KSeF 2026 – obowiązek dla każdego? Wszystko, co musisz wiedzieć | Shoper Talks #64

Żeby pobrać taką fakturę i na przykład móc ją zaksięgować, przekazać do księgowości, będziemy musieli mieć dostęp do tego konta w KSeF-ie, żeby taką fakturę pobrać. Jeżeli mamy jednoosobową działalność gospodarczą, to tak naprawdę możemy już dzisiaj bez wysyłania żadnych dodatkowych pism zalogować się do tego systemu KSeF, korzystając z naszego profilu zaufanego. Urząd Skarbowy już teraz jest w stanie bardzo szybko Wszystko, co musisz wiedzieć

W kolejnym odcinku podcastu Shoper Talks poruszamy temat, który właściwie bardzo mocno rozgrzewa ostatnio opinię publiczną, a w szczególności wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Mowa oczywiście o czymś, co kryje się pod takim skrótem złożonych Złożonym z kilku literek, czyli KSeF. A ze mną Tomasz Połeć, doradca podatkowy z firmy Taxology, który w ciągu najbliższych kilku, kilkunastu minut, mam nadzieję opowie nam wszystko, co jest związane z właśnie KSeF-em. Witam Cię Tomku. Cześć Kamil, witam wszystkich. Wydaje mi się, że powinniśmy zacząć od całkowitych podstaw, czyli co to tak naprawdę oznacza KSeF? Czemu w ogóle jest takie duże zamieszanie związane właśnie z KSeF-em w ostatnich dniach?

Tak, zaczynając od podstaw, ten skrót KSeF oznacza Stokrajowy System Faktur Elektronicznych. I ta cała rewolucja, o której rozmawiamy, polega na tym, że Tak jak do tej pory była dosyć duża dowolność w tym, jak wystawiamy fakturę, czy można było kupić jakiś dowolny program, wystawić fakturę w PDF-ie, wysłać do klienta, bądź nawet wypisać ją na kartce papieru i przekazać kontrahentowi. To po wejściu w życie tych przepisów nie będzie to już wyglądało w taki sam sposób, to znaczy, że każda firma, jeżeli musi wystawić fakturę, to będzie musiała dodać ją do odpowiedniego systemu elektronicznego na serwerach Ministerstwa Finansów i dopiero taki dokument elektroniczny

Oczywiście powstaje pytanie, czy ja muszę obowiązkowo wystawiać faktury za pośrednictwem tego systemu. I tutaj odpowiedź dla przedsiębiorców korzystna jest taka, że wiele takich popularnych systemów, z których na co dzień korzystamy do wystawiania faktur, Integruje się poprzez API właśnie z tym portalem. Czyli jeżeli Wasz system ma takie funkcje, które umożliwiają połączenie online z kontem założonym w systemie KSeF, to w większości przypadków tak naprawdę sam sposób wystawienia faktury się nie zmieni. Tak samo będziemy tworzyć te faktury w tym naszym systemie fakturowym. Wszystko, co musisz wiedzieć Shoper Talks 64. Names mentioned

To nie zmienia faktu, że musimy założyć konto na tym portalu, bo po pierwsze, jeżeli nie będziemy mieć tego konta, no to nasz program się w żaden sposób nie skomunikuje z naszym kontem w tym portalu. No i druga sprawa, jeżeli ktoś dla nas wystawi fakturę, no to my tak samo nie będziemy w stanie tej faktury odebrać, ponieważ nasi kontrahenci będą postępować dokładnie w taki sam sposób, to znaczy ich faktury będą również Na tym portalu ksefowym. Więc jeżeli nie będziemy mieli do niego dostępu, to również tej faktury nie będziemy w stanie odebrać, odliczyć VATu, czy nawet zapłacić za taką fakturę. Pojawia się tutaj bardzo, bardzo ważne pytanie, czyli kogo dotyczy KSeF? Czy wszystkich? Bo tak się mówi, że wszystkich przedsiębiorców, ale czy to jest prawda? Czy są może osoby, których ten KSeF po prostu nie dotyczy i oni się totalnie nie muszą martwić tymi zmianami?

