Kaizen Event - usprawniaj proces w 5 dni E197

To jest podcast Szkoła Jakości, nazywam się Artur Mydlarz i podzielę się z Wami swoją wiedzą na temat zarządzania jakością, ciągłego doskonalenia, zarządzania własną karierą. Zbliżamy się powoli do 200 odcinka podcastu Szkoła Jakości, z czego jestem dumny, zadowolony, cieszę się, że kontynuuję ten projekt i mogę się dzielić z Wami wiedzą, spostrzeżeniami, informacjami. Dzisiaj chciałbym poruszyć temat Kaizen, ale Kaizen Blitz, Kaizen Event, czyli świetnej metody, metodologii do doskonalania procesu w frameworku, który pozwoli Wam udoskonalić dany proces w tydzień, w pięć dni. Zaraz przejdziemy tutaj do tego tematu, jeżeli nie jesteście jeszcze z nim zaznajomieni. Naprawdę warto to poznać i stosować w organizacjach.

W wielu rozwiniętych firmach stosuje się takie eventy, Kaizen Event, Kaizen Blitz. Niektórzy nazywają to jako warsztaty doskonalące, czy działania lean w danym obszarze. Tylko tutaj tym wszystkim jest to, i to jest istotne, że jest to zamknięte w danych ramach czasowych. Można nawet zrobić taki Kaizen Event w trzy dni. Ja Wam pokażę taki aspekt pięciodniowy, tygodniowy. On jest bardzo Dobrze usytuowany w dniu roboczym, w dniu pracy, bo pozwala nam się skupić od poniedziałku do piątku, czyli w takim cyklu naszym naturalnym, zawodowym. Ale zanim przejdziemy do tego tematu, jeżeli mnie jeszcze nie znacie, ja nazywam się Artur Mydlarz, 10 lat pracowałem jako inżynier jakości, menadżer jakości.

Ponad 28 tysięcy razy skorzystaliście z naszych kursów. I też prowadzę m.in. właśnie ten podcast, żeby Was edukować, żeby pokazywać Wam możliwości rozwoju i tego, co stosować. Ogólnie filozofia Kaizen to jest sposób myślenia i podejścia do ciągłego doskonalenia organizacji. Ja już mam to wgrane natywnie do głowy. Myślę, że wielu inżynierów również. do tego, żeby ciągle doskonalić każdy proces. Niestety u mnie też się to przekłada na życie prywatne. Ja staram się każdą rzecz doskonalić, robić coś lepiej, nawet o 1%, bo o tym też wchodzi w Kaizen, żeby być lepszym nawet o 1% w danej rzeczy. Każdy proces można udoskonalić, każdą rzecz można udoskonalić.

Nawet jeżeli myślimy, że jest to praca w sposób Optymalny, ale czasami powiedzieć się, no ale kiedy to wszystko robić, kiedy to ogarniać, jak tutaj mamy zadanie, mamy cele do wykonania, mamy zrobić produkcję, mamy dostarczyć produkty gotowe, zgodne, mamy coś naprawić, to się coś wydarzy, jest jakaś reklamacja, kiedy znaleźć jeszcze czas na doskonalenie procesów. I tutaj właśnie bardzo fajnym rozwiązaniem są warsztaty Kaizen lub Kaizen Events lub inaczej Kaizen Blitz. Jeżeli nie spotkaliście się jeszcze z tym aspektem, to mogę Wam to wytłumaczyć. Celem takiego warsztatu jest osiągnięcie zmierzonych rezultatów w danym okresie czasu od 3 do 10 dni, optymalne to jest 5. Zadanie to jest powierzone grupie osób, w której zdefiniowany jest lider, który fajnie jak sobie dobierze osoby do tego zespołu.

