Interesariuszem będzie nasz sponsor.

Interesariuszami będą nasi członkowie zespołu zarządzającego projektem.

Niezbyt priorytetowa, bo nie wiem, Maćku, czy ty też się z tym spotkałeś, ale ja czasami, gdy rozmawiam z moimi koleżankami, kolegami, project managerami, to oni tak machają ręką i mówią, ja nie mam czasu na te relacje, ja nie mam czasu na tę politykę przy projektach, ja nie mam czasu na to, żeby zarządzać interesariuszami albo wchodzić w te relacje z interesariuszami, bo ja mam robotę do zrobienia.

Czyli tak jakby trochę to zarządzanie interesariuszami wyrzucali poza zakres pracy projektowej, tak jakby to nie była ta robota do zrobienia.

Te relacje i utrzymanie pozytywnego wpływu albo minimalizowanie negatywnego wpływu interesariuszy na efekty naszego projektu.

I tutaj właśnie pojawia się ten brak zrozumienia, że oni są także interesariuszami projektu, ale że nie patrzą na projekt dokładnie w taki sam sposób, tylko że patrzą przez swój pryzmat, przez swoje okulary, przez to, jaka jest ich rola na co dzień w organizacji i mogą...

No to wówczas może się okazać, że w najmniej dla nas dobrym momencie pojawią się trudności, których moglibyśmy uniknąć, gdybyśmy taką analizę Interesariuszy przeprowadzili z wyprzedzeniem.

Jest to bardzo dobra definicja, też bardzo szczegółowa, za co Wam serdecznie dziękuję, ale ciekawi mnie jeszcze jedna sprawa, ponieważ jest dużo tych nazw i dla mnie jako dla osoby, która swoją przygodę dopiero rozpoczyna, czasami bywa to trochę zagmatwane, ponieważ mamy kierownika projektu, mamy biuro projektowe, mamy interesariuszy projektu, zespół projektowy i jeszcze jest taka jedna osoba, czyli sponsor projektu.

I dla mnie na początku było trochę trudne to rozgraniczenie, kim jest sponsor, kim jest interesariusz, czy sponsor też może być interesariuszem.

Sponsor naturalnie jest interesariuszem projektu, bo finansuje projekt.

Pracę kierownika projektu, to to jest zdecydowanie jeden z kluczowych interesariuszy, dla którego zawsze powinniśmy mieć wygospodarowany czas i dbać o tę relację, pielęgnować tę relację.

Także tak, sponsor zdecydowanie jest na liście interesariuszy i to jest akurat z perspektywy kierownika projektu ktoś, kogo powinno być bardzo łatwo zidentyfikować.

Czasami jest tak, że projekt nie ma swojej matki chrzestnej czy ojca chrzestnego, tego sponsora, wskazanego wprost, no i wtedy sytuacja jest trudniejsza, bo musimy sami sobie poradzić, zidentyfikować tak naprawdę, kto jest kluczowym interesariuszem dla tego projektu, a być może jest to grupa.

Pozostali kluczowi interesariusze chcieli zrozumieć tą trudność, z jaką w danym momencie się mierzymy.

Dlaczego warto inwestować czas w budowanie relacji z interesariuszami?

I moglibyśmy pomyśleć, że relacje z tym środowiskiem, z tymi interesariuszami, umawianie się na jakieś spotkania, budowanie tych relacji, szukanie sprzymierzeńców przy tym ograniczonym czasie, który mamy, może być stratą tego czasu.

Jest taki bardzo wrażliwy moment pomiędzy rozpoczęciem projektu, inicjacją, a planowaniem, kiedy zawsze zachęcamy naszych project managerów do tego, żeby zrobili kick-off meeting, spotkanie otwierające projektu, gdzie możemy spotkać się z interesariuszami, z ważnymi interesariuszami i pokazać im, wracam do tytułu naszego podcastu, Strategicznie przez projekty, jak nasz projekt

Oddziaływuje na strategię organizacji, dlaczego on jest ważny, dlaczego w ogóle inwestujemy w ten projekt i zbudować od samego początku entuzjazm wokół projektu i bardzo pozytywne nastawienie do tego przedsięwzięcia, tak żeby jak największa liczba tych silnych interesariuszy, tych rozpoznawalnych w organizacji z wysokim autorytetem, dało wsparcie temu przedsięwzięciu, które prowadzimy.

