Mentionsy

Trzeba powiedzieć sobie wprost, że to nie tylko te dwa działy, księgowość, finanse i IT powinny być zaangażowane w ten projekt.

Przygotowanie tych pracowników, o których wspominałam, poza działów księgowych jest istotne, bo jednak jesteśmy przyzwyczajeni do tego, że prosimy o fakturę i później rozliczamy wydatek w ten sposób, a jednak może być sporo sytuacji, które zadziwią po prostu pracownika właśnie przy takim prostym zakupie.

Krajowy system e-faktur już za kilka dni będzie obowiązywał te największe przedsiębiorstwa w Polsce.

I przez te najważniejsze pytania, wątpliwości przejdziemy razem z Katarzyną Wróblewską, partner i doradcą podatkowym w Grant Thornton.

Nie spotykamy się z Tobą przypadkowo, już nie mówiąc o tym terminie, który przed chwilą wspomniałem, pewnie bardzo gorącym, ale też dlatego, że jesteś autorką takiej checklisty właśnie dla firm, które chcą sprawdzić, jakie obszary są jeszcze, powiedzmy, do szusowania, czy w ogóle jeszcze jest czas na to doszusowanie.

Czy oczywistym jest to, że firmy, które są obowiązane od 1 lutego, powinny być już gotowe, ale pewnie są jeszcze pewne obszary do podreperowania?

Tak, faktycznie, jeżeli spojrzymy na rynek, to można powiedzieć, że sytuacja jest bardzo zróżnicowana.

Dużo firm też, można powiedzieć, boi się, że jeszcze jest, mówiąc potocznie, w powijakach.

Ale jeżeli spojrzymy na tą stronę operacyjną, procesową, to faktycznie już tutaj te przygotowania wyglądają, no powiedzmy są mniej zaawansowane.

To nasuwały nam się naturalnie różne aspekty, o których zapominali albo które w jakiś sposób deprecjonowali lub odstawiali na później.

I stąd powstał pomysł na tą checklistę.

Faktycznie klienci go doceniają, żeby, tak jak powiedziałeś, na ten ostatni krok mieć wsparcie, żeby przeanalizować, czy wszystko zostało zaadresowane.

Oj, żeby to chociaż było 99%, to myślę, że też już dużo osób będzie spało spokojnie.

No zawsze pozostaje ta niewiadoma.

My dzisiaj będziemy omawiać sobie poszczególne obszary tej checklisty, przywoływać niektóre pytania i mówić dlaczego one są ważne, a dlaczego niektóre na przykład są nieistotne i do wdrożenia na później.

Ale już teraz możemy zachęcić naszych widzów do tego, żeby pobrali sobie tę checklistę.

Ona jest dostępna w linku pod tym odcinkiem.

W prosty sposób można zarówno ją pobrać, jak i później w prosty sposób

Na jesień przygotowaliśmy raport dotyczący tego, jak przedsiębiorcy czują się przygotowani

Ty z rozmów powiedzmy tych styczniowych, grudniowych, pewnie był to bardzo gorący okres dla ciebie pracy, czujesz, że ten poziom przygotowania w pełni jest właśnie na poziomie 12%.

Oczywiście kilka miesięcy minęło i pewnie wiele firm nadgoniło i mogłoby teraz już określić ten poziom przygotowania

Tak jak powiedziałam, ten element narzędziowy bardzo często już jest odpowiednio przygotowany.

Teraz klienci często skupiają się na testowaniu poprawności.

I tutaj te prace często wskazują, że faktycznie są elementy jeszcze do poprawy, więc sondaży jest sporo i wyniki są zawsze bardzo ciekawe.

Myślę, że wiele osób, wiele firm siedzi po nocach, mówiąc potocznie, żeby wszystko dopiąć na ostatni guzik.

Myślę, że takie najczęściej spotykane to to, że to jest projekt IT, albo że to jest projekt księgowo-IT.

Czyli takie przerzucanie odpowiedzialności między sobą?

Ale też trzeba powiedzieć sobie wprost, że to nie tylko te dwa działy, księgowość, finanse i IT powinny być zaangażowane w ten projekt.

A tutaj trzeba pamiętać, że jakość danych, terminowość przekazywania danych, które mają znaleźć się na fakturach, bardzo często jest właśnie poza księgowością.

Dlatego nieprzygotowanie tych pracowników może mieć bardzo poważne, bardzo negatywne skutki dla całej organizacji.

Często firmy zakładają, że jeżeli mamy plik poprawny technicznie, czyli uda się go wysłać poprawnie do KSeF,

To możemy spać spokojnie.

