Złożenie sprawozdania finansowego do KRS

Dzisiejszym podcastem pozostajemy w temacie zarówno odpowiedzialności członków zarządu, tym razem za złożenie sprawozdania finansowego do KRS, jak i w pewnym zakresie w temacie KRS. Zainteresowanych zapraszam do odsłuchu. Dzień dobry, cześć. Mówi do Was Aneta Kułakowska, radczyni prawna, blogerka i od niedawna podcasterka. Słuchacie podcastu Projekt Spółka z o.o., w którym prostym językiem i bez zbędnego prawniczenia opowiadam o spółce z o.o. Od kilkunastu lat wspieram prawnie spółki z o.o., zarządy tych spółek, wspólników, prokurentów, rady nadzorcze, obsługę księgową i biura zarządu. Zapraszam Was do wysłuchania 29 odcinka podcastu. Zanim przejdę do tematu głównego, zabiorę Wam minutę na autopromocję.

Już wkrótce premiera drugiego wydania e-booka praktycznego przewodnika dla spółek z o.o. Zatwierdzenie roku obrotowego w spółce z o.o. od sporządzenia sprawozdania finansowego do złożenia dokumentów rocznych do KRS. Ebooka wspierać będą checklisty i wzory dokumentów. Jeśli interesuje Was ten temat i szukacie wsparcia w tym zakresie, to już teraz zapiszcie się na newsletter Projekt Spółka z o.o. Będę Was informować o tym, co będzie w ebooku, jakie wzory i checklisty w nim znajdziecie, a przede wszystkim kiedy ebook trafi do sprzedaży i w jakiej cenie będzie do nabycia w trakcie premierowej sprzedaży. Pod nagraniem znajdziecie link do zapisów. Dziękuję za uwagę. Teraz przechodzimy do tematu głównego. Na początek może przypomnę, jakie dokumenty spółka z o.o. jest zobowiązana złożyć po zakończonym roku obrotowym.

Kolejnym krokiem po sporządzeniu wszystkich wymaganych przepisami dokumentów jest złożenie dokumentów rocznych do KRS. Dokonujecie tego wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Repozytorium dokumentów finansowych, w którym możecie bezpłatnie przesłać dokumenty do KRS. Możecie też złożyć dokumenty za opłatą poprzez system teleinformatyczny S24. Teraz kilka ważnych kwestii związanych z terminem złożenia dokumentów do KRS. Po odbyciu zwyczajnego zgromadzenia wspólników, na którym zatwierdzacie m.in. sprawozdanie finansowe, macie 15 dni na złożenie dokumentów do KRS. Dlatego też często wskazywanym w internetach terminem jest 15 lipca każdego roku, choć sama data tak naprawdę może Was wprowadzać w błąd, ponieważ 15 lipca będzie terminem złożenia dokumentów do KRS w przypadku, kiedy zwyczajne zgromadzenie wspólników odbyło się 30 czerwca.

Dlaczego 30 czerwca? Ponieważ zgodnie z Kodeksem Spółek Handlowych macie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego na odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników. A biorąc pod uwagę, iż większość spółek w większości spółek rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, to właśnie 30 czerwca jest ostatnim dniem na odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników zgodnie z przepisami. O samym zwyczajnym zgromadzeniu wspólników opowiem w oddzielnym odcinku, bo to jest troszkę większa sprawa. Teraz opowiem o tym, jakie dokumenty składacie do KRS. I uwaga! Za zamknięty rok obrotowy spółka z o.o. zobowiązana jest złożyć do KRS następujące dokumenty. Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej w formacie XML, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub profilem zaufanym przez osobę, której powierzono, prowadzenie ksiąg rachunkowych, czyli zwykle księgowa i cały zarząd spółki.

Sprawozdanie finansowe oraz kolejny wyciąg z uchwały o podziale zysku po kryciu straty. Wyciągi z uchwał mogą zostać podpisane elektronicznie przez wszystkich wspólników, którzy brali udział w zgromadzeniu wspólników lub przez przewodniczącego zgromadzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym osobistym lub podpisem profilem zaufanym. Możecie też złożyć do KRS cały protokół ze zgromadzenia wspólników. Kolejny dokument, który składacie do KRS to opinia biegłego rewidenta. Oczywiście dotyczy to tylko spółek, które są zobligowane do badania sprawozdania przez biegłego rewidenta. I taką opinię składacie w postaci elektronicznej, opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, osobistym lub profilem zaufanym biegłego rewidenta.

