Jak wybrać dobre biuro rachunkowe? Gościni: Magdalena Trybuś

To jest podcast Śląska Opinia. Rozmawiamy o sprawach ważnych dla Śląska, Polski i Europy z perspektywy regionu. Obserwuj nas na śląskaopinia.pl. Dzień dobry, tutaj Sebastian Pypłacz i Śląska Opinia. Dzisiaj moją gością jest Magdalena Trybuś, główna księgowa i biegła sądowa, która działa też w Krajowej Izbie Biur Rachunkowych. Dzień dobry, cześć. Dzień dobry, witam serdecznie. Pozwalam sobie na spoufalość, bo się znamy lata, ale też bywałaś u nas w Śląskiej Opinii trzy razy, że jesteś trochę częścią tej naszej rodziny. Dzisiaj porozmawiamy sobie na tematy, które pewnie moja księgowa bardzo polubi i pewnie wiele księgowych polubi.

Zacznijmy od prostego pytania. Mógłbym dzisiaj ogłosić, że otwieram biuro rachunkowe i zostaję księgowym. Tak, oczywiście. Nie tylko ty, ale każdy człowiek, który ma pełną zdolność do czynności prawnych i może sobie założyć w CIDG działalność gospodarczą albo też spółkę, działać w formie spółki, może prowadzić biuro rachunkowe. I to znaczy, że mogę np. wziąć klientów i brać odpowiedzialność za to, co wylicza mi w dokumentach? Oczywiście, że tak. Od 2014 roku zawód księgowego jest deregulowany. Kiedyś, żeby prowadzić biuro rachunkowe, należało zdać egzamin bądź spełnić warunki formalne, żeby otrzymać certyfikat Ministerstwa Finansów.

Zresztą zdałam w 2006 roku, bo chciałam prowadzić biznes. I biuro rachunkowe może mieć każdy, aczkolwiek przy księgowej na etacie to już w ogóle nie było wtedy tego warunku, bo to też warto wspomnieć. Ale tak, działalność Która bierze odpowiedzialność za rozliczenia klientów, jak najbardziej może to przysłowiowa pani Kwiaciarka, czy pan mechanik samochodowy, oczywiście nie umniejszając. Natomiast nie trzeba żadnych wymogów spełnić, oprócz tego, że masz CIDG, wpisujesz sobie kod 6920A, otwierasz biuro rachunkowe, przyjmujesz klientów i rozliczasz albo nie. Jeszcze pogłębię to pytanie. Jesteśmy na takim etapie roku, że sprawozdania finansowe powinny trafiać do zarządów i spółek i stowarzyszeń.

Co w momencie, kiedy księgowa przygotowuje sprawozdanie i są błędy, zarząd podpisuje się też pod tym, to jest przegłosowane i trafia do sądu. Czyli to jest problem? No, kierownika jednostki, czyli zarządu i jest to częsty problem w Krajowej Izbie Biur Rachunkowych, w której jestem członkiem i działam również w Komisji Polubownej. Takie sprawy do nas trafiają, a mianowicie nierzetelne księgi, które są zatwierdzane przez zarząd. Zarząd często nawet nie wie, że są nierzetelne albo dowiaduje się po tym, jak przejdzie do innego biura rachunkowego, co jest Często i w tej chwili właśnie w tym okresie jesteśmy, kiedy poprzednia księgowa przejmuje księgi, załóżmy od stycznia i widzi, że o ile widzi oczywiście, że w obrotówce są nieprawidłowe dane, jakiś stary salda, a dlaczego mówię, że nie widzi, bo pod warunkiem, że biuro rachunkowe przekaże w ogóle bilans otwarcia i to jest olbrzymi problem,

Dla zarządów i dla Nowej Księgowej, bo odtwarzanie ksiąg w tym momencie wchodzi w grę i wtedy koszty dodatkowe dla tych członków zarządu, bo muszą ponownie zapłacić za pracę za dwa, trzy, cztery lata wstecz, no bo tak odtwarzają księgi czasami wiele lat. Żeby prawidłowo ująć dane, w przypadku stowarzyszeń to jeszcze taka jest, jest mniejszy trochę problem, bo często stowarzyszenia są zwolnione z podatku, ale w przypadku spółek, które nie są zwolnione, to jest problem również podatkowy i tutaj wchodzą przepisy kodeksu karno-skarbowego. To w czym w tej sytuacji ktoś sobie słucha i myśli, no ale przecież słyszałem, że jest Izba Doradców Podatkowych i przecież tam oni prowadzą jakiś rejestr.

