Mentionsy

Szanowni Państwo, KSeF funkcjonuje już od kilku tygodni, więc porozmawiamy nie tylko o teoretycznych założeniach systemu, ale także o praktycznych aspektach i doświadczeniach zarówno księgowych, jak i przedsiębiorców.

Jak oceniacie wdrożenie KSeF?

Pierwsze tygodnie niestety spotkaliśmy się, napotkaliśmy problem związany z logowaniem się do KSeF-u, natomiast nie była to wina samego KSeF-u, bo ten działał.

W związku z czym podejrzewam, że większość przedsiębiorców nie była w stanie właśnie z tego powodu zalogować się do KSeFu.

Czy miało to jakieś jeszcze konsekwencje, poza tym, że nie można było zalogować się do KSeFu?

Ja osobiście miałam, więc logowałam się późnym wieczorem, żeby podpisać sprawozdanie, ale wiem też, że kadrowi mieli kłopot, ponieważ nie byli w stanie się zalogować do PUE-ZUS, więc ten paraliż nie dotyczył samego KSeF-u i tych obszarów stricte księgowych, ale też innych obszarów, że tak powiem.

To jest temat rzeka, według mnie, ponieważ nie wszystkie systemy są jeszcze zintegrowane z KSeF, a nawet te, które są zintegrowane, nie zawsze są zintegrowane w 100%.

Notujemy takie problemy jak zaciąganie błędnych wartości do systemów, braki w datach, w numerach z KSeF, a nawet jeśli dane się zaciągają, to nie są przenoszone do

Tych, którzy wystawiają faktury w ilościach, nie wiem, w setkach, w tysiącach i te faktury w takich ilościach dziennie wysyłane są do KSeFu, więc w tym przypadku wydaje mi się, że jak najbardziej może to być problem, że ta sprzedaż

Wysyłana do KSeF może niestety sprawiać problemy poprzez błędy timeoutu, prawda, więc ilość zapytań z uwagi na te limity może nie zostać obsłużona przez serwer i w wyniku tego faktury mogą nie otrzymać numeru KSeF, więc trzeba będzie mieć się na baczność no i sprawdzać, czy ta nasza faktura do tego systemu KSeF dotarła i otrzymała ten numer, no bo wiadomo, jeśli nie będzie faktury w KSeF-ie, no to ta faktura tak naprawdę nie ma jej w obiegu gospodarczym, ona nie istnieje, prawda.

Zgadza się, natomiast nasi klienci są świadomi, że to może być potencjalnie problem, więc nawet w tych obszarach, w których wspieramy klientów w wystawianiu faktur, to dostajemy już na dzień dzisiejszy takie prośby, żeby faktury wystawiać w trybie offline 24, przesyłać je do KSeF-u pojedynczo, po to, żeby mieć gwarancję tego, że wszystko przez system przejdzie i żeby można było to potem łatwo sprawdzić.

No bo faktury, dopóki nie będą wystawione, nie przesłane do KSeF-u, no to tak jakby ich po prostu nie było, w związku z czym dobrze byłoby zapewnić sobie jakiś mechanizm, który przypomni nam, hej, słuchaj, tak na koniec dnia, hej, słuchaj, masz wystawione faktury w systemie finansowo-księgowym, ale jeszcze ich nie dostałeś do KSeF-u.

Potrzebę utworzenia narzędzia, które albo stanowiłoby taką przypominajkę, ewentualnie np. o 16.05, kiedy już wszyscy są po pracy, automatycznie przesyłało paczkę dokumentów do KSeF, ale te narzędzia są jeszcze w fazie przygotowania.

Teraz część przynosi w formie papierowej, część może pobrać tylko z KSeF, jego pracodawca, a w związku z tym musi ustalić, czyj to był wydatek, z czym połączony, jak został zapłacony,

Na pewno, ale pamiętajmy, że kwiecień to będzie okres, kiedy dużo więcej podmiotów w KSeF wejdzie, więc jeszcze więcej tej papierologii zniknie, ale za to pojawi się więcej wyjaśnień, komunikacji między pracownikami, między działami.

Część podmiotów, tych największych, w KSeFie już powinno być.

Z początkiem kwietnia wchodzą pozostałe, pozostali przedsiębiorcy, natomiast no ci najmniejsi mikroprzedsiębiorcy mają czas na wejście w KSeF z początkiem przyszłego roku.

Wystawioną całkowicie poza KSeF.

Czy może klient popełnił błąd i wystawił fakturę całkowicie poza systemem KSeF?

Sporo naszych klientów zdecydowało się skontaktować ze swoimi dostawcami, przynajmniej tymi największymi i zapytać, kiedy wchodzicie w KSeF.

Pojawiają się sytuacje, kiedy, kolokwialnie mówiąc, ktoś w swoim systemie coś kliknął i wysłał do KSeF.

