#17 Po co nam WMS? Wprowadzenie do systemów magazynowych

Witajcie w Rozmowach Logistyków, podcaście dla właścicieli firm, dyrektorów operacyjnych i menadżerów, którzy w swoich organizacjach odpowiadają za łańcuchy dostaw, logistykę lub magazyny bądź transport. Nazywam się Piotr Skobało, razem z Adamem Sobolewskim chcę Was zainspirować, wskazać konstruktywne logistyczne rozwiązania, które pomogą szybciej i efektywniej budować biznes, a przez to również Waszą ścieżkę zawodową. W Rozmowach Logistyków mówimy o problemach i rozwiązaniach, które sami stosujemy na co dzień. Podcast nagrywamy dzięki naszym sponsorom. Partnerem dzisiejszego odcinka jest No Fluff Jobs. Wielobranżowy portal z ofertami pracy z obszaru logistyki i nie tylko. Pełną listę sponsorów znajdziesz w opisie odcinka. Czy jesteście gotowi na kolejną dawkę praktycznych dyskusji? Mam nadzieję, że tak, bo zaczynamy nowy odcinek Rozmów Logistyków.

Dzisiaj minęło już ponad 10 lat. A mimo to wiele firm, w tym jedna mi bliżej znana o obrotach ponad 40 milionów euro i posiadająca 4 magazyny, pracuje w swoich lokalizacjach na kartce papieru. Dlaczego firmy nie stosują wciąż systemów WMS? O tym porozmawiamy dzisiaj. Odpowiemy również na pytanie Łukasza o tym, czy wskaźniki takie jak ROI oraz TCO Wystarczą do podjęcia decyzji o inwestycji w system bądź automatykę magazynową. Jak zawsze ze mną Piotr Skobało. Cześć Piotrek. Cześć Adam. No co dobrego, to mówisz, że to jest obowiązkowe oprogramowanie i że inaczej to się nie da pracować na taką tezę.

Aż tak, zero-jedynkowo to nie jest. Ale powiedz mi, tak z twojego doświadczenia, dlaczego firmy wciąż pracują wyłącznie na systemach ERP, a ten zakres systemów WMS to jest coś takiego, co w szczególności w tak zwanym polskim MŚP, czyli firmach powiedzmy do stu kilkudziesięciu milionów złotych, to wciąż jest takie trochę nowo. No wiesz co, no bo wynika to z moich obserwacji, wynika to zwyczajnie z jakiegoś tam rozwoju architektury oprogramowań i z priorytetów w tym rozwoju. Więc wiesz, są firmy, które pracują jeszcze nawet bez dobrych ERP-ów albo raczej bez jakichś tam bardziej rozwiniętych oprogramowań księgowych.

Więc wiesz, mówiąc o WMSie czy o innych oprogramowaniach takich specjalistycznych, TMSach, OMSach czy innych tam rzeczach, YMSach, To nie zawsze musi być core business. Mówisz, że po prostu nie muszą. Powiem tak, szukając uzasadnienia, Łukasz zapytał o to ROI i TCO. Odwrócimy kolejność odcinka, ale zapytałeś, to odpowiem. Po co jest system? Żeby coś działało lepiej. W skrócie, żeby albo wydajność była lepsza, albo parametry jakościowe były lepsze. No i to są takie dwa główne parametry, można się rozwodzić tam na temat stu funkcjonalności oczywiście, no bo jeszcze może bym dorzucił trzeci albo raczej zerowy, czyli taki czy ja w ogóle będę w stanie obsłużyć, no bo jest jeszcze taki zero jedynkowy, czyli nie wiem, no jakiś grup towarowych w ogóle albo duże ilości SKU w ogóle nie będę w stanie bez systemu obsłużyć, bo nie znajdę i tyle.

