144: Baza danych w Excelu - za i przeciw

Wielu użytkownikom Excel kojarzy się jednoznacznie z narzędziem do tworzenia i utrzymywania bazy danych. Ale czy tak jest naprawdę? Czy w Excelu możemy stworzyć bazę danych? A jeżeli tak, to czy jest to dobry pomysł? Właśnie o tym porozmawiamy sobie w dzisiejszym odcinku podcastu. Ja się nazywam Michał Kowalczyk i serdecznie Cię zapraszam. Zanim zaczniemy odpowiadać na pytanie, czy Excel to dobre miejsce do tworzenia bazy danych, warto byłoby w ogóle zastanowić się, co musi zaistnieć, aby taka profesjonalna baza danych mogła funkcjonować. A więc jeżeli firma ma bazę danych i z niej korzysta, będzie potrzebowała trzech elementów. Element pierwszy to serwer bazy danych. Serwer bazy danych jest dedykowanym komputerem, w którym przechowywana jest nasza baza danych, a także oprogramowanie bazy danych.

Czyli jest to serwer wpięty w sieć internet albo sieć wewnętrzną firmy, który ma takie dużo lepsze parametry niż standardowy komputer, po to, aby użytkownicy mogli się z nim komunikować i aby mógł szybko odpowiedzieć. 2. Oprogramowanie bazy danych Takie oprogramowanie pozwala zapisywać dane w bazie, usuwać je, nadawać uprawnienia odpowiednim użytkownikom, no bo nie każdy w firmie powinien mieć dostęp do wszystkich danych, a także tworzenie kopii zapasowych, które są bardzo istotne z punktu widzenia ewentualnych awarii czy też niechcianych zmian.

Zawsze można wrócić do stanu bazy danych z jakiegoś wcześniejszego tak zwanego backupu, więc w jednym zdaniu jest to program do zarządzania plikami na serwerze. Baza danych sama w sobie jest to zbiór plików z danymi. I taką analogią do bazy danych, taką bardzo prostą, może być kartka papieru z zapisanymi informacjami. Oczywiście kartka papieru nie będzie funkcjonowała jako baza danych w dużej firmie, natomiast w takim, myślę, prostym ujęciu oddaje słowo samej bazy danych. Czyli coś, miejsce, w którym znajdują się nam tutaj jakieś dane, w których możemy te dane przechowywać. I teraz ja będę odnosił się do relacyjnych baz danych, czyli baz danych opartych o tabele. A więc na serwerze będą znajdowały się tabele, które są ze sobą połączone relacją. Czym jest taka tabela? Przykładowo mamy tabelę dostawców.

Poza tym taka tabela powinna mieć układ następujący, a więc kolejne wpisy w wierszach. I kolejne atrybuty, czy inaczej pola, w kolumnach. Czyli jeżeli chodzi o dostawcę, to kolejne cechy tego dostawcy są opisywane w kolejnych kolumnach, tak jak wspomniałem, np. numer NIP albo adres. I to jest taki podstawowy fundament pracy z bazami danych, Basic of Basic. Więcej informacji o bazach danych możesz znaleźć w moim kursie o SQLu, sql-odpodstaw.pl. I teraz czym jest w ogóle w takim razie SQL? SQL to jest język komunikacji z bazą danych. I teraz tych SQLów mamy kilka, w zależności od tego, z której wersji bazy danych korzystamy, którego producenta bazy danych korzystamy, natomiast na poziomie podstawowym te dialekty za bardzo od siebie się nie różnią.

Czyli gdyby ktoś jakimś cudem odwołał się do tego pliku na naszym komputerze, to niestety w przypadku, gdy my nasz komputer wyłączymy, nie będzie miał do niego fizycznie dostępu. A więc to jest pierwsze zagrożenie w przypadku naszej bazy danych. Tutaj z pobocą oczywiście przychodzi kwestia chmury, na przykład OneDrive albo zawieszenie pliku sobie na SharePoint. To powoduje, że ten element jest już skreślony, ale oczywiście trzeba pamiętać, aby to zrobić. Aktualność, czyli musi być ta sama wersja poszczególnej tabeli u wszystkich. Czyli jeżeli mamy taką tabelę dostawcy, dlaczego w ogóle taka tabela dostawcy figuruje w bazie danych? No bo w przypadku, gdy korzystamy sobie z Excela, mamy załóżmy 10 użytkowników w naszym teamie, Pojawia się problem wersji, czyli ktoś ma wersję pliku pierwszą, ktoś ma wersję drugą, trzecią, czwartą, piątą.