Tej faktury nie powinno być w KSeF, ale czy na pewno?

Ja myślę, że to jest jeszcze może taka chęć eksperymentowania, bo faktycznie tutaj ja miałem osobiście taką sytuację, że jeden z kontrahentów naszych klientów dostarczył mu fakturę w formie elektronicznej, czyli jeszcze tej dotychczasowej przed wejściem w KSeF.

Tak, przyszedł mailem w formie PDF, trafiła ta faktura do elektronicznego obiegu dokumentu, a następnie dzień później ta sama transakcja gospodarcza została zaewidencjonowana w KSeF-ie.

Tak jak mówię, przedsiębiorcy jeszcze chyba eksperymentują, jak to wszystko wygląda, ale też wydaje mi się, że sami przedsiębiorcy troszeczkę z przymrużeniem oka weszli w KSeF.

Czyli ostatecznie ta faktura i tak powinna trafić do KSeF-u i my jako biuro rachunkowe pobierzemy sobie do naszego elektronicznego biegu dokumentów czy też bezpośrednio do systemu finansowego i księgowego.

Dlatego, że w takim podwójnym obiegu dokumentów nasz klient dostaje fakturę na maila, na przykład w lutym, ale tej faktury nie ma w KSeF-ie.

Natomiast nasz klient podejrzewa, że ona w KSeF-ie powinna się znaleźć, a znajduje się na przykład w tym KSeF-ie w marcu.

Przede wszystkim moim zdaniem warto podkreślić to, że to nie biura rachunkowe ani dostawcy systemów finansowo-księgowych nie byli inicjatorami KSeF-u, prawda?

Jaką przyjęliście strategię, żeby jak najlepiej przygotować klientów na KSeF?

Prowadzimy księgowość na bardzo dużej liczbie systemów księgowych i każdy z nich obsługuje KSeF ostatecznie w ten sam sposób.

W związku z czym wracaliśmy do klientów z pytaniami, w jaki sposób te faktury do KSeFu będą wysyłać.

Bo czasem zdarza się tak, że te systemy są zagraniczne, nie są dostosowane do polskich warunków, no i z uwagi na to nie są w stanie dostarczyć tych faktur KSeF bezpośrednio z systemu do fakturowania.

Czy jednak pójdziemy w jakiegoś pośrednika właśnie, elektroniczny obieg dokumentów, który pomoże nam te wszystkie dokumenty zweryfikować, zaakceptować, odsiać te powiedzmy faktury skamowe bądź inne dokumenty, które do KSeFu trafić nie powinny.

Tak, część klientów przecież zleciła nam część z obowiązków swoich pracowników, na przykład wystawianie faktur, bo nie było dla nich korzystnym rozwiązaniem integracja ich systemów z KSeF.

Natomiast oczywiście te ostateczne decyzje zapadły w grudniu, styczniu, tuż przed wejściem KSeF w życie.

Przed nami drugi etap wdrożenia KSeF, więc sporo mniejszych podmiotów również będzie wpadać w ten obowiązek.

Pytanie, co rozumiemy jako mała firma, bo mikroprzedsiębiorcy jeszcze nie muszą wystawiać faktur przez KSeF, nie będą musieli do 1 stycznia 2027, ale większość firm, które wpada w obowiązek od 1 kwietnia, to w takim potocznym rozumieniu tego słowa, to wcale nie są małe jednostki.

Za integrację systemów z KSeF albo prognozują wzrosty ceny.

Nie działają załączniki, prawda, wysyłce do KSeF?

KseF zostały obowiązkiem wejścia w KSeF od 1 kwietnia.

Zostali w pewnym sensie zmuszeni przez swoich klientów do wystawiania faktur za pomocą KSeF, ponieważ otrzymywali informację, że maile, na które wysyłali dokumenty wraz z załącznikami zostały

Zdezaktualizowane i w związku z tym komunikacja powinna się toczyć tylko przez KSeF.

Podsumowując KSeF, ewolucja czy rewolucja?

W związku z czym nam jako księgowym troszkę pewnie utrudnia tą pracę z uwagi na to, że pojawia się po prostu więcej błędów, bo tak jak mówię, ktoś wszedł w KSeF z przymrużeniem oka, bo wie, że sankcje są dopiero od przyszłego roku.

No i z dniem 1 stycznia 2027 już być w 100% gotowy na to, że tylko i wyłącznie KSeF.

Ale mam wrażenie, że te problemy, o których dzisiaj rozmawiamy, to jednak są takie problemy wieku dziecięcego odnośnie KSeF, że jednak jeżeli dalej będziemy obserwować dialog między administracją, biznesem i wdrożeniowcami oprogramowania, to finalnie powinno to całkiem fajnie działać.