Mentionsy

Dzisiaj temat jest związany z KSEF-em, ponieważ ten temat jest na ustach chyba wszystkich przedsiębiorców.

Chciałabym Wam pokazać dzisiaj KSEF jakby w trzech perspektywach, dlatego ten podcast dzisiaj będzie składał się z takich trzech dużych fragmentów.

Drugi fragment to będzie KSEF w kontekście tego, jak poukładać sobie firmy i procesy.

No i trzeci to takie podsumowanie, czy jest się rzeczywiście, czy gubacie, bo tutaj wokół KSEF-u jest bardzo dużo takiej narracji stresogennej.

To pokazuje, że jednak polscy przedsiębiorcy absolutnie nie są przygotowani do tematu KSEF.

Kiedy nagrywam ten podcast, jest dokładnie 1 luty, więc jest to pierwszy dzień, kiedy KSEF już jakby wszedł w życie i okazuje się, że póki co nie wybuchł, ale zobaczymy jutro, bo jutro jest drugi pierwszy dzień pracujący.

Natomiast jakby rozpoczynając od samego początku, faktem jest, że mówi się o tym, że duże firmy wchodzą na KSEF od lutego, małe firmy wchodzą od kwietnia.

W praktyce oznacza to tylko tyle, że firmy duże od 1 lutego muszą wystawiać faktury zgodnie z całym tym rozporządzeniem KSEF-owym, natomiast małe firmy muszą wystawiać faktury od kwietnia, natomiast odbierać, uwaga, od lutego.

Więc jeżeli prowadzisz firmę, prowadzisz, nie wiem, najem na przykład i będziesz musiał wystawiać mimo wszystko dokumenty przez KSEF, to również od lutego jesteś zobowiązany te dokumenty przez KSEF odbierać.

Dla garstki przedsiębiorców 1 styczeń 2027, to już od 1 lutego powinniśmy mieć uruchomione konta ksefowe, po to, aby fakturę odbierać.

Przewidywane, że ten okres bez kar będzie wydłużany, bo właśnie minister zapowiedział, że 2026 rok z uwagi na to, że jest to ogromna zmiana, z drugiej strony jest to też ogromne wyzwanie technologiczne, to żadna ze stron nie będzie otrzymywała kar, jeżeli będzie coś w tym KSEF-ie robiła źle.

Natomiast jakby wracając do tematu, faktem jest, że w momencie, kiedy odbierasz fakturę, no to jeżeli dostaniesz ją mailem, a nie przez KSEF, to jakby między lutym a kwietniem nic się nie wydarzy.

Natomiast myślę, że też dużym wyzwaniem będzie to, że zakładam, że nie wszystkie firmy się dostosują do tej dwutorowości i część dużych firm po prostu nie będzie wystawiała faktur inaczej, jak przez KSEF.

Więc część faktur będzie do nas wpadała mailem, część przez KSEF i pewnie będzie to wywoływało pewne skutki organizacyjne.

Natomiast w momencie, kiedy wystawiasz fakturę, to ona właściwie tu i teraz powinna się pojawić w KSEF-ie, co w praktyce oznacza, że wszystkie nieformalne korekty jakby nie będą już mogły być realizowane.

No i w praktyce ktoś poprawia, wysyła jeszcze raz mailem i się po prostu podmienia, bo to takie podmianki już no nie będą miały racji bytu, dlatego że faktury właściwie w czasie rzeczywistym będą trafiały do KSEF-u, oznacza to,

Szanowane firmy, które zajmują się budowaniem systemu do wystawiania faktur są już połączone z KSEF-em.

Oznacza to w praktyce, że ten KSEF docelowo będzie musiał działać w tle.

Więc jakby ta część formalna, słuchajcie, no podsumowując to, z mojej perspektywy każdy przedsiębiorca od 1 lutego powinien mieć konto w KSEFie, po pierwsze, żeby zorientować się, jak to działa, po drugie, te dwa miesiące, no bo większość osób, która słucha tego podcastu, będzie miała konieczność wejścia na KSEF wystawiany fakturę od 1 kwietnia,

Natomiast jakby przechodząc do tego, co KSEF zmienia w organizacji, ja z mojej perspektywy patrzę na to tak, że KSEF powinien być procesem, który działa w tle, działa sam, nie trzeba go jakoś osobno obsługiwać, nie wywołuje to jakichś dodatkowych czynności administracyjnych.

Każda firma w wystawie odbiera w jakiś sposób faktury i te procesy sobie trzeba teraz tak dostosować, takie zaktualizować, takie dopasować, żeby KSEF był niejako wbudowany w ten proces, a nie żeby był procesem obok.

Czyli jeżeli ja wystawiam fakturę, to niech ten proces wystawiany i wysyłany faktury będzie rozbudowany okrąg KSEF.

Na przykład jeżeli ktoś korzysta z takiego, nie wiem, programowania typu fakturowne, samodzielne, księgowe i tak dalej, wystarczy go zintegrować z tym kontem KSEF-owym.