Są takie przypadki, kiedy faktycznie część przedsiębiorców nie ma obowiązku stosowania tego KSeFu. Tutaj, moim zdaniem, należy to rozróżnić na przypadki, kiedy mówimy o wystawianiu samej faktury. I drugi przypadek, kiedy mówimy o odbieraniu danej faktury zakupowej, które wystawiają dla nas kontrahenci. I że mówimy o tym pierwszym przypadeku, czyli wystawiania faktur, należy wskazać, że faktury te w KSeF-ie, te elektroniczne, one są wystawiane tylko i wyłącznie w odniesieniu do transakcji B2B. Czyli jeżeli naszymi klientami są firmy, no to wtedy musimy obowiązkowo korzystać z tego systemu KSeF do wystawiania faktur. Jeżeli jednak sprzedajemy usługi bądź towary dla klientów indywidualnych, prywatnych, to wtedy ten KSeF jest opcjonalny. To znaczy, że możemy, ale nie musimy koniecznie korzystać z tego rozwiązania.

Jeżeli chcemy, możemy wystawiać faktury w sposób tradycyjny. Czyli jeżeli część firm sprzedawców np. e-commerce'owych mają sklepy, ale tak naprawdę 100% ich klientów to są osoby prywatne, to czysto teoretycznie tym KSeF'em nawet nie musimy się przejmować, nie musimy tak naprawdę nic zmieniać, jeżeli chodzi o proces wystawiania tych faktur. Ok, czyli w takim przypadku dalej PDF'y np. obowiązują drukowane faktury. Tak, to jest wszystko ok. Problem jest to, że od czasu do czasu nawet jeżeli 99% naszej sprzedaży to jest sprzedaż B2C, to mogą się zdarzyć takie przypadki, kiedy jednak ktoś poprosi o tą fakturę, że chce na firmę. No a jeżeli takie przypadki wystąpią, no to nawet dla tego określonego ułamka tej naszej sprzedaży, no będziemy musieli tą fakturę wystawić właśnie za pośrednictwem.

Ksefu. Rozłóżmy to sobie tak troszkę też na skali czasu, bo wiemy, rozmawiamy na początku lutego, ten Ksef wszedł niedawno, powiedzmy, że do użytku. Czy tutaj są jeszcze jakieś ważne informacje, jeżeli chodzi o ten timeline czasowy, o których powinniśmy powiedzieć? Tak, jeżeli mówimy o tym wystawianiu faktur naszych sprzedażowych, no to są takie trzy podstawowe terminy, kiedy ten KSeF zacznie obowiązywać poszczególne grupy podatników. I część z nich są to firmy, których obroty w poprzednim roku przekroczyły 200 milionów złotych. Te firmy już od 1 lutego powinny ten KSeF stosować. Ale tylko te, które przekroczyły 200 milionów? Okej, to ważna informacja. Tak, więc dla nich ten KSeF jest obowiązkowy, więc tego typu podmioty z faktury sprzedażowej muszą wystawiać.

Drugi termin to jest 1 kwietnia. Okej. I kolejny termin to jest 1 stycznia 2027 roku. Mhm. I założenie jest takie, że od 1 kwietnia co do zasady wszystkie inne firmy, które wystawiają faktury powinny zacząć korzystać z KSeF-u. Od 1 stycznia 2027 jest uproszczenie dla firm, których obroty nie przekraczają 10 tysięcy złotych. Czyli jeżeli nie wystawiamy faktur na kwoty wyższe, to teoretycznie możemy do 1 stycznia 2027 zaczekać. Oczywiście, jeżeli będziemy chcieli, to możemy już te faktury wystawiać. I dlatego ten pierwszy kwietnia to jest taki termin, o którym się zawsze mówi, no bo jednak to będzie największa grupa przedsiębiorców, która z tego systemu będzie musiała zacząć korzystać od tej daty.

Aby poszerzać swoją wiedzę o e-commerce, zasubskrybuj ten kanał oraz wejdź na Shoper Learn, gdzie znajdziesz najnowszą wiedzę o prowadzeniu biznesu online. Pojawia się tutaj też takie, wydaje mi się, bardzo ważne rozróżnienie, czyli obowiązek wystawiania faktur i obowiązek odbierania faktur. Czym tak naprawdę to się różniczy? Każdy musi odbierać te faktury w KSeF-ie? Nie wiem, czy to jest w ogóle poprawne określenie. Tak, raczej to jest bardzo ważny wątek, no bo nawet jeżeli nasza firma może zacząć wystawiać fakturę od 1 kwietnia czy od 1 stycznia 2027, to już teraz praktyka, którą widzimy na początku lutego, pokazuje, że dużo tych większych firm proces ułożyło w taki sposób, że faktury nie są przesyłane, tak jak do tej pory, na maila.

