#4 Project manager vs KLIENT | Co IRYTUJE przedsiębiorców | Kamil Maciaszkiewicz | ROI Hunters Studio

Zauważyłem, że to wkurwia klientów, że... A, że ich dręcze. Tak, że dręczymy klientów. Wiadomo, to jest współpraca, to nie wyjdzie to, jeżeli tylko jedna strona będzie chciała. Ale chcesz powiedzieć, że przez 5 lat pracy tam były jakieś elementy, które sprawiały ci duży dyskomfort, bo musiałeś działać wbrew sobie? Jeżeli klient szuka takiej agencji, która będzie na tip-top, na przekięcie palca wykonywać jego zlecenia, to raczej to na pewno nie jest nasza agencja. Siema, z tej strony Piotrek, a to jest ROI Hunters. Cześć Kamil. Witam Cię. Kamil jest liderem działu PM-ów, PMO, osobą, która bardzo dobrze zna się na zarządzaniu projektami.

Kamil, o czym dzisiaj porozmawiamy? Zapowiedź brzmiała bardzo dumnie. O czym porozmawiamy? Porozmawiamy dzisiaj o zarządzaniu projektami, ale nie konkretnie, ale pogadamy o tym, do czego one prowadzą, czyli porozmawiamy o celach, jakie realizujemy dla klientów, w jaki sposób, jakie my jako nasza firma i w sumie ja, jaką ideologią się kieruję, jakim sposobem myślenia w trakcie realizacji tych wszystkich zadań. Czy ideologia, którą się kierujesz, ma coś wspólnego z metaforą o świni i o pasztecie? A, nawiązujesz do tego wystąpienia kiedyś na konferencji, tak? Nawiązuję do świni i do pasztetu, tego, co często powtarzasz, jak próbujesz pokazać klientom, że procesy w agencji reklamowej, pomimo wielu elementów kreatywnych, nie różnią się od procesów w firmie produkcyjnej, gdzie musi wszystko działać jak w zegarku.

Moje podejście do zarządzania jest takie, że każde działanie prowadzi do konkretnego celu i dla mnie każdy ten cel to jest konkretny produkt, który po prostu tworzymy. Czy to będzie, nie wiem, w agencji reklamowej akurat pozyskanie jakiejś ilości leadów, czy wygenerowanie jakiegoś obrotu, czy stworzenie jakiejś namacalnej czy fizycznej rzeczy w postaci chociażby strony internetowej. Więc tak, dla mnie to jest proces, który prowadzi do wyprodukowania produktu. Nie wiem, idzie... Jakaś kartka i muszę obserwować, jak ta kartka przez cały ten proces przechodzi. W sumie kiedyś nawiązałem do metafory, że to jest tak jak w fabryce, że wchodzi świnia i wychodzi potem kiełbasa czy pasztet. No to tak, ja to tak definiuję. Tak, ale klientom to się podoba i rozumieją taką metaforę. Tylko tutaj ja widzę między świnią i pasztetem albo procesem produkcyjnym, już może nie nawiązują stricte do tego, ale na przykład do fabryki śrubek, bo w fabryce śrubek

Jest wiele elementów, które są bardziej mierzalne z pozoru, ale jednak patrząc przez pryzmat tych projektów, które realizujemy wspólnie, byliśmy w stanie znaleźć poszczególnych miejsca projektu, które jesteśmy w stanie mierzyć i również zamknąć w proces. No tak mierzyć i optymalizować. Mi zależy zawsze na tym, gdy pracuję, żeby osiągnąć dany cel jak najefektywniej, ale jak najtaniej. Czyli właśnie jak najkrócej. Ten proces musi być jak najkrótszy. W moim mniemaniu, ponieważ on jest wtedy prosty, jest duplikowalny, powtarzalny, ten samym. No i dzięki temu jest możliwy do osiągnięcia. Definicją procesu nie jest to, żeby on był trudny. On po prostu ma realizować konkretny zamysł, bądź konkretny cel. Zgadzam się, a jeżeli chodzi o tą trudność, to co z twojej perspektywy, jakie największe kłody może rzucić ci pod nogi klient w trakcie realizacji projektu, a jakie widzisz z drugiej strony największe wyzwania z punktu widzenia zespołu?

