103: Testy Excela - co musisz wiedzieć?

Testy z Excela na rozmowie o pracy. Co warto zrobić przed rozmową, jakie mamy cztery rodzaje spotkań, a także jakich zadań się spodziewać i które funkcjonalności Excela warto znać. Właśnie o tym porozmawiamy sobie w dzisiejszym odcinku. Zapraszam! Chcesz przenieść swoją karierę na wyższy poziom? Nieważne czy pracujesz na etacie, czy jesteś przedsiębiorcą. Świetnie trafiłeś! Nazywam się Michał Kowalczyk i witam Cię w Excellent Work Podcast. Witam Cię w Excellent Work Podcast. O co warto zapytać rekrutera przed rozmową, na której spodziewasz się testu rekrutacyjnego?

Przede wszystkim zadaj mu pytanie, na jakiej wersji Excela będziesz wykonywał ten test. Obecnie w biznesie popularne są następujące wersje 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 i model subskrypcyjny, czyli najnowsza możliwa wersja Excela 365. Teraz w zależności od tego, na której wersji Excela będziesz pracował, takie będziesz miał możliwości dostępne. I tak na przykład taka funkcjonalność jak Power Query nie występuje w Excelu 2007. Swoją drogą ten Excel jest już dość archaiczny, natomiast nadal używany w biznesach, a więc możesz się z nim spotkać. Zapytaj rekrutera, na jakiej wersji Excela przyjdzie Ci pracować, bo łatwiej będzie Ci po prostu się do takiego testu przygotować. Zapytaj też rekrutera, czy wersja językowa Excela, na którym przyjdzie Ci pracować, to wersja polska, czy wersja angielska.

Wpływa to na to, w jaki sposób wywołujesz formuły. Sama składnia czy miejsce, w których na pasku Excela znajdziesz narzędzia, niczym się nie różni. One działają w taki sam sposób. Natomiast np. funkcja Wyszukaj pionowo to funkcja VLOOKUP, a więc jeżeli będziesz wykonywał swój test Excela w języku angielskim, warto przygotować się również na używanie formu właśnie w tym języku. Składnia, Co może nas zaskoczyć, a jakby nie było, rozmowa to jest jednak coś, co wielu z nas stresuje i taki dodatkowy stres zmiany języka w Excelu może spowodować, że po prostu położymy nasz test. Warto też zapytać o wersję językową systemu, na którym przyjdzie nam pracować. A wynika to chociażby z tego, jak będą działały nam daty w Excelu, czy jak będzie wyglądał u nas separator dziesiętny.

W jednych wersjach Excela mamy przecinek, w innych mamy średnik. To też może nas na rozmowie kwalifikacyjnej sparaliżować. A więc o co pytamy? O wersję Excela, wersję językową i wersję językową systemu. Swoją drogą, zadając takie pytania rekruterowi przed rozmową, zazwyczaj mamy taką rozmowę telefoniczną, w czasie której możemy o coś rekrutera zapytać, wykażemy się też już na dzień dobry pewną znajomością Excela, bo uwierz mi, mało osób zadaje takie konkretne pytania, na które uwaga, bardzo często rekruter nie będzie znał odpowiedzi, a więc wróci najprawdopodobniej czy mailowo, czy telefonicznie do Ciebie z nimi. Cztery rodzaje sprawdzenia Twoich kompetencji, a więc zaczniemy od zdalnego pytania przez telefon. Zdarzają się jak najbardziej tego typu testy, czyli pytania w stylu np. po której kolumnie szuka funkcja wyszukaj pionowo, albo jak działają tabele przystawne, opisz w kilku zdaniach.

Podobnie będzie sytuacja wyglądała w sali, zaproszą cię do sali, powiedzą ci hej masz 30 minut na zrobienie testu, my idziemy zjeść lunch, wrócimy za 30 minut i opowiesz nam o wynikach twojego testu. No i na samym końcu taki, bym powiedział, najbardziej zaawansowany sposób sprawdzania Twoich kompetencji, raczej spotykany na wyższych stanowiskach, może już niekoniecznie specjalistycznych, ale starszego specjalisty czy menedżerskich, to sytuacja, w której dostajesz komputer, dostajesz zadanie i osoby, które weryfikują Twoje zadanie w ogóle nie są zainteresowane, jakimi narzędziami w Excelu będziesz się posługiwał. Ich interesuje tylko i wyłącznie decyzja, którą podejmiesz na podstawie tego, co sobie gdzieś tam w Excelu wyliczysz. A co Ty tam wyliczysz? Jak Ty to zrobisz? Ich totalnie nie interesuje. Interesuje ich tylko decyzja. To jest przykład faktycznie trochę wyższych stanowisk.

I teraz prawie na 100% przydadzą Ci się takie umiejętności jak skróty klawiszowe, dlatego że na rozmowie kwalifikacyjnej bardzo często będzie liczył się czas. Znając skróty klawiszowe będziesz w stanie wykonywać zadania szybciej, a więc będziesz miał więcej czasu na to, aby zastanowić się nad problemem. Odwoływanie się do komórek, względne i bezwzględne, to jest must have, czyli operacje z dolarem, Blokowanie komórek przy użyciu symbolu dolara, tak aby odwoływały się do konkretnej komórki, do konkretnej kolumny albo wiersza przy kopiowaniu komórek w prawo i w dół, to jest też stały fragment gry na wielu rozmowach kwalifikacyjnych i na wielu testach Excela. Filtrowanie i sortowanie. Coś, co robimy w korporacjach dziesiątki, czasami nawet i setki razy dziennie. Więc jeżeli nie znasz dobrze filtrowania, nie wybierasz się na rozmowę kwalifikacyjną, to najpewniej zostanie sprawdzone przez rekruterów, dlatego że to jest chleb powszedni każdego pracującego z programem Excel.

