Biuro Zarządzania Projektami (PMO) - warto, czy nie warto?

Ale może zacznijmy w ogóle od zdefiniowania, czym to biuro jest. PMO, czyli co? No właśnie, PMO, czyli co? PMO, Project Management Office, Biuro Zarządzania Projektami. Czy biuro zarządzania projektami rzeczywiście musi zarządzać projektami? No, ja bym powiedział, że niekoniecznie. Oczywiście bardzo często jest tak, że w ramach struktury PMO mamy zgromadzonych project managerów i tak to wygląda u wielu naszych klientów, ale tak to wygląda częściej wtedy, kiedy są to organizacje typowo projektowe. Czyli kiedy są to organizacje, które zarabiają na realizacji projektów na rzecz swoich klientów.

Tak, to prawda. I wracam do tego stwierdzenia, które wypowiedzieliśmy na samym początku tego podcastu, że co organizacja, to tak naprawdę może być trochę inne podejście do biura zarządzania projektami, a nawet nie może być, tylko zwykle jest, prawda? I teraz podobne jest podejście do tych funkcji. Gdy popatrzymy sobie na Potencjalne funkcje, które może sprawować Biuro Zarządzania Projektami w organizacji, to można byłoby kilkadziesiąt tych funkcji lekką ręką wymienić, tak naprawdę, nie? Tak, dokładnie rzecz biorąc, gdybyśmy sięgnęli do aktualnych rekomendacji Project Management Institute, to wymienilibyśmy 26 funkcji Biura Zarządzania Projektami, takich, które są typowe i z których możemy Wybierać jak z wachlarza kart, które mamy do dyspozycji.

Rzadko intuicyjnie zarządy rozumieją, że potrzebujemy takiego działu projektów, który pomoże nam skutecznie realizować projekty po to, żeby zrealizować nasze cele strategiczne. Zgodzisz się Maciek? No tak, zdecydowanie. To po raz kolejny dotykamy tego, że bliski nam Project Management Institute od lat promuje tą świadomość wśród kadry zarządzającej. Pewnie i ty, i ja swoją małą cegiełkę do promowania tego wśród menadżerów dokładamy naszymi staraniami, ale tu się nie ma co na to obrażać, że to tak wygląda. Bardziej, wydaje mi się, powinniśmy przygotowywać się do tego, żeby wtedy, kiedy pojawia się potrzeba, wśród

Którą często nazywamy również PMO, ale rozwijamy wówczas ten skrót jako Project Management Officer, albo grono kilku osób będzie Służyło ci pomocą do tego, żeby zbierać informacje o toczących się na bieżąco projektach, zbierać informacje o pomysłach na nowe przedsięwzięcia, podpowiadać co do wykorzystania zasobów. Jak dużo zasobów jeszcze jest do dyspozycji, a może są już deficyty i gdzieś warto by było rozważyć wzmocnienie organizacji kolejnymi zasobami, żeby ta organizacja dynamicznie mogła rozwijać się w kolejnych latach.

Nawet jeśli nie zawsze się tak nazywa, bo my musimy też zwrócić uwagę na to, że ważniejsze są funkcje, ważniejsze są zadania realizowane przez jednostkę, niż nazwa pod jaką ta jednostka funkcjonuje, jest też nośnikiem zmiany w organizacji, że organizacja przechodzi przez transformację. Ma być bardziej elastyczna, ma być bardziej gotowa do tego, żeby radzić sobie w dynamicznie zmieniającym się świecie. I wówczas poprowadzenie takiej transformacji, której liderem staje się PMO Jest również bardzo takim poważnym przedsięwzięciem, które dotyka obszaru Change Management, gdzie nasi koledzy, koleżanki pracujący w tymże Biurze Zarządzania Projektami wchodzą w rolę Change Managerów, takich, którzy mają pomóc tej organizacji się przepoczwarzyć.

I też będzie pewnie tak, że z czasem, w miarę rozwoju naszej organizacji, zmieniać się będzie też to Biuro Zarządzania Projektami i jego funkcje. Tak, tu chyba na zakończenie możemy podkreślić, że Project Management Institute też bardzo mocno promuje dobre praktyki w obszarze zarządzania projektami. W ramach Project Management Institute funkcjonuje PMO Global Alliance, I ich podejście, które rekomendują, to jest takie przynajmniej raz na rok odświeżenie tego, co jest kluczowym wyzwaniem, w poradzeniu sobie z którym miałby pomóc PMO w następnym roku.