Mentionsy

Na dole widzisz nawet długi ciąg cyfr opisany jako numer KSeF, nawet masz kod QR, wygląda więc legitnie.

Bez weryfikacji w KSeF-ie ja jako księgowa nie biorę za to jakiejkolwiek odpowiedzialności.

W dzisiejszym odcinku rozbroimy największą na 2026 rok minę, a mianowicie KSeF w leasingu.

Po drugie, wyjaśnię dlaczego faktura w panelu klienta, nawet taka z numerem KSeF oraz z kodem QR, to teraz tylko kopia zapasowa, a nie oryginał.

Musisz zrozumieć, że krajowy system e-faktur, czyli ten słynny KSeF, to nie jest tylko program do wystawiania dokumentów.

A mianowicie to, że niezależnie od tego, kiedy Ty zaczniesz wystawiać faktury swoim klientom, już od 1 lutego stajesz się aktywnym odbiorcą w systemie KSeF.

Od lutego oni są tylko nadawcami, a KSeF jest skrzynką, do której te faktury wpadają.

Jeśli nie otworzysz drzwi do KSeFu już w lutym, to te faktury będą tam leżeć jak nieodebrane listy polecone.

Może Ci się wydawać, że skoro masz fakturę w panelu klienta, to wszystko gra, ale musisz wiedzieć, że od lutego oryginał dokumentu jest tylko i wyłącznie w systemie KSeF.

Ona musi wejść do KSeFu i w cudzysłowie oczywiście odebrać ten dokument oficjalną ścieżką.

Bo faktura jest w KSeFie, ale nikt w Twojej firmie jej nie widzi.

No i to będzie oficjalny numer z KSeF.

Prawdziwa faktura w KSeF to plik XML.

Firmy leasingowe wiedzą, że KSeF to gigantyczna operacja na żywym organizmie i systemy mogą mieć czkawkę.

Jeśli Twoja księgowa zaksięguje koszt tylko na podstawie tego obrazka z panelu, a ta faktura z jakiegoś powodu nie wskoczyła oficjalnie do KSeFu, no bo np.

Masz auto pod domem, masz oczywiście potwierdzenie przelewu, masz ten numer KSeF, który jest nadrukowany na PDF-ie, ale póki plik nie zaistnienie w rządowej bazie, prawie to faktura niestety nie została w ogóle wystawiona.

Cóż, KSeF to dla leasingodawców idealny moment, żeby raz na zawsze pożegnać się z papierem.

Jeśli więc możesz się spodziewać, że papierowe faktury zaczną znikać w ekspresowym tempie, a komunikaty typu Twoja faktura czeka w KSeF-ie staną się standardem.

Jeśli dane w panelu leasingodawcy i dane w KSeF się rozjadą, to niestety KSeF zawsze wygrywa.

Dostęp do KSeFu.

Musisz wejść więc na sprawę rządową w aplikacji podatnika KSeF i po prostu się tam zalogować.

Bez tego pierwszego kroku Twoja firma w świecie KSeF po prostu nie ma gospodarza.

Wewnątrz systemu KSeF wskazujesz jej NIP lub dane biura i nadaje się oficjalne prawo do podglądu i pobierania Twoich faktur właśnie z tego systemu.

Płacisz ratę, masz auto, masz PDF w panelu klienta, ale księgowa mówi przykro mi, nie widzę tego w Ksefie, nie mogę tego zaksięgować, nie masz kosztów w tym miesiącu.

2 Krok KSeF, czyli Twój dowód osobisty.

W tym samym czasie Twoja księgowa dzięki uprawnieniom, które już jej nadałeś, zaciąga fakturę bezpośrednio z KSeFu do swojego programu.

Twoja firma leasingowa wystawi fakturę w panelu, ale z jakiegoś błędu technicznego nie wypchnie jej do KSeFu, to Ty dowiesz się o tym natychmiast od księgowej.

Ty pilnujesz pieniędzy i płynności w panelu klienta, a Twoja księgowa pilnuje prawa i czystości dokumentów w KSeFie.

Jeśli jednak widzisz PDF-a, ale w KSeFie go nie ma, no dzwonisz do leasingu i wyjaśniasz sprawę, zanim urząd skarbowy zapyta, dlaczego płacisz za coś, na co nie masz tzw.

Panel klienta dla Ciebie, KSeF dla księgowości.

Jeśli nie masz nadanych uprawnień i nie pobierasz faktur z KSeFu, to z punktu widzenia przepisów z 2026 roku, Ty nie masz po prostu kosztu.

Kary za błędy w KSeFie są przewidziane, ale realnie mają ruszyć od 1 stycznia 2027 roku.

Jeśli nie dasz jej dostępu do KSeF, ona po prostu odmówi zaksięgowania wydatku z obrazka pobranego w panelu.

Brak wdrożenia KSeF w leasingu to nie tylko problem techniczny, to jest świadome rezygnowanie z przywilejów podatkowych, za które przecież płacisz po prostu w swojej racie.

Czy w świecie KSeF Leasing stanie się dla Ciebie kulą u nogi?

KSeF w leasingu to przede wszystkim koniec z fakturami, które zaginęły w akcji i nerwowym szukaniem ich w panelu w ostatni dzień miesiąca, przepisywaniem danych z PDF-ów do programów księgowych, no bo tutaj systemy będą to teraz robić automatycznie i bezbłędnie, no i stresem, czy faktura na pewno do Ciebie dotarła.

Jeśli masz flotę dziesięciu samochodów, no to wtedy po fazie początkowego chaosu pokochasz KSeF.

Więc jeśli dziś zastanawiasz się, czy warto brać kolejny leasing, bo ten cały KSeF to problem, no to mówię Ci jedno, nie rezygnuj z tego.

Po pierwsze, to, że Ty jako przedsiębiorca jeszcze nie musisz wystawiać faktur w KSeF, wcale nie znaczy, że nie będziesz musiał ich tam odnieść.

Po drugie, PDF w panelu leasingowym to wygodny podgląd, natomiast z perspektywy podatków liczy się to, co siedzi w KSeFie.

PDF owszem pomoże Ci zrobić przelew, ale to KSeF pozwoli tak naprawdę rozliczyć podatek.

KSeF w leasingu to zmiana, która wpływa nie tylko na dokumenty, ale na cały sposób zarządzania kosztami w firmie.