Najlepiej technologa z danego obszaru, operatora, osoby decyzyjne w danym obszarze. I te osoby wyłączone są całkowicie ze swojej codziennej pracy. Musi to być uwzględnione w grafiku, tak jakby byli na urlopie. I tworzy się dla nich odpowiednią komórkę, Miejsce, gdzie pracują, blisko danego procesu. Jeżeli jest to produkcja, no to stawiamy po prostu stolik, krzesła, oczywiście w miejscu, w którym można to zrobić, z punktu widzenia BHP, tablice i ci ludzie przez 5 dni mają poprawić dany proces. Oczywiście tutaj musi mieć też sponsora, czyli osobę, która podejmuje decyzje na temat tego, że wykonujemy w organizacji taki Kaizen Events, który wskazuje obszar do poprawy, który wskazuje miejsce, na którym powinniśmy się skupić.

Bo ten cały event musi być zakomunikowany w organizacji, wszyscy muszą o nim wiedzieć od początku do końca. Właściciele obszaru też przede wszystkim i osoby, które tam pracują, bo w trakcie takich warsztatów będziemy wykonywać swoistego rodzaju testy, weryfikować będziemy, co się dzieje, sprawdzać. Tutaj będzie inny cykl pracy, będzie to miało też wpływ na pracę tego procesu, więc ta komunikacja jest bardzo istotna. No i aspekt kompetencji też by był uwzględniony, albo osoby, które biorą w takich warsztatach, miały know-how i rozumiały, czym są narzędzia lean, czym są narzędzia jakościowe, czym jest kaizen, czym jest doskonalenie.

Jeżeli tego nie ma, no to należy te osoby wcześniej z tego przeszkolić, aby zrozumiały, co to jest kanban, co to jest pokajoke, co to jest diagram spaghetti, co to jest VSM, po co my to robimy. W zespole musi być zdefiniowany lider, który będzie odpowiadał na końcu za rezultaty, który będzie zarządzał ludźmi, który będzie zarządzał grupą, definiował działania, które musimy zrobić. No i cały ten plan Kaizen Events możemy przedstawić w hierarchii tygodniowej, pięciodniowej. Ja Wam tu przedstawię, jak to zrobić właśnie w pięć dni, od czego zacząć, na czym skończyć, jakie narzędzia używać. Mam notatki, więc będę się wspierał.

Nie wychodzimy z założenia, że ktoś przychodzi do nas z informacją, to są problemy w tym procesie, macie je rozwiązać w Kaizen Events. Nie, wy jako liderzy macie za zadanie zweryfikować ten proces, sprawdzić, gdzie dokładnie są problemy, bo komuś z góry może się wydawać, że problem jest w operacji piątej, a tak naprawdę jeszcze większy jest w ósmej, o którym oni nie wiedzą i on powoduje to, że to wygląda tak, że to jest w operacji piątej ten problem. Mam nadzieję, że nadążacie za czym mówię, ale jest sporo takich aspektów, problemów ukrytych w procesach, więc cały poniedziałek poświęcamy na to, żeby zrozumieć proces i problemy, które są. Gdy mamy te wszystkie informacje, robimy sobie wolne po południu, dajemy pracować naszym mózgom i mózgom osób w zespole, które są Kaizen Events, po to, żeby na drugi dzień zrobić burzę mózgów, żeby wtorek przeznaczyć na to,

w domu albo pod prysznicem, chciałbym mu wtedy powiedział tak, to by zrozumiał, o co mi chodzi. I tak samo jest właśnie w całym tym warsztacie Kaizen, żeby też wziąć pod uwagę te aspekty mentalne i pracy naszego mózgu, żeby uświadomić sobie, że my będziemy wpadać na ciekawe rozwiązania, pomysły właśnie poza miejscem pracy, kiedy nasz mózg będzie to podświadomie wszystko analizował, więc środa to jest miejsce na dyskusję na temat działań korygujących, ich wybór i powolne wdrożenie, rozpoczęcie wdrożenia tych działań korygujących. No i to jest właśnie cała tutaj filozofia Kaizen Events i podejścia Kaizen doskonalenia takiego wschodniego, żeby te działania korygujące i te działania, które chcemy wprowadzić, można było zrobić w kilka godzin.

