Mentionsy

Na moim podcaście będę rozmawiał z gośćmi, którzy uczestniczyli w procesach wyboru narzędzia oraz będą mogli nam opowiedzieć, co się w firmie zmieniło, jakie były ich największe wyzwania.

Mam nadzieję, że informacje, które znajdziecie w tym podcaście pomogą Wam również dokonać wyboru narzędzia lub ewentualnie wyjaśnią na co powinniście szczególnie zwrócić uwagę.

Będę miał przyjemność prowadzić rozmowę z moim kolegą Maćkiem Kowalskim, który u nas jest odpowiedzialny za wdrażanie projektów w obszarze Process Mining.

Chyba przybliżyć tę tematykę, bo gdzieś wewnętrznie czuję, że jest to cały czas na polskim rynku coś nowego.

Więc Maćku, cieszę się, że znalazłeś chwilę pomimo ogromnego nadchłoku procesów i projektów.

Jak byś mógł w kilku słowach tytułem wstępu przedstawić się, opowiedzieć o sobie skąd, dlaczego i skąd pomysł na Process Mining dalej?

Czyli wdrażaniem narzędzia do takiej analizy danych zająłem się również właśnie Process Miningiem.

Process Miningiem, czyli taką gałęzią badania tego, jak procesy przebiegają, czy to w firmie, czy też poza nią, ale o tym pewnie będzie za chwilkę.

A dlaczego?

Jestem dość blisko i myślę, że sama idea tego, żeby z danych, z liczb wyciągnąć tak dużo informacji i tak dużo korzyści jest dla mnie z tej perspektywy po prostu fenomenalna i bardzo się cieszę, że mogę w tym obszarze pracować.

W ogóle przez większość mojego życia wprowadzam jakieś technologie na polski rynek.

W 2007 wprowadziłem Click'a, a wcześniej jeszcze inne, jakieś u PSG Technologies i tego typu rzeczy.

A teraz mam przyjemność wprowadzać poprzez nasz zespół oczywiście taką technologię jaką jest MPMX.

Dla mnie oczywistym było skierowanie się w tę technologię z kilku powodów, ale jednym z nich jest to, że to jest cały czas ta sama rodzina produktów co klik.

Coś, co się wydało zupełnie naturalne, że dla naszego zespołu będzie to prawie natywne.

Oczywiście szerokość projektów i troszeczkę inne spektrum jest jak najbardziej faktem, ale technologicznie cały czas czujemy się komfortowo w tej rodzinie.

Jak widzę, jak to mniej więcej wygląda w Polsce versus rynki w Europie i na świecie, no to w Polsce jako Process Mining my jeszcze raczkujemy.

My jako Data Wizards poświęcamy mnóstwo czasu, żeby ewangelizować ten rynek, co jest notabene najtrudniejszym i najbardziej kosztochłonnym momentem wprowadzania produktów na rynki.

Jakbyś mógł tak w kilku zdaniach opowiedzieć, czym to właściwie jest ten Process Mining i o co w tym wszystkim chodzi?

Rzeczywiście jak najbardziej zgadzam się, że troszkę raczkujemy w tym zakresie i jest tak dlatego, że niby wszyscy wiemy czym są procesy i nawet od tych procesów jesteśmy w stanie wyciągnąć definicję, powiedzmy analizy procesów, ale jak się pojawia słowo Process Mining to już jest takie niby brzmi jak coś podobnego, ale właściwie jaka jest różnica.

I różnica jest dość znacząca, bo o ile analiza procesów polega po prostu na tym, żeby procesom, czy to w firmie, czy to nawet prywatnie, przyjrzeć się, zobaczyć jak one działają, to zawsze jest to

Oparty o jakąś taką koncepcję, powiedzmy, wyobrażoną na jakiejś mapie, na jakichś strzałeczkach od tego etapu procesu do tego.

Fajnie wygląda, tak?

A jeśli chodzi o Process Mining, no to kluczową różnicą jest to, że jest on oparty na liczbach, oparty na danym.

Mówi nam o tym, jak myślimy, że proces wygląda, jak myślimy, że w firmie coś przebiega, o tyle Process Mining pokazuje nam, jak rzeczywiście jest.

Analiza procesów powie nam o tym, co kilka osób z zarządu usiadło w pokoju i wymyśliło, a Process Mining powie nam, jak rzeczywiście pracownicy czy osoby zaangażowane w dany proces wykonują ten proces, gdzie się zatrzymują, gdzie to najwięcej czasu zajmuje itd.

To, co ty mówisz, to jest o tyle ważne, że ja się zgodzę, że często ten taki level C

Można być całkiem bardzo, bardzo głęboko w procesach w firmie, ale to znowu uniemożliwia patrzenie szeroko na biznes.

Jak się rozmawia z wieloma ludźmi, to proces wygląda A, B, C, D, w szczególności na poziomie managementu.

Jak się rozmawia z ludźmi odpowiedzialnymi za proces, to proces wygląda A, B, C, D, E, F, G, a czasami jeszcze A, F, G, A, B, D, A, C, D.

A jak to potem podłączymy do MPMX-a, to nagle się okazuje, że proces ma szereg wariacji, o których tak naprawdę nikt w firmie nie wie, nikt ich nie przewidział.

I to są te miejsca, które najwięcej zyskają, jeżeli będzie wdrożona analiza procesów plus Process Mining.