Prawda jest taka, że plik jeszcze trzeba zweryfikować pod kątem merytorycznym, biznesowym, czy spełnia wymogi przepisów podatkowych i innych, ale też czy odzwierciedla realnie nasze transakcje, czy faktura jest prawidłowa, czy nie będzie potrzeby jej korygowania.

Kolejna kwestia to procesy i jasno zdefiniowanie, kto jest za co odpowiedzialny.

Trochę spychane są czasami na dalszy plan, bo oczywiście to temat trudny, ale nie możemy zostawić go przypadkowi i spontanicznej reakcji, jeżeli taka sytuacja się faktycznie wydarzy.

To musi być jasno zaplanowana instrukcja, kilka prostych, jasnych kroków, odpowiedzialność poszczególnych osób i takich instrukcji cały czas u wielu firm brakuje.

Ok, czyli nawet jeżeli firma jest obowiązana od 1 lutego, no to pewnie jeszcze sporo pracy te firmy czeka w najbliższych miesiącach.

Wiesz co, tutaj mam chyba takie dwie aspekty, o których warto wspomnieć.

A druga kwestia to te mniejsze podmioty, o których wspomniałeś, które będą musiały wystawiać faktury sprzedażowe dopiero od 1 kwietnia.

Tutaj warto wspomnieć, że ich też od 1 lutego czekają zmiany.

I mówię o tym też tutaj specjalnie po to, że jednak widzę wiele firm, które ten aspekt trochę pomijają.

Te firmy będą musiały odbierać faktury bezpośrednio z KSeF.

Jeżeli wciąż oglądasz ten odcinek, to znaczy, że prawdopodobnie podobają Ci się nasze treści.

Dlatego zaobserwuj ten profil, polub lub skomentuj ten odcinek.

Tak, myślę, że ten przypadek, ta sytuacja, osoby, która idzie do sklepu, to jest bardzo ciekawy przykład, na którym można powiedzieć, przedstawić, jak będą te zmiany oddziaływać na nas.

Jeżeli to jest zakup do 450 zł, najczęściej z automatu i konsumentowi, i osobie, która będzie występować w imieniu firmy, będzie wydany paragon.

Mówimy tu o takiej typowej sytuacji w sklepie.

Jeżeli natomiast jesteśmy firmą, czyli pracownik dokonuje tak zwanych wydatków pracowniczych, to może się spotkać z taką sytuacją, że nie dostanie żadnego dokumentu potwierdzającego dokonanie transakcji, poza na przykład potwierdzeniem płatności z terminala.

Może też się spotkać z taką sytuacją, że sprzedawca poprosi go o numer telefonu lub adres mailowy, na który zostanie przesłana informacja.

Więc tutaj przygotowanie tych pracowników, o których wspominałam, poza działów księgowych jest istotne, bo jednak jesteśmy przyzwyczajeni do tego, że

Prosimy o fakturę i później rozliczamy wydatek w ten sposób, a jednak może być sporo sytuacji, które zadziwią po prostu pracownika właśnie przy takim prostym zakupie.

Czy te faktycznie szkolenia się odbyły, no to już pozostawiam poszczególnym firmom.

Co do dużych podmiotów, no to zakładam, że tutaj taki punkt został przeprowadzony.

Tak, w checklistie pomagasz przygotować się, pomagasz zweryfikować ten poziom przygotowania.

Może się do ciebie odezwać i zapytać o to, jak podnieść poziom przygotowania w danym obszarze.

Zaczynasz od takich technicznych kwestii, o których już też trochę porozmawialiśmy.

A później kolejny obszar, obszar drugi, to jakość danych, weryfikacja poprawności.

I ograniczenie ryzyka podatkowego.

To jest taki obszar, w którym na przykład skupiasz się na tym, czy odpowiednio jest weryfikowana faktura merytorycznie i technicznie w systemie.

Ale czy odpowiednio jest weryfikowana ta faktura?

Który na to spojrzy.

Można porównać do sytuacji, jeżeli teraz mając na przykład wzorcową fakturę w Excelu, wypełnilibyśmy ją jakimkolwiek danymi.

Jeżeli tego nie zweryfikujemy, to co z tego, że faktura zostanie wysłana w sposób, który uzgodniliśmy z kontrahentem i będzie miała wszystkie kolumny, wszystkie pola, w których można uzupełnić dane wskazane przez ustawę i inne przepisy podatkowe, jeżeli nie będzie tak naprawdę miała większego sensu i nie będzie odzwierciedlać ani transakcji, ani też nie będzie prawidłowała podatkowo.

Kim on powinien być?

