351: Formuła Excela, Tabela Przestawna czy Power Query - co wybrać?

Jedna z najdroższych pomyłek w Excelu nie polega wcale na błędzie w formule czy jakimś Power Query, albo kodzie, albo tabeli przestawnej. Zaczyna się dużo wcześniej, gdy siadasz do zadania z niewłaściwym narzędziem i próbujesz zrobić z nim wszystko. No i jasne. Tak też się da, ale zwykle kończy się ręcznym dłubaniem w pliku i poczuciem, że Excel to jednak ciężkie w obsłudze narzędzie. W tym odcinku pokażę Ci kiedy wybrać formułę, tabelę przestawną, a kiedy Power Query, żeby pracować szybciej, spokojniej oraz mieć przede wszystkim kontrolę nad plikiem. Nazywam się Michał Kowalczyk i witam Cię w Excellent Work Podcast. Formuła Excela, Tabela Przestawna czy Power Query, co wybrać? Część z nas traktuje te narzędzia jak konkurencję. Jakby trzeba było wybrać takie jedno ulubione i nim robić już wszystko.

Nie muszę od razu budować jakiegoś rozbudowanego raportu, żeby coś tutaj zobaczyć, żeby wyciągnąć jakieś wnioski. Natomiast tabela przestawna, podobnie jak formuły, też ma swoje granice. Nie naprawia złych danych. Jeżeli w źródle masz bałagan, tabela przestawna podsumowuje ten bałagan bardzo sprawnie. Jeśli masz w kolumnie te same województwa zapisane na trzy sposoby, No to dostaniesz trzy osobne pozycje. Jeżeli daty są tekstem, to ich nie pogrupujesz sensownie. Jeżeli dane z różnych plików trzeba połączyć, oczyścić i przekształcić, a potem jeszcze doprowadzić do wspólnej struktury, No to Tabela Przestawna się do tego nie nadaje, nie da się Tabelą Przestawną tego zrobić. A więc pora na Power Query. I ono jest odpowiedzią na pytanie jak sprawić, żeby przygotowywanie danych przestało być ręczną charówką. Power Query daje porządek, powtarzalność i spokój. Gdy co miesiąc pobierasz rap od systemu, czyścisz kolumny, rozdzielasz dane, usuwasz puste wiersze, zmieniasz typy, łączysz pliki z folderu i tworzysz jedną spójną tabelę, to właśnie tu Power Query jest królem.

Jeżeli miałbym opisać Power Query jednym zdaniem, to powiedziałbym, że jest to narzędzie do przygotowywania danych do dalszej pracy. To jest miejsce, którego bardzo wiele osób w swojej pracy nie docenia. Zamiast najpierw sobie uporządkować źródło, próbują ratować się później. Warto ten proces odwrócić. Najpierw zróbmy sobie porządne wejście, a potem dopiero obliczajmy i analizujmy. Wyobraźmy sobie taki scenariusz. Co miesiąc dostajesz 12 plików sprzedażowych od różnych działów. Każdy ma podobny zakres danych, ale trzeba je zebrać do jednej tabeli, poprawić nazwy kolumn, usunąć jakieś zmytne pola. Power Query budujesz raz, a potem w następnym miesiącu dokładasz sobie nowe pliki i odświeżasz.

Power Query znowu też ma granice. Nie jest idealne do prezentowania finalnego raportu użytkownikowi. Nie jest też najlepsze tam, gdzie potrzebujesz bardzo interaktywnej logiki w arkuszu, szybkiego sterowania wynikiem z poziomu komórki albo budowy komunikatów czy wskaźników, które zmieniają się w zależności od tego, co użytkownik wybierze. Power Query ma na celu przygotowanie sceny. Aktorzy wchodzą później. Czasem będzie to tabela przestawna, czasem formuła, czasem oba te rozwiązania naraz. No i najlepsza odpowiedź na pytanie Formuła, Tabela Przestawna czy Power Query, no bardzo często będzie brzmiała, to zależy od etapu pracy. Gdy trzeba przygotować dane, to Power Query. Gdy trzeba zrozumieć i szybko podsumować, wybieram Tabelę Przestawną. Gdy trzeba policzyć jakąś konkretną logikę, zbudować raport, wskaźniki, no albo wynik zależny od wyboru użytkownika, wtedy najczęściej wybiorę Formułę.

To w tym procesie zaczyna się dojrzała praca z Excelem. Potrafisz zaprojektować sobie sposób działania. Gdy ktoś wybiera złe narzędzie, zwykle kończy z długim plikiem, który jest ciężki i męczący w aktualizacji. Gdy ktoś umie dobrać narzędzie do etapu pracy, zaczyna dowodzić szybciej i spokojniej. Nie trzeba być bardziej pracowitym. Często wystarczy przestać robić power query formułami, przestać czyścić dane tabelą przestawną i przestać oczekiwać od formuł, że będą takim systemem od wszystkiego. No okej, ale to od czego zacząć naukę? Zacząłbym od zrozumienia ról tych narzędzi, a nie od pamięciowego uczenia się opcji. Możesz znać 50 funkcji, a nadal źle wybierać. Możesz znać tylko podstawę Power Query, ale używać ich w idealnym miejscu i już oszczędzać godziny. Możesz nie być mistrzem tabel przestawnych, a i tak budować trafne analizy.

Największa przewaga nie bierze się z liczby kliknięć, a raczej ze zrozumienia, kiedy po które kliknięcie sięgnąć. Jeśli chcesz nauczyć się formuł, tabel przestawnych albo Power Query, wejdź na exwork.pl ukośnik kursy, link w opisie. Zrób sobie bezpłatny test i zobacz, gdzie masz braki w swojej wiedzy. Potem wybierz kurs, aby je uzupełnić. A jeżeli podobał Ci się ten odcinek, wyślij go proszę do jednej osoby. Mówił dla Ciebie Michał Kowalczyk, a to był Excellent Work Podcast. Do zobaczenia lub do usłyszenia następnym razem. Trzymaj się, hej!