To jest takie miejsce, jakby dać naszym słuchaczom odpowiedź, to jakie najczęstsze wyzwania stoją przed Process Miningiem?

W sensie takim, że dlaczego po pierwsze warto to w ogóle wybrać, bo to jest jedna rzecz, a druga rzecz, no dobra, przychodzę do firmy, mówię, że mamy super tool, będzie fantastycznie zarządzał waszymi procesami, poukładamy wam to, no to co będzie takim podstawowym casem?

Jakby zrozumienie tego jaka jest rzeczywistość.

I jak zapytamy kogoś, kto ma pod sobą zespół zajmujący się tymi fakturami, to on powie, że przychodzą do nas faktury, tutaj te trzy osoby

Tu jest jakiś rabat naniesiony, o którego nikt nie rozumie i trzeba dopytać.

I tak to się rozciąga, rozciąga.

I proces, który ten lider zespołu powie, że angażuje może trzy osoby, no może cztery, okazuje się, że w ogólności może i rzeczywiście angażuje te cztery osoby.

Ale w szczególnych przypadkach jeszcze jest cały dział, nie wiem, zatwierdzanie, jeszcze informatycy, bo coś tam nie działało.

Dostajemy pełne zrozumienie tego, dlaczego coś, co wydaje nam się, że powinno zająć, strzelam, 3 dni, tak naprawdę w niektórych przypadkach zajmuje 7.

Otworzyć oczy i pokazać nam, że gdzieś rzeczywiście jest pole na usprawnienia.

No bo to jest de facto cel całego Process Miningu.

Celujemy w to, żeby ograniczać zasoby.

No tak, my mamy kilka takich przykładów, o których moglibyśmy opowiadać jako takie wzorcowe, elementarne.

Ostatnio rozmawiałem z jednym z menadżerów dużej firmy, który mówi, że w ich całym procesie, gdzie wchodzą elektroniczne dokumenty, w pewnym momencie ktoś je drukuje, zanosi komuś do podpisania, ktoś je podpisuje, z powrotem skanuje i dopiero potem idą dalej.

Z jakiegoś powodu wyraźnie chyba widać lukę w tym procesie, jeżeli chodzi o autoryzację i tego typu rzeczy.

Już nie mówiąc o tym, że często procesy mają miejsce dlatego, że bardzo wielu ludzi sobie czegoś po prostu nie uświadamia w firmie.

Można sobie wyobrazić najprostszy element, jakim jest przygotowanie jakiegoś bardzo ważnego raportu na poziomie

No i nagle się okazuje, że dane do tego raportu są zbierane przez szereg osób w różnych departamentach i to finalnie się przekłada, że taki raport w początku bardzo oczywiście istotny, ale w ramach całej organizacji może kosztować kilka etatów miesięcznie.

Samoprzygotowanie danych pod jeden raport.

I dopóki się tego nie unaoczni, a ja tak czuję trochę w Process Miningu, że mamy jakiś w głowie święty graal procesu i chcielibyśmy, żeby on był odwzorowany w działaniach firmy.

Pokazanie tego procesu, i to jeszcze najlepiej w formie graficznej, ale nie narysowanej w grafach, o których Ty wspomniałeś, tak?

Że ktoś sobie bierze jakiś tam system do rysowania procesów, narysował go sobie, no okej, ale rzeczywistość w firmie wygląda zupełnie inaczej.

To jest to i to jest to chyba, co tak naprawdę dochodzimy do miejsca, w którym trochę to wyjaśniliśmy, ale moje pytanie powinno chyba brzmieć, to powiedz naszym słuchaczom, po co w ogóle wdrażać Process Mining?

Zacznę może od tego, co już powiedziałem.

Dzięki Process Miningowi, czyli takiemu bazowaniu na danych, czyli bazowaniu na rzeczywistości.

Ludzie mogą sobie różne rzeczy wyobrażać i w dobrej wierze mówić, że proces wygląda tak lub inaczej, ale zawsze jest tam jakiś margines błędu.

Jakby jeśli je wgramy, dostaniemy pełen obraz tego, co mamy tam zaprezentowane.

Uważa, że proces wygląda ABCDE, no to ja mam 99% pewności, że on wcale tak nie wygląda.

Może powinien tak wyglądać, może wszyscy chcieliby, żeby tak wyglądało, ale to wcale tak niestety nie jest, bo różne rzeczy się dzieją po prostu.

To jest jakiś ten bottleneck naszego procesu, któremu trzeba się przyjrzeć.

Może z drugiej strony, jeśli mamy jakiś etap zamówień, jakiś logistyczny, to może jakiś dostawca jest nie aż tak wydajny jak pozostali.

Ale potem procesowo dostać coś lepszego w ujęciu czasowym.

Więc jakby celem jest optymalizacja oszczędności i jest tutaj dużo ścieżek jak do tego dojść.

Jakby porównanie tego jak myślimy, że jest.

Z tym, jak rzeczywiście jest, ale też już przyjrzenie się takim poszczególnym zarówno etapom procesu, jak i poszczególnym parametrom.

Ok, no bo to jakby jesteśmy cały czas w takim miejscu, bo jak mnie się klient pyta, dlaczego ja jak entuzjastycznie opowiadam o Process Miningu, no to ja wprost tak znowu trochę sprzedażowo odpowiadam, bo to jest jeden z nielicznych projektów, który jest za darmo.