Jeżeli jest dobra komunikacja i ten project manager w tym przypadku z tym klientem się na samym starcie dogadają i są w stałym kontakcie, szybko rozwiązują problemy, nie zamatają tych problemów pod dywan, tylko cały czas rozmawiają, jeżeli jest taka oczywiście konieczność i potrzeba, To raczej wszystko powiem no i zgodnie z planem, no bo te problemy się wtedy rezonansuje na bieżąco. Ja w ogólny taki sposób podchodzę do pracy, bo ja jako project manager jestem człowiekiem, który łączy trzy działy moim zdaniem, czyli działa na rzecz prezesa, działa na rzecz zespołu i działa na rzecz klienta. No i jakbym miał określić kolejność priorytetów, chociaż priorytetów jest jeden, ale określić kolejność priorytetów, no to na pierwszym miejscu faktycznie dla mnie jest klient, na drugim jest zespół, na trzecim jest firma. Możesz powiedzieć, co wpłynęło na to, że w taki sposób układasz te priorytety?

Bo jeżeli patrzymy krótkoterminowo, to teoretycznie jako pracownik danej firmy powinienem patrzeć na korzyści firmy. Ale jeżeli patrzę długoterminowo, to wiem, że te korzyści firmy będą wynikiem finalnym skupienia uwagi na kliencie i na zespole. Bo jeżeli klient będzie zadowolony z współpracy I efekty będą mierzalne, będą takie, które będą odnosiły sukcesy dla tego klienta, czy np. to będzie wygenerowany większy obrót, czy dostarczanie jakichś leadów, które przełożą się na dodanie jakichś tam transakcji. No to ten klient nie będzie z nami przez miesiąc, dwa, trzy bądź cztery, tylko ten klient przez to, że będziemy dla niego zdarabiać pieniądze, to on będzie z nami przez dwa, trzy bądź pięć, ale lat. No i w finalnym rozrachunku, patrząc na związek przyszłonowo-skutkowy, jest dużo większa korzyść dla firmy przy takiej współpracy, aniżeli kiedy będę patrzył tylko i wyłącznie np. na firmę, A mniej na klienta, a ten klient po 3-4 miesiące nie będzie zadowolony.

I to samo jest w przypadku zespołu. Jeżeli ja stworzę odpowiednie warunki zespołowe do pracy, no to ten zespół będzie pracował dużo efektywniej dla tego klienta. Zobacz, no to mamy hipotetyczną sytuację, bo wszystko brzmi pięknie w tej twojej historii, ale dużo łatwiej nam zapanować nad tym, co dzieje się u nas w zespołach, a jakby dużo trudniej w tym, co dzieje się w zespole u klienta. A wiele firm, z którymi pracujemy, nawet firmy, które osiągają przychody roczne rzędu 100 milionów, 200 milionów, nie mają ułożonego marketingu w taki sposób, żeby mieć ownera projektu, nawet zaczynając pracę z agencją. Co wtedy? No to tu właśnie się pojawia ten temat, który omawialiśmy tam 5 minut temu, czyli kontakt.

Jest człowiekiem, który za bardzo chce po prostu mieć kontrolę nad wszystkim i nie ma jakiegoś zaufanego człowieka w szeregach swojej firmy, któremu może oddelegować zarządzanie tym projektem czy tym kontaktem z agencją reklamową. Bądź ten człowiek w szeregach firmy nie jest osobą decyzyjną. Wiecie, problem też polega na tym, że jest wydelegowany jakiś owner od strony klienta np. Ale ten człowiek nie jest w ogóle decyzyjny. No i co z tego, że on jest? Skoro nie tak, on wszystko musi konsultować z tym prezesem, więc ta ścieżka kontaktu, ta ścieżka podejmowania decyzji się wydłuża. Czyli nawiązując do mojej ideologii, zamiast skracać proces, to my wydłużamy ten proces, co prowadzi do tego, że realizacja projektu jest bardzo, bardzo długa. Na pewno oglądają nas, albo przynajmniej mam taką nadzieję, że będą nas oglądali właściciele firm, osoby, które prowadzą, bądź będą prowadzić projekty przy współpracy z agencjami reklamowymi.

