Rola ERP w cyfrowej transformacji sprzedaży B2B

Cześć, z tej strony Tomek Grzemski, CEO firmy Macopedia i zapraszam Was na kolejny odcinek z cyklu B2B Master Class. Dzisiaj zaprosiłem Marka Maca z portalu myERP, który jest właścicielem portalu myERP. Dzisiaj będziemy rozmawiać o szeroko pojętej tematyce związanej z systemami ERP, które są jednym z kluczowych elementów tak naprawdę w cyfrowej transformacji, które gdzieś tam się wcześniej zaczęły. Marek, Ty jesteś chyba jednym z większych specjalistów od ERP-ów, bo znasz przekrój rynku, bardzo dobrze prowadząc ten też portal, na który serdecznie zapraszamy. No więc, szykuje się przed nami dzisiaj ciekawa rozmowa. Tak, ciekawa, długa i bardzo dużo fajnych wątków. Tak, właśnie ta rozmowa dzisiaj może być bardzo długa, więc postaramy się też ograniczyć do tak naprawdę rozmowy dwuodcinkowej.

W pierwszym odcinku będziemy rozmawiać bardziej o tematyce właśnie typowo ERP-ów. Dla tych, którzy gdzieś chcą ten temat sobie pogłębić, wiedzę. Kolejny odcinek będzie dotyczył cyklu B2B Master Class, na który też zapraszam, gdzie porozmawiamy sobie o integracjach między platformami B2B, między systemami PIM, a w ogóle ERPami. Dlaczego te integracje są ważne, jakie tam obiekty są przekazywane, no bo to jest temat, który też naszych widzów mocno interesuje. A tu się bardzo dużo zmienia, więc to też będzie bardzo fajne. Dokładnie. Więc w tych dwóch odcinkach, więc zaczniemy od odcinka pierwszego. Zacznijmy od w ogóle, czym jest system ERP, bo wiele osób może nie wiedzieć, albo nawet być nieświadomi, że go mają.

Tak, wiesz co, ja często na przykład znajomym czy rodzinie, jak opowiadam czym w ogóle są systemy ERP, to mówię wprost, no to jest system, który zarządza całym twoim przedsiębiorstwem. I jeszcze z 2-3 lata temu bym się z tym zgodził w 100%, tak, ale no mamy teraz taką sytuację, że no rynki się mocno zmieniają, trendy się mocno zmieniają. Więc to już nie jest tak do końca, że system ERP zarządza całym twoim przedsiębiorstwem. Ja bym teraz powiedział, że system ERP zarządza corem twojego biznesu. Czyli w dużej mierze, jeżeli to jest na przykład firma produkcyjna, no to system ERP będzie zarządzał tą produkcją. Ale dookoła, to sam dobrze wiesz, mamy wiele innych różnych rozwiązań, które według mnie, o czym będziemy mówić w kolejnym odcinku, warto po prostu integrować.

No bo tak naprawdę sercem i ciałem ERP-a są dane księgowe tak naprawdę, czy dane Master Data tak naprawdę. Jakbyś właśnie mógł opowiedzieć o spektrum rynku. Jak wygląda to w Polsce? Jakie są rodzaje systemów ERP? Jakie klasy są tych systemów ERP? To też jest ciekawe, bo powiem Ci, tak jak zakładaliśmy portal ze 4 lat temu, gdzie ja już wtedy byłem z 5 lat na rynku jako konsultant, To myślałem, że liczba systemów wtedy była skończona. I powiedzmy najbardziej popularne, czyli SAP, Comarch, IFS, Sonneta. I powiem Ci, że z biegiem lat, czasu, człowiek nie zdaje sobie sprawy, ile naprawdę jest tych systemów. Ich jest multum. Są małe, średnie, duże.

