Mentionsy

Czym ten KSeF jest, czyli jakiś krajowy system e-faktur.

Rozwiązania KSeFu, czyli Krajowego Funduszu e-Faktur są już wdrożone w innych krajach, czyli Ministerstwo Finansów wdraża dla naszych polskich przedsiębiorców to już od jakiegoś czasu.

No bo niedawno urodziła mi się córka i jeżeli ona dorośnie i zacznie już ogarniać jakieś takie życiowe sprawy, to gdybym miał takiej małej dziewczynce wytłumaczyć, czym ten KSeF jest, to jak na chłopski rozum miałbym jej wyjaśnić?

Czym jest KSeF?

Krajowy system e-faktur, czyli w skrócie KSeF, to miejsce, które wygenerowało nam już Ministerstwo Finansów, do którego my przedsiębiorcy będziemy wysyłać faktury, jak i będziemy odbierać faktury.

Faktury bardzo specyficzne, ponieważ ustawodawca idzie nam troszkę z pomocą, nam jako przedsiębiorcom, nam jako księgowym, nam jako osobom zajmującym się dokumentacją, ponieważ faktury, które będziemy wysyłać do KSeF-u i które będziemy odbierać z KSeF-u będą fakturami ustrukturyzowanymi.

Ostatecznie KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich, ale Ministerstwo Finansów tym razem podzieliło wejście KSeF na pewnego rodzaju etapy.

Następnie 1 kwiecień 2026 teoretycznie przepisy mówią, że pozostali przedsiębiorcy także będą musieli te faktury do KSeFu przekazywać i odbierać.

Jeżeli my jesteśmy na tym etapie tymi mniejszymi przedsiębiorstwami, małymi, które zaczynają korzystać z KSeF-u od 1 kwietnia 2026, no to jest troszkę takie przekłamanie, bo przygotować się musimy ciutkę wcześniej.

Przecież te faktury z KSeF-u od tych dużych przedsiębiorstw, które często dostarczają nam towary, usługi będziemy musieli odbierać.

O niższej wartości niż 450 złotych brutto, a ich obrót miesięczny to 10 tysięcy złotych także brutto, czyli tacy przedsiębiorcy teoretycznie mniejsi, do czasu kiedy nie przekroczą 10 tysięcy brutto obrotu, bądź nie wystawią faktury wyższej niż 450 złotych brutto, mają KSeF przesunięty do 1 stycznia 2027.

Trochę jest krok dalej, bo może się okazać, że wysłanie faktury do KSeFu to jest tylko przycisk dodatkowy.

No ale teraz trzeba wiedzieć w jaki sposób i kiedy wysłać tą fakturę do KSeFu.

KSeF umożliwi nam oprócz tego, że wysyłanie i odbieranie faktur, umożliwi nam nadawanie uprawnień, różnego rodzaju uprawnień, czyli my jako przedsiębiorcy będziemy mogli wskazać, że

Dana fakturzystka to może wystawić fakturę i wysłać ją do KSeFu, ale na przykład dział księgowości czy biuro rachunkowe może odebrać te wszystkie faktury, ale nie będzie mogło wystawiać.

Też mogą być osoby, menadżerowie czy kierownicy, dyrektorzy finansowi, którzy będą mieli 100% podglądu do KSeFu, będą mogli udzielać dalszych uprawnień, czy to dla

No wiesz co, praktyka będzie taka, że jednak przedsiębiorca nie zostanie zwolniony z tego, żeby przeanalizować czy ta księgowa, biuro rachunkowe ma komplet, czy wszystkie faktury, które zostaną dostarczone za pomocą KSeFu są tego przedsiębiorcy.

Czyli przedsiębiorca będzie musiał wskazać, obejrzeć czy te faktury, które zostały zaciągnięte z KSeFu to są jego.

To narzędzie jakim jest KSeF pozwoli nam uniknąć pewnego rodzaju niedomówień czy wystawiania faktur na nasze firmy, które nie są naszymi kosztami czy nie są naszymi przychodami.

Czyli jeżeli będziemy sobie kontrolować jako przedsiębiorcy ten KSeF, takie sytuacje po prostu nigdy się nie wydarzą.

Czym jest KSeF i co przedsiębiorcy muszą o nim wiedzieć?.

Czy wszystko będę musiał robić przez te jakieś programy, żeby to wszystko było spójne z tym całym KSeF-em?

W poprzednich projektach była mowa o tym, że to zniknie i 100% dokumentacji będzie w KSeF.

To tak naprawdę dopóki ta faktura nie przejdzie przez system KSeF, dopóki nie zostanie nadany numer, bo KSeF będzie nadawał nam taki dodatkowy 32-cyfrowy numerek, to ta Twoja faktura wydrukowana w PDF-ie

Jeżeli to będzie dodatkowe kliknięcie, czyli wyślij do KSeF, no to po co ci angażować drukarkę, papier i jeszcze pamiętać, żeby wrzucić tą fakturę i wysłać.

Czyli dzisiaj wystawiam fakturę, a jutro muszę ją wysłać do KSeF.

Ona powinna być następnego dnia roboczego wysłana do KSeFu, a klient powinien dostać taki link, kod QR, za pomocą którego

Znajdzie sobie fakturę w systemie KSeF.

Dodatkowo taka faktura będzie zawierała link, właśnie taki link za pomocą którego przedsiębiorca znajdzie fakturę w systemie KSeF.