W którym dziale to powinno być ulokowane?

Powinniśmy szukać w dziale księgowości, a może powinien być to jakiś dyrektor pionu bądź członek zarządu?

Jeszcze się nie spotkałam z taką sytuacją, gdzie byłaby zatrudniana odrębna osoba dedykowana, żeby, dajmy na to, zwijmy to zarządzać KSeFem.

Więc to, co częściej przyjmują firmy, to na przykład dyrektor finansowy czy główna księgowa, która jest takim pierwszym kontaktem, jeżeli pojawiają się problemy, jeżeli pojawiają się pytania.

Tak tutaj wspomniałam o merytorycznych.

Może być ta wspomniana już przeze mnie awaria.

Potrzebuje on zrobić coś więcej w KSeF-ie niż robił dotychczas.

Więc tutaj kwestii tych będzie sporo.

Taki szczęściarz, który zostanie właśnie wybrany na administratora KSeF, no może się spodziewać wielu pytań.

W bieżącym odcinku rozmawiamy o tym raporcie.

Szczególnie na początku, ale też właśnie w obszarze trzecim ankiety, tam przygotowałeś takie pytania tej naszej checklisty, które testują trochę organizacje na to, czy pracownicy nie księgowi, nie finansowi są przygotowani na tę zmianę.

Czyli na przykład ja jako reprezentant działu marketingu, czy wiem jak pozyskać...

Fakturę od dostawcy, który będzie obowiązany od 1 lutego, albo żebym się nie zdziwił, że po prostu jej nie otrzymałem, tak jak zawsze otrzymałem ją mailowo.

Jaki jest taki podstawowy kanon wiedzy dla tych zespołów, jak marketing, sprzedaż, czy inne zespoły funkcjonujące w ramach firmy na ten start?

Co przede wszystkim powinny wiedzieć?

Jeżeli jesteś osobą, która potrzebuje właśnie faktycznie być zaangażowana w proces fakturowy,

Czy to będzie tylko KSeF, czy na przykład, myślę, że to akurat w marketingu jest dosyć często spotykane, będą załączniki.

Więc musimy wiedzieć, jak ten załącznik zostanie do nas wysłany i jak go później połączyć z fakturą, jeżeli taka faktura nie zostanie wysłana razem z załącznikiem albo jej wizualizacja.

Więc to jest pierwsza kwestia, świadomość swoich obowiązków, o jakie informacje musimy poprosić, do kogo się zwrócić, czyli ta osoba, która odpowie na twoje pytania.

Ale także, jak postępować, jeżeli otrzymaliśmy fakturę nieprawidłową.

Z jednej strony, jeżeli kontrahent powie, że to nie jest coś, na co się umawialiśmy.

Rozumiem, że to jest jakiś element takiej polityki też informacyjnej przed wejściem w życie, że nie spodziewaj się tej faktury w tradycyjny sposób, tylko od teraz zaczniemy wystawiać faktury.

To jest taka powszechna praktyka, przynajmniej po swojej skrzynce mailowej widzę.

Nie powiedziałabym, że jest powszechna.

Jest już coraz częściej spotykana.

Jeżeli to jest firma, która prowadzi szeroką działalność, ma wielu kontrahentów, to zdecydowanie powinno takiej informacji wysyłanej do nich pomyśleć.

Jest dużo aspektów takich bym powiedziała umownych, chociażby przekazywanie tych załączników, o których wspominałam.

Dajmy na to numer PO, czyli zamówienia, albo na przykład nawiązanie do umowy.

To są wszystko te informacje, o których trzeba pamiętać, które trzeba z kontrahentem ustalić, na przykład w których polach zostaną wskazane i czy ta faktura dla obydwu stron będzie uznana za kompletną.

Wejście w życie KSeF powodowało, że pojawiały się też pytania w firmach co do bezpieczeństwa.

Jak firmy do tego podchodzą z punktu widzenia dawania uprawnień do systemu wewnątrz firmy?

I tutaj też bym powiedziała, że sytuacja, podejście jest bardzo zróżnicowane w różnych firmach.

Może warto wspomnieć w szczególności o takim przypadku, jeżeli te uprawnienia w bardzo szerokim zakresie są rozdawane dużej liczbie pracowników.

Uważam, że to jest podejście błędne.

Jest to faktycznie bardzo istotny proces, który może mieć swoje konsekwencje, więc mamy tutaj kwestię odpowiedzialności i mamy kwestię też rozliczania pracowników z ich obowiązków służbowych i popełnionych błędów.