Natomiast na końcu no to jest kurczę jakość i efektywność, więc tak bym to powiedział. Naprawdę jest to, że system się wdraża po coś. Nie dlatego, że to jest fajna technologia i ciekawy projekt, ale dlatego, że biznesowo ma nam coś opłacić. Natomiast ja się tutaj pozwolę trochę nie zgodzić z tobą, że Nie wdrażają, bo nie muszą, tylko czasami nie patrzy właściciel czy też dyrektor odpowiedzialny za tą funkcję operacyjną na procesy, które wykonuje w sposób taki perspektywiczny bym powiedział. Wracam do tego przykładu tej firmy. To jest firma z branży około

Budowlanej, no już dosyć spora, bo dobija do 200 milionów złotych obrotu, kilka lokalizacji w Polsce, ponad 2,5 tysiąca aktywnych referencji, a ja tam usłyszałem, że wdrożenie magazyniera to trwa 3-4 miesiące. Dlaczego? No właśnie dlatego, że pracują na kartce papieru i później jeszcze jest dodatkowa osoba zatrudniona, która wbija to, co magazynier przyjął albo wydał z dokumentu papierowego do systemu ERP, gdzie jest przyjęcie i wydanie rejestrowane. I powiedz mi, czy w takiej sytuacji to rzeczywiście można powiedzieć o tym, że firma nie musi? Ja mam już chłodniejsze podejście do tego, czyli to logistyk musi przyjść i uzasadnić co mu da ten system i jakie będą korzyści z niego wynikały.

Oczywiście nie będę komentował tego konkretnego przypadku, bo go nie znam dobrze. Mi się zdarzało dawać priorytet innym projektom w organizacji, które więcej wartości przyniosą niż na przykład projekty stricte okołologistyczne. To jasne, ja też z dużej korporacji znam przykład taki. To różnie może być, natomiast nie ulega wątpliwości, że na drodze do rozwoju Ten moment stoi i trzeba nad tym momentem się pochylić. No a przeważnie pochylamy się wychodząc od tego miejsca takiego, no dobrze mamy jakiś tam system, nazwijmy go ERP. Albo po prostu finansowo-księgowy. No właśnie tak, czy jak to często bywa właśnie zaawansowany księgowo jakiś tam materiałowy.

No i co ten WMS funkcyjnie powinien nam dać, żeby się odróżnić i żeby zacząć myśleć o jakichś właśnie takich funkcjonalnościach, które w ERP-ach mogą być, a nie muszą. Dobra, to dochodzimy właśnie do tych różnic między systemami typu ERP, czyli czy to tam Polska Enowa, czy jakiś tam system od Microsoftu typu Business Central, czy inne. Tak jak powiedzieliśmy, To są systemy, które tak naprawdę wyrosły ze systemów finansowo-księgowych i one są systemami transakcyjnymi. One mogą obejmować wiele obszarów, natomiast rejestrują pewne działania na poziomie

Wielopaczkowości, jeżeli takie coś występuje i również dotyczące już jakiś tam bardziej zaawansowanych algorytmów w dużych centrach logistycznych, patrzy jakieś strategie kompletacji, grupowania, buforowania. I tego typu rzeczy, czyli w takim skrócie już w uproszczeniu całkiem ERP przyjmie, wyda, może nawet mieć zapisane czasami, może mieć takie capacity, żeby tam wprowadzić, że są jakieś lokalizacje, no ale już śledzenie ruchów i tak dalej i tak dalej, no to już Efektywność pracy pojedynczego pracownika. No nie, to tego raczej w ERP-ie nie zrealizujemy. Oczywiście, tak. Tu jak wchodzimy zwłaszcza w te elementy dotyczące analityki i to chyba jest taki jakby jeden z kilku głównych wyróżników, no to tu można

No właściwie bym powiedział zapomnieć, albo raczej można zostać tylko na bardzo takich weszło-wyszło, tylko głównych informacjach, a wszystkie szczegółowe rzeczy to już trudno. Tak. Tutaj można powiedzieć o takim przykładzie, wiesz, ja kiedyś liczyłem, ile my uzyskamy w dosyć dużym centrum, bo zatrudniającym już to kilkadziesiąt osób, jeżeli różnica na przygotowaniu zamówienia wyniesie dwie sekundy. Tak naprawdę tam przy około 12 tysiącach zamówień realizowanych na jednej zmianie to ta różnica dwóch sekund na procesie kompletacji tego zamówienia czyli zbierania towaru z regałów to przekładała się praktycznie na jeden etat bo 12 tysięcy zamówień przy różnicy dwóch sekund per zamówienie to jest 24 tysiące

Po co nam WMS? Po co nam WMS? No nigdy nie jest tak, że jest w pełni produktywna, bo ludzie mają jeszcze przerwę obiadową, mają jakieś tam powiedzmy dwie krótsze przerwy, 15 minutówki. No i dochodzimy do tego, że czas efektywnej pracy w ciągu całej zmiany to jest tam powiedzmy 85% całości czasu maksimum. I w takim przypadku, jeżeli mamy system do zarządzania magazynem, który nam będzie pokazywał Który pracownik jaką pracę wykonuje i jak efektywnie ją wykonuje i będziemy mogli dawać informację zwrotną indywidualną.