I jak go usprawnie o 5%, to właśnie ktoś zarobił albo nie wydał 5 milionów złotych.

I co więcej, to jest powtarzalne permanentnie, czyli w kolejnym roku również ten proces go kosztuje 5, kolejnym 5, kolejnym 5, kolejnym 5.

Mój projekt kosztuje entą część tego.

No jesteśmy w miejscu, w którym należałoby powiedzieć w ogóle, jak może wyglądać takie wdrożenie.

No bo teraz załóżmy, że nas słucha tysiące ludzi i mówi, kurczę, to ja coś takiego chcę, ale nie, no ja nie wiem w ogóle co i jak.

To jak w ogóle jak zacząć?

Jak wygląda taki typowy proces?

Jak wygląda wdrożenie od strony organizacji, od strony naszej?

To może zacznę od tego, co potencjalnie mogło przerazić niektóre osoby.

Otóż powiedziałem, że Process Mining charakteryzuje się tym, że jest oparty na danych.

Bez danych nie ma Process Miningu niestety.

Jakby naprawdę niewiele informacji jest w stanie dać nam bardzo dużo informacji w efekcie Process Mining.

Jeśli chodzi o początek, to musimy przede wszystkim zrozumieć, z czym przychodzimy i co chcemy osiągnąć.

Czyli mamy jakiś proces, który chcemy usprawnić i mamy jakieś pojęcie, jak on wygląda, ale wiemy, że coś gdzieś może nie wychodzić tak dobrze, jak powinno.

I to jest ten punkt, w którym, powiedzmy, klient się do nas zwraca i mówi, chciałbym przyjrzeć się temu procesowi bliżej, jego konkretnym etapom, jak go ustalić, jak zrobić to po prostu lepiej, a więc taniej i szybciej.

I proces wdrożeniowy z naszej strony, jako wdrożeniowca narzędzia do Process Miningu, zaczyna się właśnie od zrozumienia danych.

Jakieś wsady w naszym narzędzie, z którego wyciągamy podstawowe informacje o tym, ile dany etap procesu zajmuje, jaki jest następny etap.

Być może te dane trzeba trochę obrobić, być może jest tu wymagane jakieś modelowanie.

Te dane nie muszą mieć takiej idealnej formy pod Process Mining, bo powiedzmy, jeśli etap procesu ma, nie wiem, cyferki zamiast opisu fakturę przyjęto, to to nie jest problem, to da się zrobić, da się z tym pójść w stałe.

Trzeba będzie zbudować jakąś mapę tego procesu i te odpowiednie elementy po prostu trzeba będzie nazwać.

Tłumaczyłem i to tego zdania będę dalej bronił, chyba że mnie przekonasz, że jest inaczej.

Nie każda firma nadaje się jednak do Process Miningu.

Zgadza się.

Ja też bym tak powiedział i na pewno jest tu może niewymagalny, ale pewien stopień skomplikowania jest tutaj

Po prostu więcej jesteśmy w stanie z tego wynieść.

Bo jeśli mamy proces, który ma cztery etapy i jeśli coś pójdzie nie tak, to pięć albo sześć, no to jakby możemy, ale tak dużo informacji z tego nie wyciągniemy.

To jest jedna rzecz, a druga rzecz, która według mnie jest jeszcze równie istotna, to ilość występowania tego procesu.

To nie ma najmniejszego sensu.

Każda firma na dzień dobry powinna zwrócić uwagę na proces, który jest multireplikowany.

To jest coś, co w ogóle komplikuje życie tej branży.

Jest to ogromny koszt operacyjny.

Ta branża, gdyby

Zobaczyć, no nie wiem, najpopularniejszy, co mi przychodzi do głowy, ale jakikolwiek sklep z butami, który wysyła te buty, klient kupuje z automatu cztery pary, no bo nie chce mu się... i wiadomo, że trzy już wrócą, albo cztery, no bo żadna może się nie spodobać.

I to się dzieje permanentnie, to są tysiące, miliony operacji mielonych, które się składają z wielu szeregów.

I teraz to jest proces czasokosztochłonny i strategiczny.

I ja uważam, że to są najlepsze procesy do optymalizacji i to są najlepsze firmy, które w pierwszym kroku uzyskają przeogromne korzyści z czegoś takiego.

No i jest w tym momencie na pewno zawsze błędogenny, tak?

I myślę, że tutaj dotykasz sedna problemu, że ta powtarzalność, która w pewnym momencie, w pewnych przypadkach przestaje być taka powtarzalna, bo zaczyna się coś dziać, czego nie przewidziała osoba, która wymyśliła sobie ten proces i to, jak on powinien wyglądać.

Ja znam firmę, też nie wymienię nazwy, która świadomie gdzieś tam podjęła decyzję o w ogóle nie sprawdzaniu reklamacji, tak?

No dobra, Maciek, to jakbyś tak, no bo tak jak powiedziałem, masz na swoim karku doświadczenia trochę informacji, jak to powinno wyglądać, to powiedz mi, kto po stronie klienta

Jest niezbędny do takiego rozpoczęcia procesu.

Kto powinien być zaangażowany?

Przychodzimy, mamy pierwsze spotkanie i kto ze strony klienta powinien być na takim spotkaniu i dlaczego?

