Czy KSeF jest bezpieczny?

Nie wiem, czy Twoja spółka już stosuje KSeF, czy będzie to robić od kwietnia. Prawdopodobnie kwestię integracji wewnętrznego systemu księgowego z KSeF masz już ogarniętą. Może już umiesz wystawiać faktury, potrafisz wystawiać faktury, odbierać je z tego systemu, ale być może czasami zachodzą Cię takie wątpliwości, czy ten KSeF jest w ogóle bezpieczny. Czy dane np. nie wyciekną z tego systemu? A może pracownicy organów skarbowych będą teraz buszować po systemie szukając kogo i na czym można by przyłapać? A co w sytuacji, gdy ten system będzie miał jakąś awarię? No przecież nie ma systemów bezawaryjnych, a Twoja spółka wystawia mnóstwo faktur i co teraz wszystko stanie?

Cześć, nazywam się Izabela Żurkowska-Mróz, jestem doradcą podatkowym i goszczę Cię w podcaście VAT dla profesjonalisty. Zauważ, że już teraz prawdopodobnie przechowujesz faktury w jakiejś chmurze i ufasz jej zabezpieczeniom, bo ufasz twojemu dostawcy tego systemu. Nie jest więc tak, że dopiero od 1 lutego pojawi się problem, że mogłyby być teoretycznie jakieś ataki hakerskie? Natomiast w przeciwieństwie, no prawdopodobnie w przeciwieństwie do twojego systemu księgowego i systemów, w których przechowujesz w tej chwili wszystkie swoje dokumenty i faktury, KSeF jest zaliczany do infrastruktury krytycznej państwa, czyli mają do niego zastosowanie przepisy ustawy o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa i ustawy o zarządzaniu kryzysowym.

I w efekcie tego KSeF podlega rygorystycznym wymogom prawnym i obowiązkom ciągłego monitorowania i wysokim standardom technicznym oraz zabezpieczeń. Nie jest więc prawdą, nie są też prawdą takie doniesienia z social mediów, że serwery znajdują się w Chinach, a dostawca to jest po prostu jakaś firma z raju podatkowego, która złożyła najtańszą ofertę w przetargu. Projektem, rozwijaniem i utrzymaniem tego systemu zajmuje się firma Aplikacje Krytyczne Spółka ZOO. Jest to spółka skarbu państwa. Także państwo posiada pełną kontrolę nad kodem źródłowym, nad architekturą danych tego systemu, co ma gwarantować, że te dane nie wyciekną do np.

Też zresztą ułatwić to wiele innych kwestii, bo na przykład kwestie tych wszystkich uzgodnień in minus, które dotychczas trzeba było zgadniać z kontrahentem, w tej chwili faktura wystawiona w KSeF, korekta in minus, nie będzie wymagała uzgodnienia. Też nie powinno być teoretycznie problemów z ustaleniem na przykład daty dostarczenia faktury, daty otrzymania faktury, daty wystawienia faktury. Także jeżeli chodzi o wpisywanie tych faktur, nie będziesz teraz siedzieć i wprowadzać faktur w swoim systemie księgowym, bo prawdopodobnie ten system będzie je sobie zaciągał z KSeF. Natomiast co z awariami, bo oczywiście wszystko... Co działa, może w pewnym momencie przestać działać, więc awarie, kwestie rozwiązań w razie awarii zostały uregulowane w artykule 106 NE i dalszych ustawy o VAT.

Nie będę Ci oczywiście przytaczać tych wszystkich przepisów, ani Ci ich tam szczegółowo referować, ponieważ one są obszerne, więc jeżeli Ciebie jakoś bardzo interesuje ta kwestia, to po prostu odsyłam Cię do tych przepisów. Ja Ci tylko w takim skrócie przekażę, że jeżeli ta awaria występuje po stronie Ministerstwa Finansów, to wtedy ona jest oficjalnie ogłaszana i w tym momencie wystawiasz faktury w postaci elektronicznej zgodnie z tym wzorcem, z tą strukturą logiczną tego systemu, ale przekazujesz je nabywcy w sposób z nim uzgodniony, czyli może to być na przykład przekazanie poprzez e-mail. I później, jak już zostanie ogłoszony koniec tej awarii lub jeżeli to jest seria awarii, to koniec tej ostatniej, to masz 7 dni na dosłanie tych wystawionych dokumentów do systemu KSeF.

