#23 Cyfrowa książka w pigułce

O Cyfrowej Książce Obiektu Budowlanego każdy zarządca już słyszał. Jest to kolejna nowość w tłumie innych atrakcji. I nie wiadomo, czy się bać, czy cieszyć. Strefa Zarządcy chce Ci pomóc wyrobić sobie własne zdanie na ten temat. A w tym zawsze pomaga poznanie faktów. A te przybliży Ci na pewno moja rozmowa z Aleksandrą Kujawą, ekspertką w tym obszarze. Zapraszam do wysłuchania tego odcinka. To Strefa Zarządcy, pierwszy podcast dla zarządców nieruchomości w Polsce. Nazywam się Agnieszka Gędłek i jestem zarządcą nieruchomości. Ktoś powie, że problemy to nasza specjalność, a ja dla odmiany poszukuję rozwiązań.

Ekspertom zadaję konkretne pytania, a sama dzielę się wiedzą z wieloletniej praktyki i podpowiadam, jak pracować szybciej i efektywniej. Ten podcast może być dla Ciebie, jeśli pracujesz w zarządzaniu nieruchomościami i czujesz niedosyt wiedzy, a może nie masz czasu na szkolenia, a chcesz się rozwijać. Poznajmy się w miejscu przygotowanym specjalnie dla zarządców nieruchomości. Zapraszam! Dzień dobry. Witam w kolejnym odcinku Strefy Zarządcy. A dzisiaj poruszamy bardzo ciekawy temat, bo temat związany z elektroniczną książką obiektu budowlanego. A moim gościem jest dzisiaj Aleksandra Kujawa.

Cześć Ola. Cześć. Bardzo się cieszę, że zgodziłaś się na to spotkanie. Proszę, powiedz nam parę słów o sobie. Z wykształcenia jestem inżynierem budownictwa, z doświadczeniem w biurach projektowych i na placu budowy również, ale przez ostatnie trzy lata skoncentrowałam swoją działalność na współpracy z zarządcami nieruchomości, gdzie pomagam im po prostu efektywnie zarządzać nieruchomościami, przestrzegając przy tym wszystkich przepisów prawa budowlanego. W ostatnim czasie prawo budowlane przechodzi bardzo dużo zmian i rozumiem, że na topu obowiązków ciężko jest zarządcy, właścicielowi być z tym prawem na bieżąco, a co dopiero umiejętnie je wdrożać w swoją pracę.

Kiedy to się wszystko jakby zejdzie do jednej jednolitej formy? Warto jeszcze tutaj podkreślić, że wszystkie papierowe książki założone Przed dniem 1 stycznia 2023 muszą zostać i tak założone w systemie cyfrowym do 31 grudnia 2026, czyli od 1 stycznia 2027 GUNP, czyli Główny Urząd Nadzoru Budowlanego zmusza nas już do prowadzenia książek w systemie. Dobrze, to zanim sobie ponarzekamy, czy pozachwycamy się nowym rozwiązaniem, to bym chciała, żebyśmy, bo to mnie szczerze bardzo tak zaskoczyło, jak rozmawiałyśmy wstępnie, jakie są różnice pomiędzy papierową książką, a książką elektroniczną, bo myślę, że zarządcy jakby nie mają świadomości, że są zasadnicze różnice, więc jakbyś nam tak mogła pokrótce o tym opowiedzieć.

Teraz musimy dochować terminu 7 dni. W poprzedniej książce wpisów dokonuje właściciel lub zarządca obiektu albo osoba upoważniona przez właściciela lub przez zarządcę. Teraz uwaga, Wpisy dotyczące założenia książki obiektu budowlanego dokonuje właściciel lub zarządca. Wpisy dotyczące ekspertyz, opinii sporządzonych dla budynku, przeglądów, konserwacji dokonuje osoba prowadząca książkę obiektu budowlanego. A wpisy dotyczące kontroli okresowych dokonuje osoba przeprowadzająca kontrolę. Czyli mamy dywersyfikację i obowiązków i odpowiedzialności, dlatego że każdy według nowych zasad, według nowego prawa odpowiada za swój wpis i za swoją część, za swoje obowiązki.