Na pewno jedną z takich kluczowych osób na takim spotkaniu jest ktoś, najczęściej ktoś z względnie wysokiego szczebla, który ma dobre zrozumienie tego procesu.

Jakby widział to z góry, z takiego lotu ptaka i ma jakieś pojęcie o tym, jak to powinno wyglądać, jak on to sobie wyobraża.

I to jest osoba, która jest w stanie osobę wdrażającą narzędzie do Process Miningu przeprowadzić przez to, co tam się dzieje.

I to jest taki pierwszy etap, bo ja wtedy dostaję zrozumienie tego, taki punkt wyjścia, po prostu od czego zaczynamy.

I tak jak mówiłem, Process Mining bazuje na danych, więc równie, a być może bardziej istotne jest zrozumienie właśnie tych danych, tych technikali.

To jest jeszcze jedna rzecz, o której chyba nie wolno zapominać, czyli ktoś, kto rozumie proces, to jest jedna rzecz, ale druga rzecz, że on wie, w jakich systemach w firmie, gdzie ten proces przechodzi, bo my musimy wziąć logi, my musimy zrozumieć, jak ten proces wygląda, żeby ocenić.

Czas trwania poszczególnych odcinków tego procesu.

No bo tak naprawdę w żadnej firmie przy odpowiednim poziomie skomplikowania nie ma czegoś takiego jak system o proces.

Że proces to jest kawałek tego systemu, kawałek tego systemu, kawałek tego systemu, kawałek tego systemu, kawałek tego.

I to dopiero i to według mnie jest również istotny element, żeby było zrozumienie po stronie klienta.

Ktoś z jego ramienia musi być delegowany od poszczególnych rozwiązań, tak?

To, o czym powiedziałeś, że ten proces często zahacza o różne systemy, różne działy w firmie, to to też jest zazwyczaj bardzo istotna informacja dla procesu i tego, jak ten Process Mining, jakiego typu dane ten Process Mining

Names mentioned in English.

Ponad jakąś tam granicę nie przekroczymy.

Ale z drugiej strony są takie etapy, które jeśli zajmą dzień, to to jest nagle jakieś anomalne.

Ale tutaj też mamy półtora dnia i to już zwraca naszą uwagę.

I próbujemy, nieładnie mówiąc, ale zidentyfikować ich wąskie gardła.

Za mało ludzi, bo to też może niby mówimy, że Process Mining to jest coś, co mogłoby w pewnym stopniu przesunąć ludzi z takich działań manualnych do innych bardziej powiedziałbym rozwijających dla nich prac, a to co jest zrobione ręcznie, żmudne i błędogenne można zautomatyzować.

Ale może się okazać w drugą stronę, że dany proces nie może być zautomatyzowany, a mała ilość rąk do pracy powoduje, że on leży i to też będzie pokazane.

Jak Process Mining może w ogóle pokazywać takie wąskie gardła?

Jest tutaj kilka narzędzi, którym zazwyczaj się przyglądamy przy wdrażaniu Process Mining.

I tutaj takim pierwszym, jakie chciałbym wymienić jest właśnie coś, co nazywa się conformance check, czyli zgodność z tym, jak sobie ten proces wyobrażamy.

I to jest taki idealny use case w przypadku, gdy rozmawiamy z osobą, która jest powiedzmy entuzjastą analizy procesów w takim tradycyjnym sensie.

Bo taka osoba przyjdzie właśnie z takim grafem i powie, najpierw to trafia do tej osoby, potem do tej, potem do tej i wychodzi.

Więc conformance check służy do tego, żeby sprawdzić, jak daleko od tej happy path, czyli tej ścieżki docelowej jesteśmy.

Czy na przykład te etapy tego procesu, które sobie wymyśliliśmy, zawsze są obecne, a pomiędzy nie czasami wchodzą jakieś poprawki?

Czy może coś się cofa na przykład, wraca do poprzedniej osoby odpowiedzialnej, bo jest jakieś dopytanie o dane, bo jest jakaś niezgodność, bo jest nawet literówka, jeśli to jest jakiś ważny dokument.

Oczywiście ten Happy Path już sam w sobie odpowiada na mój pomysł na kolejne pytanie, ale ja zawsze patrzę na to, czy tego typu narzędzia mogą wspierać firmę w ocenie zgodności z procedurami, w ocenie zgodności z SLA, w ocenie zgodności teraz ze śladem węglowym, cokolwiek.

Fajnie pokazujący możliwości Process Miningu.

Otóż w SLA mamy jakieś progi czasowe.

I tak jest według umowy.

I wtedy mamy w naszym narzędziu procesy naprawy tego typu ustarek.

I widzimy sobie, na przykład już będę się odnosił do narzędzia, którego wdrożeniem ja się zajmuję, mamy z jednej strony jakąś średnią i powiedzmy średnia powie, że czas naprawy takich usterek jest 20 godzin.

Trochę blisko granicy, ale zachowaliśmy.

Ale teraz patrzymy na to globalnie, więc teraz możemy sprawdzić i powiedzmy przefiltrować sobie, czy rzeczywiście zdarzyły się przypadki, że to SLA było przekroczone, że było powyżej 24 godzin.