I my pobieramy sobie PDF, tylko przychodzą komunikaty, drogi klienci, jeżeli chcesz pobrać fakturę, zaloguj się do KSeFu i sobie ją pobierz. Czysto teoretycznie istnieje możliwość, to znaczy taka techniczna, żeby wydrukować wizualizację faktury z kodem QR odpowiednim. Gdzie my jako odbiorcy faktury moglibyśmy sobie na przykład zeskonować ten kod QR, sprawdzić, czy bez logowania, czy on jest w KSeF-ie. Mielibyśmy taki PDF, na podstawie którego moglibyśmy dokonać płatności. Ale z tego, co widzimy, to mało przedsiębiorców z tego korzysta, tych większych. I okazuje się, że nie wiem, jeżeli mamy jakieś faktury, nie wiem, czy to za prąd, czy za jakieś materiały biurowe od większego podmiotu,

No to, żeby pobrać taką fakturę i na przykład móc ją zaksięgować, przekazać do księgowości, będziemy musieli mieć dostęp do tego konta w KSeF-ie, żeby taką fakturę pobrać. Więc no niestety, pomimo tego, że ten czas na wystawianie faktur został odroczony, To jednak w praktyce to konto, żeby móc pobierać te faktury kosztowe, najprawdopodobniej będziemy musieli mieć już wcześniej, bo inaczej nie będziemy mieli możliwości pobrać i przekazać do księgowości dokumentów księgowych do rozliczania naszej firmy. Konto musimy mieć, więc pojawia się kolejne pytanie. Jak przedsiębiorca może dołączyć do KSeF-u? Czy możesz tak powiedzieć, mniej więcej krok po kroku, jak taka procedura wygląda?

Co po pierwsze musimy zrobić? Tutaj to jest uzależnione od tego, czy prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą, czy mamy spółkę, np. spółkę z o.o., czy spółkę akcyjną, czy inny podmiot, który nie jest tożsamy z jednoosobową działalnością gospodarczą. Komplikacji coraz więcej widzę. Oczywiście, wiadomo, że to są różne rodzaje spółek, wiadomo, że pewnie zasady są różne. Tak, znaczy nie ma różnych zasad już, jeżeli chodzi o same spółki, w sensie nie ma innych zasad logowania dla spółki czy tam z o.o., czy spółki akcyjnej. Rozróżnienie jest tylko i wyłącznie z perspektywy tego, czy to jest jednoosobowa działalność, czy nie. Jeżeli mamy jednoosobową działalność gospodarczą, to tak naprawdę możemy już dzisiaj bez wysyłania żadnych dodatkowych pism zalogować się do tego systemu KSeF, korzystając z naszego profilu zaufanego.

Czyli nie jest tworzony jakiś odrębny sposób logowania dla naszej firmy, tylko tak jakby posługując się naszymi danymi osobowymi po zalogowaniu się na aplikacji KSeF będziemy wtedy mogli Wszystko, co musisz wiedzieć Shoper Talks. Jeżeli mówimy o innych podmiotach niż działalność gospodarcza, to najpierwszym krokiem będzie ustanowienie najpierw osoby, która będzie pełniła rolę administratora, czyli że musimy najpierw przypisać wybraną osobę, która będzie zarządzała tym kontem w KSeF-ie, no bo wiadomo, spółka sama w sobie ma osobowość prawną, no ale musimy wskazać najpierw konkretnie kogoś, kto się zaloguje do tego systemu i będzie mógł nadać odpowiednie uprawnienia.

Można to zrobić na dwa sposoby, albo z wykorzystaniem jak zwanej pieczęci elektronicznej, czyli jeżeli dla naszego podmiotu została zrobiona taki specjalny podpis elektroniczny, to możemy tak jakby nim się uwierzytelnić w tej aplikacji ksefowej. Albo druga opcja, wypełniamy taki formularz, on nazywa się ZAF FA. Brzmi groźnie, ale tak naprawdę to jest jedna strona papieru, gdzie wpisujemy dane spółki, dane osoby, dla których chcemy nadać uprawnienia. Wysyłamy to do urzędu skarbowego. Możemy wypełnić to albo papierowo, albo podpisać elektronicznie i wysłać za pomocą poczty elektronicznej albo za pomocą aplikacji urząd skarbowy. Jeżeli nie wiemy, jak te systemy działają, to możemy najprościej wydrukować, wypełnić ręcznie, pójść do urzędu albo wysłać pocztą.

