Mentionsy

Robisz to co zawsze, logujesz się do panelu klienta swojej firmy leasingowej, przechodzisz do zakładki faktury, jeden klik i na Twój dysk trafia znajomy plik PDF.

Słuchaj, mówi, fajnie, że mi to wszystko podsyłasz i że ten numer tam widnieje, jest kod QR, ale dla mnie ten plik to dzisiaj tylko obrazek.

W tej jednej sekundzie przypominasz sobie te wszystkie nagłówki o nowym systemie faktur elektronicznych, o których słyszałeś pół roku temu.

Po drugie, wyjaśnię dlaczego faktura w panelu klienta, nawet taka z numerem KSeF oraz z kodem QR, to teraz tylko kopia zapasowa, a nie oryginał.

To jest ten moment, kiedy Ministerstwo Finansów mówi dzisiejszym graczom, teraz wy macie obowiązek wystawiać fakturę w naszym systemie.

Musisz zrozumieć, że krajowy system e-faktur, czyli ten słynny KSeF, to nie jest tylko program do wystawiania dokumentów.

Od teraz każda faktura w Polsce musi przejść przez jedno wąskie gardło.

A mianowicie to, że niezależnie od tego, kiedy Ty zaczniesz wystawiać faktury swoim klientom, już od 1 lutego stajesz się aktywnym odbiorcą w systemie KSeF.

Twoja faktura za auto, za maszynę czy też sprzęt IT urodzi się jako cyfrowy plik XML w rządowej chmurze.

Od lutego oni są tylko nadawcami, a KSeF jest skrzynką, do której te faktury wpadają.

ubezpieczenia GAP, to są refaktury za serwisy czy mandaty i jest to strumień dokumentów.

Jeśli nie otworzysz drzwi do KSeFu już w lutym, to te faktury będą tam leżeć jak nieodebrane listy polecone.

Może Ci się wydawać, że skoro masz fakturę w panelu klienta, to wszystko gra, ale musisz wiedzieć, że od lutego oryginał dokumentu jest tylko i wyłącznie w systemie KSeF.

Bo możesz mieć opłacone faktury, możesz mieć auto pod domem, możesz mieć PDF w panelu leasingowym i oczywiście potwierdzenie przelewu z banku, a mimo to w dokumentach powstaje cisza.

Bo faktura jest w KSeFie, ale nikt w Twojej firmie jej nie widzi.

No i co najważniejsze, pobierasz PDF z fakturą co miesiąc.

Mam swój panel, mam swój numer na fakturze, pobieram plik, wysyłam do księgowej i mam temat zamknięty.

Od lutego zmienia się prawna definicja faktury.

Prawdziwa faktura w KSeF to plik XML.

chmura rządowa akurat miała przerwę techniczną, co niestety może się faktycznie wydarzyć.

Jeśli Twoja księgowa zaksięguje koszt tylko na podstawie tego obrazka z panelu, a ta faktura z jakiegoś powodu nie wskoczyła oficjalnie do KSeFu, no bo np.

Masz auto pod domem, masz oczywiście potwierdzenie przelewu, masz ten numer KSeF, który jest nadrukowany na PDF-ie, ale póki plik nie zaistnienie w rządowej bazie, prawie to faktura niestety nie została w ogóle wystawiona.

No i co z tymi, którzy do tej pory dostawali faktury pooczną?

Jeśli więc możesz się spodziewać, że papierowe faktury zaczną znikać w ekspresowym tempie, a komunikaty typu Twoja faktura czeka w KSeF-ie staną się standardem.

Co więcej, już teraz można zauważyć, że niektóre firmy leasingowe po prostu z wysyłką takich standardowych papierowych faktur po prostu się żegnają.

Twoim kluczem jest profil zaufany bądź też podpis kwalifikowany.

ZAW-FA, ale zasada pozostaje taka sama.

Wewnątrz systemu KSeF wskazujesz jej NIP lub dane biura i nadaje się oficjalne prawo do podglądu i pobierania Twoich faktur właśnie z tego systemu.

Ona nie może sama pobrać faktur od leasingu wystawionych na Twój NIP.

Pamiętaj też, że firmy leasingowe nie będą wysyłać Twoich faktur mailem bezpośrednio do Twojego biura rachunkowego.

Dzięki temu w lutym, kiedy inni będą panikować i wisieć na infoliniach, Ty będziesz tylko sprawdzał czy przelew się zgadza, a Twoja księgowa w ciszy i spokoju będzie pobierać faktury prosto z chmury.

ludzka faktura.

W tym samym czasie Twoja księgowa dzięki uprawnieniom, które już jej nadałeś, zaciąga fakturę bezpośrednio z KSeFu do swojego programu.

Twoja firma leasingowa wystawi fakturę w panelu, ale z jakiegoś błędu technicznego nie wypchnie jej do KSeFu, to Ty dowiesz się o tym natychmiast od księgowej.

Jeśli nie masz nadanych uprawnień i nie pobierasz faktur z KSeFu, to z punktu widzenia przepisów z 2026 roku, Ty nie masz po prostu kosztu.

Bo jeśli twoja księgowość nie będzie miała dostępu i nie ogarnie faktur leasingowych poprawnie, możesz stracić VAT i koszty tu i teraz.

kij finansowy, w skrajnych przypadkach nawet do 100% VAT z faktury, czyli jedna pomyłka, a płacisz jakbyś miał po prostu drugą ratę.

KSeF w leasingu to przede wszystkim koniec z fakturami, które zaginęły w akcji i nerwowym szukaniem ich w panelu w ostatni dzień miesiąca, przepisywaniem danych z PDF-ów do programów księgowych, no bo tutaj systemy będą to teraz robić automatycznie i bezbłędnie, no i stresem, czy faktura na pewno do Ciebie dotarła.

Jeśli masz flotę dziesięciu samochodów, no to wtedy po fazie początkowego chaosu pokochasz KSeF.

Po pierwsze, to, że Ty jako przedsiębiorca jeszcze nie musisz wystawiać faktur w KSeF, wcale nie znaczy, że nie będziesz musiał ich tam odnieść.

To tam znajduje się faktura w formacie XML i to na niej księgowość pracuje przy rozliczeniu VAT i kosztów.