No i wówczas myślimy, no dobra, to tutaj rzeczywiście warto zadbać o wsparcie interesariuszy, warto zadbać o wsparcie ludzi naokoło tego projektu i tych, którzy w tym projekcie są zaangażowani.

One mają często zdecydowanie mniejszy budżet, one angażują mniejsze zespoły projektowe, ale w nich zarządzanie interesariuszami jest tak samo ważne.

Będzie trochę łatwiejsze, dlatego że będzie tych interesariuszy być może mniej.

Będziemy być może poświęcili zarządzaniu interesariuszami, zarządzaniu zaangażowaniem interesariuszy.

Czasu zupełnie w relacje z interesariuszami, to może się okazać, że nasza wydawałoby się prosta inicjatywa, nasze proste przedsięwzięcie utknie gdzieś.

Utknie gdzieś dlatego, że interesariusze nie będą mieli dla nas czasu.

Wykonanie prostej czynności będzie trudne do wyegzekwowania od interesariuszy.

Inwestujemy w relacje z interesariuszami

W różny sposób, zależnie od tego, kim są ci interesariusze, ale bardzo często, choćby podczas kick-off meeting, o którym Piotrze wspomniałeś, inwestujemy w zrozumienie znaczenia projektu.

Właśnie zauważyłam, że ja w swoich małych projektach nie zawsze mam czas na tą relację z interesariuszami i też niestety nie zawsze traktuję ją priorytetowo, więc dziękuję Wam bardzo za te uwagi, ale mam takie kolejne pytanie, że co jako początkująca project managerka mogę zrobić, żeby na co dzień tą relację poprawić?

Jakie nawyki może wyrobić, aby ta relacja z interesariuszami była dobra, aby kwitła i żeby interesariusze byli zaangażowani w projekt i sprzyjali moim działaniom?

Jeśli mówimy wspólnie z Piotrem, podkreślamy znaczenie budowania zaangażowania interesariuszy, nie chcemy przez to powiedzieć, że potrzebujemy takiego samego zaangażowania wszystkich.

Bywa tak, że potrzebujemy jakiegoś interesariusza, na przykład do podjęcia decyzji, która jest jednym momentem w projekcie.

W związku z tym nie musimy tak dużo zainwestować w relacje z tym interesariuszem, jak

Także bardzo ważne tutaj jest rozpoczęcie od analizy interesariuszy.

Dobrze, więc powiedzmy, że sporządziłam rejestr interesariuszy.

Mam wypisanych interesariuszy, którzy mają największy wpływ na sukces mojego projektu.

Identyfikacja interesariuszy, stworzenie rejestru interesariuszy.

Jak już ma zawiązany ten twój zespół zarządzający projektem, to wspólnie zastanawiamy się, kto jest dla nas ważnym interesariuszem.

Jeżeli mamy fajnie poukładaną kulturę projektową w organizacji, to prawdopodobnie jest jakieś repozytorium wiedzy projektowej, gdzie ty możesz sięgnąć po rejestr interesariuszy z podobnego projektu z przeszłości.

My chcemy wybrać tych najważniejszych interesariuszy i przygotować się do tego kick-off meetingu naprawdę bardzo skrupulatnie, bardzo profesjonalnie.

Ale żeby przekazać tym kluczowym interesariuszom projektu, po co my ten projekt realizujemy, jakie cele chcemy osiągnąć, jak świat się zmieni dla nich, jak ich rzeczywistość się zmieni, kiedy my zrealizujemy ten projekt, jak ten projekt jest potrzebny, jak ten projekt jest ważny.

Uwaga, użyć interesariuszy.

Ci ważni interesariusze, oni nie mają dla nas dużo czasu.

To jest bardzo taki mocny impuls w zarządzaniu interesariuszami.