Czyli nie musimy się logować na konto KSEF, tylko wchodzę sobie na system fakturowy, który jest zintegrowany z moim kontem KSEF-owym i na to konto ściągają się wszystkie faktury, które otrzymujecie od swoich klientów.

Są firmy, które to robią po każdej usłudze, są firmy, które to robią w miesiącu, są firmy, które to robią w automatach, tak, więc tutaj bardzo mocno zależy to od tego, w jakiej branży działacie, więc trzeba sobie uzmysłowić, jak ten proces wygląda, kto ma jakie uprawnienia, kto te faktury wystawia i teraz jakby rozbudować ten proces, czy też właściwie go zaktualizować o KSEF i ponownie jest z fakturami kosztowymi, trzeba zastanowić się, jak one wpływają do firmy,

I teraz jeżeli macie ułożony ten proces, to KSEF nie będzie dla was żadnym problemem, po prostu sobie jakby dopełnicie ten proces o KSEF.

Natomiast jeśli te faktury rzeczywiście fruwają i na koniec miesiąca się zastanawiamy skąd je wziąć i dlaczego ich nie ma, no to KSEF będzie na pewno dużym wyzwaniem.

Więc warto zastanowić się nad tymi procesami, warto sobie pomyśleć jak one mają wyglądać, jak mają być poukładane tak, żeby KSEF działał niejako w tle i żeby nie wymagał dodatkowych

Bardzo dużo osób, jak już jesteśmy przy tym procesie, pyta mnie również, Justyna, co zrobić, jeżeli zobaczę na tym, że dostaję jakąś fakturę, która nie jest moja, czyli dostanę fakturę, która niejako została wystawiona przez przypadek bądź specjalnie ktoś próbujemy naciągnąć, zakładam, że KSEF też będzie gigantycznym źródłem próby, wiecie, wyłudzeń, myślę, że będzie mnóstwo faktur wystawionych na niewielkie kwoty,

Więc wystarczy, że ktoś, wiecie, zrobi jakąś literówkę w NIP-ie i to wpadnie na niewłaściwe konto w KSEF-ie, więc też trzeba będzie zachowywać dużą uważność.

Więc jeżeli chodzi o to, co to zmieni w naszej firmie, to pamiętajcie, trzeba doprowadzić naszą organizację do sytuacji, kiedy KSEF działa w tle.

Ja bardzo często słyszę takie historie, że słuchaj Justyna, że KSEF to jest źródło inwigilacji, że państwo już będzie o nas wszystko wiedziało, że będą się sypały kontrole, że są uszczelnione,

Więc pytanie, czy oby na pewno KSEF zmienia coś w kontekście tego, jakie informacje na nasz temat są przekazywane do Urzędu Skarbowego.

Z mojej perspektywy zmienia się to, że KSEF jest zcentralizowanym miejscem, gdzie te wszystkie dane są, nie trzeba je zbierać i porównywać,

Z drugiej strony, wszelkiej maści cyberataki, które, no pewnie KSEF będzie takim źródłem, takim miejscem, które będzie atakowane non stop.

No a takie dane handlowe mogą być naprawdę ciekawą pożywką dla, dla naszych konkurencji, dla dużych firm, więc mogą być próby jakby wyciągnięcia czy wycieku tych danych z KSEF-u.

Myślę, że z KSEFem jest bardzo podobnie.

Z mojej perspektywy KSEF jest dużo mniejszą zmianą niż...

KSEF jest zmianą organizacyjną, natomiast oczywiście ufają, że nasze dane są bezpieczne.

Największym zagrożeniem jest ta centralizacja bardzo dużych danych, bardzo dużej ilości danych handlowych, które no mogą być źródłem no wszelkich jakichś takich nie do końca etycznych prób pozyskania tych danych, więc z mojej perspektywy KSEF nas też nie zabija.

Jest to wymóg Unii Europejskiej, kolejne państwa do systemów typu KSEF dołączają, więc myślę, że ta centralizacja danych dotyczy właściwie całej Unii Europejskiej, a nie tylko Polski i to też nie jest wymysł Polski.

KSEF, system, do którego powinniśmy być gotowi od 1 lutego, dlatego, że od wtedy mamy odbierać faktury.

Najpóźniej 1 kwietnia większość przedsiębiorców w Polsce będzie musiała wystawiać faktury przez KSEF.

Warto pomyśleć o tym, do jakich danych już rząd ma dostęp i może okazać się, że ten KSEF jakby w kontekście ilości danych niewiele zmienia.

Więc tak jak było to w poprzednich dużych zmianach typu RODO czy Nowy Ład, myślę, że KSEF również nie zabije przedsiębiorczości w Polsce.

Ja trzymam kciuki za to, żeby KSEF w twojej firmie cię nie powalił, żeby udało ci się zorganizować procesy i wysyłanie odbierania faktur w taki sposób, aby KSEF działał niejako w tle.