No to właśnie nawet jak dogramy takie dwie sekundy to się okazuje, że to jest jeden etat. No tak, to jeszcze idąc przez skalę, to rzeczywiście, natomiast to jest niesamowicie istotne i wszelkie historie takie, które kończą się tym, że pracownik idzie w dane miejsce i nie znajduje towaru, to jest marnotrawstwo. I to tutaj, wiesz, ty statystycznie policzyłeś, no ale pewnie w tym były case'y takie, że gościu chodził godzinę i szukał czegoś, wiesz, wrócił do biura, sprawdzał historię, czy to by wyszło, nie wyszło. Zajmował jeszcze czas. Tak, z panią Basią kawę wypił jeszcze, z panem Krzysiem, bo sprawdzali, wiesz, w systemie, czy tam w ogóle te, a okazuje się, że nie wprowadzone, to jeszcze starta papierów i tak dalej, i tak dalej.

I to wszystko rzeczywiście, no to To ma niesamowite przełożenie, ale wróć też do tej skali efektywności. Z kolei potem szukamy, bo tu już pójdę tym Twoim przykładem, ale w drugą stronę. Oczywiście to jest takie założenie bardzo konserwatywne, że wdrożenie całego systemu by Ci miało dać tylko tyle efektywności, ale z kolei Tutaj efektywności się szuka w pokryciu takiego magazynu, czyli mówię w skrócie o ile mniej osób będę potrzebował, albo o ile większą skalę będę w stanie zrobić tym samym zespołem, który mam, bo to nie zawsze musi być, że tam będziemy zwalniać kogoś. No i tu wtedy ta efektywność będzie istotna. Więc tu te procenty wzrostu wydajności, które będą zakładane, z mojego doświadczenia przeważnie muszą być dwucyfrowe.

Bierze skaner, idzie w regały i ma informację, a mam wejść w alejkę czwartą, w regale piątym, na półce trzeciej, w lokalizacji czwartej, wziąć jakiś produkt. No i jeżeli mamy tak poukładany proces. No tak, tu mam nadzieję, że tej anegdoty nie było na nagraniu, może ją gdzieś opowiadałem z boku, natomiast kiedyś jak zaczynałem pracę lata temu w jednej z firm, to mi opowiadano właśnie jeszcze przed systemem, że najlepszym pracownikiem był, niech będzie Krzysztof, na te imię zmienione, żeby się nie dało zidentyfikować. Który był w stanie zapamiętać 12 pozycji, 12 linii towarowych i on dostawał 12 linii towarowych i szedł i po jakimś czasie wracał z tymi wszystkimi 12, czyli ponad 10 był w stanie i to było jego wyróżnikiem versus goście, którzy chodzili po dwie, po trzy, po cztery, bo tylko tyle byli w stanie spamiętać.

Tak jak już tam wspomniałeś na początku, jeżeli przykładowo tutaj zyskamy jeden etat na magazynie plus jeszcze zyskamy jeden etat osoby administracyjnej, która już nie będzie potrzebna do tego, żeby wprowadzać przyjęcie i wydania z kartki papieru do systemu ERP, no to mamy dwa etaty. Przeliczając przez wynagrodzenia to to wyjdzie sto kilkadziesiąt tysięcy powiedzmy rocznie. To zróbmy może jakiś trochę statystyk. Ja na przykład w jednej z organizacji, w której wdrożyliśmy system indywidualnego rozliczania pracowników, czyli dzięki temu systemowi WMS byliśmy w stanie przejść na indywidualne rozliczanie pracowników w premiach.