Tu właśnie, Piotrze, wspomniałeś, że na kick-off meetingu muszą być najważniejsi interesariusze.

Jak zorientować się, kto z interesariuszy ma rzeczywiście ten istotny wpływ na projekt i też w ogóle jakie są jego oczekiwania?

Ale od strony narzędziowej oboje wspominaliście o rejestrze interesariuszy.

Ja z kolei chciałbym zachęcić naszych słuchaczy do tego, żeby skorzystali z mapy interesariuszy.

Mapa interesariuszy jest narzędziem, które pozwala nam zidentyfikować właśnie tych ważniejszych i tych, na których musimy zwrócić większą uwagę, ale jednocześnie tych, na których musimy uważać.

W związku z tym, jeżeli przygotowujemy się do rozpoczęcia projektu i wspólnie z gronem, które zgodzi się służyć nam swoją radą, poświęcimy troszkę czasu na zmapowanie interesariuszy, no to jak w przypadku tradycyjnej mapy, może powstać taki graficzny obraz sytuacji, który pozwoli nam odnaleźć właściwą drogę.

Dlatego, że interesariusze będą się zmieniać w trakcie projektu.

Czyli są naszymi interesariuszami.

W związku z tym identyfikowanie i analiza interesariuszy nie kończy się aż do samego finiszu.

Musimy być cały czas gotowi na to, że nowi interesariusze mogą nam się pojawić.

Też dowiadując się trochę więcej o interesariuszach, pojawiło mi się takie hasło jak Strategia wywierania wpływu na interesariuszy.

To jest tak naprawdę clue zarządzania tą relacją z interesariuszem, bo to, że my sobie już zidentyfikujemy, wiemy kto jest kto,

Zarządzania relacjami z interesariuszami jako do typowej roboty projektowej.

Zaufanie, a nawet wsparcie, entuzjastyczne zaangażowanie naszych interesariuszy do działania.

I to jest ta strategia, wiesz, to jest strategia, którą wypracowujemy razem z naszym zespołem, czyli w jaki sposób my chcemy pozyskać zainteresowanie tego interesariusza, w jaki sposób my chcemy wzmocnić jego pozytywny wpływ albo ograniczyć jego negatywny wpływ.

I teraz jak się podzielimy też tymi działaniami, bo ten kierownik projektu, gdyby wszystkie zadania w projekcie przypisać do niego, no to tak naprawdę ja nie wiem, czy on byłby w stanie to wszystko, jeżeli mówimy teraz w kontekście Interesariuszy, poprowadzić samemu.

A nawet nie powinien, dlatego że będą tacy interesariusze, na których możemy lepiej oddziaływać pośrednio.

IT w projekcie do tego, żeby to on budował z tamtym ważnym interesariuszem relacje.

Czasami my nawet, gdy widzimy pewne talenty w naszym zespole, takie jeszcze nieoszlifowane diamenty, to specjalnie nawet wypuścimy je trochę do przodu właśnie, żeby sobie praktykowały, ćwiczyły to budowanie relacji z tymi interesariuszami.

Więc strategia, czyli to, co my tak naprawdę chcemy zrobić w kierunku tego interesariusza, żeby on

Jednym właśnie z pierwszych tropów, w którym idziemy, jest zmapowanie interesariuszy, to co Maciek proponował.

No i w konsekwencji budujemy plan komunikacji, bo przyjęta strategia może obejmować różne działania, ale w wielu wypadkach obejmuje sposób komunikowania się z interesariuszem.

No i dobieramy tą komunikację pod interesariusza, zarówno jeżeli chodzi o

Rozmawialiśmy też o tym, prawda, że komunikacja jest głównym obszarem realizacji zadań kierownika projektu, no i ta komunikacja będzie efektywna tylko wtedy, kiedy u jej podstaw będzie analiza interesariuszy, bo my nie komunikujemy się

My komunikujemy się po to, żeby osiągnąć takie zaangażowanie interesariuszy, które jest potrzebne dla naszego projektu.

