Mentionsy

Więc jakbyś mógł króciutko na początek nam powiedzieć, po pierwsze, co to jest właściwie ten ksef i czy naprawdę jest to taka największa rewolucja od wielu, wielu lat?

W KSEFie.

I to jest właśnie KSEF.

Czyli ja rozumiem, że KSeF ma polegać na tym, że ja będę wystawiał, odbierał faktury przez system Ministerstwa Finansów i będę w tym zakresie, mój drogi, będzie mi z jednej strony trochę może łatwiej, ale z drugiej strony rozumiem, że Fiskus będzie widział nasze faktury od razu, tak?

Będzie wszystko widział w czasie rzeczywistym jak tylko dodamy fakturę do KSEF-u.

Jaki jest cel pojawienia się KSEF-u?

Po co ten KSEF właściwie jest wprowadzany?

Po co ten KSEF w ogóle ma być?

Okej, no dobra, jeżeli mówimy już, to powiedzmy sobie jeszcze bardzo ważną rzecz, a mianowicie kiedy ten ksef wchodzi w życie, no bo tutaj jak się słucha komunikatów Ministerstwa Finansów, no to oni mówią, że a dla tych największych to w lutym, a dla pozostałych w kwietniu.

One mają obowiązek efakturowania w KSEF-ie od lutego, więc my od nich te faktury już od lutego będziemy musieli odbierać w KSEF-ie.

Czyli tak naprawdę informacja, która może być myląca dla wielu takich mniejszych przedsiębiorców, że oni wchodzą do KSeFu od kwietnia, no to jest nie do końca prawdziwa, tak?

No bo tak naprawdę wszyscy wchodzimy do KSeFu od kiedy?

To musimy oddzielić sobie wyraźnie używanie KSeFu, wykorzystywanie KSeFu na potrzeby odbioru faktur, a oddzielić to, kiedy ja mam obowiązek rozpoczęcia e-fakturowania w KSeFie i tu faktycznie ja mogę być odsunięty w czasie na 1 kwietnia.

Ale pod kątem zakupów, rozdział wszelkich uprawnień, gotowość na to, żeby importować te faktury z KSEF-u, to już muszę mieć na luty.

Czyli wystawiać mogę od kwietnia, jak jestem mniejszy, ale odbierać już muszę od lutego, więc muszę do tego KSEF-u zalogować się.

Muszę dostać się do tego ksefu.

Jak ten ksef będzie właściwie działał?

No tu zmienia się bardzo dużo, bo tak, faktury w papierze nie będzie i tego nie dodamy do ksefu.

Twojego PDF-u nie dodamy do KSEF-u, zapominamy o nim.

Albo b w programie komercyjnym, który jest dostosowany do KSEF-u.

Trzeba się też upewnić, że ten dostawca oprogramowania jest zintegrowany z KSEF-em, czyli że wystawiana tam faktura wejdzie do KSEF-u.

Ale to już znowu, nie jest twój stary layout faktury, to już nie jest ta twoja wcześniejsza PDF-owa wersja przemianowana z Excela, tylko to jest odpowiednia wizualizacja faktury, tej, która jest w ksefie, tej, która ma odpowiadać treściowo tego pliku XML-owego, który dodaliśmy do ksefu.

Nie wyślę już standardowej faktury mailem, czy nie dostanę w papierze, to będzie tak, że ja muszę ją wystawić w KSEF-ie, muszę ją wysłać w tym KSEF-ie, ale dalej papier czy mail może się pojawić, natomiast na tym papierze mailu to będzie ta faktura ściągnięta z KSEF-u.

Ona w pierwszej kolejności powinna trafić do KSeFu.

Tak naprawdę każda faktura wprowadzana do obiegu równolegle do KSeFu, bo ustaliliśmy tak z kontrahentem albo mamy kogoś bez NIPu polskiego, który nie korzysta z KSeFu, bo jest konsumentem czy podmiotem zagranicznym, to my musimy to zwizualizować, opatrzeć odpowiednimi kodami QR i dopiero doręczyć.

