38 🖼 Framework współpracy w rozproszonym zespole

I tutaj mam jedną prostą rekomendację, jedno proste słowo, czyli Kanban. Kanban z języka japońskiego jest to wizualizacja procesu. Jeżeli kojarzycie markę Toyota, to w fabrykach Toyota zaczęto pracować z Kanbanem i tam podobno to wymyślono. Jest to nic innego jak tablica, na której mamy trzy kolumny w dużym uproszczeniu. Pierwsza kolumna, co jest do zrobienia. I mamy listę rzeczy do zrobienia. I na przykład ta lista rzeczy jest przypisana do konkretnych osób. Druga kolumna, nad czym pracujemy. I w tej kolumnie mamy zadania, które aktualnie się dzieją. I trzecia kolumna, co zrobiliśmy.

I tam są zadania, które są skończone, oddane i nie musimy się już nimi zajmować. I to jest nic innego jak Kanban w bardzo dużym uproszczeniu. I dzisiaj jest bardzo wiele narzędzi, które rozproszone zespoły mogą używać, żeby wspierać się właśnie tą formą wizualizacji procesu, po to, żeby wiedzieć, kto nad czym pracuje, ale nie po to, żeby kontrolować tę osobę, tylko po to, żeby reagować. Bo jeżeli nie mam żadnych zadań do siebie przypisanych, to może się nudzę. To może nie ma konkretnie pomysłu na to, jak chcemy ze sobą współpracować. Jeżeli nie ma czegoś takiego i macie osobę w zespole, która nie czuje się z tym komfortowo, to tam może rodzić się swego rodzaju irytacja.

Z drugiej strony, Przeciwny scenariusz. Jeżeli mam za dużo na sobie zadań, to znaczy, że prawdopodobnie w niewłaściwy sposób coś planujemy. Bo jeżeli mam za dużo zadań, to prawdopodobnie będę mieć trudność z ich ukończeniem. Więc możemy weryfikować dzięki temu obłożenie naszych ludzi bez wydzwaniania do nich, bez pisania co u ciebie, w sensie co u ciebie, jakie masz zadania i nad czym teraz pracujesz, bo możemy sobie spojrzeć na takiego kanbana i wykorzystać do stworzenia czegoś takiego szerokiej palety narzędzi, które są ogólnodostępne na rynku i tylko wymienię kilka z nazwy jak Trello, Notion, Asana, Jira czy inny Confluence.

Wprowadzenie kanbana pozwoli uniknąć sytuacji, w której chcemy mikro zarządzać ludźmi i jednocześnie, jeżeli będziemy mieć zbudowany framework współpracy, który będzie polegać na tym, że regularnie i cyklicznie będziemy się spotykać, żeby opowiadać o tym, co mamy do zrobienia, to taki kanban może nam ułatwić tego typu spotkania, bo właśnie wracamy do ducha agile znowu, czyli zwinnego wytwarzania, oprogramowania produktów, Które polega na ciągłym dostarczaniu wartości. Mając Kanbana możemy uniknąć sytuacji, w której ludzie spowiadają się na spotkaniach co teraz robią. Bo jeżeli lider zespołu, manager chce się dowiedzieć nad czym teraz pracuje, to sobie po prostu włącza Kanbana i patrzy.

Synchronizowanie kontekstów. Za pomocą kanbana i za pomocą retrospektywy, która pozwala wypracować team contract, wspólne zasady współpracy, przynajmniej w dwóch wymiarach. W wymiarze takim administracyjno-merytorycznym, czyli nad czym pracujemy, kiedy się spotykamy, w jaki sposób się komunikujemy, jak dbamy o to, żeby być zsynchronizowanymi, żeby być cały czas poinformowanymi, jaki jest nasz status. A także w aspekcie psychologicznym, czyli na jakie zasady się umawiamy we współpracy, np. zasada transparentności, otwartości czy też komunikacji na bieżąco. Jeśli zadbamy o framework współpracy, istnieje bardzo duża szansa, że unikniemy mikrozarządzania oraz spotkań, które niewiele wnoszą do naszej rzeczywistości i często są przepalaniem czasu, bo po prostu sobie to zdefiniujemy i opiszemy,