Praca z pustymi wierszami to też jest bardzo częsta pułapka na testach Excela. No, jest szansa, że w tabeli, która została Ci dana, gdzieś pojawi się pusty wiersz po to, abyś odciął te dane, które znajdują się nad pustym wierszem. Otóż pusty wiersz w Excelu działa trochę jak separator. Pozwala rozdzielać tabele, a więc jeżeli masz tabelę, w której gdzieś na dole znajduje się pusty wiersz i korzystasz ze skrótu np. zaznaczenia wszystkiego Ctrl A, A jak All, no to to zaznaczenie nastąpi do pustego wiersza. Wszystko, co znajduje się pod pustym wierszem, niestety w Twojej analizie zostanie odcięte. A więc ja gorąco Cię zachęcam do tego, abyś zwracał uwagę, gdy się filtrujesz, gdy zaznaczasz dane skrótami klawiszowymi, czy budujesz tabele przestawne, czy gdzieś w Twoim zestawie danych nie ma pustych wierszy. To jest bardzo częsta pułapka wstawiana przez rekruterów. Funkcje logiczne, takie jak np. funkcja jeżeli, czasami też możesz spotkać takie funkcje jak oraz i lub, które pozwalają budować proste algorytmy w Excelu.

To jest też coś, co regularnie jest używane w korporacji, dlatego bardzo często spotkasz funkcje logiczne na rozmowach o pracy, na testach Excela. Funkcje warunkowego zliczania takie jak suma warunków, liczba warunków czy średnia warunków to funkcje, które pozwalają wykonywać sumowanie, średnia albo zliczanie pod pewnymi kryteriami. Na przykład mamy dużą tabelę danych i interesują nas dane dla konkretnej kategorii. Możemy faktycznie takie dane wyciągnąć za pomocą funkcji, o których przed momentem wspomniałem. Alternatywnie możesz takie zadanie wykonać przy użyciu tabeli przestawnych. I teraz tabele przestawnych to jest kolejny stały fragment gry, bez którego w mojej ocenie nie warto wybierać się na rozmowę kwalifikacyjną, na której ma być test Excela. Zachęcam Cię do tego, abyś jak najbardziej tych tabel przestawnych się nauczył. Zrób to koniecznie, ponieważ to jest bardzo przydatne narzędzie i będzie profitowało dla Ciebie przez długie lata Twojej pracy z programem Excel.

Funkcje tekstowe, które pozwalają nam wyciągać fragmenty danych z konkretnej komórki albo obszaru komórek to jest też coś, co naprawdę warto znać. Nie spotyka się ich na rozmowie kwalifikacyjnej aż tak często jak np. tabele przestawne, ale przydają się regularnie w pracy korporacyjnej i również na rozmowach Praca z czasem, praca z datami, praca z godzinami, to jak Excel traktuje daty, w jaki sposób to działa, jak odsuwać się od daty o konkretną liczbę dni, jaki jest na przykład sposób na poznanie ostatniego dnia miesiąca. Takie zadania jak najbardziej na rozmowie o pracę się zdarzają, dlatego warto dobrze pracować z datami i z czasem w Excelu, mieć pełną świadomość i pewność siebie właśnie w zderzeniu z tego typu typem danych. Graficzna prezentacja danych, rzadziej spotykana, ale również popularna, czyli prezentowanie swoich wyników, analiz czy zadań graficznie, budowa wykresów czy budowania nawet dashboardów, jeszcze rzadziej spotykanych, ale nadal na rozmowie kwalifikacyjnej możliwych.

No i podstawy makr. Czasami zdarza się zapytanie o zarejestrowanie prostego makra albo zbudowanie makra, które wywołuje tzw. message boxa, czyli takie okienko, w którym jest pewien tekst i wystarczy kliknąć w nim OK. Nie wiem do końca, co ma sprawdzić tego typu Zadanie, bo osobiście uważam, że samo stworzenie message boxa nijak ma się do prawdziwego kodowania w Visual Basic for Replication, czyli języku programowania makro, natomiast takie zadania się zdarzają, nie mnie jest oceniać, czy one być powinny, czy nie. Gdybym ja robił test, oczywiście nie pojawiłyby się, bo tak jak wcześniej wspominałem, w mojej ocenie nie sprawdzają zbyt dużo. I teraz mamy naprawdę solidną listę kompetencji, które warto znać. Możesz się ich nauczyć z wielu miejsc, m.in. ze strony Excellent Work, skuteczna nauka Excela, którą prowadzę na wielu mediach społecznościowych, m.in. na Facebooku.

Ale taki naprawdę od A do Z sposób na naukę wszystkich potrzebnych kompetencji to kurs Excel w CV. Możesz go znaleźć wpisując w Google Excel w CV. Albo wpisując www.excelwcv.pl. Jeżeli chcesz nauczyć się Excela od podstaw po poziom średni, taki idealny do pracy w korporacji czy pokonania testów, zachęcam Cię do sprawdzenia właśnie tej strony. To był Excellent Work Podcast. Jeżeli podobało Ci się to, co dla Ciebie przygotowałem i uznajesz, że ten odcinek jest wartościowy, proszę Cię o to, abyś wysłał go jednej osobie. Do zobaczenia i do usłyszenia w kolejnym odcinku. Mówił dla Ciebie Michał Kowalczyk. Trzymaj się, hej!