I tutaj za takim magicznym naciśnięciem guzika przefiltrujemy sobie cały zbiór danych i wybierzemy tylko te warianty procesu, które zajęły powyżej 24 godzin.

Czy na przykład zastanawiamy się, dlaczego tak źle poszło?

Pierwszy etap, czyli sprawdzanie zgodności z jakimiś procedurami, umowami, które mamy zawarte, już mamy po wejściu w ten widok.

Rozumiem, że my to możemy od razu spiąć z pewnego rodzaju wartością utraconą lub karą, którą my musimy płacić w momencie, kiedy nie spełniamy tych progów.

Wartość tej optymalizacji jest wskazanie, ile elementów procesu przekroczyło te 24 godziny z naszą umową.

Załóżmy, że wynika z tego jakiś procent kary, czegokolwiek.

Tu jest po prostu cash drogi kliencie, który właśnie przez to tracił.

Analyzy danych, a więc w tym wypadku klika, w której możemy sobie wyciągnąć takie konkretne liczby i zgodnie z wartościami z umowy, powiedzmy każda dodatkowa godzina płatna jest tyle.

Będziemy pokazywali to, do czego źródłem jest dane z MPMX pokazujące tego typu przekroczenia.

Z reguły klient się zapyta z automatu, a ile będzie trwało wdrożenie.

Ale gdybyśmy mieli zrobić jakiś średnią, ewentualnie taki, powiedziałbym, basic, od czego zacząć, to my mówimy o tygodniach, miesiącach, latach.

Jak to wygląda?

I jeśli chodzi o takie pierwsze zrozumienie danych, czyli obróbka tych danych pod narzędzie do Process Miningu, pod np.

Dwa tygodnie i powinno być gotowe.

Bo tak jak wspomniałem już, do Process Miningu, żeby zacząć w ogóle, naprawdę nie trzeba wiele.

Maciek, a powiedz mi, jest w ogóle sens zrobienie czegoś takiego?

Czy to w ogóle w Process Miningu może mieć miejsce?

Załóżmy pierwszą wersję, iterację drugiego, że dochodzimy do doskonałości projektu, czy to jest bezcelowe, bo tracimy jakoś pieniądze i lepiej już od razu zrobić to od początku do końca?

Jak to wygląda w Process Miningu?

Czy to ma sens, takie podejście iteracyjne, czy to już zasadniczo trzeba zrobić po prostu od razu do tego świętego grana?

Często może się zmienić w trakcie wdrażania tego procesu, że może się okazać, że np.

I to jest taki, ja bym to może na przykładzie opowiedział, jeśli chodzi powiedzmy o, niech będą te zamówienia i zobaczymy na bazie analizy procesu zamówień, że powiedzmy gdzieś jakiś etap nam zajmuje strasznie dużo czasu i po prostu tracimy na tym pieniądze.

I jeśli teraz wdrożymy w tym modelu jeszcze parametry typu, no nie wiem, dostawca albo jakiś handlowiec, jakiś kontrahent, coś w tym stylu, no to wiadomo, to jest już jakby dodanie do modelu czegoś nowego, więc troszkę czasu zajmuje, ale dostaniemy takie bardziej granularne informacje i być może dochodzimy do czegoś, co pozwoli nam już działać tak bardzo punktowo, bo może cały proces w takich, nie wiem, 80% działa dobrze.

To też jest jeden z elementów, które często słyszę u swoich klientów, bo klient często mówi do tej pory, a my nie mamy w ogóle mapy procesów.

My w ogóle nie mamy czegoś takiego i nie mierzymy procesów.

Jak podejść do takiego klienta?

Czy tutaj trzeba wykonać jeszcze tą całą wcześniejszą pracę, czyli najpierw stworzenie procesów, opisanie ich i w ogóle, czy możemy takiemu klientowi też już pomóc?

W jakimś stopniu jest to bardziej komfortowa sytuacja, bo nie zaczynamy od takiego błędnego zrozumienia, tylko zaczynamy z czystą kartą i możemy powiedzieć klientowi wówczas, że de facto, jeśli nie masz zrozumienia tego procesu, to my pozwolimy ci go zrozumieć.

I dane, które mamy, pozwolą nam wypracować ścieżkę tego procesu, która jest najczęstsza,

Odnogi, które czasem się dzieją i potem na tej podstawie będziemy w stanie, w sensie klient, no bo osoba, która jest decyzyjna, będzie w stanie powiedzieć, no dobra, czyli to rzeczywiście wygląda tak, czasem wygląda w ten sposób, ale jakby to jest ten proces, to są jego etapy, to się dzieje.

I to z samych danych, czystych danych, nawet bez mapy procesów, jesteśmy spokojnie w stanie wyciągnąć.

Ok, a to jakbyśmy musieli się na chwilę postawić po stronie klienta i wejść w jego buty, mówiąc kolokwialnie, no to

Jak klient może mierzyć, jakim kryterium może mierzyć sukces projektu wdrożenia Process Mining?

To się wydaje najbardziej oczywiste, czyli krótko i długoterminowa oszczędność, skrócenie czasu i tego typu rzeczy.

A jakbyśmy patrzyli na całą firmę, jak to mniej więcej wygląda?

Na początek może powiem, że Process Mining nie jest narzędziem, które wykona robotę za osoby biznesowe.