No i tak jak zacząłem, no to są najbardziej popularne te powiedzmy cztery, tak? No ale tutaj oczywiście dochodzą jeszcze rozwiązania zagraniczne, gdzie często polskie firmy się ich boją. No bo zawsze jest pytanie, okej, mamy fajny system ERP zagraniczny, no ale co z naszą księgowością? No polska księgowość jest trudna. Jest wymagająca, często potrafi się zmieniać. Systemy zagraniczne nie zawsze za tym potrafią nadążyć. Tak, nie mają oficjalnego wsparcia, ale tu trzeba pamiętać o tym, że o to dba już partner, który jest w Polsce, więc ja uważam, że nie należy się bać takich systemów i to, co już mówiłem na początku, trzeba iść w tym kierunku, że wybieramy system, który obsłuży nam core biznesu. A nie to, co przeważnie księgowa chce, bo często jest tak, że właściciele, prezesi bardzo mocno patrzą na księgową przy wyborze systemu.

Tak. Bo najczęściej IT, z mojego doświadczenia, jest pod dyrektorami finansowymi, którzy znowu nie mają tej kompetencji, ale też oceniają z perspektywy nie tego, na ile te systemy zarobią w sprzedaży, ale na ile nas będą kosztować, tak? I to jest też bardzo ciekawe w kontekście tego, że coś się zmieniło trochę, że z księgowego przeszło trochę na dyrektora finansowego, ale wciąż jest to w tym samym mniej więcej. Tak, tak, tak. Ja nie wiem, czy to jest do końca dobre, no bo jakby rozbijać to na części pierwsze, to dalej jest ta sama sytuacja. To dyrektor finansowy, który kompletnie, no dobra, może nie kompletnie, ale często nie mają pojęcia o systemach ERP. No my mamy często sytuację, że to po prostu do nas dzwonią na portal i pytają się o te systemy, tak, dyrektorzy finansowy. A, bo wie pan, bo ja na takim i takim. W systemie pracowałem, on był świetny, ale w tej firmie się nie sprawdza i musimy znaleźć coś nowego.

No tak, tym bardziej, że większość wdrożeń ERP-owych, nie mówię, że wszystkich, znasz może lepiej, ale to jakby dopowiem, że jakby są ERP, które są wdrażane przez producenta, tylko i wyłącznie. Jest na przykład, nie wiem, chyba SoftLab jest takim przykładem, gdzie Asseco wdraża samemu tego, chyba już mają partnerów, ale podajemy jako przykład, a są takie systemy jak SAP czy jak na przykład Comarch, gdzie partnerzy wdrażają. I tak naprawdę kluczem wdrożenia nie jest często produkt, no bo produkt czy jeden, czy drugi, czy trzeci ostatecznie robi podobne rzeczy i wiadomo, że pewne funkcjonalności mogą nam bardziej pasować, ale ostatecznie jak ktoś umiejętnie to wdroży, tak naprawdę w organizacji. Bo właśnie chciałem się zapytać, czy zgadzasz się z takim mitem, że ja się spotykam najczęściej z takim stwierdzeniem, no u nas w firmie wdrożenie ERP-a się nie udało.

No i przez to jakby boimy się wdrażać nowych systemów, bo nam się wdrożenie ERP-a nie udało, tak? Z twojej perspektywy to wygląda. Czy faktycznie ta skala procentowa nieudanych wdrożeń jest duża, czy faktycznie to jest tak, że jednak ludzie nie są przyzwyczajeni do procesu wdrożenia systemów informatycznych, stąd tak to oceniają po prostu? Wiesz co, to zależy, ale dla mnie, jak ktoś mówi, że wdrożenie się nie udało, no to ja rozumiem, że na tym systemie nie pracuje, tak? A najczęściej pracują. To nie jest tak. Sam dobrze wiesz, wszystkie projekty IT, nie tylko wdrożenie ERP, są bardzo trudne. Im bardziej złożony, im większy, im więcej działów ludzi bierze w tym udział, to są bardzo trudne rzeczy, gdzie nawet na początku będzie fajnie. To jest jak fala, tak?