I po kilku dniach ta osoba, która została tam wymieniona, powinna otrzymać maila i jeżeli ona zacznie się logować do tego systemu KSeF, to wtedy w panelu ona będzie widziała, że ma dostęp do spółki i tym sposobem będzie ona mogła znowu nadać uprawnienia innym pracownikom, jeżeli ktoś inny chciałby się logować. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Miał jakieś swoje systemy, które wykorzystywał do fakturowania, chciał przetestować, czy to wszystko będzie działało, czy dokumenty się tworzą. To oczywiście z takiego środowiska testowego mógł skorzystać. Tutaj, jeżeli chodzi o samo wystawianie tych dokumentów, To, do czego ja zachęcam, to jest to, żeby najpierw zweryfikować instrukcję albo skontaktować się z dostawcą oprogramowania, z którego dzisiaj korzystamy, do wystawiania faktur. Bo tak jak wspomniałem na początku, w większości przypadków te firmy są już przystosowane do tego, żeby te faktury w KSeF-ie były wystawiane. Tam są różne opcje do tego, żeby one automatycznie były wysyłane do tego systemu KSeF.

Tylko, żeby to wszystko funkcjonowało, to w pierwszej kolejności musimy właśnie mieć dostęp do tego konta administratora w systemie KSeF, żeby mieć możliwość pobrania odpowiednich certyfikatów albo nadawania uprawnień dla odpowiednich osób, które potem będą się logowały w tych systemach i będą odpowiedzialne za proces wystawiania tych faktów. Świetnie. Jeszcze jeżeli chodzi o różne zagadnienia, to wyczytałem o czymś takim jak Offline24. Co to jest właściwie i dla kogo to może być przydatne? Tak, no bo rozmawiamy o tym, że wszystkie faktury będą wystawiane elektronicznie, no przy założeniu, że Wszystko działa, że każdy ma dostęp do internetu, ale oczywiście to fakturowanie elektroniczne wiąże się z tym, żeby to funkcjonowało, bo tak naprawdę wszystkie urządzenia techniczne też powinny być sprawne.

No i mogą wystąpić takie sytuacje losowe, jak właśnie awarie prądu, awarie internetu. Gdzie po prostu system, który powinien tworzyć faktury automatycznie i je wysyłać do systemu KSeF, no nie będzie mógł funkcjonować, no po prostu nie będzie miał połączenia z internetem. I zostały właśnie ustanowione takie tryby awaryjne, a raczej takie procedury postępowania. Co się dzieje, kiedy ten system nie działa? Albo z winy na przykład Ministerstwa Finansów, odpowiedzialnego za funkcjonowanie tego systemu KSeF, albo z winy nas jako przedsiębiorców, bo mamy jakieś problemy techniczne, z którymi nie możemy sobie poradzić. Ten tryb Offline24, o którym wspomniałeś, jest to właśnie procedura dotycząca tych problemów przedsiębiorcy.

Czyli, że jeżeli ja mam problemy techniczne, nie mogę wystawić tej faktury, to po prostu została stworzona procedura, że okej, ja mogę stworzyć fakturę w PDF-ie, ona jeszcze nie będzie wysłana do KSeF-a, opatrzę ją odpowiednimi kodami QR, przekażę klientowi. I możemy przyjąć, że to jest pełnoprawna faktura przy założeniu, że ona potem po naprawie tych usterek technicznych w przeciągu 24 godzin zostanie przekazana do systemu KSeF. Czyli tak jakby jest to takie wyjście, że jeżeli coś nie działa... To wtedy możemy przesyłać klientom te faktury, żeby oni je widzieli i one tak jakby będą skuteczne. Przyjmujemy, że data dostarczania takiej faktury, to jest to data właśnie wysłania tej faktury, nawet przed wysłaniem do KSeF-u, ale ten warunek jest właśnie 24 godzin, że jak już mamy dostęp do internetu, system funkcjonuje poprawnie, to że te faktury niezwłocznie zostaną przekazane do systemu.

