3 najczęstsze błędy przy wdrożeniu systemu ERP!

Słuchasz audycji SRP, czyli Skuteczny Rozwój Przedsiębiorstw. Za produkcję odpowiada firma APKOM, która od ponad 15 lat usprawnia i wspiera rozwój przedsiębiorstw. Każda firma, która podejmuje decyzję o wdrożeniu systemu ERP liczy na usprawnienie swojej pracy i lepszą kontrolę nad procesami. To ambitne cele, ale rzeczywistość nie zawsze wygląda tak super. Wdrożenie to bardzo złożony projekt, który bez odpowiedniego przygotowania może przynieść więcej trudności i problemów niż korzyści. Ale dlaczego to tak istotne? Problem nie dotyczy tylko polskich firm. Jedno z największych niepowodzeń przydarzyło się w firmie, którą zna każdy i pewnie większość nieraz miała jej produkt.

Chodzi o najpopularniejszego producenta obuwia sportowego z rozpoznawalnym logo. Firma Nike około 20 lat temu postawiła na wdrożenie nowego systemu ERP. Wdrożenie miało usprawnić procesy obszaru magazynowego i obsługi klienta. Nike wyłożyło na inwestycje 400 milionów dolarów i niestety nikt nie zobaczył efektów. To oznacza nie tylko zmarnowane pieniądze, ale także czas całego zespołu. Co gorsza, błędy popełnione na tym etapie mogą latami wpływać na funkcjonowanie firmy. Procesy stają się mniej efektywne, zespół traci zaufanie do nowych rozwiązań, A cele które miały być osiągnięte pozostają odległe. Ale z czego tak naprawdę wynikają te problemy? Zazwyczaj z tych samych błędów które popełniane są na etapie planowania i wdrożenia.

Dlatego w tym filmie omówię 3 najczęstsze błędy podczas wdrożenia ERP. Zrozumienie tych błędów to pierwszy krok żeby uniknąć kosztownych problemów I naprawdę skorzystać z możliwości systemu ERP. Wiele firm decyduje się na wdrożenie systemu ERP, widząc w nim potencjał do usprawnienia działalności. Jednak firmy często nie definiują dokładnie, co chcą osiągnąć. Dlatego pierwszym błędem, który pojawia się bardzo często jest brak jasno określonych celów. Dotyczy to zarówno przedsiębiorstw, które po raz pierwszy wprowadzają takie rozwiązanie, jak i tych, którzy zmieniają dotychczasowy system na nowy. Badania z 1979 roku przeprowadzone przez Harvard pokazały coś bardzo ważnego w kontekście wyznaczania celów. Zapytano absolwentów tej uczelni czy mają wyraźnie zapisane cele i plany na dalsze życie.

Okazało się, że tylko 3% absolwentów Harvardu spisało swoje cele. 13% miało je w głowie, a ponad 80% nie miało żadnych. Po 20 latach te 3% miały większy majątek niż pozostałe 97% razem wzięte. Tak samo jest z celami w każdej innej dziedzinie życia. Dlatego kluczowe jest zrozumienie jakie problemy ma rozwiązać system ERP. Jakie rezultaty są oczekiwane? Bez tego proces wdrożenia przypomina działanie bez mapy. Łatwo się pogubić, generując niepotrzebne opóźnienia i dodatkowe koszty. Każdy projekt wdrożenia nowego systemu powinien opierać się na konkretnym planie. Taki plan musi jasno przedstawiać kierunek działania. Bez takiego podejścia istnieje ryzyko, że zamiast usprawnić procesy, firma napotka dodatkowe wyzwania, które można było przewidzieć i zminimalizować.

Wdrożenie systemu ERP to moment, w którym osoby decyzyjne muszą określić kluczowe funkcje systemu. Często już na tym etapie przydałoby się precyzyjnie zdefiniować takie elementy jak uprawnienia użytkowników czy poziomy dostępu do danych. Te decyzje kształtują sposób, w jaki system będzie wspierał przyszłą codzienną pracę. Dlatego ich brak może doprowadzić do błędów, które bardzo trudno 2 błędem jest niewłaściwy wybór systemu i dostawcy To pułapka, w którą wpada wiele firm przekonanych, że wybór tańszego o 20% systemu i firmy wdrożeniowej przyniesie oszczędność.