To jest jakaś różnica? Jest kolosalna. Krajowa Izba Doradców Podatkowych powstała 30 lat temu. Został stworzony samorząd zawodowy doradców podatkowych. Jest to zawód uregulowany. Wpisany oczywiście, każdy doradca jest wpisany na listę. Oprócz tego, że doradza, pisze opinie, udziela porad, to również prowadzi księgi rachunkowe. Może prowadzić księgi Czyli doradca podatkowy jest księgowym, ale nie każdy księgowy jest doradcą podatkowym. Dokładnie tak, a wręcz księgowemu nie wolno doradzać i zgodnie z przepisem ustawy wyjaśniać. Czym jest to doradzanie? W którym momencie ono się pojawia? Wtedy, kiedy klient zapyta księgowej,

Jaką formę opodatkowania mam wybrać? Czy zasady ogólne, czy ryczałt, czy też podatek liniowy? Księgowa nie może udzielić mu porady, czy też wyjaśnić, która forma dla niego będzie korzystniejsza. Przykładowo osoba z trójką dzieci, Teoretycznie na razie bez liczb. Oczywiście bardziej opłacalna mogłaby na przykład być forma opodatkowania zasad ogólnych zamiast podatku liniowego. No z uwagi na przykład na ulgę na dzieci przy określonym dochodzie. Po to oczywiście kalkulatory są księgowe dostępne w internecie. No tyle, że pokazanie liczb jest możliwe przez księgową. Natomiast wskazanie czy zasugerowanie, że jednak ta forma dla tego podatnika byłaby lepsza, no jest niedopuszczalne.

Czy to jest komfortowa sytuacja dla księgowych? Bardzo nie. Dlatego, że bardzo trzeba uważać i rozdzielać tą cienką granicę pomiędzy księgowością, czyli z definicji rejestracją zdarzeń gospodarczych, bo tym księgowy był 30 lat temu, kiedy powstawał zawód doradcy. I teraz bardzo trudno jest tą rolę rozdzielić, biorąc pod uwagę, że prowadząc księgi rachunkowe, czy spółek, czy jednoosobowych działalności gospodarczych, księgowy jest takim pierwszym wsparciem i zna doskonale spółkę. Bardzo ważna jest współpraca z doradcą podatkowym. Wtedy, kiedy mówimy o zmianie formy opodatkowania, czy jakiś na przykład przekształceniu się z jednoosobowej działalności w spółkę, albo też przejście na CIT estoński, to jakby nie wyobrażam sobie sytuacji, kiedy to robi sama księgowa, bo to rzeczywiście jest zbyt odpowiedzialna

Operacja do przeprowadzenia jakby jednoosobowo, no i też nie mamy ubezpieczenia w polisie OC, czyli jeśli księgowa doradziłaby teoretycznie takiemu klientowi, powiedzmy, przejście na CIT estoński, a później okazałoby się, że jednak to nie była dla niego forma podatkowania korzystna, Ubezpieczenie OC dla księgowej nie zadziała. Oczywiście pod warunkiem, że biuro ma to ubezpieczenie. Bo ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej jest obowiązkowe w przypadku, jak księgowa prowadzi księgi. Przy KPR-kach już niekoniecznie i nie musi to być. No i suma ubezpieczenia minimalna to jest 10 tys. euro. No to jest w ogóle bardzo niewielka kwota. A dodam jeszcze, że jest jeszcze ubezpieczenie klauzula na kadry i płace.

