Biuro Zarządzania Projektami (PMO) - warto, czy nie warto?

Ale może zacznijmy w ogóle od zdefiniowania, czym to biuro jest. PMO, czyli co? No właśnie, PMO, czyli co? PMO, Project Management Office, Biuro Zarządzania Projektami. Czy biuro zarządzania projektami rzeczywiście musi zarządzać projektami? No, ja bym powiedział, że niekoniecznie. Oczywiście bardzo często jest tak, że w ramach struktury PMO mamy zgromadzonych project managerów i tak to wygląda u wielu naszych klientów, ale tak to wygląda częściej wtedy, kiedy są to organizacje typowo projektowe. Czyli kiedy są to organizacje, które zarabiają na realizacji projektów na rzecz swoich klientów.

Tak, to prawda. I wracam do tego stwierdzenia, które wypowiedzieliśmy na samym początku tego podcastu, że co organizacja, to tak naprawdę może być trochę inne podejście do biura zarządzania projektami, a nawet nie może być, tylko zwykle jest, prawda? I teraz podobne jest podejście do tych funkcji. Gdy popatrzymy sobie na Potencjalne funkcje, które może sprawować Biuro Zarządzania Projektami w organizacji, to można byłoby kilkadziesiąt tych funkcji lekką ręką wymienić, tak naprawdę, nie? Tak, dokładnie rzecz biorąc, gdybyśmy sięgnęli do aktualnych rekomendacji Project Management Institute, to wymienilibyśmy 26 funkcji Biura Zarządzania Projektami, takich, które są typowe i z których możemy Wybierać jak z wachlarza kart, które mamy do dyspozycji.

I w jednym wypadku to Biuro Zarządzania Projektami było Zbiorem project managerów, pomimo tego, że zasadniczą działalnością tej firmy jest działalność handlowa, a w drugim przypadku Biuro Zarządzania Projektami było głównie odpowiedzialne za takie administracyjne wsparcie dla projektów prowadzonych przez osoby z poszczególnych działów i zespołów. Więc co organizacja to inna historia. Tak i to, co jest istotne i co chcielibyśmy, żeby było takim wspólnym mianownikiem tych biur zarządzania projektami, to jest to, że z tej inwestycji jest zwrot w postaci wartości biznesowej, więc czasami to będzie stajnia project managerów po to, żeby przeprowadzić może najbardziej skomplikowane projekty i zapewnić tę wysoką jakość przy

Rzadko intuicyjnie zarządy rozumieją, że potrzebujemy takiego działu projektów, który pomoże nam skutecznie realizować projekty po to, żeby zrealizować nasze cele strategiczne. Zgodzisz się Maciek? No tak, zdecydowanie. To po raz kolejny dotykamy tego, że bliski nam Project Management Institute od lat promuje tą świadomość wśród kadry zarządzającej. Pewnie i ty, i ja swoją małą cegiełkę do promowania tego wśród menadżerów dokładamy naszymi staraniami, ale tu się nie ma co na to obrażać, że to tak wygląda. Bardziej, wydaje mi się, powinniśmy przygotowywać się do tego, żeby wtedy, kiedy pojawia się potrzeba, wśród

Którą często nazywamy również PMO, ale rozwijamy wówczas ten skrót jako Project Management Officer, albo grono kilku osób będzie Służyło ci pomocą do tego, żeby zbierać informacje o toczących się na bieżąco projektach, zbierać informacje o pomysłach na nowe przedsięwzięcia, podpowiadać co do wykorzystania zasobów. Jak dużo zasobów jeszcze jest do dyspozycji, a może są już deficyty i gdzieś warto by było rozważyć wzmocnienie organizacji kolejnymi zasobami, żeby ta organizacja dynamicznie mogła rozwijać się w kolejnych latach.

