Mentionsy

Żeby pobrać taką fakturę i na przykład móc ją zaksięgować, przekazać do księgowości, będziemy musieli mieć dostęp do tego konta w KSeF-ie, żeby taką fakturę pobrać.

Jeżeli mamy jednoosobową działalność gospodarczą, to tak naprawdę możemy już dzisiaj bez wysyłania żadnych dodatkowych pism zalogować się do tego systemu KSeF, korzystając z naszego profilu zaufanego.

Złożonym z kilku literek, czyli KSeF.

A ze mną Tomasz Połeć, doradca podatkowy z firmy Taxology, który w ciągu najbliższych kilku, kilkunastu minut, mam nadzieję opowie nam wszystko, co jest związane z właśnie KSeF-em.

Wydaje mi się, że powinniśmy zacząć od całkowitych podstaw, czyli co to tak naprawdę oznacza KSeF?

Czemu w ogóle jest takie duże zamieszanie związane właśnie z KSeF-em w ostatnich dniach?

Tak, zaczynając od podstaw, ten skrót KSeF oznacza Stokrajowy System Faktur Elektronicznych.

Czyli jeżeli Wasz system ma takie funkcje, które umożliwiają połączenie online z kontem założonym w systemie KSeF, to w większości przypadków tak naprawdę sam sposób wystawienia faktury się nie zmieni.

Na tym portalu ksefowym.

Pojawia się tutaj bardzo, bardzo ważne pytanie, czyli kogo dotyczy KSeF?

Czy są może osoby, których ten KSeF po prostu nie dotyczy i oni się totalnie nie muszą martwić tymi zmianami?

Są takie przypadki, kiedy faktycznie część przedsiębiorców nie ma obowiązku stosowania tego KSeFu.

I że mówimy o tym pierwszym przypadeku, czyli wystawiania faktur, należy wskazać, że faktury te w KSeF-ie, te elektroniczne, one są wystawiane tylko i wyłącznie w odniesieniu do transakcji B2B.

Czyli jeżeli naszymi klientami są firmy, no to wtedy musimy obowiązkowo korzystać z tego systemu KSeF do wystawiania faktur.

Jeżeli jednak sprzedajemy usługi bądź towary dla klientów indywidualnych, prywatnych, to wtedy ten KSeF jest opcjonalny.

e-commerce'owych mają sklepy, ale tak naprawdę 100% ich klientów to są osoby prywatne, to czysto teoretycznie tym KSeF'em nawet nie musimy się przejmować, nie musimy tak naprawdę nic zmieniać, jeżeli chodzi o proces wystawiania tych faktur.

Ksefu.

Rozłóżmy to sobie tak troszkę też na skali czasu, bo wiemy, rozmawiamy na początku lutego, ten Ksef wszedł niedawno, powiedzmy, że do użytku.

Tak, jeżeli mówimy o tym wystawianiu faktur naszych sprzedażowych, no to są takie trzy podstawowe terminy, kiedy ten KSeF zacznie obowiązywać poszczególne grupy podatników.

Te firmy już od 1 lutego powinny ten KSeF stosować.

Tak, więc dla nich ten KSeF jest obowiązkowy, więc tego typu podmioty z faktury sprzedażowej muszą wystawiać.

I założenie jest takie, że od 1 kwietnia co do zasady wszystkie inne firmy, które wystawiają faktury powinny zacząć korzystać z KSeF-u.

Każdy musi odbierać te faktury w KSeF-ie?

I my pobieramy sobie PDF, tylko przychodzą komunikaty, drogi klienci, jeżeli chcesz pobrać fakturę, zaloguj się do KSeFu i sobie ją pobierz.

Gdzie my jako odbiorcy faktury moglibyśmy sobie na przykład zeskonować ten kod QR, sprawdzić, czy bez logowania, czy on jest w KSeF-ie.

No to, żeby pobrać taką fakturę i na przykład móc ją zaksięgować, przekazać do księgowości, będziemy musieli mieć dostęp do tego konta w KSeF-ie, żeby taką fakturę pobrać.

Jak przedsiębiorca może dołączyć do KSeF-u?

Jeżeli mamy jednoosobową działalność gospodarczą, to tak naprawdę możemy już dzisiaj bez wysyłania żadnych dodatkowych pism zalogować się do tego systemu KSeF, korzystając z naszego profilu zaufanego.

Czyli nie jest tworzony jakiś odrębny sposób logowania dla naszej firmy, tylko tak jakby posługując się naszymi danymi osobowymi po zalogowaniu się na aplikacji KSeF będziemy wtedy mogli

Jeżeli mówimy o innych podmiotach niż działalność gospodarcza, to najpierwszym krokiem będzie ustanowienie najpierw osoby, która będzie pełniła rolę administratora, czyli że musimy najpierw przypisać wybraną osobę, która będzie zarządzała tym kontem w KSeF-ie, no bo wiadomo, spółka sama w sobie ma osobowość prawną, no ale musimy wskazać najpierw konkretnie kogoś, kto się zaloguje do tego systemu i będzie mógł nadać odpowiednie uprawnienia.