Jeżeli księgowa rozlicza ZUSy pracowników, a nie ma tej klauzuli, albo ją ma na przykład tylko na 50 tysięcy, a zobowiązanie wobec ZUS z przyczyn błędów księgowych jest na przykład na poziomie 350, to taka z życia sytuacja, o której mówię, no to niestety ubezpieczenie OC nie pokrywa tej różnicy. Dobrze, to teraz postawmy się po stronie potencjalnego klienta. Mam stowarzyszenie, mam dokładną spółkę albo jakąś inną formę działalności prowadzę i chciałbym znaleźć księgową. Jak w tym świecie, w którym nie ma organizacji, która certyfikuje tych księgowych, wybrać dobrą?

Jak wybrać dobrą? Jak wybrać, to wystarczy w Google wejść, ale jak dobrą, to jest bardzo trudne. Ja sobie zrobiłem to zadanie i przejrzałem w okolicy naszej redakcji kilka kilometrów, przejrzałem kilka biur rachunkowych i tam było porówno komentarzy negatywnych i pozytywnych. No właśnie, z Googlami jest trochę tak, że wiadomą rzeczą jest, że jeżeli jest klient niezadowolony, no to powie pięciu osobom, a zadowolony tylko jednej. Natomiast faktycznie na opinie też się kupuje, więc to też trzeba na to uważać. Najczęściej do mnie trafiają klienci z polecenia i to w ogóle tak w branży trochę działa, że jeden drugiemu poleca księgową. Natomiast nie ma jako takiego rejestru

Księgowych, którzy, nie wiem, kształcą się, doszkalają, czy jakieś punkty zdobywają właśnie związane ze zdobywaniem wiedzy, czy też ze sprawami, które ewentualnie toczą się przeciwko księgowym, bo toczą się i procesy cywilne, i procesy karne, takiego rejestru nie ma, więc tak naprawdę nie ma możliwości ani poskarżenia się nigdzie, oprócz oczywiście służb, Ale jak mówię teraz w tej chwili o poskarżeniu się do jednostki jakiejś właśnie certyfikującej, która by przywołała do porządku, czy też wykreśliła z rejestru, z listy tych biur. Bardzo ciężko jest znaleźć rzeczywiście księgowego, który by spełniał wymogi klienta. A jest coś takiego, co powinno zapalać jakieś czerwone światełko komuś, kto właśnie szuka biura rachunkowego i wchodzi na stronę internetową, nie wiem,

No mamy problem z funkcjonowaniem, tak w takim dzisiejszym świecie, szczególnie przy dobie automatyzacji, już księgowy taki sensu stricte, który wprowadzał, tak jak ja kiedyś wyciągi bankowe ręcznie, już to już nie funkcjonuje, to wszystko robią automaty tak naprawdę, dzieje się to poza nami, a księgowy jest analitykiem tych operacji gospodarczych i ewentualnie kontrolingowych, bo to też jest takie wsparcie, Przedsiębiorcy w zakresie optymalizacji kosztów, no bo na przyszłych danych możemy jakieś prognozować, chociażby dla banków, prognozy do banków pod kredyty. No też chyba tą taką rolę, najprostszą rolę księgowego, czyli właśnie wprowadzanie dokumentów, też przyjmują trochę systemy księgowe. To trochę jest automatyzacja. Tak, zdecydowanie.

Dlatego klienci trochę więcej oczekują od osoby, która siedzi po drugiej stronie tego ekranu. Chce, żeby była po prostu partnerem biznesowym. Bo jeżeli na przykład klient potrzebuje rozszerzyć działalność, czy ją zdezyrfikować, no to pyta się księgowej pierwszej kolejności, Chociażby płynnościowo będzie, na ile lat kredyt brać, czy na 5, czy na 10. No i to jest jakby, no kogo on ma zapytać. Pyta też o różne swoje sprawy, które ma prywatne jakieś rozliczeniowe, czy kwestie nawet, oczywiście o co jest ciekawe, że my możemy doradzać prawnie. Czyli ja mogę przeprowadzić firmę przez proces założenia, likwidacji, przy uchwałach mogę pomagać, co oczywiście zasobów troszeczkę wewnętrznych nie mam.