No skoro gdzieś tam ten KSeF sobie będzie miał te faktury, to może ja już nie muszę tego nigdzie trzymać przez jakiś czas.

KSeF będzie miał też funkcję archimum, czyli ministerstwo zamiast nas przedsiębiorców będzie archiwizowało te dokumenty na swoich serwerach.

W związku z tym ta część dokumentacji, którą jesteś zobowiązany wysłać do KSeFu bądź

Umożliwić KSeF odebranie dokumentów nie będzie musiała być przez siebie archiwizowana.

Wskazujące, że wydatkowałeś pieniądze i są twoimi kosztami uzyskania przychodu, ale ta część, która znajdzie się w KSeF, to jesteś już zwolniony z tworzenia archiwów, z wynajmowania często pomieszczeń czy kupowania dodatkowych serwerów.

Tego też nie będzie trzeba robić, ponieważ KSeF będzie miał całe archiwum i wszelkiego rodzaju będzie mógł wykonywać analizy związane z tymi fakturami.

Mianowicie, kiedy przygotowałem się do tej naszej rozmowy i wpisałem sobie w internecie, że KSeF, no to pojawiły mi się różne właśnie daty, różne terminy, że już wcześniej to się miało w ogóle wszystko wydarzyć, ale jakoś Ministerstwo Finansów się z tego wycofało.

Jaki był tego powód, dlaczego pierwotnie miało to być wcześniej, z czego to wynikało, te opóźnienia, te zmiany dat i jakbyś mogła to doprecyzować, bo to jest bardzo ciekawe, czy zaraz się nie okaże na przykład, że mamy ten termin w lutym, że znowu coś wymyślą i znowu opóźnią i znowu ktoś się będzie przygotowywał, bo zakładam, że pewnie jak były inne terminy, to już pewne firmy się już przygotowały do wdrożenia tego całego KSeF-u, natomiast wiem, że to się zmieniało.

I w poprzednich zapowiedziach rządu KSeF miał wejść w roku 2024.

Zapewnienia Ministerstwa Finansów były takie, że mimo zmieniających się kwestii politycznych, mimo wielkiego zamieszania związanego z Nowym Ładem na pewno KSeF wejdzie.

Jeżeli ministerstwo mówi, że ten KSeF na pewno wejdzie, to działamy, robimy, pomagamy, przygotowujemy naszych klientów.

Ale przepisy w poprzednim już KSeFie, ten obecny KSeF jest nazywany KSeF 2.0, więc w KSeFie 1.0 one były bardzo srogie.

Czym jest KSeF i co przedsiębiorcy muszą o nim wiedzieć?.

No i mamy drugie podejście, KSeF 2.0, gdzie widać, że ministerstwo wyciągnęło trochę wniosków i wszelkiego rodzaju etapy wejścia KSeFu w życie zostało podzielone na większe etapy.

Myślę jednak, mimo że wcześniej też stałam na stanowisku, że KSeF wejdzie, no myślę, że przede wszystkim trzeba być przygotowanym, nie czekać na ostatni moment, że może ministerstwo się z tego wycofa.

Zapewne jako przedsiębiorstwo będziemy wysyłać faktury do KSeFu na ochotnika, bo na kimś musimy sprawdzić, a nie będziemy przecież testować na naszych klientach.

Natomiast takie pytanie techniczne, czy ten cały KSeF będzie dotyczył właśnie nas, przedsiębiorców, którzy kochamy płacić podatki, czy też tych przedsiębiorców, którzy na przykład VAT-owcami nie są i nie mają tej przyjemności płacić tego podatku VAT?

Ostatecznie wszyscy przedsiębiorcy będą musieli wysyłać faktury do KSeF-u.

KSeF to jest miejsce, gdzie będą trafiać wszystkie faktury.

Do KSeF-u także będzie miało dostęp cała administracja skarbowa, czyli urzędy skarbowe, urzędy celno-skarbowe, izby skarbowe.

Natomiast skoro już mówimy o takich rzeczach, że będą dużo wiedzieć, będą sprawdzać, mamy obowiązki, to nie sposób zapytać o to, już tak powoli kończąc, czy nam grożą z tego tytułu jakieś kary, czy może tu przyjść jakieś centralne biuro, nie wiem, antykorupcyjne, czy śledcze, czy jakieś inne, zakują mnie w kajdanki i pójdę siedzieć na 20 lat, bo na przykład nie kliknąłem wyślij do KSeF, czy ewentualnie wystawią mi po prostu jakąś karę w wysokości tam jakiejś, powiedzmy,

Przewidziane są kary dla tych, którzy nie będą wystawiać faktur w KSeFie w terminie.

Zaznajomili się z KSeFem, no i karać będzie dopiero od roku 2027, czyli ten rok 2026 będziemy mieli troszkę na próbę.

Myślę, że wielu słuchaczy właśnie odetchnęło, że ten cały KSeF to nie taki potwór z szafy, tylko pewnego rodzaju narzędzie, z którym warto się zaprzyjaźnić.

Myślę, że KSeF nam dużo pomoże, zapewni taką systematyczność w obiegu dokumentów, a jak dobrze się do tego KSeFu przygotujemy, to i zaoszczędzi nam mnóstwo czasu, a czas dla nas przedsiębiorców jest jednak bardzo ważny.