Nic bardziej mylnego, kilku naszych obecnych klientów przez lata nie zdawało sobie sprawy, jak wiele tracili przez tą decyzję. Najtańszy system i najtańszy partner to także najniższa wydajność systemu i brak wiedzy biznesowo-informatycznej we wdrożeniu. Partner bez doświadczenia w realiach danej branży może przygotować system, który nie uwzględni podstawowych potrzeb biznesowych. W efekcie procesy, które miały zostać usprawnione, stają się bardziej skomplikowane. Firma zamiast się rozwijać, przez lata zmaga się z problemami, które można było rozwiązać na samym początku. Dlatego warto pamiętać, że wybór systemu ERP i partnera wdrożeniowego to inwestycja, a nie miejsce na oszczędności. Kluczowe jest znalezienie partnera, który rozumie procesy biznesowe i potrafi dopasować system do potrzeb przedsiębiorstwa.

Chyba lepiej na początku zainwestować trochę więcej w coś wartościowego, niż oszczędzać i w długim terminie zostać w tyle. Chyba nikt nie chce, żeby konkurencja rosła szybciej. System ERP działa jak procent składany. To narzędzie, które po wdrożeniu używa się każdego dnia, więc można albo o 1% każdego dnia się rozwijać, albo o ten 1% każdego dnia tracić. Trzeci błąd to pomijanie ludzi w procesie wdrożenia. Wiele firm koncentruje się na technologii zapominając o tym, że pracownicy będą korzystać z tego systemu. Nawet najlepszy system ERP za miliony dolarów nie spełni swojego zadania jeśli użytkownicy nie będą wiedzieli jak z niego efektywnie korzystać. Każda osoba w firmie może zyskać godzinę dziennie dzięki lepiej zorganizowanym procesom.

Odpowiednio wdrożony system ERP automatyzuje zadania, eliminuje błędy i usprawnia przepływ informacji. Wdrożenie systemu to spore wyzwanie. Dla wielu osób wiąże się z koniecznością nauki nowych funkcji i zmianą dotychczasowych nawyków. Na szczęście nowe nawyki kształtuje się tylko w 90 dni. Natomiast bez odpowiednich szkoleń pracownicy mogą w sposób mało produktywny korzystać z nowego narzędzia. Wtedy system staje się przeszkodą, a nie wsparciem. W efekcie firma wraca do starych, mniej efektywnych metod pracy.

Co ważne, każdy członek zespołu ma inne potrzeby i inne tempo przyswajania wiedzy. Dlatego szkolenia powinny być dopasowane do różnych poziomów umiejętności i objąć nie tylko wprowadzenie, ale też pierwsze miesiące pracy z nowym systemem. A w przypadku większych wdrożeń nawet lata. Wsparcie użytkowników jest tak samo istotne jak konfiguracja systemu. Wszystkie te błędy pokazują jak istotne jest odpowiednie przygotowanie całej firmy do wdrożenia systemu ERP. To proces, który wymaga przemyślanych decyzji i świadomości każdego kroku. Dlatego tak ważne jest, aby zdobywać wiedzę i przygotowywać się na każdym etapie. A ten materiał jest doskonałym początkiem, by uniknąć problemów i maksymalnie wykorzystać potencjał systemu ERP.

Każda dobrze podjęta decyzja dziś przełoży się na sprawniejsze i bardziej efektywne działanie całej organizacji w przyszłości. Istnieje jednak jeszcze jeden często pomijany błąd, który może okazać się najbardziej kosztowny. Czyli zaniedbanie kwestii bezpieczeństwa. Nawet najlepiej wdrożony system może być narażony na nieodwracalną utratę kluczowych danych. Chcesz dowiedzieć się więcej jak chronić dane z systemu ERP? Koniecznie sprawdź ten film.