To wrócimy się jeszcze do tego momentu, kiedy doradcy podatkowi zostali jakoś unormowani. Dlaczego wtedy tylko ten kawałek tego rynku został unormowany? No nie, to wtedy zostało normowane, wszystkie biury rachunkowe stały się, jakby właściciele biur stali się doradcami. No tak, ale zostawiono tą przestrzeń dla nowych, którzy nie muszą zostawać doradcami. No nowi teraz musieli potem już egzamin zdawać. I jakby zostało to uregulowane w ustawie, że żeby dostać później już doradcom po wejściu w życie tej ustawy, To jest konieczne zdanie pewnego egzaminu. Ale jest to taka przestrzeń, w której mogę nie być dolecą, mogę być księgowym i zostawiono taką przestrzeń. Tak, zostawiono taką przestrzeń do 2014 roku. Trudno powiedzieć, to znaczy ja powiem szczerze, że ja wtedy w 2006 jak zdawałam ten egzamin, nie wiedziałam,

Nie wiedziałam o ustawie o doradztwie, po prostu jakoś nie zainteresowałam się tym i trochę żałuję, bo wtedy mogłam od razu przystąpić do egzaminu i bym miała obydwa tytuły. Natomiast przez wiele lat to funkcjonowało, że był oddzielony zawód księgowego od doradcy podatkowego, no ale niestety 2014 rok przyniósł nam deregulację, czyli zniesienie certyfikatów i Jesteśmy tak, w taką powiedzmy grupą zawodową, nie dość, że trochę niedocenianą, no nie chciałabym tutaj narzekać na klientów, znaczy w ogóle na odbiór społeczny księgowej, bo na pieszej linii strzału jest i to ona jakby przekazuje złe wieści. Z księgową to tak jest z lekarzem, docenia się jak zacznie rozwiązywać problemy. Albo jak się zaczną problemy właśnie i te problemy są bardzo częste, bo też za przykład podam, że w Komisji Polubownej wpływają takie zgłoszenia do nas, gdzie klienci się skarżą na biura, bądź biuro na biuro właśnie, bo nie chce przekazać dokumentów.

Z racji tego, że jest to komisja polubowna, a nie rzecznik dyscyplinarny, to polubownie staramy się załatwiać spory i powiem, że z dużym sukcesem przez ostatnie 5 lat jakieś 80% skuteczności mamy w załatwieniu sprawy. Nie przez sąd powszechny, dlatego że często wynika to po prostu z Braku świadomości księgowego, że to jest jakiś określony problem, czy z jakiejś takiego nie ze złej woli, często z choroby, albo z nienależytego wykonywania obowiązków. Natomiast nawet jeśli księgi trzeba odtwarzać, to te strony dochodzą do porozumienia poprzez ugodę. No bo procesy sądowe są długie i kosztowne, szczególnie cywilne. No bo taki przykład przedsiębiorca, który został poszkodowany przez księgową, która na przykład nierzetelnie prowadziła mu księgi,

Tak jak na początku rozmowy wspomnieliśmy, ten zarząd ma do wyboru albo nie podpisać sprawozdania i załączyć w KRS-ie niepodpisane, odmówić oczywiście, albo podpisać nierzetelne, co jest jeszcze gorsze, bo to jest bodajże 271 artykuł kodeksu karnego, w związku z czym jest tutaj problem dla Dla tych zarządów. No i teraz księgowa często idzie na ugodę, a jeśli by trafiła ta sprawa przed sąd cywilny, no to powoływani są biegli, trwa to strasznie długo, a przedsiębiorca i tak tego sprawozdania nie wie, co dalej zrobić. Czy je złożyć nierzetelne, czy złożyć puste, z zerami, bo często też są takie sprawozdania w KRS-ie. Po prostu puste kartki, bo tego nikt nie waliduje.