Process Mining da nam informacje, wskaże nam właśnie wąskie gardła i jakieś takie parametry, które wpływają na wydłużenie czasu procesu.

Ale sukcesem jest wówczas, no właśnie, to od czego zaczęliśmy, zrozumienie.

I to oczywiście ciągnie za sobą oszczędności.

I jeśli klient wie gdzie,

Names mentioned in English.

Duże oszczędności i to zrobimy raz, w sensie raz przeanalizujemy proces, zobaczymy gdzie coś się dzieje źle i potem już na tym pozostamy i pozostamy na tym przez lata, bo już wiemy co robić po prostu.

No to krótko mówiąc, po raz kolejny pojawia się słuszne zdanie, że dopóki czegoś nie zmierzymy, to nie możemy tego poprawić.

No w ogóle, jak my to w ogóle mierzymy?

Czy są jakieś techniki analityczne, wręcz jakby takie bym powiedział dedykowane do Process Miningu?

Czy jakieś takie skuteczne metody, nie wiem, jakieś metody regresji, jakieś różnego rodzaju podejście, tak jak wspomniałeś, matematyczne, które w sposób najbardziej efektywny wykazuje te miejsca, w których jest, jak to się mówi, a lot of place to improve.

To może wspomnę od razu o tych trzech kolumnach potrzebnych i co można z nich wyciągnąć, z samych tych trzech kolumn.

To Process Mining zaczyna się od tego, że mamy numer rekordu, mamy etap procesu, jaki się zadział z tym rekordem i czas, jakiś timestamp.

I potem mamy ten sam rekord, inny etap procesu, inny timestamp, a więc mamy różnicę czasu między jednym a drugim etapem procesu.

I to jest ta najważniejsza część Process Miningu.

Ile czasu trzeba było od momentu złożenia zamówienia do przekazania tego zamówienia na magazyn na przykład.

I od tego wychodzimy.

I to już jest ogromna informacja.

No to już ten zbiór danych jest ogromny.

Pewną taką powtarzalność, jakiś schemat tego.

I to już jest coś, co dla osoby zajmującej się procesami w tej firmie może stanowić ogromną informację.

I co więcej, tutaj na tym etapie też już dostajemy te odnogi naszego procesu.

Zgodnie z wszystkimi procedurami, ale tylko w odpowiednich sezonach.

I to, co ty mówisz, to jest wprost proporcjonalne do obciążenia danego, znaczy wprost proporcjonalnie obciążenie danego procesu może wpływać na jego odstępstwo.

I jeżeli jeszcze będziemy mieli ten, oprócz tego, że mamy duży zbiór danych, jeżeli chodzi o ilość procesów lub stage'e procesów, to jeszcze jeżeli mamy duży zakres historyczny, to może się okazać, że proces wymaga modyfikacji w ramach

W ramach trendów, w ramach sezonowości, w ramach linii produktowych i czegokolwiek.

To jest już dodatkowy poziom informacji jaki możemy wyciągnąć z tego Process Mining.

Mam nadzieję, że dla naszych słuchaczy to o czym mówimy jest równie ciekawe jak dla mnie, bo ja akurat zawsze jestem fanem takiego typowo biznesowego podejścia, bo pomimo tego, że jest to narzędzie czysto informatyczne, to jednak jego wykorzystanie jest czysto biznesowe.

Mogę sobie wyobrazić, że Process Mining może dotyczyć nie biznesowych kwestii.

Może dotyczy, nie wiem, loadów serwerowych, loadów z jednej bazy do drugiej, procesów przerzucania danych z serwerów do chmury, cokolwiek.

Powiem Ci więcej, możesz sobie zoptymalizować swój poranek, przeanalizować przez dwa tygodnie, co robisz rano, o której wstajesz, czy na przykład wciszasz drzemkę, czy nie, ile Ci to zajmuje, żeby w ogóle, nie wiem, umyć zęby,

Zazwyczaj twój poranek zajmuje ci 40 minut, ale jeśli zadzieje się dziecko nie chce wstać z łóżka, to już nagle przeciąga się do godziny.

On mówi, wie pan, która jest godzina?

Potem może nastąpić pewnego rodzaju automatyzacja.

Trzeba będzie użyć zewnętrznych narzędzi, bo to nie zawsze polega na jakichś tylko optymalizacjach.

Ale zasadniczo musimy trafić na firmę, która jest otwarta do tego, żeby zrobić te zmiany.

Ma lidera jakiegoś tego procesu, ma otwartego na zmianę, na poprawienie, bo ta zmiana ma prowadzić do poprawienia.

I teraz jak interpretować te wyniki, analizy procesu w miningu, bo ktoś dostanie

Pojawia się coraz większa potrzeba granularności tych danych.

Wchodząc w taki dashboard, my widzimy globalną informację o tym, że średnio proces zajmuje 23 godziny.

No i okej, może jakiegoś KPI dzięki temu spełniamy, no bo postawiliśmy sobie, że wszystko ma trwać mniej niż dobę, no ale już można się zacząć zastanawiać, czy da się lepiej.

Bo może rzeczywiście KPI jest spełniony, ale potem jak sobie przeplikamy i przefiltrujemy na warianty procesów, które zajęły więcej, to się okazuje, że niby jest okej ogólnie,

Ale mamy na przykład połowę przypadków, które są, nie wiem, 20 godzin powiedzmy, a połowę, która już na przykład przekracza 30.