Natomiast jeżeli to nie będzie taka awaria ogłoszona tam w Biuletynie Informacji Publicznej i obtrębiona przez Ministerstwo Finansów, tylko po prostu jakaś przyczyna techniczna, będzie po prostu jakaś niedostępność tego systemu, To również możesz wystawiać analogicznie te faktury, czyli też przesyłać je w sposób umówiony z kontrahentem, na przykład właśnie pocztą e-mail, tylko że na dosłanie tych faktur w tym momencie do systemu będziesz miał, miała jeden dzień roboczy. Tak samo jeżeli awaria będzie po twojej stronie. Tylko tutaj, jeżeli chcesz mieć ten jeden dzień roboczy i nie mieć z tego powodu problemu, to jednak bądź w stanie udokumentować zaistnienie tej awarii. Co w takim razie zrobić, żeby jakoś się przygotować na ten KSeF i na te niespodzianki, które jeszcze się pewnie pojawią, bo zawsze jest tak, że jeżeli pojawia się coś nowego, jakieś nowe rozwiązania, to możesz napotkać jakieś przeszkody nieprzewidziane.

Przede wszystkim wprowadź jakąś wytyczną procedurę KSeF w swojej spółce. Na pewno opisz w tej procedurze instrukcję wystawiania i odbierania faktur, ale także zabezpiecz się na takie sytuacje, o których może To może nawet nie musi być akurat w treści procedury, możesz do niej zrobić załączniki, ale przygotuj sobie takie gotowe klauzule do umów B2B, ponieważ w momencie wejścia w KSeF prawdopodobnie pojawią się takie klauzule typu termin płatności liczony jest od dnia otrzymania przez nabywcę faktury z numerem KSeF. Jeżeli masz taką klauzulę w umowie, to możesz mieć problem, jeżeli będzie właśnie ta awaria systemu czy jakiekolwiek inne problemy, które spowodują, że ten numer KSeF nie zostanie nadany i może istnieć konflikt.

Znaczy no, jeżeli ten system teoretycznie np. padłby na dłużej, mógłby istnieć konflikt między tobą a kontrahentem, kiedy się liczy w ogóle ten termin otrzymania faktury i termin płatności, który jest liczony od dnia. Otrzymania faktury. Więc przygotuj sobie jakieś klauzule, jakieś wzory klauzul z kontrahentami dotyczące płatności w trybie offline. Czy tych przekazywania sobie tych faktur poza KSeF, jakieś rozwiązania awaryjne na wypadek właśnie awarii czy niedostępności systemu KSeF i wprowadź sobie takie klauzule w umowy i ty przygotuj sobie te klauzule już wcześniej, żebyście nie musieli o tym pamiętać w momencie, kiedy ta umowa będzie negocjowana, bo o ile później to już pewnie będziecie mieć taki standard, o tyle na początku możecie o tym zwyczajnie zapomnieć.

Drugie ryzyko, które też zaadresuj w tej procedurze to jest ryzyko wycieku tajemnic firmy, tajemnic handlowych. Przy czym te ryzyko, nie chodzi mi o ryzyko w tym momencie, które istnieje po stronie Ministerstwa Finansów, ale po stronie po prostu twojej spółki, czyli dokładnie doprecyzuj w tej procedurze kwestie nadawania uprawnień, żeby nie nadawać zbyt szerokich uprawnień np. osobom z zewnątrz czy pracownikom jakimś niskim Zaszeregowaniu, które nie potrzebują takich uprawnień dostępu do KSeF. I monitoruj też te uprawnienia, czyli nie tylko wprowadź rozwiązania, jak i komu się nadaje jakieś uprawnienia, ale wprowadź też jakieś obowiązkowe terminy, w których to jest monitorowane, żeby nie okazało się, że na przykład pracownik już zmienił dział albo w ogóle odszedł ze spółki, a cały czas są mu nadane jakieś uprawnienia.

Też dobrze byłoby wprowadzić rozwiązanie, Jeżeli jest to możliwe jakąś automatyzację albo jakiś sposób sprawdzenia, czy ilość wystawionych faktur zgadza się z liczbą tych nadanych numerów KSeF, żeby mieć po prostu na bieżąco kontrolę nad tym, a nie żeby się potem okazało, że wy wystawiacie faktury, a w ogóle te faktury tam w tym systemie ich nie ma. Samo monitorowanie jakby koordynacji twojego systemu ERP z tym systemem KSeF. Oczywiście wszystkie rzeczy jeszcze potem wyjdą pewnie w praniu, pewnie okaże się w trakcie funkcjonowania tego systemu, że i będą jakieś zmiany w przepisach i będą jakieś zmiany w procedurach po twojej stronie, po stronie twojej spółki.