No pewnie po jakimś czasie tak, albo... No są do tej pory, bo ja tam mam, ponieważ ja też szkole z błędów i fałsze w sprawozdaniach finansowych, to w swoich prezentacjach mam takie prawdziwe dane z KRS-u, nieanonimizowane akurat, no bo one są dostępne. I są takie właśnie różne cudaki, jak to nazywam, dziwne. Dobrze, jeszcze tak na koniec może taką radę dla tych, którzy już księgową wybrali źle na przykład i właśnie są na takim etapie, że chcieliby biuro księgowe czy rachunkowe, jakby powiedzieć tak i tak, chcieliby zmienić to, od czego powinni zacząć, albo jak się do takiej zmiany przygotować. To jest proces, który powinien być łatwy, czy on zawsze będzie trudny?

No to tak jak już wspomniałam najlepiej zapytać znajomych, bo to oni są też dobrą rekomendacją. Ale to wybrane nowe. O czym powinniśmy pamiętać rozstając się z poprzednim księgowym. Albo księgowym. No przeważnie to jest taki sfeminizowany zawód. Przede wszystkim lista dokumentów. Checklista, czyli w przypadku np. spółki, bo to najczęstsze, może zacznę od spółki. Zestawienie obrotów i sald, bilanse, wydruki, jeśli chodzi o wiekowanie należności i zobowiązań. Jeśli to możliwe, no w tej chwili już JPK, pliki JPK, prawda, część z Urzędu Skarbowego możemy sobie VAT-owskie ściągnąć, natomiast jeżeli na przykład byśmy dzisiaj zmieniali biuro, Od czerwca, no to do maja jakieś zapisy w księgach były, a w tej chwili już jest obowiązek za rok 26, żeby raportować całe księgi.

No więc, żeby nie odtwarzać tych ksiąg, no to również forma elektroniczną. To też w branży dyskusyjnej jest, dyskutujemy co to jest przekazanie ksiąg, czy to są wydruki, czy to są właśnie pliki, czy to są bazy też wręcz, bo czasami Jeżeli na tym samym programie pracujemy, to fajnie jest otrzymać bazę, bo jest dużo łatwiej. Natomiast niektórzy nie chcą. I miałam też taką akurat osobiście sprawę, prowadziłam w Kibrze, kiedy klient nie chciał wydać bazy, bo nie chciał dać schematów księgowych. Ale wydał, ponieważ pokazałam mu, jak szybko usunąć te schematy, bo on nie chciał tego knołchołu swojego przekazywać. Więc myślę, że lista dokumentów na początek, która pomoże drugiej księgowej i współpraca biuro-biuro, bo tu jest jakby nieodzowna, bo klient przecież nawet nie wie, czego potrzebuje.

Myślę, że taki kodeks dobrych praktyk, czy jakby taki Zestawienie, gdyby powstało kiedykolwiek, no my w Izbie teraz pracujemy właśnie nad tym, jaki rodzaj dokumentów, jak w ogóle przyjmować klienta, jakie dokumenty od niego wymagać, jakich formularzy, oświadczeń, bo to też jest później ważne do przypadków, na przykład formy opodatkowania, jak przy JDG-u, czy klient był na ryczałcie, czy na zasadach ogólnych. No to księgowa tego jakby musi dopilnować też, żeby mieć procedury. Więc no mówię, jakieś książka procedur opowiedziałabym, gdyby powstała taka biblia, jak przekazywać nawzajem się pomiędzy biurami, no i też jak przekazać temu klientowi informacje. No to jest bolączka jednak branży, ale myślę, że branża nasza, ci bardziej uświadomieni księgowi pracują nad tym i starają się jakby dopasować do tego, do oczekiwań rynku.

To z perspektywy osób, które z usług księgowych korzystają, trzymam kciuki, żeby to zostało na waszą korzyść uregulowane i korzyść klientów. Bardzo dziękuję. No tak, to jest moje marzenie, nie ukrywam i czekam na ten dzień, kiedy będziecie i wy jako klienci zadowoleni i my w swojej tej żmudnej i ciężkiej pracy. Magdalena Trybuś była naszą gościnią. Dziękuję bardzo. Dziękuję ślicznie. Jeśli cenisz niezależne media, to zostań z nami. Subskrybuj i polecaj dalej. Możesz też wesprzeć naszą działalność. Wejdź na śląskaopinia.pl i kliknij wspieraj.