Automatyzacja zadań w biurze rachunkowym - Operacje wielofirmowe

Słuchasz audycji SRP, czyli Skuteczny Rozwój Przedsiębiorstw. Za produkcję odpowiada firma APKOM, która od ponad 15 lat usprawnia i wspiera rozwój przedsiębiorstw. Automatyzacja zadań w biurze rachunkowym to nie kwestia wygody, ale konieczności. Wynika to ze skali pracy, jaką trzeba wykonać przy obsłudze wielu klientów jednocześnie. Im większe biuro, tym więcej schematycznych czynności należy wykonać. A w dodatku osobno dla każdej firmy. Gdy klientów jest dziesięciu, da się to jeszcze wszystko zrobić ręcznie. Ale gdy podmiotów jest kilkanaście czy kilkadziesiąt, powielanie tych samych zadań zaczyna znacząco spowalniać pracę. Dlatego w Optimie dostępny jest moduł operacji wielofirmowych. Ten moduł został zaprojektowany z myślą o biurach rachunkowych oraz przedsiębiorstwach, które mają kilka lub kilkanaście spółek.

Niezależnie od struktury organizacyjnej, wiele procesów musi być realizowanych w sposób identyczny dla każdej firmy. I właśnie te powtarzalne działania może zautomatyzować ten moduł. Dzięki niemu możliwe jest seryjne uruchamianie zadań dla wielu firm bez konieczności ręcznego otwierania każdego podmoja o tu zasobna. Wtedy wiele żmudnych zadań może zostać zautomatyzowanych. Bez klikania po każdej firmie jest osobna. Moduł Operacje wielofirmowe to osobny panel współpracujący z Optimum. Uruchamiany jest jako oddzielna aplikacja. Działa niezależnie, ale korzysta z tych samych danych co w Optimie. W praktyce oznacza to, że operator ma dostęp do listy wszystkich firm i może jednym kliknięciem uruchomić zestaw działań dla wybranej grupy. Panel umożliwia tworzenie scenariuszy, czyli gotowych zestawów operacji.

Jest niezbędna do oceny rentowności współpracy i prawidłowego rozliczenia usług. Dzięki temu biuro dokładnie wie, ile pracy wymaga dany klient. To pomaga nie tylko poprawnie wystawić fakturę, ale także sprawdzić, którzy klienci są najbardziej czasochłonni. Taka wiedza ułatwia lepsze planowanie pracy i podejmowanie decyzji czy dana współpraca się w ogóle opłaca. Można też analizować ile czasu spędzają w optymie poszczególni pracownicy i do tego jakie operacje wykonują. Wtedy można łatwo sprawdzić czy osoba pracująca na home office faktycznie realizuje swoje zadania. Można utworzyć raport liczby wykonanych operacji podczas pracy zdalnej, W porównaniu z dniem spędzonym w biurze. Moduł operacji wielofirmowych pozwala robić więcej w krótszym czasie. Automatyzuje powtarzalne zadania, ułatwia pracę z wieloma firmami i daje jasny obraz ile naprawdę kosztuje obsługa klienta.

Bez tego modułu trudno mówić o wydajnym biurze rachunkowym. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o modułach w Optymie to sprawdź playlistę z firmami, w której omówiłem każdy dostępny moduł.