Także różne warunki prowadzenia projektu, różne przedsięwzięcia będą wymagały od nas różnej komunikacji, ale u podstaw zawsze będzie leżała analiza interesariuszy.

Więc powiedzmy, że już mam stworzoną tą strategię wywierania wpływu na interesariuszy, cały plan jest przygotowany i później przechodzimy do realizacji projektu.

I czasami w takim biegu projektowym możemy o interesariuszach zapomnieć, mi się wydaje.

Powiedz mi proszę, jak mogę w trakcie projektu badać to, czy ta strategia faktycznie jest realizowana i czy ci interesariusze faktycznie są zadowoleni z naszej współpracy?

Wartość głównie wypływa z tego, że my te scenariusze, które napisaliśmy realizujemy, więc część z tych zadań, które dotyczą zarządzania interesariuszami mamy przypisane do nas, no i musimy konsekwentnie te relacje pielęgnować, nawiązywać je.

No to jest właśnie klucz do tego, żeby tę relację zbudować, ale w tej komunikacji też istotne jest to, żeby słuchać, wiesz, żeby dowiedzieć się, co jest istotne dla tego mojego konkretnego interesariusza w kontekście tego projektu.

który jest ważnym interesariuszem projektu i chcemy dowiedzieć się, czego on oczekuje, jakie on ma wymagania w stosunku do naszych rezultatów, do naszych produktów.

Czasami będziesz się posługiwała, tak jak właśnie w tym przypadku zbierania wymagań, definiowania zakresu, zespołem analityków, którego częścią też możemy być w roli kierownika projektu, którzy będą zadawali te pytania i będą dbali o to, żeby odpowiednio te informacje zebrać i zatwierdzić potem z klientem, czyli z ważnym interesariuszem.

I może nam brakować, no właśnie, uważności, żeby zidentyfikować nowych interesariuszy albo upewnić się czy nasze relacje z interesariuszami są właściwe.

No i w tej ściągawce na pewno powinno być pytanie o moje relacje z interesariuszami.

Powiedzmy pół godziny na zamknięcie tygodnia, które to jest pół godziny mojej refleksji nad tym, gdzie ja jestem w projekcie i to w dużej mierze jest refleksja nad relacją z interesariuszami.

Jest to bardzo dobra rada, szczególnie z tym, tak to trochę potocznie nazwę, rachunkiem sumienia po takim tygodniu pracy z interesariuszami.

Przez pół roku współpracowaliśmy z tymi ciekawymi osobami, nawiązaliśmy kontakt z tymi interesariuszami, więc co dalej?

Bo to jest właśnie cudowne w zarządzaniu interesariuszami, że te relacje, one trwają

Projekt już mógł się dawno zakończyć, ale jeżeli mamy dobre, pozytywne wspomnienia i zrównoważone, pozytywne relacje z naszymi interesariuszami, to one trwają dłużej niż projekt i potem mogą wspierać nam albo kolejne projekty, albo pomóc nam dalej w ścieżce rozwoju, nie tylko w życiu projektowym.

Rozpoczęliśmy naszą rozmowę też od wątku dotyczącego hierarchii interesariuszy.

Może takiego słowa nie użyliśmy, ale mówiliśmy o tym, że nie wszyscy interesariusze są równie ważni, że musimy sobie ich zmapować, żeby zobaczyć, którzy mają dla nas kluczowe znaczenie.

I to jest też chyba coś, co powinniśmy mieć na uwadze, to znaczy, że skoro w trakcie realizacji projektu nie wszyscy interesariusze mieli dla nas takie samo znaczenie, to również po jego zakończeniu nie wszyscy będą mieli dla nas takie samo znaczenie, ale

I to jest piękne podsumowanie co do Interesariuszy, co do projektu oraz co do relacji komunikacji właśnie w projekcie, jeżeli chodzi o Interesariuszy.

Myślę, że zarówno początkująca project managerka, czy też doświadczony project manager może wynieść z tej dyskusji wiele ciekawych wątków i informacji, więc nie zapominajmy, że budowanie relacji z interesariuszami jest ważne, jest istotne i warto inwestować w nie czas.