No dobra, tam średnia się nie zgadza, ale wiadomo o co chodzi.

Dlaczego te trwają te 7 godzin więcej niż te?

I powiedzmy, dostajemy tutaj już informację, że ten dostawca potrzebuje kilka godzin więcej, żeby dostarczyć pewien produkt, dane.

Te historie, o których ty mówisz, to jest moja historia pewnie sprzed 20 lat, ale miałem kiedyś takiego klienta, który sprawdzał ilość detergentu na metr kwadratowy.

I nagle się okazało, że u jednego kierownika w jednym regionie, teraz już nie pamiętam co i jak, więc nie będę tam malował trawy na zielono, ale załóżmy, że z jednego litra detergentu byli w stanie umyć 600 metrów kwadratowych.

A u drugiego kierownika tych obiektów, dosłownie korzystając z tego samego detergentu, tutaj jeszcze tego nie wiedzieliśmy, byli w stanie zrobić 150.

No bo pierwsze myślenie było takie, no dobra, koleś, no za przeproszeniem, skręca firmę i sprzedaje na Allegro, nie?

Dostawca, który dostarcza te detergenty w dużych pojemnikach, a nie w oryginalnych pojemnikach, tylko w dużych pojemnikach, po prostu go rozcieńczał w tym miejscu.

I właśnie to dane, to sprawdzenie tego dopiero dało możliwość podjęcia właściwych wniosków.

Jakby no potem coraz głębiej, coraz głębiej do tego dochodząc.

I to jest tego typu informacja.

Nie wiem, czy stosujecie takie metody jak, nie wiem, Process Discovery albo jakiś taki element, który ma sprawdzić po stronie klienta, jak to mniej więcej wygląda.

Ale jak to mniej więcej wygląda na wdrożeniu?

Rzeczywiście to jest, może właśnie, tutaj najważniejszy jest ten pierwszy etap, to o czym mówiłem, czyli takie zrozumienie procesu, bo jeśli klient przychodzi do nas i mówi, no ja bym chciał zoptymalizować ten proces, no to fajnie, ale dobrze byłoby usłyszeć coś więcej, jakby być może ma jakieś podejrzenia, że któryś etap jest jakiś newralgiczny, być może jest za mało rozbudowany, bo de facto zajmuje, tam są jakieś trzy podetapy ukryte.

I to jest coś, co pozwala nam to process discovery osiągnąć, czyli takie zmapowanie tego, co rzeczywiście się dzieje i potem już na bazie tego decydujemy, co z tym zrobić.

I tutaj od nóg jest mnóstwo.

Podobne informacje o naszych usługach znajdziecie w opisie filmu.

Na przykład w grudniu mamy dłuższy czas oczekiwania niż w styczniu.

I dlaczego?

I tego typu rzeczywiście narzędzi w MPMX jest mnóstwo, ale wszystkie bazują na tym samym.

Właśnie to jest ta siła MPMX, że rzeczywiście wychodzimy od tych kilku kolumn, dorzucimy jeszcze parametry, żeby to miało ręce i nogi i dawało więcej informacji i na tym po prostu bazujemy, a informacji jakie dostajemy z tego jest masa.

Jeżeli sobie kupisz licencję, to zrobisz pierwszy proces, możesz robić drugi, piąty, dziesiąty, nie ma to znaczenia.

To nie jest tak, że zrobiłeś jeden proces, OK, zoptymalizowałeś go, chcesz zoptymalizować drugi, musisz kupić kolejną licencję.

Tutaj masz to w ramach kompletnego rozwiązania, co też powinno cieszyć naszych klientów.

Ponieważ ja już jestem mocno zaznaczony zębem czasu, to mogę opowiadać dużo historycznych zdarzeń, ale przeżyłem kiedyś coś takiego, że firma w ramach optymalizacji inwestycji kupiła narzędzie, teraz żeby znowu nie wyciągać za dużo, ale krótko mówiąc było potrzebne robienie dziur.

Ale ponieważ to był jakiś duży projekt, więc kupiono jakieś super zaangażowane, zaawansowane maszyny, które oprócz dziur umiały zrobić jeszcze 500 innych rzeczy.

Co się okazało, czas przygotowania otworu wydłużył się wielokrotnie.

Bo o ile ten człowiek na produkcji mógł manualnie tą wiertarką bardzo szybko zapełnić ten proces cyk, cyk, cyk i

I to właśnie było takie usprawnianie procesów, jak ja to mówię, taki finger management.

No i coś chyba, co musi paść, jak teraz w dzisiejszych czasach w każdym podcaście, czyli jest ze względu na AI, ze względu na automatyzację, która ma po prostu być wszechobecna.

Jak ty dzisiaj patrzysz na Process Mining i tego typu obszary?

I tutaj właśnie pojawia się takie pierwsze miejsce, w którym ten Process Mining i AI się stykają.

I już mamy informację, że o, tutaj coś się zadziało złego, być może trzeba się temu przyjrzeć, być może coś można usprawnić, bo na przykład zamówienie trafiło do...

Jak ja patrzę na Process Mining i AI, to uważam, że jeszcze w jednym miejscu Process Mining może się bardzo dobrze przydać.

I on wprost powiela ewentualnie błędy, halucynuje i tego typu rzeczy.