Jeżeli chcemy doręczać nasz dotychczasowy layout, czy na dotychczasowy layout dodawać jakieś kody QR-owego i rozróżniać w ksefie to w ksefie, a ja będę korzystał ze swoich dotychczasowych faktur, bo do nich są przyzwyczajeni klienci, to niestety nie ma takiej opcji.

Druga rzecz jeszcze istotna, bo dziś myślę sobie, że ja okej, robię tą wystawiam fakturę, wysyłam ją do ksefu, czyli wysyłam ją do systemu teleinformatycznego.

Jeżeli jesteś biznesem i korzystasz z KSEF-u, to tak naprawdę twoje doręczenie jest identyfikowane po KSEF-ie.

Generalnie faktura z punktu widzenia sprzedażowego jest wystawiona wtedy, kiedy KSEF przypisze tej fakturze KSEF ID, taki unikalny numer, który identyfikuje tę fakturę, a z punktu widzenia zakupu

Liczy się tylko to, kiedy system przypisze ten numer KSEF ID.

Bo ona pojawiła się w KSEFie.

Ale to już są dodatkowe nakładki tych programów komercyjnych, a nie samego KSeFu w sobie.

Czyli jak ja jestem podatnikiem i teraz od 1 lutego tak naprawdę ja chcąc się dowiedzieć, czy dostałem jakąś fakturę, muszę się regularnie logować do KSeFu i sprawdzać, czy tam jakaś faktura się nie pojawiła.

No bo przecież ja dzisiaj mogę wziąć fakturę w dowolnej instytucji na czyjś NIP i u niego w ksefie ta faktura się pojawi, tak?

Z jednej strony, żeby wysłać ci fakturę w ksefie, bo zaimportujesz z automatu, przekażesz do płatności.

Z drugiej strony, żeby udawać, że moja faktura jest ksefową, bo dam na nią sztuczny QR czy sztuczny link.

Czyli wyślę ci ją mailem, a ty będziesz chciał ją zweryfikować, czy ona na pewno jest w KSEF-ie.

No dobra, czyli mówiąc w największym skrócie, założenie jest takie, że ja teraz muszę nie tylko wchodzić do KSEF-u, sprawdzać, czy ja już nie mam jakiś faktur, który odebrałem, ale też każdą fakturę w KSEF-ie, która się pojawi, nie mogę beznamiętnie, powiedzmy, przesyłać do księgowości czy cokolwiek innego, tylko każdą tą fakturę muszę sprawdzać, czy na pewno ona mnie dotyczy, czy ja to kupiłem, żeby się okazało, że ja zapłacę za fakturę, którą ktoś na mnie skamowo wystawił, tak?

Z drugiej strony i tak musisz przechodzić przez weryfikację, bo to, że faktura znalazła się w KSEF-ie nie znaczy, że musi się znaleźć w twoim rozliczeniu.

Powiedzmy jasno, czyli jak fakturę nawet odbiorę w KSEF-ie, to nie znaczy, że muszę za nią płacić i nie znaczy, że muszę ją księgować.

Kolejne pytanie dość istotne jest takie, czy z tego ksefu będą musieli korzystać wszyscy, tak?

Każdy kto wystawia fakturę musi korzystać z ksefu.

Obojętnie czy na VAT-cie czy poza VAT-em na zwolnieniu, sam fakt tego, że ja wystawiam fakturę może mnie zobowiązywać do tego, że ja będę zmuszony zrobić to w KSEF-ie.

Czy jeżeli ja po drugiej stronie transakcji mam osobę fizyczną nieprowadzącą działalności, to przecież jak ja jej wystawię fakturę w KSEF-ie, to ona jej nie odbierze w KSEF-ie.

Jeżeli wybiorę sobie tą metodę ksefową, ale jeżeli ja nie chcę tego robić w ksefie, mam pełną dowolność i mogę sobie względem konsumentów, osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej i nie posługują się polskim NIP-em na potrzeby tej prowadzonej działalności gospodarczej, ja mogę po prostu pozostać na dotychczasowych zasadach.