Wcześniej ten obowiązek w całości spoczywał na właścicielu i na zarządcy. No i tak samo dostaliśmy tutaj gratisowy termin zamknięcia książki, W przeciągu miesiąca od dnia zakończenia rozbiórki. Wcześniej ten wpis powinien znaleźć się w dniu zaistnienia tej okoliczności. Czyli też nie było takiego marginesu czasowego. To jest w sumie mega ważne, to co usłyszałam, bo wiadomo, że zarządcy są przeczuleni na temat związany z odpowiedzialnością. I wiem z naszej rozmowy, że mówiłaś, że zarządcą najczęstszą taką emocją, która towarzyszy w temacie związanym z elektronicznymi książkami obiektu budowlanego, to jest strach.

Zarządcy boją się tych książek, zaraz zresztą do tego dojdziemy, a tymczasem niepotrzebnie, dlatego że ta odpowiedzialność została, można powiedzieć, rozłożona. Dobrze usłyszałam? Tak, tak, tak, dokładnie. Ta odpowiedzialność jest teraz rozłożona i zarówno te obowiązki, także podzielone. Bardzo dużo informacji dostaję zwrotnych od zarządców właśnie, że obawiają się tej cyfrowej książki. Ze względu na na przykład też braki w dokumentacji, za niedotrzymywanie terminowości kontroli okresowych czy wpisów. Nawet ostatnio pisała do mnie jedna pani, która pracuje dla zarządcy i powiedziała mi wprost, że póki nie ma możliwości wprowadzania papierowej, że nie ma obowiązku wprowadzania papierowej książki, to ona tak długo nie będzie tego robić, dopóki ten termin nie przyjdzie, nie dotrwa do tego 2027 roku.

No i tutaj, jako że zarządcy pracują blisko z tymi firmami, wiedzą jak to wygląda, no to mogą się tego tak troszeczkę obawiać i myślę, że tutaj też jest taki lęk, co będą wpisywać do tych przeglądów. Ale z drugiej strony, tak jak to usłyszałam, fakt, że mogą sobie patrzeć, przeglądać na przykład inne protokoły, załóżmy robiąc przegląd budowlany, Od razu taki inspektor ma możliwość wglądu w przegląd kominiarski. To jest genialne. Organizacyjnie to wszystko ułatwia, bo do tej pory trzeba było to skanować, przesyłać. Czasami były jeszcze jakieś rozmowy. Wydawać taką dokumentację komuś do domu i liczyć na to, że wróci w komplecie.

Tak, tak, tak. Więc to nie wygląda tak źle, natomiast wygląda, że to będzie taki challenge organizacyjny dla tego jakby świata powiązanego z zarządzaniem nieruchomościami, czyli tych wszystkich firm, które pracują na rzecz firm zarządzających. Tak sobie myślę. Nie wiem, jakie jest Twoje zdanie? Myślę, że tak, że może być tutaj zmiana, ale też chyba zmiana na plus, bo to troszeczkę wymusi jednak podniesienie jakości tych świadczonych usług i takiej zażyłej bardziej współpracy pomiędzy zarządcą, właścicielem, a osobami przeprowadzającymi kontrolę. Ja tak sobie właśnie to wyobrażam, że jest to taka okazja do poprawienia jakości, no bo powiem szczerze, że spotykam się nadal z takimi protokołami, które są pisane ręcznie.

