Mentionsy

W dobie takich wynalazków jak ChatGPT czy choćby Copilot i innych narzędzi AI, wiele osób korzysta z nich do pisania wiadomości służbowych.

Wiadomo, jest to ogromna oszczędność czasu, ale warto wiedzieć, gdzie czyhają pułapki, by Twój e-mail nie brzmiał sztucznie, zbyt formalnie,

I teraz taka uwaga, AI może automatycznie przyjąć czasami zbyt oficjalny lub zbyt potoczny ton, zależnie od polecenia oczywiście.

I tak czasami takie zdanie jak I remain at your disposal should you require further information może być uznawane za zbyt formalne.

I remain at your disposal, czyli pozostaje do Państwa dyspozycji.

I remain at your disposal, should you require further information.

If anything else comes to mind, I'm just an e-mail away.

Jeśli coś jeszcze przyjdzie Ci do głowy, jestem dostępna mailowo.

If anything else comes to mind, I'm just an e-mail away.

If anything else comes to mind, I'm just an e-mail away.

Jeśli coś jeszcze przyjdzie Ci do głowy, jestem dostępna mailowo.

If anything else comes to mind, I'm just an e-mail away.

I tutaj z tym formalny, nieformalny warto też pamiętać o nagłówku, bo ja naprawdę słyszałam już bardzo dużo historii, że ktoś dostawał na przykład maila Dear, insert name here, czyli po prostu Dear jako drogi, drodzy i w nawiasie Insert name here, bez podania nazwiska czy też nazwy firmy.

AI potrafi czasami brzmieć chłodno, bezosobowo, a nawet jak automat.

Bo takie zdanie jak We acknowledge receipt of your complaint

AI świetnie radzi sobie z treścią, ale gorzej z empatią.

I dzięki temu możemy sobie przejść do kolejnego, trzeciego punktu, czego wystrzegać się przy używaniu sztucznej inteligencji w pisaniu maili biznesowych.

Bo język z lat 90. może faktycznie brzmieć jak urzędowa paplanina, a AI często go jeszcze używa, bo oczywiście bazuje na danych z przeszłości.

No, a nie da się ukryć, i to też słyszałam takie historie, że jedna firma, nie powiem która, ale zlokalizowana na Domaniewskiej, jedna firma testowała AI do pisania e-maili z podziękowaniami.

I po tygodniu zauważyli, że ich e-maile po prostu brzmiały jak listy miłosne.

No bo AI oczywiście nauczyło się języka z internetu, ale jeszcze nie bardzo rozróżnia ton biznesowy od takiego biznesowo-emocjonalnego, dajmy na to.

Więc czwarta rzecz, o której trzeba również pamiętać, to są idiomy i metafory, bo AI może podsunąć nam idiom, który kompletnie nie pasuje do kontekstu albo jest niezrozumiały dla osób uczących się angielskiego po drugiej stronie.

Każdy z nich jest o wiele lepszy niż takie zdanie Let's not put the cart before the horse w e-mailu biznesowym.

No bo wiadomo, AI nauczyło się błędów od ludzi.

I jeśli na przykład my nakarmimy AI w taki sposób, że ten nasz prompt zawiera błędy językowe, to wtedy bardzo często również możemy dostać ulepszoną wersję, ale ciągle tego samego słabego stylu.

I teraz Yours Faithfully, które pojawia się w każdym podręczniku do nauki języka angielskiego w biznesie, czyli taki e-mail sign off, który jest z wyrazami szacunku, gdy nie znamy nazwiska odbiorcy.

I to wystarczy, bo naprawdę formuła yours faithfully jest dzisiaj niemal niespotykana w e-mailach.

Pojawia się oczywiście w listach prawniczych, ale w takich e-mailach biznesowych, uh-uh, don't go down this road.

No i oczywiście i tutaj przechodzimy właśnie do takiej odpowiedzialności kulturowej czy odpowiedniości, bo AI nie zawsze rozumie niuanse kulturowe i to jest problem, z którym borykają się chyba wszyscy właśnie, którzy używają sztucznej inteligencji.

Na przykład, would you be available for a brief call?

Shall we schedule a short call to align all the details?

Shall we schedule a short call to align on the details?

I to jest nasz kolejny temat, czyli AI potrafi mówić to samo na trzy sposoby, nie zawsze potrzebnie.

Bo takie perfekcyjne maile właśnie z tym in light of the recent.

Kandydaci używający AI do pisania maili motywacyjnych mają idealną interpunkcję i formalny styl.

Rekruterzy bardzo często mówią, że takie maile nie brzmią ludzko i naprawdę wyglądają na wygenerowane.

Dlatego czasem taki mały, drobny błąd czyni mail bardziej wiarygodny.

To jest rzecz, na którą AI bardzo rzadko wpada, a dla nas może być takim języczkiem uwagi.

Bo AI oczywiście może zapomnieć, by jasno powiedzieć, co ma zrobić odbiorca.

Serio, czy to nie jest lepsze niż to ukochane AI-owe, looking forward to hearing from you?

Ani, tak jak według badań Harvard Business Review, kiedy AI pisała e-maile, to użytkownicy oceniali je oczywiście jako klarowne i profesjonalne niż te ludzkie, ale napisali też coś takiego, że mają dość efektu sztucznej uprzejmości.

Dlatego my nie bądźmy sztucznie uprzejmi i jednak nie kopiujmy jeden do jednego tego, co podpowiada nam AI w sprawie e-maili biznesowych.

If anything else comes to mind, I'm just an e-mail away.

Czyli jeśli coś jeszcze przyjdzie Ci do głowy, jestem dostępna mailowo.

Would you be available for a brief call?

Na koniec, AI to świetny asystent, ale pamiętajcie, to Wy jesteście redaktorami.

To od Was zależy, czy e-mail brzmi profesjonalnie, naturalnie i odpowiednio dla konkretnego odbiorcy.

I żeby Wasze maile były jeszcze bardziej przystające do nowoczesnego świata biznesu.