Widzę jeden problem w momencie, w którym firma musi podjąć jakieś kroki związane z rozwojem albo kroki związane z pozyskaniem nowych kontaktów, nowych leadów, bo jest akurat w takim miejscu, a w zespole prezes nie ma na przykład osoby, której może wydelegować takie zadanie. Kolejny odcinek. To prawda, ale wiesz, na to też są rozwiązania. Tak jak mówię, najlepiej jest na początku, gdy project manager porozmawia z tym prezesem bądź z tym ownerem i ustalą sobie pewne zasady suprasy.

Bo to naprawdę ten prezes, jeżeli na przykład on by był ownerem od strony klienta, że tak to powiem, czyli osobą kontaktową, a byłby mało dyspozycyjny, to też z wieloma klientami na przykład ja mam ustalone tak, że po prostu raz w tygodniu mamy jakieś spotkanie półgodzinne. Names mentioned. Ile miałeś projektów, jeżeli sobie jesteś w stanie takie przypomnieć, w których ewidentnie projekt padł przez to, że nie było jasno wyznaczonego ownera?

Są firmy, które mają np. nóż na gardle i w wielu sytuacjach, pomimo że przechodzą u nas selekcje, przechodzą proces weryfikacji, przechodzą proces warsztatowy, który coraz częściej przypomina tak naprawdę rekrutowanie sobie klientów przez nas i tak gdzieś zdarzały się Ja patrząc na to, żeby nie wrzucać wszystkiego na klientów, to szukam tutaj miejsc, jakby cały czas szukamy wspólnie miejsc do poprawy, żeby albo wyeliminować współpracę z firmami, które nie są gotowe na to, żeby pracować z agencją, albo szukamy miejsc do poprawy u nas, które sprawią, że ten projekt jednak się nie wykolei. Ale jakby nie patrzeć, mamy jasną zasadę, że w projekcie musi być wyznaczony owner.

Ja jestem Na froncie komunikacji w naszej agencji jest człowiek na froncie komunikacji u klienta, no i my się komunikujemy jeden do jeden, a co się dzieje wewnątrz naszej firmy i wewnątrz tamtej firmy, no to jest jasno odelegowana i długostronna osoba do tego. Z tego, co wcześniej powiedziałeś, wynika jakbyś wchodził do współpracy z klientami w takim dużo szerszym zakresie, niż mogłoby to wybrzmiewać ze stanowiska project managera. No jakby oprócz tego, że jesteś liderem działu PM-ów, PMO, To również prowadzisz swoich klientów, więc też jesteś na tej pierwszej linii frontu. Ale celowo, bo ja chcę być na froncie. Nie chcę zarządzać projektami w tle, w backgroundzie takim, gdzie sam nie mam doświadczenia z ostatniego miesiąca bądź dwóch, jak to jest pracować z klientem.

Więc jeżeli project manager jest nieresponsywny, czyli w drugą stronę to samo działa, co ja teraz powiedziałem, czyli jak wcześniej powiedziałem, czyli ja obarczyłem winą po części klienta, że jest nieresponsywny, no ale działa to jeszcze w drugą stronę. Jeżeli jest źle dobrany do agencji project manager, który sam nie podejmuje inicjatywy, nie jest osobą zdeterminowaną, nie jest osobą, która drąży, Klient o czymś cały czas zapomina i on się ma mi tłumaczyć, że o czymś zapomina, a nie w drugą stronę. To nie ja się mam mu tłumaczyć, że o czymś zapomniałem. To ja jestem project managerem. Zauważyłem, że to wkurwia klientów. A, że ich dręcze. Tak, że dręczymy klientów, że jesteśmy upierdliwi, przypominamy się w najróżniejszej formie. Trzymamy nad tym rękę i niektórzy klienci czasami są zirytowani tym, że ciśniemy ich i stawiamy pod ścianą, a mamy do tego no nie wiem, narzędzia chociażby w postaci Asany, gdzie do projektów są podpięci również klienci czy zespół klienta, no i tutaj nie ma zmiłuj się jakby wchodząc we współpracę z nami.