Są pisane ręcznie, często też tylko na jednej stronie A4, ogólnikowo. Na przykład jest, nie wiem, stan konstrukcji, stan dachu, stan elewacji jest tam dobry, dobre, dostateczny i tak dalej, i tak dalej. Nie ma żadnej takiej podpowiedzi, odpowiedzi też dla właściciela, dla zarządcy, co oznacza właściwie ta ocena. I tutaj moim zdaniem tego typu podejście do pracy i te protokoły wypadną z rynku. Zastąpią mnie po prostu bardziej takie rzetelne protokoły, przeprowadzone kontrole, bo też system wymusi, wymusi w pewnym sensie na osobie kontrolującej, bo zadaje też jej takie pytanie, jak na przykład z jakiego artykułu prawa budowlanego przeprowadza tą kontrolę, jaki rodzaj kontroli, jaki zakres i jakie są też ustalenia pokontrolne i czy zostały stwierdzone nieprawidłowości.

Zarządcy pracując aktywnie z przeglądami wiedzą doskonale, co tam się znajduje i o ile są to zalecenia związane z częścią wspólną nieruchomości, to sprawa można powiedzieć jest taka czysta, Wiadomo, trzeba różne rzeczy zrobić, one mają jakiś tam stopień pilności. Natomiast z MORą są zalecenia takie na przykład indywidualne, kominiarskie, dotyczące no właśnie jakiegoś konkretnego lokalu mieszkalnego. I teraz rozumiem, że w nowej książce, tej elektronicznej, takie zalecenie jakby jest automatycznie tam wpisywane i można powiedzieć, urząd dozoru Nie, nie jest z automatu powiadamiany.

Ale nie jest to tak, że one od razu są przesyłane i jest o tym PINP zawiadamiany. PINP jest zawiadamiany tylko i wyłącznie wtedy, kiedy te usterki, te zaniedbania stanowią zagrożenie. I tylko w takich sytuacjach. A też uważam, że tutaj jeżeli będą się powtarzać pewne, przez kolejne lata będą się powtarzać te No to też jest to dla zarządcy taka podstawa, aby podjąć pewne działania i te przyciągające się decyzje w końcu podjąć te decyzje i podjąć te działania odnośnie naprawy bądź, no teraz

Ciężko mi wymyślić jakąś tutaj usterkę, która mogłaby aż tak tutaj stanowić jakieś problematykę, ale pewnie każdy na swoim budynku takie coś znajdzie. Ciągnące się w nieskończoność tematy, zarządca wykonuje wydruk z takiego systemu, z tych wszystkich kontroli i pokazuje na przykład na jakimś zebraniu, O czym jest mowa, dlaczego to tak długo się przyciąga i może przyczyni się taka rozmowa i taki wydruk, taka analiza tego, przyczyni się do jednogłośnej decyzji o podjęciu dalszych działań naprawczych. No na pewno to pomoże. O jednogłośności to tutaj zawsze bym podyskutowała.

Natomiast jak tego słucham, to wydaje mi się, że to może zdecydowanie być taką pomocą w sytuacjach, kiedy np. jest podmakanie od fundamentów, nikt tego nie widzi albo tylko nieliczni tego doświadczają w jakiejś tam jednej czy drugiej piwnicy. A wszyscy chcą malować klatkę schodową. Malowanie klatki schodowej jest marzeniem większości właścicieli, a tak naprawdę priorytety są inne. Jeżeli mamy taką podkładkę, zawsze ją mieliśmy z przeglądów budowlanych, Ale jeżeli mamy z taką adnotacją, że jest to już w systemie, no to może to być bardziej mobilizujące dla właścicieli i takie umocowujące zarządcę do tego, że jest hierarchia działań, tak?

Bo właściciele lubią dyskutować, lubią wchodzić w taką polemikę, zupełnie niepotrzebnie dla zarządcy, tak? Ale tutaj zarządcy zyskują taką dodatkową broń, tak sobie myślę. Tak też właśnie do tego bym podeszła, że to jest taki dodatkowy chyba plus, że taki wydruk z tego programu, który będzie świadczył o tym od kiedy ta usterka się powtarza i od kiedy już ten problem istnieje, zmusi, zmobilizuje tutaj do podjęcia właśnie tych decyzji. Ola, tak sobie myślę, że 7 dni i ja wiem, że do tej pory obowiązuje nas automatyczne wpisanie danego przeglądu do książki obiektu budowlanego.