A nagle ktoś przypomniał o czymś, że jednak lepiej, żeby ten proces był tak obsłużony, a z tego zrezygnujmy. Albo po prostu przez długi okres wdrożenia często zmieniają się dyrektorzy. Czy nie daj Boże też jest taka sytuacja? Po stronie dostawców, czyli zmieniając się konsultant. I to nie można powiedzieć. Jeżeli by się wdrożenia ERP nie udawały, nam się nie udało, no to firmy by na tym nie pracowały. A tak jak zauważyłeś, zawsze pracują. To jest po prostu zmęczenie materiału i złe nastawienie do rynku, przez co takim podejściem zniechęcają inne firmy przed taką transformacją cyfrową. Znaczy wiesz, to jest wydaje mi się taka kompetencja, mała kompetencja na rynku dostępna, biorąc pod uwagę ile firm nie potrzebuje i ile firm istnieje.

Trochę już chyba o tym mówiliśmy, ale ja to tak odbieram, że ludzie, którzy umieją łączyć mocno IT i biznes, no bo najczęściej... Znamy takie wdrożenia, które się nie udały. Czasami teraz w takim jednym pomagamy jako zewnętrzni konsultanci, gdzie po prostu dyrektor IT położył wdrożenie, no bo on patrzył na to przez pryzmat kodu, jakichś, wiesz, swoich tam rzeczy, a nie patrzył na biznes. Z takiej strony biznesowej czasami trudno jest patrzeć też na IT. Tak naprawdę taka kompetencja łączenia IT i biznesu i być takim dyrektorem operacyjnym, a jednocześnie dyrektorem IT, no to jest w ogóle taka rzecz, która, wiesz, Większość firm dzisiaj potrzebuje takiej kompetencji, tego nie ma. My też staramy się jakoś myśleć, jak to też sprostać rynkowi, może jakimiś szkoleniami, żeby faktycznie z tego tytułu to budować, ale no faktycznie ten proces wdrożenia ERP-a często zaskakuje firmy, no bo firma, która nie miała nigdy doświadczenia z wielkim wdrożeniem,

Tak, tak. A tak nie jest. Ktoś ma większą świadomość, jak jego zespoły zadziałają w sytuacji ERP, czyli ta kompetencja, o której trochę mówię, na tym to łatwiej zadziała. Ale oczekiwanie jest takie, że to firma nam wdroży, firma nam powie, jak to zrobić. I może się to udać, ale może się to nie udać. Ja to miałem kiedyś... Taką teorię chyba można powiedzieć, że firmy często zapominały o tej komunikacji wewnętrznej, czyli nie komunikowały, że idzie jakaś zmiana, no bo każdy się tego boi.

Tak, ale faktycznie masz rację. Często ta analiza jest takim pomijalną rzeczą. Przecież my płacimy za wdrożenie, a nie za to, żeby ktoś pisał dokumentację. A to jest klucz całej tej sytuacji, nie? Jak się robi na przykład, nie wiem, fuzję dwóch firm, to trzeba napisać dokumentację podatkową. Jak się robi, nie wiem, projekt domu czy budowiorowca, trzeba mieć projekt, jak to zrealizować. A w przypadku ERP-ów, czy faktycznie rozwiązań, czasami te analizy są takie, ale po co? Przecież my wiemy, że chcemy wdrożyć, tak? Tak. I często, czy często, zdarzały się sytuacje, że na przykład przychodzi dostawca, a my zrobimy ci analizę. I to jest super, jeżeli jesteśmy ukierunkowani na dany system. No bo nie ma co ukrywać, oni będą robili tą analizę, raczej pod system swój, żeby pokazać, że to się da, że procesy będą tak działały. A to nie chodzi do końca... Kolejną taką ważną rzeczą przy analizie czy potem przy wdrożeniu, no to kolejny mamy opór, żeby zmienić te procesy.