Klient jest traktowany jako członek zespołu i ty czy twój zespół jako PM-owie egzekwujecie poszczególne elementy, tak samo jakby to był członek naszego zespołu. Mamy ustalony plan, co my mamy dowieźć od strony agencji, co ma ewentualnie dowieźć klient od strony swojej, no bo wiadomo, to jest współpraca. Nie wyjdzie to, jeżeli tylko jedna strona będzie chciała. Właśnie nie wyjdzie to, kiedy klient bardzo chce, a jest dobrana zła agencja bądź zły zespół projektowy na przykład, który jest niekompetentny i nie wyjdzie to w momencie, kiedy zespół jest zdeterminowany, project manager jest na froncie, chce, zależy mu, ale klient na przykład nie będzie responsywny, więc to musi działać z dwie strony. Ja na przykład mam bardzo restrykcyjne podejście do naszego portfolio klientów i nie boję się selekcjonować, nie boję się odrzucać, bo taka współpraca, jak teraz Ty wspomniałeś, no ona nie może mieć miejsca u nas w agencji.

Raczej podeszlibyśmy do tematu tak, że Byłaby to jedna z pierwszych filmów, która by szła, że tak powiem, do odstrzału, czyli projekt by się zakończył, podalibyśmy sobie dłonie, podziękowalibyśmy sobie, ale nie widzielibyśmy z taką firmą czy z takim przedsiębiorstwem długoterminowej współpracy, no bo to raczej jest ciągnięcie kogoś na siłę, a to raczej dwie strony powinny chcieć. Nie ma co sobie robić krzywdy jednej i drugiej strony. Ja tylko wtrącę jeden wątek, bo ty wcześniej powiedziałeś, że niekiedy właśnie przedsiębiorcy nas zatrudniają i są nieresponsywni. Tam wytłumaczyłeś, z jakiego powodu to może być. Ja czasami mam wrażenie, że właśnie to jest... Oni zatrudniają tę agencję, żeby się usprawiedliwić. Names mentioned.

No i tak samo ma to związek z wystąpieniami publicznymi, czy umiejętnością przewodzenia, że tak powiem, zespołem oraz zarządzanie od tej strony, czyli takie bardziej liderowanie bym nazwał. Dlaczego powiedziałeś, że to budzi kontrowersję? We mnie MLM nie budzi kontrowersji. Może dlatego, że patrzę na to z zewnątrz. Wiesz, ja byłem tam w środku, wewnątrz, więc automatycznie, kiedy rozwijałem grupę, to automatycznie musiałem tych ludzi przekonywać do tej branży, więc tym samym spotykałem się z różnym odbiorem tej branży. Więc może przez to doświadczenie, które miałem przedwieloletnie odebrane i I to, jak musiałem bronić tej branży, bądź rozmawiać, bądź ją zrekomendować, no to widziałem odbiór ludzi i tym samym jakby mam świadomość tego, jaki odsetek ludzi, jakie modeli go podejście. Ale chcesz powiedzieć, że przez 5 lat pracy tam były jakieś elementy, które sprawiały ci duży dyskomfort, bo musiałeś działać wbrew sobie?

Jakby dlatego to powinno budzić we mnie kontrowersje? Bo ja nigdy w środku w MLM-ie nie byłem. Jest taki wywiad, wieczorka bodajże, pamiętam, na YouTubie, można to dogłębnie obejrzeć, on też, pamiętam, to jest ten w Bentleju, wywiady w Bentleju, to się nazywa inaczej, ale w Bentleju w każdym razie. On też tam właśnie robił takie nagranie półtora godzinne, chyba tam oceniał plusy właśnie marketingu świeciowego i minusy, nie? Nie pamiętam tego wywiadu, bo to byłoby rok temu, lat temu, jak go oglądałem, ale raczej w 80% się po nim po prostu podpisuje, więc możesz sobie go kiedyś obejrzeć. Kolejny odcinek