A jak to życie pokazało, że nie ma się czego obawiać i ceny tych świadectw nie tak jak spekulowano, że wystrzelą nagle w kosmos, a jednak na wolnym rynku te ceny są różne, tak jak na wolnym rynku, czyli można je od 150 do 2000 złotych spotkać. Więc ja tutaj też bym nie chciała spekulować. Każdy zarządca będzie musiał po prostu zastanowić się, czy osoba, z którą dotychczas współpracował, będzie dalej w stanie korzystać z jego usług i będzie danie go to dużym ułatwieniem i przyniesie mu to korzyści, czy jednak będzie musiał szukać firmy czy osoby przeprowadzającej tę kontrolę, która będzie się już specjalizowała.

Specjalizowała tutaj w tych procesach cyfrowych. Więc nie bójmy się tego, myślę, że nie ma co spekulować. Zobaczymy, jak to jest. Osobiście my w filmie tutaj nie przewidujemy żadnych podwyżek odnośnie tutaj przeprowadzanych kontroli w systemie cyfrowym. Dla nas jest to nawet troszeczkę, bym powiedziała, łatwiejsze. Wprowadzanie tego w system cyfrowy, nie założenie tych dokumentów do zarządcy, więc myślę, że tutaj będzie to jest tak na równi, na równi. Dlatego my nie przewidujemy. Tak samo znowu założenie cyfrowej książki jest tańsze dla nas.

Ola powiedz mi, jak wygląda kwestia związana ze zdjęciami, bo czy te zdjęcia są zamieszczane w tym całym systemie? Jak to wygląda? No bo wiadomo, że dla przeglądów budowlanych zdjęcia są można powiedzieć strategiczne. Tak, tak, oczywiście. Dokumentacja zdjęciowa jest też załączana w protokole, który też jest załączany do tego systemu. Bo oprócz tego, co wcześniej powiedziałam, że system pyta się osobę kontrolującą o te różne kwestie, to także jest miejsce na załączenie tego protokołu i to jest takie zwieńczenie, zakończenie i podkładka, taka podstawa tutaj przeprowadzenia danej kontroli. Więc tu oczywiście nie ma co się obawiać. Świetnie. A jeszcze mi się takie pytanie zrodziło, no bo jakby patrząc na tą nową rzeczywistość, że już tutaj urząd jest powiadamiany o tak wielu różnych informacjach związanych z nieruchomością, które do tej pory sobie bezpiecznie leżały na półeczce w biurze zarządcy, tak?

Te wszystkie informacje o remontach, o eksploatacyjnych informacjach, o tych postanowieniach, W decyzjach danych ważnych dla naszego budynku wszystkie te dokumenty załącza osoba prowadząca książkę obiektu budowlanego. Właśnie i teraz tak, czyli mamy, czyli jakby to jest ten sam model, jeżeli dobrze zrozumiałam, tak jak teraz, że jakby jest osoba na pierwszej stronie czy tam jednej z pierwszych stron wyznaczona do prowadzenia książki obiektu budowlanego i później jak jest, teraz omówmy temat zmiany zarządcy w formie elektronicznej, jak mamy już tą książkę, to jak to przebiega?

Jest to też moim zdaniem banalnie proste, bo wyszukujemy z listy książek, do których mamy tam dostęp, książkę, którą chcemy przekazać, wybieramy z ikonek poleceń i narzędzie przekaż dostęp. Podajemy adres e-mail i już. I ta osoba, którą podaliśmy, no oczywiście ona musi posiadać adres e-mail i następnie powinna uwierzytelnić to swoje konto przez ten system. Ale my w tym momencie zostajemy pozbawieni dostępu do tej książki. I cała odpowiedzialność i całe wszystkie obowiązki z tym związane dostaje nowy zarządca. Wygląda, że jest proste. Wcześniej też pewnie się odbywało to poprzez jakieś protokoły przekazania dokumentacji i listy i tak dalej, że trzeba było taki protokół dla swojego bezpieczeństwa w razie jakiejś tam sytuacji konfliktowej przechowywać.