Zachowano informacje na temat błędów jakościowych. Czyli na przykład pomyłek, ale na wydajności w momencie, gdy przestali przekazywać tą informację, to z miesiąca na miesiąc wydajność spadła o 13%. No dobra, to chyba wiem, o kim mówisz, ale to nie wiem, czy z kolei, wiesz, mechanizm taki, w którym ci co trzy godziny ktoś podchodzi i mówi, ty Stefan, ale bo wiesz, bo masz 93% wydajność, you know, To jest skrajność w drugą stronę. Nie demonizujmy, że poprzez wdrożenie systemu WMS to my zaczniemy pracowników rozliczać z każdej sekundy.

To raczej chodzi o to, żeby wiedzieć co się dzieje. To jest narzędzie wsparcia i pomoc, tak, tak, tak, oczywiście. A to co, wiesz co, to akurat ciekawy wątek, to możemy się chwilę zatrzymać. To szukanie tego czasu, tak zwanego pozostałego, nie wiem czy to temat odcinka akurat, ale to dwa zdania. Ja na przykład miałem tak, że rok nam zajęło wyjaśnienie ostatnich 30 minut, co się dzieje, czyli rozliczyliśmy do 7,5 godziny, oczywiście z przerwą licząc i tak dalej, i tak dalej, i te ostatnie 30 minut, no to takie nie wiadomo, czy to sprzątali, czy to coś tam, czy przechodzili, czy szli, wiesz, ileś szereg jakichś tam zadań powprowadzaliśmy gdzieś, wiesz, które były rejestrowane na te i rzeczywiście było to wyzwanie. No ale to już weszliśmy bardziej szczegółowo w system. No dobra, to jakie jeszcze te funkcjonalności powinniśmy szukać w tych systemach?

Dobra, to tak mapując też funkcjonalności i to, co nam te funkcjonalności dadzą. Na pewno trzeba powiedzieć, że system WMS ma nam odzwierciedlić mapę magazynu, czyli co jest na której półce, której części magazynu, To ma nam przede wszystkim to szybsze wdrożenie pracownika. Tutaj znowu trochę wracając do statystyk. Przy takim dobrze funkcjonującym WMS to pracownik mając na zasadzie takie proste procesy kompletacyjno-pakujące powinien już być na poziomie 70% efektywności po tygodniu, półtora max, a nie po wspomnianych trzech miesiącach. No tak, pewnie ktoś powie, że wiesz, że po dwóch dniach już powinien być na 90, na te, no wiesz, jest tam szereg systemów wspierających dzisiaj już, wiesz, bo jakieś tam, wiesz, voice rozwiązania, czy light, czy które cię podświetlają, czy zaraz augmented reality, gdzie, wiesz, będzie ci się wyświetlać, kurczę, w okularach, gdzie, wiesz, gdzie podejść i tak dalej, i tak dalej, no szereg tych systemów już tam funkcjonuje, to też pewnie odrębny odcinek.

Powiedzmy, że to jest jeden gdzieś tam zakres funkcjonalności WMS. Drugie, to co wspomnieliśmy, to kontrola partii, daty przydatności, sprawdzanie innych parametrów produktu na poziomie magazynu. W ogóle oderwanie może powiedzmy tego księgowego FIFO od tego co się dzieje na poziomie magazynu, Ja też z jednej firmy, w której robiłem audyt operacji, pamiętam, że oni byli tak bardzo mocno skupieni na tym, że system ERP, system finansowo-księgowy był ustawiony na FIFO i magazyn również musi wydawać towar na FIFO, a ja powiem, no niekoniecznie, no finansowo rozliczamy się na FIFO, to jest kwestia księgowania, a dlaczego magazyn ma nie pracować na FEFO, czyli first expiry out,

Tak, natomiast nie widać tego, bo się nagrywamy, tylko się uśmiecham przy tym FIFO zawsze. Szanowni Państwo, może tak, jest wiele organizacji, w którym mówimy FIFO, a rozumiemy to jako logistycy jednak troszkę inaczej. I tak literalnie, żeby ta sztuka, że tak powiem, która pierwsza weszła, to literalnie ona pierwsza wychodzi, no to w komentarzach zapraszam tu do dyskusji, że tak powiem purystów fifowskich versus nas wszyscy albo i na 80% społeczeństwa. Dobrze, panie Piotrze, przywołuję do porządku, proszę nie iść w tą stronę. Tak, nie idę w tą stronę. Oczywiście jest to bardzo ważna zasada i z chęcią podyskutujemy, że tak powiem, o jej wariancjach i zastosowaniach.