Można to zrobić na dwa sposoby, albo z wykorzystaniem jak zwanej pieczęci elektronicznej, czyli jeżeli dla naszego podmiotu została zrobiona taki specjalny podpis elektroniczny, to możemy tak jakby nim się uwierzytelnić w tej aplikacji ksefowej.

I po kilku dniach ta osoba, która została tam wymieniona, powinna otrzymać maila i jeżeli ona zacznie się logować do tego systemu KSeF, to wtedy w panelu ona będzie widziała, że ma dostęp do spółki i tym sposobem będzie ona mogła znowu nadać uprawnienia innym pracownikom, jeżeli ktoś inny chciałby się logować.

Bo tak jak wspomniałem na początku, w większości przypadków te firmy są już przystosowane do tego, żeby te faktury w KSeF-ie były wystawiane.

Tam są różne opcje do tego, żeby one automatycznie były wysyłane do tego systemu KSeF.

Tylko, żeby to wszystko funkcjonowało, to w pierwszej kolejności musimy właśnie mieć dostęp do tego konta administratora w systemie KSeF, żeby mieć możliwość pobrania odpowiednich certyfikatów albo nadawania uprawnień dla odpowiednich osób, które potem będą się logowały w tych systemach i będą odpowiedzialne za proces wystawiania tych faktów.

Gdzie po prostu system, który powinien tworzyć faktury automatycznie i je wysyłać do systemu KSeF, no nie będzie mógł funkcjonować, no po prostu nie będzie miał połączenia z internetem.

Albo z winy na przykład Ministerstwa Finansów, odpowiedzialnego za funkcjonowanie tego systemu KSeF, albo z winy nas jako przedsiębiorców, bo mamy jakieś problemy techniczne, z którymi nie możemy sobie poradzić.

Czyli, że jeżeli ja mam problemy techniczne, nie mogę wystawić tej faktury, to po prostu została stworzona procedura, że okej, ja mogę stworzyć fakturę w PDF-ie, ona jeszcze nie będzie wysłana do KSeF-a, opatrzę ją odpowiednimi kodami QR, przekażę klientowi.

I możemy przyjąć, że to jest pełnoprawna faktura przy założeniu, że ona potem po naprawie tych usterek technicznych w przeciągu 24 godzin zostanie przekazana do systemu KSeF.

Przyjmujemy, że data dostarczania takiej faktury, to jest to data właśnie wysłania tej faktury, nawet przed wysłaniem do KSeF-u, ale ten warunek jest właśnie 24 godzin, że jak już mamy dostęp do internetu, system funkcjonuje poprawnie, to że te faktury niezwłocznie zostaną przekazane do systemu.

Ksef.

Jeżeli tego nie zrobimy, no to z tego tytułu są tam przewidziane odpowiednie kary, równoznaczne z tym, jakbyśmy w ogóle faktury wystawili poza Ksefem.

I powiedzieliśmy technicznie, jak to wygląda, co się tutaj zmienia i jak wygląda wystawienie takiej faktury w KSeF-ie.

Od strony takiego zabezpieczenia, żeby właśnie nie było takiej sytuacji, że ktoś się podszyje pod naszą firmę i zacznie zostawiać nieprawdziwe albo fałszywe dokumenty, wprowadzono właśnie takie zasady autoryzacji czy certyfikacji logowania tego systemu KSeF.

Są to po prostu narzędzia, które umożliwiają potwierdzenie, że ja na przykład logując się do jakiegoś systemu do wystawiania faktur i łącząc się z kontem KSeF poprzez API, że ja faktycznie mam uprawnienia do tego, żeby taką operację wykonać.

I teraz tak, większość systemów funkcjonuje w taki sposób, że logujemy się najpierw w systemie tym KSeF-owym, na to konto w KSeF-ie i tam musimy nadać uprawnienia na przykład dla siebie,

I wtedy następuje to połączenie poprzez API i możemy wtedy też w konfiguracji danego systemu wybrać opcję, że na przykład faktury się wystawiają i na przykład wszystkie na koniec dnia wysyłamy do KSeFu, że one automatycznie po stworzeniu przez nas będą wysyłane od razu do KSeFu.

To już zależy od twórców oprogramowania, w jaki sposób to funkcjonuje, ale podstawowe założenia są takie, że musimy nadać uprawnienia w tej aplikacji ksefowej, połączyć to nasze oprogramowanie z kontem w Ksefie i na ogół właśnie ono odbywa się poprzez dodanie odpowiedniego certyfikatu uwierzytelniającego daną osobę.

I wtedy, jeżeli te operacje mamy wykonane, to system tak jakby będzie odpowiednio parował konto firmy w tym systemie z kątem w KSeF-ie.

To jest utrudnienie polegające na tym, że w praktyce do tej pory, czyli przed wejściem KSeFu, funkcjonowały takie pojęcia jak anulowanie faktury.