Tak właśnie albo dla bezpieczeństwa, albo dlatego, że faktycznie jest dużo innych aspektów, nad którymi pracujemy w kontekście KSeF i po prostu nie ma czasu, żeby się zastanowić, kto tych uprawnień w jakim zakresie potrzebuje.

A tutaj powiedziałabym tak, może to ostry przykład, ale żeby faktycznie pokazać jak to może wyglądać.

Na przykład dzisiaj nie dalibyśmy uprawnień pracownikowi IT do podpisywania deklaracji VAT, więc dlaczego chcielibyśmy dać na przykład pracownikowi niezwiązanemu z danym obszarem właśnie tak szerokie uprawnienia.

Jeżeli to rozdzielanie uprawnień pójdzie nie tak i przydarzy się jakaś awaria bądź wyciek, no to procedury kryzysowe pewnie pomogą.

Tam pada kilka konkretnych pytań, żeby sobie właśnie rzetelnie odpowiedzieć, czy jesteśmy na to gotowi.

Ale co do zasady chciałbym Cię zapytać, czytając ten obszar checklisty, pojawiały się w mojej głowie pytania, jakie w takim razie awarie mogą wystąpić.

Tutaj, żeby podać przykład, jak te sytuacje się właśnie różnią, jak w praktyce może wyglądać awaria dla osoby, która właśnie nie zajmuje się tym projektem.

Nie działa API, nie możemy połączyć się z KSeF-em, nie możemy wysłać faktury.

Oczywiście wszyscy trzepamy kciuki, żeby tak się nie stało, ale jednak dużo osób ma obawy, jak to będzie wyglądać, jeżeli do tego systemu obowiązkowo przystąpi tak duża ilość podatników.

Czy mówimy tutaj o 1 lutego, czy 1 kwietnia, to będzie duży test i faktycznie nie wiemy, jak to w praktyce się potoczy.

No tutaj może faktycznie brzmi to jak awaria, ale jest to sytuacja dużo bardziej niebezpieczna i pewnie trzeba rozróżnić sytuację, jeżeli wyciek danych polega na tym, że nasze narzędzie jest nieprawidłowe, czyli na przykład nie zapewniło bezpiecznego przesyłu danych z systemu spółki DocSef.

Tu jest kwestia oczywiście umowy z dostawcą IT, zabezpieczenia pod tym kątem.

No takim najczarniejszym scenariuszem, którego też część firm się boi, to jest wyciek informacji bezpośrednio z platformy ministerstwa.

Tutaj mamy nadzieję, że zgodnie z zapewnieniami ministerstwa taka sytuacja nie będzie miała miejsca, że zostały podjęte odpowiednie środki, żeby ten system był odpowiednio zabezpieczony, żeby dane nie wyciekły.

No ale przyznam się, że trochę tej niepewności na pewno po stronie niektórych film jest, więc czekamy.

Tak więc krótko podsumowując, takich sytuacji problematycznych, które możemy nazwać ogólnie awariami, może być sporo, więc wracając do tych tematów procedur.

Żeby te terminy, które się pojawiają w przepisach, czyli offline, offline 24, niedostępność, awaria, były prosto i konkretnie zdefiniowane.

Żeby było jasne, z którą sytuacją kryzysową mamy do czynienia w danej chwili i jak postąpić, żeby to nie narażało spółki na ryzyko.

Jeżeli system by padł i prowadzimy jednak sprzedaż w trybie ciągłym, na przykład w dużej sieci handlowej i system pada, a my w tym momencie w wielu punktach w całej Polsce te faktury wystawiać musimy.

Możemy w tym czasie wystawić tradycyjną, starą powiedzmy, nazywając to fakturę.

Starą fakturę, w takiej formie, do której jesteśmy przyzwyczajeni teraz, będzie można wystawić tylko w przypadku takich poważnych klęsk.

Wtedy to jest taki ostry przypadek, gdzie te zasady KSeF będą mało istotne, tutaj ważniejsze, żeby skupić się na takich podstawowych, biznesowych kwestiach.

W pozostałych przypadkach obowiązują te tryby, o których wspominałam.

I tutaj nie polega to na tym, że faktura będzie wystawiana w sposób dotychczasowy.

Ona będzie wystawiana w sposób bardzo konkretny, też ustrukturyzowany, poza systemem.

Ale co istotne, w odpowiednim terminie musi zostać później przesłana do KSeF.

I tutaj odpowiadając na twoje pytanie, w praktyce, no wiadomo, nie możemy zastopować biznesu, jeżeli mówimy o dłuższej niedostępności systemu, awarii systemu, to na pewno nie możemy czekać aż wszystko wróci do normy i zacznie funkcjonować.