Od razu o tym wspomnę, bo często o to pytacie. Otóż, nie musicie oddzielnie składać sprawozdania finansowego z uchwałą o jego zatwierdzeniu do Urzędu Skarbowego. Wystarczy, że złożycie wszystkie wymagane przepisami dokumenty do KRS. Po zamieszczeniu sprawozdania finansowego w repozytorium dokumentów finansowych Zostaje ono przekazane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Tym sposobem sprawozdanie finansowe trafia do szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który udostępnia je urzędom skarbowym. Jak wspomniałam o tym wcześniej, dokumenty roczne, w tym sprawozdanie finansowe, możecie przesłać do KRS wyłącznie elektronicznie. I możecie to zrobić na dwa sposoby. Za pośrednictwem systemu teleinformatycznego repozytorium dokumentów finansowych i to możecie zrobić bezpłatnie lub poprzez S24.

Złożenie dokumentów rocznych wymaga posiadania konta w systemie teleinformatycznym, portal rejestrów sądowych, repozytorium dokumentów finansowych lub S24. Konta nie zakładacie na spółkę. Konto zakłada zawsze osoba fizyczna, czyli np. członek zarządu, prokurent. Dodatkowo niezbędne do złożenia dokumentów do KRS jest posiadanie podpisu profilem zaufanym, podpisu kwalifikowanego lub osobistego. Z zgłoszenia złożenia dokumentów do KRS samo zgłoszenie podpisuje osoba reprezentująca spółkę, czyli członkowie zarządu, prokurenci lub likwidatorzy, kiedy spółka jest w trakcie likwidacji. Dokumenty roczne spółki może również złożyć do KRS radca prawny, adwokat, a nawet prawnik zagraniczny lub zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym.

Wystarczy, że posiada od spółki stosowne pełnomocnictwo do ich złożenia. Chciałabym jeszcze wspomnieć o zaległościach w składaniu dokumentów rocznych do KRS. Jeśli KRS stwierdzi, że nie złożyliście sprawozdania finansowego wraz z innymi dokumentami rocznymi do KRS, to wszczyna z urzędu wobec spółki postępowanie przymuszające. Następnie wzywa spółkę do złożenia zaległych dokumentów, zwykle w terminie 7 dni, pod rygorem nałożenia grzywny. Jeśli spółka nie złoży dokumentów zgodnie z wezwaniem, KRS nakłada na członków zarządu grzywnę, którą może ponawiać. KRS jednym postanowieniem może wymierzyć grzywnę nie wyższą niż 15 tysięcy złotych, chyba że dwukrotne wymierzenie grzywny okazało się nieskuteczne. Osobiście najczęściej spotykam się w praktyce z pierwszą grzywną w wysokości od 2 do 5 tysięcy złotych nakładaną na każdego członka zarządu.

Ogólna suma grzywien może dojść nawet do kwoty ponad miliona złotych, choć osobiście nie spotkałam się z takim przypadkiem w swojej praktyce. Pocieszające jest to, że w przypadku złożenia zaległych dokumentów niezapłacone do tego czasu grzywny ulegają umorzeniu. Warto jednak pamiętać o tym, żeby po złożeniu zaległych dokumentów przesłać do KRS pismo informujące o złożeniu tych dokumentów wraz z wnioskiem o umorzenie postępowania i umorzenia nałożonych grzywien w całości. Już teraz zapraszam Was do wysłania kolejnego odcinka podcastu, w którym opowiem więcej o konsekwencjach nieskładania dokumentów rocznych do KRS. To wszystko, co miałam do powiedzenia w tym odcinku. Dziękuję za jego wysłuchanie. Jeśli macie ochotę sięgnąć po więcej moich treści, to zajrzyjcie na stronę projektspółkazo.pl.