I tak naprawdę traktują to, że jeśli faktycznie mamy jakieś problemy we wdrożeniu ERP, byliśmy źle przygotowani, mieliśmy złych menadżerów, którzy źle zarządzili itd., i od razu narasta to do rangi dużego problemu. A często to jest po prostu normalna rzecz projektowa, tak? Tak. Tu jeszcze jedną rzecz można dopowiedzieć, o której chyba wcześniej nie powiedzieliśmy i firmy też nie są świadome, a widzę po rynku, że coraz częściej się dzieje, czyli zatrudnienie konsultanta zewnętrznego. Uważam osobiście, że jeżeli bierzemy konsultanta, który jest ukierunkowany, sfokusowany na jeden system, to będzie to zła decyzja, bo on zawsze ci storpeduje projekt, nie, nie, tu wybraliście to, to jest złe, lepiej wybrać ten system. To musi być coś naprawdę niezależnego według mnie, Kto zna kilka systemów albo potrafi po prostu projekty IT prowadzić.

I to jest idealne rozwiązanie dla tych małych, rodzinnych firm. Ja rozumiem, że one boją się, bo to jest koszt. Tacy ludzie nie są tani, ale to tak jak powiedzieliśmy na początku, eksperckość musi kosztować. Musi kosztować. I to są takie pojedyncze godziny albo nawet parędziesiąt godzin zainwestowanych w projekt, które się przekładają potem na to, czy faktycznie się nie straci dużo. Zgadzam się z Tobą w pełni. Ale wiesz co? Ciekawe, co powiedziałeś, że faktycznie Czasami taki konsultant zewnętrzny, no właśnie on nie ocenia tak naprawdę danego systemu, bo te systemy bądź co bądź, one są bardzo zbliżone do siebie. I wiadomo, jakby każdy wybierając swój system ERP dla swojej firmy Pomyśl w inny sposób, znajdzie rozwiązanie. Gdyby był jeden najlepszy system, to wszyscy by kupowali jeden system, nie było by 50 systemów na rynku.

Bo czasami wdrożymy ten system ERP, bo firma szwagra ma ten system ERP. A czasami na przykład nasza konkurencja korzysta, więc wiesz, w głowach się często rodzi, że jak konkurencja korzysta, to my też musimy mieć. No bo skoro im idzie dobrze na danym ERP, to nam też pójdzie dobrze na danym ERP. Jakby tok myślenia jest różny. Ale na koniec dnia właśnie kluczem i sukcesem wdrożenia ERP-a jest po prostu, jak tym zarządzimy wewnątrz organizacji, nie? No i ta komunikacja. To nawet komunikacja na samym początku jest bardzo ważna, bo znam przypadki, gdzie do jednego klienta Przyjeżdżało dwóch partnerów danego systemu, czyli ten sam system, te same funkcjonalności. No i wiesz, coś, co często ludzie pomijają, ważna jest ta komunikacja i w ogóle te flow, czy z handlowcem, czy z osobą, która będzie ci wdrażała, czy jeżeli poznasz cały team, który będzie opiekował się tym wdrożeniem.

Jeżeli tu masz flow fajne, To ja uważam, że na pewno nie powinno być sytuacji, że coś się nie uda. Przy skrajnych przypadkach, gdzie będzie gorąco, to ta osoba będzie potrafiła zająć się tym, zagospodarować ten czas, czy ten ból, te nerwy, żeby to było jak najmniejsze. To jest to ciekawe, co mówisz. Mieliśmy taki odcinek z Beatą i z Natalią od nas, właśnie odnośnie komunikacji klient-firma. Ja bym powiedział jeszcze drugą rzecz, że jak my też będziemy partnersko traktować dostawcę ERP-a, Kolejny odcinek.

Potraktujemy jako dostawcy, tym nasz mandowiec i tak dalej. Ale często takie sytuacje są w momencie, kiedy już jest bardzo gorąco. No i to jest według mnie naturalne, bo to są nerwy. Management rozumie, że kupa pieniędzy została gdzieś powiedzmy przepalona na coś. Właściciel tak samo, on miał być, nie ma. To są po prostu nerwy. Mi się wydaje, że na takie sytuacje, gdzie często widziałem w różnych firmach, Po prostu dać sobie luz na taki tydzień. Ok, no tydzień, jak już mamy termin przeciągnięty, czy coś nam się sypie, to lepiej mieć tydzień na uspokojenie się. Wtedy na spokojnie po tygodniu jesteś w stanie spotkać się z taką firmą, no i przedyskutować to na spokojnie po prostu. Powiedz mi, jest taki trend duży i w ERP-ach on też się pojawi.

