347: Power Query kontra VBA - co wybrać do automatyzacji?

Automatyzacja zadań w Excelu to podstępna czynność. Są formuły, tabele przestawne, Power Query i makra. Pierwsze dwa elementy większość plus minus ogarnia. Pozostałe dwa są wrzucane do jednego fork'a. Power Query i VBA jednak to dwa różne światy. W tym odcinku postaram się w prosty sposób wyjaśnić Ci kiedy którego używać i dlaczego akurat właśnie tego rozwiązania. Nazywam się Michał Kowalczyk i witam Cię w Excellent Work Podcast. Zacznę od dwóch zdań, które warto zapamiętać, bo ustawiają nam wybór narzędzia na dzień dobry. Jeśli Twoim problemem są dane, ich struktura lub to, że musisz je pozyskać z jakiegoś miejsca, to wybierasz Power Query. Jeśli problemem jest liczba kliknięć, brakujące funkcje albo złożoność procesu w pliku lub zadanie obejmuje wykorzystanie innych aplikacji pakietu Office, np.

wysłanie e-maila, to biorę Visual Basic i Macra. Jeśli jedno i drugie, to łączymy te narzędzia. To prosta, praktyczna reguła, którą możesz sobie odpalać w głowie za każdym razem, gdy pojawi Ci się myśl, czy da się to jakoś zautomatyzować. Power Query jest narzędziem do pracy na danych. Pozwala pobrać je do Excela z różnych źródeł, a następnie przekształcić. W praktyce oznacza to, że jest genialne wszędzie tam, gdzie dane pochodzą z zewnątrz. Są zanieczyszczone, niespójne, w różnych formatach, a Ty musisz je doprowadzić do stanu używalności. Visual Basic, czyli makra, są narzędziem do pracy na procesie. Sterują Excelem i potrafią sterować innymi aplikacjami pakietu Office. Myślę, że już czujesz różnicę. Visual Basic pozwala Ci budować rozwiązania, których twórcy Excela nie przewidzieli w standardowych funkcjach, a czasem wręcz tworzyć takie małe aplikacje na bazie Excela.

Na koniec wróćmy do reguły. Dane to Power Query. Kliknięcia i procedury to Visual Basic. Jeśli to zapamiętasz, to w pracy dużo rzadziej będziesz wybierać narzędzia na ślepo, a dużo częściej dobierzesz je do realnego problemu. Podsumujmy ten odcinek. Power Query służy do pobierania i przekształcania danych, szczególnie gdy spływają z wielu źródeł i są niespójne. Visual Basic służy do automatyzowania procesu, czyli sekwencji działań w Excelu oraz integracji z innymi aplikacjami pakietu Office, jak choćby Outlook. W typowych scenariuszach w pracy Power Query wygrywa tam, gdzie co miesiąc łączysz część plików, a Visual Basic wygrywa tam, gdzie raport ma powstać w konkretnym formacie i ma zostać zapisany lub wysłany. Najmocniejsze rozwiązania często łączą oba podejścia. Power Query będzie przygotowywało dane, a Visual Basic domyka operacyjną część i potem dystrybucję.