Tak jak mówiłam, jeżeli to nie dotyczy stwierdzonych uszkodzeń, jakichś dużych braków, które mogłyby spowodować zagrożenie życia lub zdrowia, Bezpieczeństwo mienia, środowiska, a w szczególności katastrofę budowlaną, pożar, wybuch, porażenie prądem, zatrucie gazem. To każda inna informacja jest dla właściciela czy dla zarządcy wskazówką. I tak należałoby chyba do tego podchodzić. Bo nie wyobrażam sobie, no co takiego strasznego jest na tych budynkach, żeby nie ujawniać tych informacji i z jakiego to miałoby być powodu. Bo tylko i wyłącznie takie zagrażające usterki czy uszkodzenia czy te braki będą trafiały do tego pingu.

W innym przypadku jest dla nas to tylko i wyłącznie informacja, którą zarządca powinien wykorzystać do planowania swoich działań. No i też do współpracy z właścicielami czy z lokatorami, najemcami danego budynku. To jest tylko i wyłącznie taka informacja, wskazówka. No i na podstawie tego my prowadzimy swoje dalsze działania. A teraz, właśnie teraz to mi się wydaje, że ta książka obiektu budowlanego jest traktowana jak takie zło konieczne. Jest to niepotrzebny zeszyt zagrażający szafę albo regał. I w sumie ja to się nawet nie dziwię, no bo jeżeli z tego nie ma żadnego feedbacku, żadnej informacji zwrotnej, jest to tylko upierdliwy obowiązek.

Więc myślę, że tutaj to nastawienie chyba powinno by się troszeczkę zmienić i jest to taka szansa, okazja właśnie do tego, aby odczarować tą złą książkę obiektu budowlanego. Tak, ale wiesz, jak Cię teraz słucham, to wszystko brzmi logicznie. Logicznie, tak, jak najbardziej. Ale ja nie mówię, że książka nie ma wad, bo tutaj przepraszam, że Ci tak wtrącę. Też mi się zdarzyło, że pierwsze co, jak weszłam do biura zarządcy, w którym właśnie dostałam taką prośbę o pomoc, Z tymi książkami, żeby tam sprawdzić co się na nich dzieje, jak to tak dalej i tylko to kontynuować.

No i w sumie jakby ostatecznie było to takie win-win. Natomiast rzeczywiście, jeżeli mówisz, że to tak wygląda, że mogą być takie zaległości, no to rzeczywiście Na pewno taki proces przygotowawczy jest niezbędny, tak? Właśnie. I teraz jeszcze odnośnie tego przygotowania. Jak myślisz? Bo wiem, że jak nas słuchają to raczej tacy zarządcy, którzy podejrzewam, że mają wszystko raczej na bieżąco. Czy to jest dobry pomysł, żeby już teraz przejść na tę książkę obiektu budowlanego? Czy, tak jak rozmawiałam przez naszą rozmowę, większość osób planuje to tuż przed terminem?

Jaka jest Twoja porada? Generalnie z punktu widzenia takiego dobrego zarządcy to robienie czegokolwiek na ostatnią chwilę chyba nie jest dobrym pomysłem. Jeżeli jakiś zarządca czy właściciel ma jeden, trzy, no może pięć budynków, to najprawdopodobniej jak zacznie się przymierzać do tematu na początku 2026 roku, to do końca tego roku ze spokojem założy te książki w systemie cyfrowym. Sytuacja się trochę zmienia, jeżeli ktoś dysponuje sześćdziesięcioma, osiemdziesiącioma czy nawet stoma budynkami, No to wówczas ma tylko 2 lata i 10 miesięcy na swobodne przejście na cyfrową książkę.