Kolejny odcinek. Dlatego wchodzą w branżę właśnie marketingu sieciowego, no bo tam nie trzeba mieć ani jakichś szczególnych finansów, ani jakiejś szczególnej kompetencji, bo tam Cię wszystkiego nauczą na miejscu, ani nie musisz, nie wiem, mieć własnego produktu, ani nic, no bo wszystko masz na gotowe od firmy. Więc dlatego ja to bardzo rekomenduję i szczerze sam bym dalej bardzo chętnie to rozwijał, tylko w tym momencie nie widzę na rynku firmy, która odpowiadałaby moim gdzieś tam potrzebom, które w tym momencie mam, patrząc na taką firmę. Ok, ale jeżeli pojawiłby się gdzieś na twoim horyzoncie MLM, który wpisywałby się w twoją wizję dalszego rozwoju, to porzuciłbyś ścieżkę zarządzania projektami w agencji reklamowej na rzecz tamtej ścieżki?

Nie wiem, czy porzuciłbym zarządzanie projektami, ale nie porzuciłbym na pewno tej ścieżki, jaką teraz obrałem. No bo wiadomo, zarządzanie projektami to jest jedna rzecz. Ja mocno idę ogólnie w kierunku zarządzania w takiej formie pracy, jaką obecnie świadczę. Ja patrzyłem na to wszystko bardziej z perspektywy mojego poczucia, mojej dumy z doświadczonych usług. Produkty, które byłyby warte polecenia. I po prostu z dumą mógłbym podpisać moim nazwiskiem kilkowiek dokument, że tę firmę rekomenduję, no to chętnie dodatkowo bym się w to miejsce zaangażował, ponieważ uważam, że to jest środowisko, gdzie można się dużo nauczyć, cały czas to praktykować.

I to mi daje satysfakcję z wykonywanej pracy. Tak jak powiedziałem, źle mi się śpi, kiedy wiem, że coś nie zrobiłem danego dnia, co powinienem był zrobić, albo że rezultat danej pracy nie jest satysfakcjonujący dla mnie, bądź dla klienta. To jak ostatnio śpisz? Dobrze śpię. Dobrze śpisz? Dobrze śpię, ale szybko się budzę. Cały czas stawiamy sobie coraz większe cele, mamy coraz większe ambicje, no i to powoduje, że raz, że to napędza do pracy, ale jednocześnie też i nakłada duży ciężar na plecy, na barki. Jak sobie radzisz z ciężarem zarządzania tyloma projektami? Bo jednak na twoich barkach z punktu widzenia PMO, czy na moich barkach z punktu widzenia lideru działu strategicznego, tak naprawdę jakby ciąży spięcie wszystkich projektów, które są w agencji.

Zapytałeś się mnie, jakie widzę wady w klientach przy współpracy z agencją, jakie kłody pod nogi. Powiem ci szczerze, że mi jest bardzo ciężko odpowiedzieć na to pytanie, bo ja raczej moje myśli koncentruję na szukaniu rozwiązań, a nie na skupianiu się na problemach. No i dlatego mi jest ciężko odpowiedzieć, bo ja nie mam tak... Z palca mogę Ci wyrzucić rozwiązania danej sytuacji, ale nie wyrzucić z palca tak po prostu problemów, których ciągle doświadczam, bądź zarzutów, które będę miał do całego świata, dlaczego coś nie wychodzi, ponieważ ja nie skupiam się na tym z tak dużej uwagi. Po prostu problem jest... No ale ja od razu szukam do niego rozwiązania i na tym koncentruję 95% mojej myśli. Więc jak radzę sobie z tym ciężarem ilości projektów, czy zobowiązań, czy decyzyjności, no to to, że po prostu staram się, tak jak powiedziałem wcześniej, staram się być na froncie, więc widzę potrzeby i problemy tych trzech miejsc, o których mówiłem wcześniej, czyli czy to agencji, czy zespołu projektowego, czy klienta i cały czas koncentruję się na szukaniu rozwiązań, a nie na zagłębianiu się z tym problemem jeszcze bardziej.