Process Mining i jego właściwe zrozumienie może doprowadzić do sytuacji, kiedy mamy dobrze poukładane dane w firmie.

Mamy dobre zrozumienie procesu, widzimy gdzie są te błędy, widzimy gdzie są odchylenia i szybciej możemy osiągnąć taki wysoki współczynnik Trust Score, gdzie dane są przygotowane po to, żeby już się nadają do tego, żeby je używać w analizach AI.

Ja to powtarzam praktycznie na co drugim podcaście, że strasznie trudno wyprzedzić dzisiaj konkurencję, bo rynek jest bardzo, bardzo podobny.

Ludzie mają podobne usługi, podobne produkty.

Nie wiem, za chwilę jeden telefon od drugiego się już prawie nie różni.

Musisz robić szybciej albo nie robić tego ręcznie, tylko zautomatyzować.

I to są te miejsca, gdzie możesz naprawdę wyprzedzić konkurencję.

Więc pod tym względem ja jestem głęboko przekonany, że właściwe wdrożenie w proces miningu, one da też firmie zrozumienie, co się tak naprawdę dzieje.

Jeszcze gratulując oczywiście, ale w tych firmach, w których jest wysoka marża, oni na bardzo wiele rzeczy przymykają oczy, bo po prostu i tak idzie, i tak idzie.

A gdyby to już w tym etapie zoptymalizować, to będzie albo tylko lepiej, albo przynajmniej nie dotkną tego miejsca, które by ich dzisiaj mobilizowało, że musimy zacząć coś zmieniać, bo się robi ciężko.

Więc jakby proces mining dzisiaj

Pomimo tego, że polski rynek jeszcze dopiero zaczyna, my to próbujemy, półtora roku ludzi ewangelizujemy, jak powinien wyglądać dobrze wdrożony proces mining.

I krótko mówiąc, nasze wyniki pokazują, że jest ogromne zainteresowanie tym tematem.

Ale jak się wchodzi do firmy, to firmy jeszcze nie do końca wiedzą, co mogą z tym narzędziem zrobić, więc jakby te elementy, że my przygotujemy komuś mapę procesu, pokażemy, jak on wygląda i wskażemy miejsca, które są właściwe do tego, żeby coś optymalizować, to to jest według mnie to taki deal breaker, jeżeli chodzi o to, co się będzie działo w najbliższych miesiącach.

Jakbyś ty miał powiedzieć, jakie są według ciebie trendy w proces miningu dzisiaj?

Sam Process Mining rzeczywiście, może już odniosę się do polskiego rynku, jest na tyle taką nowością, że nawet w tej bazowej wersji daje ogromny potencjał.

A jeśli chodzi o takie kierunki rozwoju, no to ja tak mówiłem o tym trochę, ale powtórzę jeszcze raz, że Process Mining jest...

Produkcja również jak najbardziej jest takim use case'em, który warto rozważyć w Process Miningu.

I tutaj na przykład możemy zrobić coś, czego w pozostałych obszarach

I na tej mapie naszej hali możemy w naszym narzędziu stworzyć taki graf w sumie, czyli od jakiej maszyny do jakiej maszyny to podróżuje.

I potem nagle się okazuje, że coś idzie tak w tę i we w tę i przez całą halę podróżuje, zanim w ogóle dojdzie do momentu, w którym powinno się znaleźć.

Już nawet na tym etapie, na takim już z lotu ptaka, patrząc na to, gdzie nasze produkty powstają, jesteśmy w stanie wyciągnąć dodatkowe informacje.

To, co ty mówisz, to jest doskonale zwizualizowane w takim dowcipie, jak pierwszego dnia zatrudnili człowieka, pierwszego dnia miał malować tylko linię na drodze, farbę.

Pierwszego dnia namalował 15 kilometrów, drugiego dnia 3, a trzeciego dnia 1.

Co się dzieje, że ty codziennie gorzej pracujesz?

Ja nie pracuję gorzej, tylko do wiadra mam dalej.

I teraz ta sytuacja właśnie, tak jak ty powiedziałeś, już zwizualizowanie, że ktoś pokonuje na fabryce czy gdziekolwiek coraz większą... Zobacz, to doskonale widać na przykład na magazynach, ścieżka zwrotów, która przechodzi przez jakieś... To są rzeczy, które doskonale się nadają do optymalizacji.

Ja w ogóle, jak tak się zastanawiam...

To oczywiście oprócz wielkości, która jest w jakiś sposób tam wymagana, żeby ten proces był mocno powtarzalny, no to można sobie wyobrazić proces HR-u, proces sprzedaży, logistyki, to są oczywiste.

Nie widzę praktycznie obszaru na rynku, który jest wolny od tego, by optymalizować w nim procesy.

No bo oczywiście tak jak powiedziałem, no można być za małym na dzień dobry na optymalizację procesów i to nie dlatego, że tej firmie nie trzeba tych procesów optymalizować, tylko że da się je zrobić w dosyć łatwy sposób, tak?

Ale jeżeli mówimy o biznesie, który ma powtarzalną ilość, dużą ilość procesów, które wymagają multi replikacyjnych działań ludzi po drodze, no to bez względu na branżę to jest to, czego oni dzisiaj potrzebują.

Zgadzam się w 100%.

Maćku, uciekła nam godzina, nawet nie wiem kiedy.