W przypadku, gdy mamy bazę danych, wszyscy odwołujemy się konkretnie do tego jednego miejsca, do bazy, w której znajduje się jedna tabela dostawcy. A więc jeżeli ktoś stosuje jakieś wyszukaj pionowo do tej naszej tabeli i robi to dla różnych 10 plików, a pojawi nam się nowy dostawca, to ten nowy dostawca zostaje doklejony w bazie danych do tabeli dostawcy. Czyli nie trzeba już teraz myśleć o tym, żeby w kolejnych 10 plikach dokleić kolejnego nowego dostawcę, który się pojawił, Bo gdziekolwiek w całej bazie jest użyty dostawca, to jest on dzięki właśnie kluczowi unikatowemu pobrany z tabeli dostawcy. I to jest fenomenalna rzecz. Czyli odpada nam ten case dziesięciu wersji, który bardzo lubią użytkownicy Excela. Nie tworzymy takich plików. No i to jest fenomenalna koncepcja nawet w przypadku bazy danych stworzonej w Excelu, bo oczywiście można to w ten sposób zorganizować.

Czyli tworzymy sobie na przykład na OneDrive albo SharePoint Folder, który sobie nazywamy, nasza baza i tam umieszczamy te poszczególne tabele, na przykład jakichś dostawców, zamówień, produktów i tak dalej i tak dalej, czyli tabele, które są takimi tabelami podstawowymi, które potem możemy łączyć sobie relacją, tylko problem tutaj jest natury błędu ludzkiego, czyli my jako ludzie mamy taką tendencję do kopiowania tych plików mimo wszystko, czyli nawet jeżeli mamy taki plik bazodanowy, to mamy z tyłu głowy, a ja go tam nie chcę uszkodzić, nie chcę mu zrobić krzywdy, coś nie chcę pozmieniać, żeby komuś się formuły popsuły i go skopiujemy i to jest właśnie problem. Czyli gdybyśmy, jak to ładnie powiedzieć, wszyscy byli solidarni i solidarnie dbali o te pliki Excelowe w takiej naszej Excelowej bazie danych, to to mogłoby się udać. Natomiast pewnym ograniczeniem będzie liczba wierszy. W przypadku bazy danych milion wierszy to nie jest nic dużego.

Tu pojawia się kwestia backupu. W przypadku serwera i bazy danych ten backup dzieje się automatycznie, jest po prostu gdzieś tam zaplanowany i regularnie się robi. W przypadku takiej Excelowej bazy danych trzeba by wymyślić sobie być może jakieś makro albo inny sposób na to, żeby regularnie robić backup tej naszej bazy, którą gdzieś tam sobie osadziliśmy. Znowu, zakładając, że rozmawiamy o dużej firmie, która chciałaby osadzić sobie te bazy danych właśnie stricte w Excelu. Złożoność, czyli kwestia jednoznacznej komunikacji w obrębie całej firmy, gdzie znajdują się pliki z bazą danych Excelową. Nie może być sytuacji, w której zmieniamy ciągle ścieżkę tej bazy danych, no bo jeżeli zmienimy ścieżkę którejkolwiek z tabeli w tej bazie danych, pojawia się problem natury takiej, że czyjeś pliki już przestają działać, czyli ten link przestaje działać, bo nie może znaleźć odniesienia, bo ktoś skopiował, wyciął, wyrzucił gdzieś bazę danych w innym miejsce, a więc to jest problem.

No i co do złożoności, no to pamiętajmy o tym, że w momencie, gdy w naszym modelu, w naszej bazie pojawia się kolejna tabela, warto byłoby, żeby ta tabela znowu lądowała w tym samym miejscu, żeby łatwo było ją znaleźć, tak? No i brak możliwości nadawania uprawnień. To jest też coś, co będzie problematyczne, czyli w przypadku bazy danych możemy sobie wybierać, kto ma dostęp do której części danych. W przypadku Excela jasne, można blokować pewne części zakresów, ale umówmy się, Jest to bardzo proste do obejścia, a z drugiej strony nie jest to aż tak efektywne jak w przypadku nadawania uprawnień w bazie danych. No i ten backup to jest moim zdaniem też naprawdę coś bardzo, bardzo ważnego. Jakby tam ktoś coś pogmerał, no to trzeba kombinować z przywróceniem wersji. Oczywiście można to robić, jeżeli plik jest zawieszony w chmurze na OneDrive'ie czy SharePoint'cie.

Jest tutaj taka automatyczna opcja powrotu do poprzedniej wersji, no ale znowu, w mojej ocenie to działa znacznie gorzej niż backup serwerowy. Czyli wiemy już dlaczego pomysł tworzenia sobie bazy danych w Excelu to nie jest do końca dobry. Dlaczego zatem jest dobry? Czy są w ogóle sytuacje, w której taki pomysł stworzenia baz danych w Excelu może mieć sens? No może mieć sens, jeżeli nie jesteśmy olbrzymią firmą. No to nie ma tutaj kwestii potrzeby zakupu serwera, oprogramowania, czy w ogóle osoby, która będzie potrafiła taką bazę skonstruować, tak? W przypadku profesjonalnej bazy osadzonej na serwerze. Jeżeli jesteśmy mniejszą firmą, to być może ten limit 1 048 576 wierszy na jedną tabelę będzie dla nas wystarczający i nigdy do niego nie dojdziemy.