Jestem ciekaw Twojej opinii na ten temat, no bo pojawiają się ERP-y w modelu SaaS-owym. Czy to w modelu cloudowym, czy to w modelu SaaS-owym, jakby nic ze sobą, ale już powiedz mi, nie wchodźmy w to. Generalnie chodzi o to, że wynajmujemy ERP-a od firmy, która nam i jakby, co Ty o tym sądzisz o takim trendzie? Czy ten ERP powinien być w SaaS-ie, czy on powinien być on-premise, czyli jest zainstalowany u nas na serwerze albo w jakiejś serwerowni, z którą mamy jakby kontakt? To są nasze najważniejsze dane. Jak ty o tym widzisz? To zależy, bo podejścia są różne i to też w zależności od tego, jaką mentalność ma firma. No bo jeżeli ktoś liczy każdą złotówkę, mamy dyrektora finansowego, który musi wszystko idealnie mieć w Excelu, no to wystarczy sobie przeliczyć. Prosto, jeżeli weźmiemy rozwiązanie cloudowe, to one tam, szczelam, średnie rozwiązanie cloudowe gdzieś po pięciu, sześciu latach przestaje nam się opłacać.

No bo płacimy więcej niż za ten system ERP na serwerze. Za wynajem, no zawsze będziemy płacili więcej. No ale to jest jakiś komfort, gdzie na przykład mamy mniejszy próg wejścia w ten system, czyli mniej wydamy sobie na analizę, może na analizę nie, ale mniej wydamy na wdrożenie tego systemu, no i on już jest gdzieś tam gotowy powiedzmy w tej chmurze. Drugą ważną, bardzo zaletą, bo to też jest taki trend, który się pojawia, czyli standaryzacja. OK, mamy chmurę prywatną i publiczną. To też jest gdzieś tam do dyskusji. No ale powiedzmy 80% tego systemu chmurowego zawsze będzie standardowe. Tam nie powinno się robić rozwiązań customowych.

Wydaje mi się, że w tej dyskusji trzeba doprecyzować, bo Cloud jest z perspektywy hostowania ERP-a. Ale też są sasy z perspektywy, że my w ogóle wynajmujemy ERP-a całego, z licencją, z wszystkim, nie? I czy to wynajęcie ERP-a jest z perspektywy też, wydaje ci się, sensowne? Wiesz co, no tak, no bo to co powiedzieliśmy na początku, no mniejszy próg, bo jeszcze jest. No nie ma się co oszukiwać, że wdrożenie ERP-a, czy w ogóle w obecnych czasach jakikolwiek projekt IT, to są straszne pieniądze. No strasznie to napuchło, wszystko poszło w górę i małe firmy, które chcą się rozwijać, no przeważnie nie stać ich na średniej klasy rozwiązanie ERP, tak? Okej, zacznijmy od pudełka. Jest to jakieś rozwiązanie, no ale tutaj nie zawsze trzeba brać system, który ci bardzo wiele działów, procesów

Ja bym się osobiście skupiał na tym, co jest dla mnie wtedy najważniejsze. Jeżeli sprzedaję w internecie, no to niech to będzie coś, co dobrze zintegruje mi, powiedzmy, nie wiem, moje magento i pokaże mi stany magazynowe. No nie potrzebuję jakichś projektów, nie potrzebuję jakichś obsługi, nie wiem, warsztatów, floty i tak dalej, tak? Oczywiście, możemy to wyłączyć sobie w danych systemach, pewne moduły, no ale to też jest takie... Według mnie podejście, że wchodzisz na głęboką wodę, nie mając doświadczenia z żadnym systemem, przeważnie te firmy nie mają doświadczenia z wdrożeniami tego typu, no i mogą się tutaj sparzyć, nie? No tak, znaczy faktycznie, bo wiesz, bo to jest trochę tak, że różne osoby podejmują decyzje o wybraniu systemu ERP, różnie działy zakupów czy prokurmentów podchodzą też do decyzji do wyboru dostawcy, nie?

