Mentionsy

Compliance officer w firmie.

Albo może chcę być kiedyś w przyszłości compliance officerem.

W tym materiale chciałbym Wam opowiedzieć o tym, czym zajmuje się compliance officer w firmie, kto powinien być compliance officerem w firmie i kiedy firma powinna mieć compliance officera.

Pomagamy firmom również w kwestiach związanych z compliance.

W tym materiale opowiedziałem, czym w ogóle jest compliance.

Skoro powiedziałem compliance, to muszę też powiedzieć compliance officer, czyli dzisiaj chciałbym się skupić na osobie, która jest w firmie odpowiedzialna za wszystkie rzeczy związane z compliance i tą osobą jest compliance officer.

Compliance officer to jest osoba, która jest wewnętrznie w firmie wyznaczona i odpowiedzialna za zarządzanie zgodnością prawną.

Compliance officer zazwyczaj działa proaktywnie, czyli powinien popatrzeć, z jakimi ryzykami wiąże się działalność.

Czyli tu chodzi o to, że osoba odpowiedzialna za compliance w firmie, compliance officer, patrzy na to.

To jest wszystko coś, co będzie wchodziło w zakres działania compliance officera.

Może być pełnomocnik do spraw zgodności prawnej, do spraw compliance, compliance officer.

Jak jesteście dużym koncernem, to możecie mieć chief compliance officer, czyli szef compliance, który pod sobą ma compliance officerów, jak to dumnie wszystko brzmi, ale tak naprawdę możecie mieć tylko jedną osobę, która też będzie miała jakąś odpowiedzialność w zakresie compliance i

To może być tak, że ta osoba łączy swoją rolę compliance z innymi rolami.

On może być takim compliance officerem na 50%, na pół etatu, na jedną czwartą.

To kto w firmie powinien być compliance officerem?

Natomiast tu minus może być taki, że prawnik, który przyjdzie do roli compliance officera, będzie miał takie podejście reaktywne dalej, czyli będzie patrzył na zasadzie compliance, że my tworzymy compliance poprzez rozwiązywanie kazusów.

Jak już w poprzednim materiale o compliance wskazywałem, compliance nie chodzi tak bardzo o reaktywne, czyli jest jakiś problem prawny, ja go rozwiązuję, tylko tu chodzi o podejście proaktywne.

I ten compliance officer musi też mieć odpowiednie instrumentarium.

Compliance tak naprawdę, taki sensowny compliance w firmie, jeżeli już naprawdę się tego podejmiecie, wymaga sztuki komunikacji, wyjścia do innych osób, udziału w dyskusjach, zarażania pewnymi wartościami.

Dobrym kandydatem na compliance officera to może być nawet jakaś osoba, która na przykład jest umiejscowiona w księgowości, o ile taka jest bardzo komunikatywna.

Nie jest jakimś szefem lokalnej spółki, ale ma dużą odpowiedzialność biznesową i on równocześnie jest takim lokalnym compliance officerem tej firmy.

Jeżeli macie kogoś, kto ma już jakichś ludzi pod sobą, bardzo dobrze się komunikuje z otoczeniem, jest taki praktywny, chce mu się, to jest naturalny kandydat na osobę, która będzie odpowiedzialna za compliance.

W takim obszarze, w zakresie jaki jest konieczny do pełnienia funkcji compliance officera.

Która będzie miała te dwie cechy, czyli tą komunikatywność i budowanie autorytetu i która będzie zdolna do przyswojenia sobie tej wiedzy compliance.

Compliance officer nie musi znać całego prawa.

Compliance officer powinien zrozumieć te kluczowe unormowania dla danej firmy, dla danej branży, w której firma działa.

Kiedy firmy powinny mieć compliance?

Jest kategoria firm, które z mocy prawa muszą mieć, no muszą podejmować działania w zakresie compliance.

Niektóre sektory produkcyjne też wymagają, czy poprzez takie twarde przepisy prawa, czy przez software, że to compliance musi być wdrożone, ale większość firm tak naprawdę w Polsce nie jest zobowiązana do posiadania funkcji compliance, do powołania compliance officera.

Ale ja nie muszę tego koniecznie wdrażać poprzez stworzenie działu compliance, wdrożenie programu compliance, czy też powołanie compliance officer.

To to już są prawdziwe, takie właściwe bodźce do tego, żeby wdrażać to compliance.