Być może. No i przy mniejszej liczbie danych, taki Excel może być wystarczający, czyli takie właśnie osadzenie sobie bazy gdzieś na serwerze, na OneDrive'ie czy na SharePoint'cie i te kilka tabel, załóżmy 10-15 tabel w modelu, kilka milionów wpisów, Będzie wystarczające. Znowu tutaj gwiazdka błędu ludzkiego. Zakładamy, że wszyscy ludzie w naszej organizacji są świadomi, czyli wiedzą, jak z tego korzystać, wiedzą, czego nie robić, żeby tego nie zepsuć, więc to jest znowu ta gwiazdka okruchości. Będzie to na pewno dużo bardziej kruche niż w przypadku takiej tradycyjnej Baza danych. Dużą przewagą jest też to, że z Excela, przewagą i minusem jest też to, że z Excela potrafi korzystać znacznie więcej osób niż z takiej tradycyjnej bazy danych, no bo nie każdy zna SQL, albo nie każdy potrafi korzystać z oprogramowania, które pozwala z bazą danych się komunikować, no ale to z jednej strony jest plus, mamy łatwą dostępność do danych, ale z drugiej strony to jest minus.

No byle kto w teorii może się dostać do tych danych, albo byle kto, ktoś kto ma niską świadomość może zepsuć nam ten jakże kruchy model zbudowany w Excelu. Przewagą Excela jest też to, że prawdopodobnie Excela w firmie już macie, a więc odchodzi tutaj kwestia kosztów. No i prościej jest też te dane finalnie gdzieś tam wyciągnięte z bazy w Excelu wizualizować. Czyli w przypadku bazy danych zazwyczaj albo się wpinamy i pobieramy dane bezpośrednio z bazy danych i wizualizujemy je w Excelu, albo je pobieramy z bazy gdzieś tam do pliku CSV, wyrzucamy je sobie gdzieś tam w jakieś miejsce i dopiero odpalamy drugi program do wizualizacji danych. Może niekoniecznie być to Excel, ale bardzo często to właśnie na Excelu się kończy. A więc nie ma jednoznacznej odpowiedzi. W przypadku dużych firm, duża jest dość niemierzalnym słowem, pytanie ile tutaj macie danych w firmie, jeżeli zakładam generujecie, no nie wiem, milion wierszy danych tygodniowo, no to moim zdaniem warto już zainwestować sobie

W serwer dane, jak to mówią, są złotem XXI wieku. Na podstawie danych można podejmować naprawdę solidne, dobre decyzje biznesowe. Nie na zasadzie wydaje mi się, tylko na zasadzie dane tak pokazują, więc mam trochę większe prawdopodobieństwo, że trafię, niż jak zrobię metodę, coś czuję, że tak będzie. Dane są tutaj czymś, co w mojej ocenie naprawdę jest warte pochylenia się. No i teraz, jakie narzędzia mogą tu wspomóc takie działanie? Jeżeli chodzi o kwestie tworzenia bazy, zarządzania taką bazą, świetnie sprawdzi się Power Query i Power Pivot, ponieważ Power Query jest narzędziem, którym możemy się wpinać do różnej maści tabel, nawet bezpośrednio do serwerów SQL, ale także wpinać się, nie wiem, do stron www, które mogą być jednym ze źródeł naszych danych w tych naszych relacyjnych analizach, czyli strony www, pliki PDF, całe foldery danych, pliki CSV.

To jest kwestia związana z Power Query, coś co pozwala nam zaciągnąć dane potrzebne do stworzenia bazy, do połączenia tych plików z bazy, może nawet nie samego stworzenia bazy, a Power Pivot to jest właśnie narzędzie już bezpośrednio, które łączy ze sobą te nasze tabele relacją. Na końcu możemy te dane wizualizować albo wykresami przestawnymi, albo przy użyciu dodatkowego narzędzia Microsoftu, jakim jest Power BI, dedykowane właśnie do takiej wizualizacji danych w oparciu o Power Query i Power Pivot. Ja wiem, że brzmi to dla Ciebie skomplikowanie, Natomiast jeżeli temat Cię interesuje, jeżeli chcesz nauczyć się Power Query, Power Pivot i Power BI, czyli coś, co w zasadzie Power Query i Power Pivot już w Excelu masz od wersji 2016 w górę, odwiedź stronę raporty.pro. Natomiast jeżeli zainteresował Cię bardziej taki temat profesjonalizacji działania w bazach danych, interesuje Cię nauka SQL-a, sprawdź SQL od podstaw.pl.