Mentionsy

Nie wiem, czy Twoja spółka już stosuje KSeF, czy będzie to robić od kwietnia.

Prawdopodobnie kwestię integracji wewnętrznego systemu księgowego z KSeF masz już ogarniętą.

Może już umiesz wystawiać faktury, potrafisz wystawiać faktury, odbierać je z tego systemu, ale być może czasami zachodzą Cię takie wątpliwości, czy ten KSeF jest w ogóle bezpieczny.

Natomiast w przeciwieństwie, no prawdopodobnie w przeciwieństwie do twojego systemu księgowego i systemów, w których przechowujesz w tej chwili wszystkie swoje dokumenty i faktury, KSeF jest zaliczany do infrastruktury krytycznej państwa, czyli mają do niego zastosowanie przepisy ustawy o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa i ustawy o zarządzaniu kryzysowym.

I w efekcie tego KSeF podlega rygorystycznym wymogom prawnym i obowiązkom ciągłego monitorowania i wysokim standardom technicznym oraz zabezpieczeń.

Też zresztą ułatwić to wiele innych kwestii, bo na przykład kwestie tych wszystkich uzgodnień in minus, które dotychczas trzeba było zgadniać z kontrahentem, w tej chwili faktura wystawiona w KSeF, korekta in minus, nie będzie wymagała uzgodnienia.

Także jeżeli chodzi o wpisywanie tych faktur, nie będziesz teraz siedzieć i wprowadzać faktur w swoim systemie księgowym, bo prawdopodobnie ten system będzie je sobie zaciągał z KSeF.

I później, jak już zostanie ogłoszony koniec tej awarii lub jeżeli to jest seria awarii, to koniec tej ostatniej, to masz 7 dni na dosłanie tych wystawionych dokumentów do systemu KSeF.

Co w takim razie zrobić, żeby jakoś się przygotować na ten KSeF i na te niespodzianki, które jeszcze się pewnie pojawią, bo zawsze jest tak, że jeżeli pojawia się coś nowego, jakieś nowe rozwiązania, to możesz napotkać jakieś przeszkody nieprzewidziane.

Przede wszystkim wprowadź jakąś wytyczną procedurę KSeF w swojej spółce.

To może nawet nie musi być akurat w treści procedury, możesz do niej zrobić załączniki, ale przygotuj sobie takie gotowe klauzule do umów B2B, ponieważ w momencie wejścia w KSeF prawdopodobnie pojawią się takie klauzule typu termin płatności liczony jest od dnia otrzymania przez nabywcę faktury z numerem KSeF.

Jeżeli masz taką klauzulę w umowie, to możesz mieć problem, jeżeli będzie właśnie ta awaria systemu czy jakiekolwiek inne problemy, które spowodują, że ten numer KSeF nie zostanie nadany i może istnieć konflikt.

Czy tych przekazywania sobie tych faktur poza KSeF, jakieś rozwiązania awaryjne na wypadek właśnie awarii czy niedostępności systemu KSeF i wprowadź sobie takie klauzule w umowy i ty przygotuj sobie te klauzule już wcześniej, żebyście nie musieli o tym pamiętać w momencie, kiedy ta umowa będzie negocjowana, bo o ile później to już pewnie będziecie mieć taki standard, o tyle na początku możecie o tym zwyczajnie zapomnieć.

Zaszeregowaniu, które nie potrzebują takich uprawnień dostępu do KSeF.

Jeżeli jest to możliwe jakąś automatyzację albo jakiś sposób sprawdzenia, czy ilość wystawionych faktur zgadza się z liczbą tych nadanych numerów KSeF, żeby mieć po prostu na bieżąco kontrolę nad tym, a nie żeby się potem okazało, że wy wystawiacie faktury, a w ogóle te faktury tam w tym systemie ich nie ma.

Samo monitorowanie jakby koordynacji twojego systemu ERP z tym systemem KSeF.