I wtedy powołam tego compliance officera.

I będzie miało sensu, powołam compliance officera, radź sobie sam, nie masz mojego wsparcia, a wdroż sam sobie jakąś biurokrację.

Lepiej zastanowić się, co ja mogę sobie ułożyć poprzez wdrożenie compliance, a mogę dużo rzeczy osiągnąć.

Przykładowo, posiadając compliance officera, mogę wokół tego compliance officera zbudować kanał do zgłoszenia nadużyć.

A nie, że ja na papierze sobie coś wdrożę, bo pierwsza fala compliance miała miejsce tak mniej więcej 6-8 lat, była zapowiedź wprowadzenia regulacji i obowiązku dla każdej firmy posiadania programu compliance, zagrożona oczywiście bardzo wysoką karą finansową i wtedy poszła pierwsza fala.

Firmy nawdrażały to compliance, ale to była czysta biurokracja, z tego nic nie wynikało.

I nawet jeżeli te osoby, ci compliance officerowie pozostali, to oni tak naprawdę nie zawsze wiedzą, co mają zrobić.

Szczególnie, że się czasem odbijają ze ścianą, bo z jednej strony oni mają dbać o zgodność prawną, ale z drugiej strony widzą, że management zezwala na działania, które są niezgodne z przyjętą polityką compliance.

Compliance officer jest zawodem, który naprawdę jest związany często z bardzo wysoką dawką frustracji.

To znaczy, jeżeli ja pojmuję moją funkcję poważnie i chcę jako compliance officer rzeczywiście mieć jakieś znaczenie w organizacji, coś robić, to co ja mogę zrobić?

Jeżeli nie mam wsparcia najwyższego szefostwa, jeżeli moje działania są ignorowane, jeżeli nie ma w firmie jakiegoś sensownego pomysłu, to compliance.

Robienie compliance w firmie dla samego posiadania papierka i wykazania, że my coś mamy z compliance, to nie ma sensu.

Dlatego, póki naprawdę nie ma jeszcze takiego wymogu, żeby na papierze mieć compliance officera, mieć system compliance, no to zastanówmy się na takim poziomie bardziej makro, to po co nam to compliance jest potrzebne?

Jeżeli my naprawdę podejdziemy do tego, że my to robimy nie dlatego, żeby mieć papier i coś po prostu zrobione tylko po to, żeby naprawdę coś wdrożyć, to compliance będzie miał sens i dobrze jest pomyśleć i zrobić pierwszy krok od powołania compliance oficera w firmie.

No i teraz jeszcze ostatnia kwestia, outsourcing compliance.

Uważam, że outsourcing compliance jest działaniem niemodnym.

Jeżeli chcecie naprawdę zrobić compliance w firmie, to compliance officerem powinna być osoba, która zna firmę, która jest zakorzeniona, która jest też zaangażowana w firmie, która ma te przymioty w zakresie przytomności komunikacyjnych, budowania autorytetu.

Natomiast to, co możecie wyoutsourcować, to właśnie samo wdrożenie programu compliance, tą część merytoryczną, to jakie ryzyka powinien zaadresować nasz program compliance.

To możecie wyoutsourcować tak, żeby wasz compliance officer, osoba w firmie odpowiedziała za compliance, z partnerem zewnętrznym stworzyła taki odpowiedni program.

Compliance wdraża się zazwyczaj raz, a potem to są działania takie w zakresie usprawniania.

Czyli na wdrożenie dobrze jest sobie wziąć pomoc, ale nie na zasadzie, że ktoś nam po prostu prześle pełno różnych wzorów, dokumentów i my to zrobimy, tylko ktoś, kto raczej będzie gotowy usiąść na zasadzie takiego workshopu z compliance officerem i może z kimś jeszcze dodatkowo z organizacji i zastanowić się, przeanalizować ryzyka, zastanowić się, jakie są najlepsze działania zaradcze, jak to sensownie wdrożyć.

Szkolenia dla compliance officera to jest też, co możecie pozyskać na zewnątrz.

Odpowiedzialność zarządu czy szefostwa za to, że rzeczywiście my robimy compliance i to jest na poważnie.

No i takiej operacyjnej odpowiedzialności, że jest jakaś osoba, która nawet tylko wyłącznie w części etatu odpowiada za to compliance w firmie, to musi pozostać, jak to się ładnie mówi w świecie biznesowym, in-house.