Natomiast tak, to jest w ogóle ciekawe. W ogóle strategię, to myślę, że to też warto o tym sobie zgłębić kiedyś. Tak już poważnie. Może wrócimy jeszcze w jednym z kolejnych odcinków. Kompletacja, optymalizacja kompletacji. No tu to w ogóle to cały wachlarz, no bo dzisiaj ten proces kompletacji, no to to już tylko nie jest idę, biorę i że tak powiem do bramy, czy do samochodu, tylko są szeregi jakby podprocesów i że tak powiem zadań wspierających ten proces, od jakichś replenishmentów, uzupełnień, żeby ten towar był łatwiej dostępny, Grupowania zamówień, czy buforowania nawet, żeby tą przepustowość jakoś nie zabijać z kolei w odpowiednich miejscach.

No dobra, to co jeszcze z takich kluczowych funkcjonalności WMS-a? Myślę, że już tam chyba przez główne przeszliśmy tak naprawdę. Oczywiście będą wchodzić, a może jeszcze te dotyczące ułożenia towaru, o tym chyba nie powiedzieliśmy. Czyli wszelkiego typu algorytmy, które będą pozwalać na porządkowanie magazynu i przekładanie towaru, przyjmowanie najchętniej, czyli już jakby porządkowanie w czasie przyjęcia, a lub potem jakieś właśnie, czy to przez analizę ABC, czy przez jakieś tam dynamiczne przeliczenia i tak dalej i tak dalej, czyli mówiąc w skrócie, gdzie dany towar powinien leżeć po to, żeby wspierać proces kompletacji, czyli trzymać ten towar bliżej wyjścia już w takim uproszczeniu.

Czyli szereg procesów optymalizacyjnych. No dobra, no to co, no to jakie te systemy? To pogadali, pogadali, jakie te systemy? Myślę, że chyba warto powiedzieć, że my sobie zrobimy odcinek taki bardziej szczegółowy o tych systemach i może je spróbujemy nawet trochę bardziej... Tak, ja myślę, że my potrzebujemy nagrać kiedyś odcinek o tym, jak wybrać system WMS, bo takich rozwiązań na rynku to jest przynajmniej 30 parę. Są oczywiście dostępne rozwiązania, powiedzmy globalne, Dostarczane np. przez Blue Yonder, Manhattan, jest SAP-owa WMK, ale mamy też polskie rozwiązania, No tak, jest Optidata, wracając do tych szerszych jest Kuguar, wiesz, PESI, Sente ma swoje, Mantis, Omnis, wiesz, WMS.net, Software Studio jest, wiesz, Aspect Revista.

Dzisiaj nie aspirujemy do tego, żeby tą listę pełną tu przedstawić. Rzeczywiście jest z czego wybierać, jak już jesteśmy przekonani, że rzeczywiście powinniśmy wybrać. A wracając do tego, czy powinniśmy wybrać system WMS i czy powinniśmy na systemie WMS pracować, no to ja bym powiedział tak, rzeczywiście, czy nam to się opłaci? No wiesz, wracając do tego pytania, czyli tak ROI jest pierwszym głównym elementem, czyli wracając do tego pytania, czy tylko, no głównym elementem jest ROI. Dla mnie to jest tak, że takim zero-jedynkowym jest, czy ja będę w stanie w ogóle prowadzić operację, czy jeżeli tu szukam powiedzieć, że po prostu inaczej się nie da, bo jest zbyt duże rozrobnienie albo jakaś specyfika towaru, muszę mieć wtedy system.

I wtedy dopiero liczę ROI, albo w ogóle liczę ROI na samym początku. No i generalnie szukam pokrycia w efektywności, czyli tak jakby musimy sobie znaleźć miejsce w ilości osób, o które mniej będę potrzebował, że tak powiem, wzbogacać zespół. Tak, żeby zrealizować tą pracę, która jest do wykonania. Przeważnie szukamy jakiejś takiej stopy zwrotu, która z mojego doświadczenia, wszystko co poniżej roku to bierz i nie zastanawiaj się od razu, bo to są no brainery i to jeżeli jesteś w stanie policzyć, że rzeczywiście poniżej roku to jest rewelacja i to na zarząd decyzja i robimy.