Albo w KSEF-ie i wtedy informuję konsumenta, jest w KSEF-ie, tam jakoś anonimowo się do tego dostań, jest taka możliwość, albo b robię to poza KSEF-em, tak jak do tej pory, czyli dalej mam podwójny obieg.

Częściowo KSEF-owy, częściowo tak naprawdę poza KSEF-owy, no tutaj niestety szału nie ma.

Bo oni też chyba nie muszą w KSEF-ie działać, tak?

Oni mogą jeszcze do końca bieżącego roku, do 31 grudnia, wystawiać faktury w formie papierowej lub elektronicznej, wbrew obowiązkowi poza systemem KSEF, o ile suma łączna z tych faktur nie przekroczy progu 10 tys.

Czyli ja jestem jakoś tam, jedną fakturkę mam na 7 tysięcy miesięcznie, to mogę jeszcze ksefie nie wystawiać do końca roku.

Okej, no wiadomo, że ten ksef wchodzi, jest to nowe, będą błędy, będziemy się potykać, nie będzie nam coś szło, systemy będą się wywalać.

Czy to prawda, że tak naprawdę ja mogę działać w ksefie, czy mogę popełniać błędy w ksefie w całym 2026 roku bez konsekwencji?

No ale w podstawowym pojęciu w 2026 roku nie będzie kar, bo mamy przewidziane odroczenie na rok 27 po to, żeby każdy przedsiębiorca mógł się tego ksefu po prostu nauczyć.

Za to, że nie prześlemy czegoś do KSEF-u, nie utrzymamy... Od kolejnego roku.

Tak, ale w tym roku właśnie mamy się po to nauczyć tego KSEF-u, żeby w przyszłym roku tych kar nie mieć.

Po pierwsze, nawet jak popełnię błąd, coś mi nie pójdzie w 226, ja kary nie będę miał, ale drugie pytanie jest takie, czy przypadkiem to nie jest w takim razie tak, że skoro nic mi nie grozi za niedziałanie w KSEF-ie w 2026 roku, czy ja mogę to po prostu olać i w tym KSEF-ie nie działać?

Po pierwsze, no z samego racjonalnego punktu widzenia nie odsuwałbym wejścia w ksef na czas, kiedy już będą obowiązywały kary, bo wtedy każdy błąd będzie mnie srogo kosztował.

Po drugie, no okej, nie obowiązują kary, wyraźnie to powiedzmy za błędy i nieprawidłowości ksefowe.

Nie będę miał obowiązkowej adnotacji na fakturze, bo źle się przygotuję do tego ksefu.

Druga rzecz, jak rozumiem, też popraw mniej, że się mylę, no ale jak jeżeli ja nie wejdę do KSEF-u teraz, to mogę mieć problem, że nie będę mógł odbierać części faktur od kontrahentów, którzy już w tym KSEF-ie będą je wystawiać.

Trzy najważniejsze elementy, bo zaraz w KSEF wchodzi.

Trzy najważniejsze elementy, jak ja jako przedsiębiorca powinienem, co powinienem w tej ostatniej chwili zrobić, przygotowując się do KSEF-u?

Po pierwsze rozdzielenie uprawnień, żeby móc korzystać z KSEF-u.

Pamiętajmy o tym, że każdy jakby, czy jednoosobowa działalność gospodarcza też musi się zalogować do KSEF-u.

Dzisiaj już nie będziemy się rozwodzić, ale pamiętajmy o tym, że musimy ustalić kto i w jakim wymiarze z KSEF-u może korzystać.

Postępowania na wypadek awarii, kiedy KSeF by nie działał.

Czy, nie wiem, wstrzymywania płatności, bo dostałem wadliwą fakturę, którą muszę zweryfikować, czy ona jest w KSeFie, czy nie.

Padnie KSeF czy nie padnie?

Jak widzicie, KSeF za chwilkę wchodzi w życie.

Natomiast musimy być gotowi, bo tak naprawdę nie 1 kwietnia, a 1 lutego to jest ta data, kiedy każdy przedsiębiorca powinien już z tym KSeFem być zapoznany i wiedzieć jak ma.