Ksef. Jeżeli tego nie zrobimy, no to z tego tytułu są tam przewidziane odpowiednie kary, równoznaczne z tym, jakbyśmy w ogóle faktury wystawili poza Ksefem. O karach jeszcze porozmawiamy, natomiast dużo mówimy tutaj o wystawianiu, o odbieraniu faktur. I powiedzieliśmy technicznie, jak to wygląda, co się tutaj zmienia i jak wygląda wystawienie takiej faktury w KSeF-ie. Bo Ty tutaj mówisz też o jakichś kodach QR, o tokenach. Może rozwijmy tutaj, bo ja nie do końca tego rozumiem, jak tutaj będzie wyglądać to wystawienie faktur. Tak, tak. Więc tak jak wspomniałem, takim pierwszym krokiem, który powinniśmy zrobić, to jest właśnie sprawdzenie instrukcji naszego dostawcy oprogramowania. Od strony takiego zabezpieczenia, żeby właśnie nie było takiej sytuacji, że ktoś się podszyje pod naszą firmę i zacznie zostawiać nieprawdziwe albo fałszywe dokumenty, wprowadzono właśnie takie zasady autoryzacji czy certyfikacji logowania tego systemu KSeF.

Dlatego w obiegu funkcjonują właśnie pojęcia jak token i pojęcie certyfikatu. Są to po prostu narzędzia, które umożliwiają potwierdzenie, że ja na przykład logując się do jakiegoś systemu do wystawiania faktur i łącząc się z kontem KSeF poprzez API, że ja faktycznie mam uprawnienia do tego, żeby taką operację wykonać. I teraz tak, większość systemów funkcjonuje w taki sposób, że logujemy się najpierw w systemie tym KSeF-owym, na to konto w KSeF-ie i tam musimy nadać uprawnienia na przykład dla siebie, Wszystko, co musisz wiedzieć Shoper Talks 64. Names mentioned

To są dwie takie metody autoryzacji. One są zależne od tego też, z jakiego oprogramowania korzystamy. One równolegle funkcjonują, więc możemy wybrać tak naprawdę, którą metodę chcemy stosować. I przykładowo ta osoba pobiera swój token, wgrywa do tego oprogramowania, czy raczej certyfikat i wtedy tak jakby system wie, że ta osoba miała nadane uprawnienia, że ta osoba, która się loguje, skoro ma ten certyfikat, który pobrała ze swojego konta, to znaczy, że to jest ta konkretna osoba, I wtedy następuje to połączenie poprzez API i możemy wtedy też w konfiguracji danego systemu wybrać opcję, że na przykład faktury się wystawiają i na przykład wszystkie na koniec dnia wysyłamy do KSeFu, że one automatycznie po stworzeniu przez nas będą wysyłane od razu do KSeFu.

To już zależy od twórców oprogramowania, w jaki sposób to funkcjonuje, ale podstawowe założenia są takie, że musimy nadać uprawnienia w tej aplikacji ksefowej, połączyć to nasze oprogramowanie z kontem w Ksefie i na ogół właśnie ono odbywa się poprzez dodanie odpowiedniego certyfikatu uwierzytelniającego daną osobę. I wtedy, jeżeli te operacje mamy wykonane, to system tak jakby będzie odpowiednio parował konto firmy w tym systemie z kątem w KSeF-ie. I to wystawianie faktur, pomimo tego, że brzmi to abstrakcyjnie, będzie się tak naprawdę odbywało w tle. Więc jeżeli ktoś nie potrzebuje mieć jakiejś wiedzy technicznej, jak ten proces się odbywa, no to tak naprawdę wykonuje te kilka dosyć prostych czynności.

I tak naprawdę po jego stronie w temat jest ogarnięty i te faktury będą tworzyły się tak naprawdę automatycznie. Pojawia się tutaj więc pytanie, no bo jednak zdarza nam się jako ludziom popełniać błędy. Powiedz mi proszę, czy taką fakturę można anulować albo dokonać jej korekty? Jak to wygląda? To jest utrudnienie polegające na tym, że w praktyce do tej pory, czyli przed wejściem KSeFu, funkcjonowały takie pojęcia jak anulowanie faktury. To znaczy, że zanim wysłałem do klienta, zorientowałem się, to ją anuluję, bo zauważyłem błąd. Tutaj, jeżeli już wyślemy tą fakturę do KSeF-u, no to tak naprawdę nie ma możliwości jej wycofania, czy napisania jakichś, nie wiem, sprostowania, że drogi urzędzie skarbowy, pomyliłem się, chcę to wycofać, no bo jednak to jest pewnego rodzaju system automatyczny, więc on nie przewiduje tego typu jakichś wyłączeń od tego, czy jakichś opcji korygowania.