I w większości przypadków jest to możliwe. To mogą być zmiany proceduralne, to mogą być lekkie zmiany layoutu, to mogą być lekkie zmiany instrukcji wykonywania danej czynności, danej operacji lub przygotowanie na szybko jakiegoś pokajokę z rzeczy, które są dostępne w organizacji czy właśnie przy pomocy zasobów, które są. Chodzi o to, żeby te rozwiązania były niskokosztowe. I o to wchodzi właśnie w całym Kaizen Event. Żeby tutaj nie było rozwiązań takich, że my wdrażamy jakiegoś robota laserowego z czujnikiem, który będzie coś weryfikował, albo musimy kupić jakąś bardziej precyzyjną maszynę, która będzie nam rozwiązywać, która będzie dawała nam większą efektywność. No bo takie rozwiązania to można i wymyślić bez warsztatów Kaizen i pewnie najchętniej wymyślają takie rozwiązania osoby, które sprzedają takie maszyny.

Na to poświęcamy cały dzień. Możemy tutaj zastosować metodę okręgu Ono. Taichi Ono to był taki fajny, znany specjalista z Japonii, który był ekspertem właśnie Kaizen i Lin, fajny specjalista. Jakby mnie moja polonistka teraz słuchała, to by się za głowę złapała, że mówię fajny specjalista, ale nie o tym. Wracając do tematu krąg, ono to jest po prostu, idziecie w dano miejsce, to jest takie obrazowe, że robicie okrąg na ziemi, nie ruszacie się z tego okręgu. To ma być mały okrąg, metr średnicy. Nie ruszacie się z tego okręgu na kilkadziesiąt minut, a najlepsi na kilka godzin podobno i obserwujecie, co się dzieje w procesie.

zbudowanie dokumentacji z całego Kaizen Events, zbudowanie dokumentacji dotyczącej samego Kaizen Events, czyli wniosków, właśnie jakie były problemy, jakie stosowaliście metody do tego, żeby to zweryfikować, jakie zdefiniowaliście działania korygujące, najpierw przyczyny źródłowe, jakie są później wyniki, stworzenie całego takiego raportu, oczywiście archiwizowanie i udokumentowanie. ale też zapewnienie tego, że te działania będą później przestrzegane po tych waszych warsztatach Kaizen Events. Bo realia są czasami takie, że Wy się robicie przez tydzień, wymyślicie fajne rozwiązania, a później wrócicie tam za 2 tygodnie, a operatorzy pracują według starych zasad, według starych metod, no bo tak im jest łatwiej i jest prościej.

i pokazać, jak to powinno działać. Fajnie jest zrobić w wielu organizacjach w jednym okresie, na przykład kiedy macie mniej pracy, kiedy są takie momenty, gdzie jest mniejsze zapotrzebowanie na produkty, zrobić sobie takie Kaizen Events jako zawody. Na przykład zrobić pięć zespołów Kaizen Events, zrobić pięć obszarów do usprawnień przez tydzień i każdy z zespołów ma przynieść jak najlepsze pomysłu, rozwiązania i później zrobić na końcu właśnie w piątek czy w poniedziałek zaprezentowanie wyników, pokazanie co dany zespół wymyślił, co wdrożono, żeby też zrobić taką wymianę informacji wewnątrz organizacji.

Mam nadzieję, że zaraziłem Was, Kaizen Events, że zaraziłem Was samym Kaizenem i usprawnieniem procesów. Wierzę, że będziecie to stosować. Jeżeli macie jakieś pytania, to śmiało w komentarzu możecie mnie o to pytać. Ja zachęcam Was oczywiście do skorzystania z naszych szkoleń w szkołajakości.pl. Zapraszam Was bardzo serdecznie. Ponad 40 kursów online, m.in. też z Lean Management, gdzie poznajecie ponad 22 metody, które bardzo Wam pomogą w przejściu przez Kaizen Events. A te metody przedstawiają jedni z najlepszych ekspertów w Polsce. Kilkunastu trenerów przygotowało to szkolenie Lean Management w Szkole Jakości. Zachęcam do sprawdzenia. A ja dziękuję Wam za dzisiaj. Artur Mydlarz, Szkoła Jakości.