Tutaj, jeżeli już wyślemy tą fakturę do KSeF-u, no to tak naprawdę nie ma możliwości jej wycofania, czy napisania jakichś, nie wiem, sprostowania, że drogi urzędzie skarbowy, pomyliłem się, chcę to wycofać, no bo jednak to jest pewnego rodzaju system automatyczny, więc on nie przewiduje tego typu jakichś wyłączeń od tego, czy jakichś opcji korygowania.

Tak, dalej jest to możliwe, z tego względu, że jest pewnego rodzaju określona struktura logiczna, jakie elementy powinna zawierać faktura, więc tak jakby jak klient odbierze ją w KSeF-ie, to on zobaczy wizualizację w KSeF-ie tego dokumentu, ale istnieje też możliwość, jeżeli korzystamy z różnych systemów do wystawiania faktur,

Czyli kod QR pełni funkcję takiej, powiedziałbym, też znowu certyfikacji czy potwierdzenia, że to jest faktura w KSeF-ie.

I po zeskanowaniu tego kodu QR powinniśmy mieć możliwość przekierowania bezpośrednio do systemu KSeF i podglądu tej faktury.

I to jest takie potwierdzenie, że to nie jest faktura wystawiona w PDF, tylko że to jest faktycznie faktura powiązana z fakturą w KSeF.

Jeżeli nie dostosujemy się do tego systemu i będziemy wystawiali faktury w sposób taki, nazwijmy to tradycyjny, z pominięciem systemu KSeF.

No, skoro jest podatek, zrobiliśmy jakąś usługę albo sprzedaliśmy towar, no to trzeba ten podatek zapłacić, a oprócz tego doliczamy wam jeszcze sankcję karną dodatkowych 230 tysięcy złotych tytułem tego, że faktura była wystawiana z pominięciem KSeF-u, czyli łącznie płacimy 460... No, solidna kara, trzeba przyznać.

Tak, więc jest to tak jakby kara na tyle drastyczna, że podejrzewam, że mało kto będzie ryzykował właśnie wystawianie faktów z pominięciem KSeF-u.

jeżeli nie wystawiacie dla nas faktur w KSeF-ie, to my po prostu nie będziemy ich opłacać, bo mamy podejrzenia co do tego, czy one są wystawione

Czy tutaj ten system KSeF bardzo różni się od rozwiązań stosowanych Unii Europejskiej?

To znaczy, że tam nawet, żeby wytłumaczyć, w Polsce na przykład z KSeFu muszą korzystać firmy, które mają siedzibę albo tak zwane stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce.

W Rumunii na przykład wprowadzono zasadę, że ktokolwiek wystawia fakturę obarczoną VAT-em rumuńskim, musi dodać ją do systemu tego, nazwijmy to, odpowiednika KSeFa w Rumunii.

No i się okazuje, że te polscy sprzedawcy e-commerce'owi musieli już dużo wcześniej nauczyć się korzystania z KSeF'u rumuńskiego.

Bo my z kolei zrobiliśmy pewnego rodzaju abolicję, że jak mamy firmy z Rumunii, które by chciały robić interesy w Polsce, ale nie mają tutaj żadnego biura, oddziału, no to one są wyjęte z tego obowiązku KSeF-owego.

A czy są już w ogóle jakieś plany, żeby ten KSeF ewoluował?

No i co do tego, czy w ogóle ta infrastruktura też wytrzyma od 1 kwietnia, kiedy każdy praktycznie będzie musiał wystawić tą fakturę za pośrednictwem KSeF-u i czy będą się zdarzały dłuższe przerwy

Czy uważasz, że ten KSeF faktycznie ułatwi pracę przedsiębiorcom?

Sam KSeF niewiele pewnie, w sensie zmieni, ale nie aż tak dużo, no bo jeżeli ktoś sprzedaje na przykład w kanałach cross-border, no to to aż tak bardzo nie dotknie tego typu firm, ale faktycznie może zautomatyzować proces obiegu faktur krajowych, no bo jeżeli KSeFem są objęte firmy

Ale z perspektywy tych faktur krajowych, tak czysto w teorii, proces mógłby wyglądać w taki sposób, że księgowa, nie wiem, jest dziesiąty dzień, na przykład dziesiąty lutego, księgujemy styczeń, księgowa się loguje do swojego systemu, pobiera sobie faktury zakupowe, sprzedażowe z KSeFa i ona je wszystkie widzi.

Na samym początku pewnie tak nie będzie, bo nie każdy będzie z tego KSeFa korzystał.

No bo, nie wiem, napiszemy sobie jakiś program za pomocą AI, który będzie pobierał faktury z KSeF-a, tworzył nam przelewy, wysyłał je do banku, no i powiedzmy w firmie, gdzie tych faktur jest mało, no to łatwo nad tym zapanować, ale jak mamy do czynienia

Nie oznacza to, że przed KSeFem też nie było takich przypadków.

Co byś poradził przedsiębiorcom, którzy stoją właśnie przed wdrożeniem KSeF-u?

Jak słyszeliście, KSeF nie taki straszny, jakim go malują.

Dziękuję również za zaproszenie i trzymam kciuki za powodzenie w konfiguracji KSeF i jak największej ilości faktów.