To się oczywiście zdarza. Mówiliśmy na samym początku o takich przykładach, gdzie biuro zarządzania projektami jako zbiór project managerów dedykowanych do prowadzenia projektów na rzecz klientów organizacji będzie wtedy bardzo blisko generowania konkretnych przychodów, ale mamy też takie przykłady, gdzie ta działalność Produkcyjna, działalność handlowa, działalność może jeszcze innego typu nie jest prowadzona przez Project Managera, tylko że Project Managerowie mają raczej za zadanie Prowadzenie projektów usprawnieniowych, projektów inwestycyjnych danej firmy, projektów, które mają dostosować na przykład firmę do zmieniających się przepisów prawa.

Drobne zmiany w tych produktach, które już mamy i tutaj rola, która została postawiona przed PMO, to właśnie podniesienie innowacyjności, uruchomienie nowych projektów NPD, czyli New Product Development i spowodowanie, że w perspektywie najbliższych wtedy 24 miesięcy w kontekście tej konkretnej organizacji, wprowadzenie nowych zupełnie innowacyjnych produktów na rynek, co oczywiście Przyniosło konkretne potem przychody, czyli mamy ten taki bezpośredni dotyk wzrostu przychodów, ten wpływ taki komercyjny Biura Zarządzania Projektami na efekty firmy, ale też ta wartość biznesowa, o której mówisz, która jest inaczej mierzona.

Jak? A mianowicie przez to, że wystandaryzowali podejście do zarządzania projektami, że zoptymalizowali metodę radzenia sobie z projektami, że zaczęli budować archiwum wiedzy projektowej, dzięki któremu project managerowie, którzy prowadzili projekty, mogli uczyć się na błędach, czy na dobrych praktykach swoich poprzedników, więc czasami ten nasz wpływ może być generowany przez bardzo mały zespół, więc niekoniecznie za tym PMO, Stoi jakiś bardzo rozbudowany cross-center, prawda? Tak, zdecydowanie. I jednocześnie myślę, że warto też zwrócić uwagę na to, że bywa tak, iż biuro zarządzania projektami nowo powołane w organizacji,

Nawet jeśli nie zawsze się tak nazywa, bo my musimy też zwrócić uwagę na to, że ważniejsze są funkcje, ważniejsze są zadania realizowane przez jednostkę, niż nazwa pod jaką ta jednostka funkcjonuje, jest też nośnikiem zmiany w organizacji, że organizacja przechodzi przez transformację. Ma być bardziej elastyczna, ma być bardziej gotowa do tego, żeby radzić sobie w dynamicznie zmieniającym się świecie. I wówczas poprowadzenie takiej transformacji, której liderem staje się PMO Jest również bardzo takim poważnym przedsięwzięciem, które dotyka obszaru Change Management, gdzie nasi koledzy, koleżanki pracujący w tymże Biurze Zarządzania Projektami wchodzą w rolę Change Managerów, takich, którzy mają pomóc tej organizacji się przepoczwarzyć.

Cieszę się, że o tym mówisz, bo to jest bardzo ważny element długoterminowego budowania sukcesu takiego biura zarządzania projektami. I tutaj przy okazji, gdy o tym wspomniałeś, chcę zwrócić uwagę na jedną rzecz. Często jest tak, że w roli dyrektora, czy kierownika takiego biura zarządzania projektami, zarządy obsadzają kogoś, kto był bardzo skutecznym project managerem. I warto podkreślić, że wchodząc w rolę tego kierownika biura zarządzania projektami, my z zarządzania projektowego przechodzimy na zarządzanie operacyjne, które wymaga trochę jednak innego podejścia. I bardzo istotne jest też to, żeby ten kierownik projektu, który wchodzi w rolę szefa biura zarządzania projektami, wykorzystał swoje doświadczenia z zarządzania interesariuszami.

I też będzie pewnie tak, że z czasem, w miarę rozwoju naszej organizacji, zmieniać się będzie też to Biuro Zarządzania Projektami i jego funkcje. Tak, tu chyba na zakończenie możemy podkreślić, że Project Management Institute też bardzo mocno promuje dobre praktyki w obszarze zarządzania projektami. W ramach Project Management Institute funkcjonuje PMO Global Alliance, I ich podejście, które rekomendują, to jest takie przynajmniej raz na rok odświeżenie tego, co jest kluczowym wyzwaniem, w poradzeniu sobie z którym miałby pomóc PMO w następnym roku.