Jakbyś mi powiedział, że tu jest więcej sprzętu, Czy talentu, już mówię o co mi chodzi, czy to jest jakby więcej tego twojego mindsetu, czy to jest więcej narzędzi, które masz w swoim portfolio i wprowadzasz je w życie. Wspomniałeś o swoim wykształceniu inżynieryjnym, wspomniałeś jakby o wykształceniu stricte z zarządzania projektami, więc jakby tutaj mamy mix osobowości, mindsetu i narzędzi. Może mógłbyś powiedzieć coś więcej o samych narzędziach? Mnie nazywają, w sumie odkąd pamiętam, jeszcze od studiów prawie to się działo, to jest śmieszne w ogóle, bo mnie i w MLE nazywali Człowiek Excel i mnie w agencji nazywają Człowiek Excel. Ja lubię wszystko mierzyć, lubię wszystko sprawdzać, lubię wszystko mieć odnotowane i uporządkowane.

To jest taki, nie wiem, moja też może jakiś taki sposób życia bardziej bym powiedział. Ja uwielbiam minimalizm, czyli właśnie im mniej, tym szybciej i efektywniej, tym jest to bardziej duplikowane i tak dalej. Więc narzędzia, jakimi ja się posługuję w zarządzaniu projektami, no to są takie podstawowe narzędzia, które raczej każdy project manager zna, czy takie poprogramowanie jak na przykład Asana, my akurat z tego korzystamy, więc tam staramy się mieć wszystko uporządkowane. Ja jestem człowiekiem Excel, więc ja uważam, że wszystko da się prawie załatwić Excelem, tylko czasami wstyd, no bo można znać lepsze oprogramowanie niż Excel. Natomiast wydaje mi się, że to nawet nie chodzi o kwestie narzędzia, co jego umiejętności wykorzystania. Można mieć asanę, ale można mieć bałagan, burdel w tych projektach po prostu. Nie mieć jakiegoś szablonu, nie mieć jakiegoś schematu, nie mieć jakiegoś portfolio, które to wszystko Ci porządkuje.

Zdecydowanie tak. A czy zawsze tak było? Czy zawsze tak zarządzałem? Tak. No tak, w sumie tak. I to właśnie mówię, że to raczej była jakaś taka naturalna cecha. Starasz się jak najszybciej, jak najefektywniej, jak najprościej, żeby to było duplikowane. No w sumie MLM też mnie tego nauczył, tych duplikacji. U nas cały system musiał być tak prosty, żeby ktokolwiek z ulicy wejdzie, to żeby go mógł szybko się nauczyć i go po prostu powtarzać, dać komuś gotowy przepis na sukces. Jak tylko patrząc Porównując MLM-a do agencji, to mamy tutaj więcej elementów płynnych, które są cięższe na pewnych etapach do zmierzenia. Zdecydowanie tak i ogólnie często w takich agencjach widzę, że jest bardzo takie podejście zwinne. Ja nie jestem zwolennikiem jakiejś jednej konkretnej metody zarządzania. Ale jednak masz wypracowany pewien framework i niektóre elementy, które inni project managerowie mieliby w swoich zasobach, no nie wchodzą do twojego zarządzania.

Natomiast jest to zwinne zarządzanie też to wplecione, no bo jeżeli mamy jakieś spotkania wewnętrzne co tydzień, jakiś weekly, jakieś sprinty i tak dalej, Gdy omawiamy sobie, konsultujemy sobie realizację tego projektu na bieżąco i widzimy, że da się to zoptymalizować, czyli da się coś zrobić szybciej bądź lepiej, to automatycznie jest to miejsce na to zwinne zarządzanie i na możliwość modyfikacji tego planu w trakcie. Nie jest to takie ślepe patrzenie z klapkami na oczach. I trzeba mieć plan B i plan C, ale żeby mieć takie plany, trzeba odpowiednio ułożyć sobie środowisko. Ja patrzę na to też z tej perspektywy, że w naszych rękach jest nie tyle ułożenie środowiska wewnątrz agencji, a często próba przynajmniej ułożenia środowiska u klienta. To prawda. I też tak w sumie teraz taka myśl mnie naszła właśnie, że my jako project managerowie ogólnie musimy mieć plan i musimy mieć konkretnie rozpisane, co się wydarzy tak trochę liniowo, bo znowu patrząc przez osobę, czyli np.