I to jest dla mnie rzecz przykra, którą robią właśnie dostawcy SaaSów w sytuacji, w której faktycznie robią to nie dlatego, bo im koszty urosły, tylko dlatego, że chcą po prostu pokazać wynik finansowy. Wydaje mi się, że tego nie unikniemy. Chyba, że jesteśmy w stanie zapisać w umowie, że przez x lat nie podnosicie mi ceny. To może to jest jakaś taka rekomendacja, żeby próbować wpisać po prostu jakiś element rewaloryzacji. Tak jak na początku wspomniałem, dzisiaj ten system ERP to nie jest system, który ma ci zarządzać całym przedsiębiorstwem. Weźmy tego Sasa, niech obsłuży na przykład dobrze produkcję.

Ale inne moduły, niech to będą inne systemy. I w przypadku, kiedy ERP nam podnosi cenę w SAS-ie, no to my jesteśmy w stanie bardzo szybko sobie przejść na inne rozwiązanie. I to jest spoko, według mnie, bo, no nie wiem, kiedyś się mówiło, średni czas życia systemu ERP to 8-9 lat. Ja uważam, że teraz, no może nie sprawdzi się to przy bardzo dużych rozwiązaniach, gdzie wydasz grube miliony, no to co 5 lat nie będziesz systemu zmieniał, tak? Ale jeżeli ktoś wydaje, powiedzmy, nie wiem, do miliona złotych, jest w stanie sobie ROI obliczyć, kiedy mu się to zwróci, jak mu się to zwróci, to myślę, że takie 5-6 lat to jest realny czas. To trzeba mieć na uwadze, że faktycznie te migracje później tych ERP-ów to są potężne projekty. Wczoraj czytałem na przykład na oficjalnym kanale Amiki, że zaczynają projekt przejścia na Hanę we wszystkich rynkach.

Ja sobie zdaję sprawę, jak to jest wielki projekt w ogóle, żeby to wszystko zrealizować. I teraz właśnie mam do Ciebie pytanie w tym kontekście, o którym zacząłeś mówić. Czy według Ciebie sensowne jest, że wszystko jest w ERP-ie? Czy jednak szukanie dekomponowania tego systemu jest słuszne i gdzie byś dekomponował, a gdzie byś powiedział sobie, no to jest coś, co powinno w ERP-ie zostać? Wiesz co, to znowu wrócę do początku. Pięć lat temu powiedziałbym, że ERP powinien wszystkim Cię zarządzać. I tak też te produkty chyba były budowane. Mnóstwo modułów, to co powiedziałeś o flocie, tu jakiś moduł e-commerce, moduł B2B. I też firmy się przyzwyczaiły. Z jednej strony ja to rozumiem. Masz jednego dostawcę, który obsługuje ci całą firmę. Coś tu się zepsuje, coś tu chcesz zmienić. Jeden telefon, jeden konsultant, jeden project manager, który zawsze będzie po tej drugiej stronie i zna od podszewki to wdrożenie.

Chyba, że się zmieni taka osoba. Ale czy w dzisiejszych czasach to jest dobre podejście? No wydaje mi się, że nie do końca, bo tak jak powiedziałeś, no dostawcy SAS-ów potrafią podnieść ceny praktycznie z dnia na dzień. Jeżeli coś się wydarzy, na przykład, nie wiem, w kwestiach księgowych, co często u nas w Polsce potrafi się... dynamicznie zmieniać, mamy jakieś zmiany i dany dostawca nie jest w stanie nam tych zmian w tym przypadku w ERP dostarczyć. No i może na przykład sparaliżować gdzieś tam pół firmy, czy dane rozwiązanie będzie bardzo drogie. Więc to dekomponowanie tych produktów w przypadku ERP Powinno być czymś naturalnym, no bo, no mówię, jesteś w stanie jedną gałąź odciąć i szybko się gdzieś zmigrować, tak?