Natomiast warto też wspomnieć, że wiele firm nie jest przekonanych, że to ułatwi im życie.

Dlatego będą starały się jednak poczekać, aż system znowu będzie działał.

To mi w ogóle wygląda na to, że noc z 31 stycznia na 1 lutego będzie taka bezcenna dla wielu osób w Polsce.

Żeby mieć pewność, że od rana to wszystko po prostu ruszy.

Krajowo, jak i w poszczególnych firmach.

O tym, żeby pójść do sklepu faktycznie nie pomyślałam, ale myślę, że to jest bardzo ciekawe i chętnie sprawdzę to w praktyce.

Ale tak, od razu jak zaczęłaś zadawać to pytanie, to pomyślałam o tym, że będę czekać na telefony od klientów.

Czy wszystko działa w porządku?

Czy właśnie są pozytywnie zaskoczeni?

Czy niestety pojawiły się jakieś problemy?

Tak, ale myślę, że jeżeli nie zadzwonią, to znaczy, że będzie też to świadczyło o dobrze wykonanej pracy zarówno przez nich, jak i przez ciebie, więc życzę ci tego, żeby ten pierwszy poranek pierwszego lutego był mimo wszystko spokojny.

W ankiecie, do której cały czas odsyłamy, w checkliście, do której link znajduje się pod tym odcinkiem, można kliknąć, można pobrać sobie checklistę.

Pytasz jeszcze o takie obszary, jak weryfikacja faktur zakupowych, wydatki pracownicze.

Warto tam zajrzeć, warto sobie przejść, szczególnie teraz w przededniu i posprawdzać.

Natomiast na pewno wspomniałabym o kwestiach takich jak przetestowanie procesu end-to-end, czyli sprawdzenie jak wygląda ten proces od momentu zbierania danych, przekazywania.

Czyli jeżeli mamy faktury wystawiane sporadycznie, są one zdecydowanie inne od tych, które są, które dokumentują naszą podstawową działalność, warto sprawdzić jak takie faktury będą ten proces przechodzić.

Na pewno warto zweryfikować tę poprawność merytoryczną.

Tak jak już wspominaliśmy, też tych, którzy nie są w dziale księgowym, finansowym, podatkowym, ale właśnie na przykład w magazynach, logistyce, czy dajmy na to w marketingu, a jednak

Tutaj mamy różne aspekty, które należy przeanalizować i zweryfikować, czy KSeF nie wpłynie na zmianę postanowień umownych i nie będzie miała przełożenia na istotne elementy.

Często w różnych rozmowach podnoszę takie przykłady jak terminy płatności, jeżeli są uzależnione od momentu otrzymania faktury.

Inną kwestią jest status podatników zagranicznych, jeżeli chodzi o stałe miejsce prowadzenia działalności.

To jest kwestia cały czas kłopotliwa.

Jesteśmy w trakcie konsultacji społecznych w kierunku właśnie wyjaśnień Ministerstwa, jak do tego tematu podejść, ale już teraz mogę powiedzieć, że jeżeli mamy wątpliwości, jaki jest status kontrahenta,

Warto właśnie w takiej pisemnej formie zobowiązać tego kontrahenta do oświadczenia jak ocenia swój status, ale też zobligować do poinformowania nas, jeżeli zajdą takie okoliczności, które mogą wpłynąć na zmianę z tego statusu.

Nie zabieramy zarówno Tobie więcej czasu, jak i tym, którzy nas słuchają, bo prawdopodobnie są w tych gorących ostatnich godzinach przed wejściem w życie KSeFu.

Zresztą myślę, że ten odcinek będzie też aktualny przed 1 kwietnia i będziemy go przypominać wtedy.

Bardzo Tobie dziękujemy za podzielenie się tą ogromną wiedzą o tej nowej rzeczywistości, która nas wszystkich czeka i tym, że stworzyłaś checklistę, która może pomóc jeszcze przedsiębiorcom w odpowiednim przygotowaniu się.

Namiary na Ciebie są również pod odcinkiem.

Ja też się bardzo cieszę, że mamy okazję porozmawiać o tych aspektach właśnie w przededniu obowiązkowego KSeF-u.

Będziemy też mieli już praktyczne doświadczenia, więc na pewno ci mniejsi podatnicy będą mieli możliwość korzystania z tych doświadczeń większych.

Więc tutaj trzymam mocno kwiatki, żeby jednak ta noc z stycznia na pierwszy luty była bezpieczna i spokojna.

Sprawdzimy po nagraniu.

I powodzenia, bo to będzie trudny czas.

Tak, powodzenia dla nas i powodzenia dla naszych klientów.